Cómo están utilizando la IA los Projects Managers
En el mundo de la gestión de proyectos, cada decisión cuenta, y cada plazo es crucial. Desde la construcción de rascacielos hasta el desarrollo de software de vanguardia, los Project Managers han sido durante mucho tiempo los capitanes al mando de estas empresas colosales. Sin embargo, en la era de la Inteligencia Artificial (IA), la narrativa está experimentando una transformación digna de un guion de ciencia ficción. Imagina un mundo donde la IA no solo asiste a los Project Managers, sino que también se convierte en una aliada poderosa en la toma de decisiones, la predicción de riesgos y la creación de planes maestros de proyectos. Bienvenido al futuro de la gestión de proyectos, donde la IA lidera la vanguardia y redefine cómo los Project Managers capitanean el rumbo hacia el éxito. En este artículo, exploraremos cómo la IA está cambiando el modo en que se lideran los proyectos, desvelando un panorama emocionante e innovador en la gestión de proyectos que desafía las fronteras de lo posible.
Finalmente daremos una serie de herramientas que ya pueden ayudar hoy día enormemente a los Project Managers gracias a la IA.
¿Cómo será la planificación de proyectos con IA generativa?
La planificación de proyectos con IA generativa es una evolución emocionante en la gestión de proyectos que promete una mayor automatización y optimización en la creación de planes y cronogramas. Aquí te describo cómo podría ser la planificación de proyectos con IA generativa:
Recopilación de Datos Iniciales:
El proceso comienza con la recopilación de datos relevantes para el proyecto, como los objetivos, los recursos disponibles, las restricciones y los entregables esperados.
Creación de Espacios de Diseño:
La IA generativa crea espacios de diseño que representan posibles estructuras de proyectos. Estos espacios pueden incluir diferentes enfoques para la planificación, como la asignación de recursos, la secuencia de tareas y la duración estimada.
Exploración de Opciones:
La IA explorará diversas combinaciones de actividades, plazos y recursos dentro de los espacios de diseño. Utiliza algoritmos para evaluar y comparar diferentes opciones en función de los objetivos y restricciones del proyecto.
Optimización Automatizada:
La IA generativa busca la solución óptima o altamente eficiente en función de los criterios definidos, como minimizar costos, maximizar la utilización de recursos o cumplir con plazos críticos.
Simulación de Escenarios:
La IA puede simular diferentes escenarios y evaluar cómo afectaría cada uno al proyecto. Esto permite identificar posibles problemas o riesgos antes de que ocurran.
Adaptación Continua:
A medida que cambian los datos del proyecto o se presentan nuevas restricciones, la IA generativa puede adaptar automáticamente el plan y el cronograma para mantener la eficiencia y la alineación con los objetivos.
Generación de Documentación:
La IA puede generar automáticamente documentación detallada del plan del proyecto, incluyendo el cronograma, la asignación de recursos, los hitos y los informes de progreso.
Interacción Humano-IA:
Aunque la IA desempeña un papel importante en la planificación, la interacción humana sigue siendo esencial. Los Project Managers y los equipos pueden revisar y ajustar las recomendaciones generadas por la IA según su experiencia y conocimientos específicos del proyecto.
Control de Cambios Automatizado:
La IA generativa puede rastrear automáticamente los cambios en el proyecto y ajustar el plan en consecuencia, manteniendo la coherencia y la eficiencia.
Aprendizaje Continuo:
La IA generativa puede aprender de proyectos anteriores y mejorar sus recomendaciones con el tiempo a medida que acumula más datos y experiencia.
En resumen, la planificación de proyectos con IA generativa promete mayor automatización, eficiencia y adaptabilidad en la creación y gestión de planes y cronogramas. Aunque la IA puede tomar decisiones basadas en datos y optimizar tareas repetitivas, la colaboración humana sigue siendo fundamental para garantizar que los planes se alineen con los objetivos estratégicos y las necesidades específicas del proyecto. Esta combinación de capacidades humanas y de IA tiene el potencial de revolucionar la gestión de proyectos al permitir una planificación más precisa y eficiente.
