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Die neue Art zu arbeiten und die Zukunft der Kommunikation
Die Verbindung aus E-Mail, sozialem Netzwerk, Dropbox und/oder File-server. Ziel: pro Tag 1 Stunde Zeit einzusparen. Ist das noch E-Mail oder schon die Zukunft der Kommunikation? Was ist damit möglich? Wir sind heute nicht mehr auf einem Kanal unterwegs, der E-Mail heißt, wir sind auf vielen Kanälen unterwegs.
Lesen Sie den gesamten Artikel - “Die neue Art zu Arbeiten...”
Ergänzender Artikel: “Den E-Mail Frust beenden”.
Wie ein smartes E-Mail-System heute arbeiten sollte
Zu viele, zu unübersichtlich und unwichtig – von allen „Büro-Werkzeugen“ ist die E-Mail das wohl meistgehasste. Technologien wie Cloud, Analytics, Mobile und Social-Networks scheinen an dem 30 Jahre alten Kommunikationsmittel spurlos vorübergegangen zu sein. Dabei bieten sie Möglichkeiten, die E-Mail fit für die Zukunft zu machen.
Doch trotz des Ärgers über die E-Mail, bildet sie für die meisten immer noch den Dreh- und Angelpunkt des Arbeitsalltags. Versuche, die E-Mail abzuschaffen, waren selten von Erfolg gekrönt. Auch nachdem vor 10 Jahren die Social-Technologien auf den Plan traten, um das digitale Miteinander zu revolutionieren, blieb die E-Mail erhalten.Effizient zu arbeiten, bedeutet aber vor allem auszusortieren. Ein intelligentes und smartes E-Mails System sollte dabei helfen: Es überträgt Aufgaben in eine 4-zellige Matrix, unterteilt in die Kategorien eilig und wichtig. Grafisch sieht das dann so aus:
Nach Wichtigkeit sortiert Die entsprechenden Hebel setzen an den täglichen E-Mail-Nöten an. Die beginnen in der Regel schon am Anfang des Arbeitstages: Die Krux der Inbox ist ihre Fixierung auf die Chronologie der Ereignisse. Das führt dazu, dass wir morgens zwei Dutzend weitergeleitete Gratulationen zu einem Geschäftserfolg wegklicken müssen, ehe wir an die dringende Nachricht des Chefs stoßen. Wie sollte es stattdessen laufen? Hilfreich wäre es, wenn der Client den unwichtigen digitalen Lärm auf stumm schalten und die wichtige Nachricht vom Chef gleich als erstes und prominent sichtbar servieren würde – inklusive Kontaktinformationen und Deadline der damit verbundenen Aufgabe. Die Priorisierung hinge also nicht länger von der Uhrzeit ab, sondern von der Bedeutung der Personen, mit denen interagiert wird und deren Themen.
Um das zu erreichen, muss das System zunächst wissen, wer im Kontaktnetzwerk besonders wichtig ist, und welche Themen mit ihm verbunden sind. Dazu bedarf es ausgeklügelter Analytics-Komponenten, die Lösung muss fähig sein, auf Basis der Aktivitäten des Benutzers und dessen Kontexts (Personen, Daten, Prozesse) permanent zu lernen und dadurch die Interaktion individuell zu verbessern. Die technologischen Mittel dafür gibt es bereits – sie müssen nur auf die E-Mail angewendet werden.
Informationen statt Spam Eine weitere ärgerliche E-Mail-Angewohnheit ist der Versand von Projekt-Informationen an große bzw. verschiedene Verteiler. Die Probleme dabei sind vielfältig: Für viele bedeutet die Mail nur Spam, auch fällt sie in der Chronologie relativ schnell nach unten und muss bei Bedarf mühsam herausgefischt werden. Außerdem gerät man hier schnell in den Mahlstrom unterschiedlicher Versionen, die man sich selbst erst umständlich ordnen muss, um den letzten Stand zu erhalten. Einfach lösen lässt sich dieses Problem dadurch, dass man die themen- bzw. projektbezogenen Inhalte nicht in einer E-Mail an die Gruppe „publiziert“, sondern die Social-Disziplin des Bloggens nutzt. Alle neuen Informationen finden sich dann an einem Ort. Allerdings wird sich das Projekt-Bloggen nur etablieren, wenn der Nutzer durch maximal zwei intuitive Klicks aus seinem E-Mail-Client auf die Blog-Information kommt – eine Aufgabe, die sich durch modernes, auf das Individuum ausgerichtetes Design lösen lässt.
Finden statt suchen Ohne die Suchfunktion würden die meisten Angestellten heute kaum noch eine Chance haben, die Informationsflut zu bändigen. Schade daher, dass die traditionelle E-Mail-Suche noch so schwach ist. Das liegt daran, dass sie noch mit steinzeitlichen Volltext-Scans arbeitet. Dabei gibt es heute bereits semantische Methoden, die ein reiches Spektrum an Suchergebnissen und -aufbereitung liefern. Werden diese gar mit kognitiven Computing-Fähigkeiten kombiniert – abgestimmt auf bestimmte Branchen – dann kann jeder Mitarbeiter bald über einen kompetenten digitalen Assistenten verfügen, der ihm buchstäblich auf natürlichen Sprachzuruf genau die Antworten liefert, die er in seinem Arbeitskontext benötigt.