Aquí herramientas como Otter.ai, que te ayudan con las reuniones, a generar actas, planes de acción, o a generar ppts con el contenido, pueden ya ser una gran ayuda.
Cómo la IA realizará reportes automáticos de los proyectos avisando de riesgos, de fechas límite, y de expectativas a los diferentes stake holders
La Inteligencia Artificial (IA) puede desempeñar un papel esencial en la generación de informes automáticos de proyectos, incluyendo la identificación de riesgos, el seguimiento de fechas límite y la comunicación de expectativas a los diferentes stakeholders. Aquí te explico cómo la IA podría llevar a cabo esta tarea:
Alertas Automáticas:
Cuando se detectan riesgos o desviaciones significativas, la IA genera alertas automáticas y notificaciones a los stakeholders relevantes. Estas alertas pueden incluir información detallada sobre el riesgo, su impacto potencial y las acciones recomendadas.
Seguimiento de Fechas Límite:
La IA monitorea de cerca las fechas límite de las tareas y los hitos del proyecto. Cuando se acercan las fechas límite o se detectan retrasos, la IA envía recordatorios automáticos a los responsables y a los interesados.
Generación de Informes Personalizados:
La IA puede generar informes automáticos y personalizados para diferentes stakeholders. Estos informes pueden incluir una visión general del estado del proyecto, los riesgos identificados, el progreso de las tareas y las fechas límite próximas.
Interacción Conversacional:
Los stakeholders pueden interactuar con la IA a través de interfaces de chatbot o asistentes virtuales para obtener actualizaciones, hacer preguntas y recibir recomendaciones sobre la gestión de riesgos y fechas límite.
En resumen, la IA puede automatizar la generación de informes de proyectos al identificar riesgos, y realizar un seguimiento de fechas límite. Esto no solo agiliza la gestión de proyectos, sino que también mejora la toma de decisiones al proporcionar información oportuna y precisa a los responsables y las partes interesadas clave.
Esto simplificará enormemente la tarea de los Project Managers, que tendrán que supervisar que las acciones de la IA son correctas, que establece plazos realistas o acordados, y que los informes dan información precisa y correcta.
Aquí se puede utilizar herramientas como ChatGPT, con toda la información del proyecto, y teniendo en cuenta los problemas de privacidad de la herramienta (que pueden estar solventados en el momento de ahora).
Cómo cambiará el trabajo de la PMO con la IA
La PMO cambiará sustancialmente, hasta el punto de que la IA puede ayudar al equipo de la PMO a determinar que información falta en cada proyecto para determinar la información pendiente de los informes para por fin ser capaces de dar información homogénea. Facilitará las tareas de los equipos, facilitará la ingesta de información e incluso la automatizará. Será capaz de proporcionar informes de calidad del dato, aunque siempre será necesaria la supervisión del personal de la PMO para verificar y asegurar que los resultados de la IA son correctos, verídicos y completos.
La IA facilitará hasta el punto de que puede cambiar la generación automática de PPTs, modificando las plantillas. Y podría estudiar las PPTs generadas, indicando la información que le falta, la que sospecha que no es correcta y necesitaría comprobar. Y si el proceso es correcto, enviar los informes a la Dirección.
Aquí herrmientas como Slides AI o Gamma AI pueden ayudar enormemente a la generación de PPTs, sin embargo todavía hay pasos de integración pendientes que seguro que futuras herramientas acometen en un futuro cercano, si no existen ya.
En definitiva, con la explosión de la IA, todas las profesiones se verán afectadas. Los profesionales de la gestión de proyectos tendrán que adaptarse o su productividad se verá seriamente mermada. Las empresas tendrán que incorporar paquetes IA para mejorar su productividad, y los profesionales se irán adaptando a las herramientas de cada empresa.