Auch diese Technologien stehen bereit und dürften in Kürze auch für den Konsumenten nutzbar sein. Inzwischen hilft es, die Suchergebnisse der semantischen Recherche intuitiver und facettenreicher zu präsentieren. Wenn man bei einem Onlinehändler nach den Beatles sucht, dann bekommt man Videos, CDs, Downloads, Bücher, T-Shirts usw. separiert angezeigt. Eine solche Ansicht sollte auch bei der Inbox-Suche helfen, aufgeteilt etwa in E-Mail-Bodies, Anhänge (die aus anderen Mails sein können), Kalendereinträge usw. Das erhöht die Übersichtlichkeit, zumal auch tiefere Filter denkbar sind.
Mobil statt fixiert Dass sämtliche Funktionen dieser Art heute auch mobil auf 4,7-Zoll Bildschirmen funktionieren sollten, muss eigentlich nicht mehr extra erwähnt werden. Vorstellbar ist ebenfalls das Einspielen von Gamification-Funktionen, zum Beispiel indem die Mitarbeiter ihre Top-Scores beim Abarbeiten von Aufgaben vergleichen können oder ähnliches.
All das ist keine Zukunftsmusik. Die Technologien stehen bereit. Bald wird mit einer E-Mail gearbeitet, die gar nicht mehr als solche zu erkennen ist. Und dieses neue Werkzeug ist rund um die Bedürfnisse des Menschen entwickelt und entspricht seinem heutigen Produktiv-Takt sehr viel besser, als die gute alte E-Mail.
Related Links: Den E-Mail Frust beenden
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Den E-Mail Frust beenden
Jeden Tag vergeuden wir im Büro viel Zeit. Sogar so viel, dass wir von fünf Tagen tatsächlich nur drei arbeiten, so eine aktuelle Studie.
An manchen Tagen verlässt man am Abend das Büro und fühlt sich, als hätte man nichts erledigt, obwohl man stets beschäftigt war. Dieses Gefühl trügt nicht, so eine aktuelle Studie der AKAD-Hochschule in Leipzig. Tatsächlich führen ständige Besprechungen, E-Mails und Telefonate sowie ineffiziente Büroorganisation dazu, dass wir von fünf Tagen in der Woche nur drei mit produktivem Arbeiten verbringen. Für die Studie “Arbeitswelten im Wandel”, die die Arbeitsbelastung durch Arbeitsorganisation messen sollte, wurden mehr als 1500 Arbeitnehmer befragt.
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E-Mail als Zeitfresser
Eine der größten Hürden für effektives Arbeiten ist das Postfach. Dass E-Mails Zeit fressen, ist hinlänglich bekannt. Die elektronische Kommunikation kostet über eine Arbeitswoche gerechnet viel Zeit: Im Schnitt verbringt ein Mitarbeiter, so die Studie, jeden Tag etwa zwei Stunden mit der Abarbeitung von E-Mails. Das ergibt zusammen gerechnet einen ganzen Tag in der Woche.
Ohne Zweifel ist Kommunikation in einem Unternehmen sehr wichtig: Wer falsch oder zu wenig kommuniziert, gefährdet zum Beispiel Projekte. Die Kommunikation einzustellen, ist aber auch keine Lösung sein. Wer effizienter arbeiten will, kann aber versuchen, seinen Umgang mit E-Mails anders zu gestalten. Denn laut Studie haben rund 25 Prozent der Befragten das Gefühl, dass viele der E-Mails unproduktiv seien. Das heißt also: E-Mails ja - solange sie relevant sind. Lesen Sie hier den gesamten CIO Artikel: http://www.cio.de/karriere/personalfuehrung/2935458/
E-Mail “kill”:
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Der Abschied von der E-Mail wird noch sehr lange dauern. Vom Fax konnten wir uns schneller trennen. E-Mail ist nach wie vor das zentrale Arbeitsmittel. Optimierung durch Einsatz von sMail (semantic Mail).
Mit der Linguistic Engine (LingRep©) von unserem Partner Fa. econob haben wir mit Hilfe von Methoden im Bereich Natural Language Processing (NLP) versucht, die Inhalte von Nachrichten semantisch zu analysieren um daraus Communication Events und Prioritäten (Antwort erforderlich, Aktion erforderlich, Erinnerungen, Todos, wichtig/unwichtig, usw.) automatisch zu erkennen und zu verarbeiten. “Noise” wie Newsletter oder Werbung soll genauso ausblendbar sein wie endlose Mail-Konversationen, in denen ich nur als “Beifahrer” in Kopie bin. Durch die Text-Analyse soll gleichzeitig eine Zusammenfassung aller wichtigen Ereignisse am Beginn der mail dargestellt werden, wodurch man wichtiges auf einen Blick sieht..
Grundfunktionen:
Automatisches Erkennen von Todos, Fragen, Prioritäten, Erinnerungen usw. aus dem Text (Natural Language Processing)
Wichtiges von unwichtigen unterscheiden (Dringlichkeiten, Schlüsselworte, #hashtags, Personen, Newsletter-/Spam Erkennung)
Automatisches Kategorisieren, sortieren, filtern, suchen und navigieren in einem Bubble Explorer (“Big Data” Visualisierung)
Verschmelzung der E-Mail mit internen Social Media Tools
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iWatch comes with a Bubble Interface similar to Bubble Explorer®
Bubble Explorer® from INTRANET Software & Consulting is a complete new user interface for data visualization, search and filtering.
Available for:
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Bubble Explorer for IBM Connections Files (next release)
Bubble Explorer for safebook (social Project Mgmt.)
Bubble Explorer for Semantic Mail (sMail)
Bubble Explorer for File System
Bubble Explorer for Twitter (with next release)
Energizing People`s Work
Bubble Explorer helps to focus on top priorities and making it easier to see the most important things from different sources in one place (Mails/Messages/i-Tweets, Todos, Notes, Files, Sales Pipeline etc.), allows users to find and share information, and take control on actions. (Focus, Find, Do)
The bigger a bubble, the more important stuff in it. Tapping on a bubble will show you the data that are “contained” within it (drill-down) and brings up the associated information. It’s very clean, organic, and easy to use. Bubble Explorer gives everything in my system a fresh perspective.
Bubble Explorer ist part of safebook - a Social Business Software for SMEs (small and medium enterprises) and includes social networking and collaboration, semantic Mail (sMail), social CRM, Project Management, Produpedia- and iTweet technologies. Our objective has been to build a platform that delivers all of this functionality in one deeply integrated platform, built from the ground-up to be secure and social.
sMail (Semantic Mail) supports “living outside the inbox” (zero-email approach). By using Natural Language Processing (NLP) and new techniques of data visualization (Bubble Explorer) and sorting it automates and simplyfies eMail management and reduces time in searching and managing the Inbox. It is an App that can dramatically improve how customers and users process the actions that are conveyed by emails.
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Contact: Herbert Wagger is founder and Managing Director of INTRANET Software & Consulting, an IBM business partner since 15 years. Software architect and specialist in the Banking and financial services sector. Social Business Evangelist. Winner of the DNUG Collaboration Award2012 and 2013
Infografiken zur Zukunft von E-Mail, Forschungsprojekt semantische Mailanalyse
Im Juni 2014 hat IDG Business Research Services im Auftrag von IBM eine Studie zum Thema E-Mail-Nutzung und Zukunft von E-Mail durchgeführt. Die Ergebnisse hat IDG auf ibmexperts.computerwoche.de bereits textuell dargestellt und kommentiert. Hier einige Infografiken aus der Studie.
Im 2. Teil ein Bericht über ein Forschungs- und Entwicklungsprojekt (INTRANET Consulting, UNI, Projektpartner) zum Thema Mail-Optimierung mittels Natural Language Processing, semantischer Textanalyse, Visualisierung, Information Scoring und weitere.
Studienergebenisse im Überblick
1/3 der User kommunizieren per Mail während sie auf Geschäftsreise sind
54% der Mitarbeiter erhalten zwischen 50 und 100 E-Mails am Tag
Nur 6% der Mitarbeiter checken Ihre Mails außerhalb der Arbeit nicht.
1/3 der Mitarbeiter checken ihren Mail-Eingang alle 30 Minuten.
Ausgangspunkt und Überlegungen zur #Mailzukunft Bis vor 2 Jahren habe ich auch noch jedem Kunden gesagt, die e-mail ist tod. Social Networking ist die einzige Alternative. Von diesen "zero e-mail" Ansätzen (Atos) bin ich jetzt nicht mehr ganz überzeugt, vielmehr sehe ich eine Verlagerung in der Bedeutung der e-mail -- e-mail vs. Social Stream. Das Problem liegt aus meiner Sicht jedoch generell in der Informationsüberflutung, egal ob per e-mail oder social streams.
Zusammengefasst sehe ich in der e-mail immer mehr ein reines Träger-Medium/Protokoll, das den kleinsten gemeinsamen Nenner aller Kommunikationskanäle darstellt (inkl. Notifications/Benachrichtigungen). Auf der anderen Seite nehmen aber auch "normale" e-mails und "Nachrichten" ständig zu. Durch die tägliche Informationsüberflutung ist es unmöglich, sich auf das Wesentliche zu fokkusieren bzw. nur jene Informationen herauszufiltern, die für uns wichtig sind.
Daher muss die nächste Generation von E-Mail Klienten wesentlich mehr können, als nur Nachrichten anzeigen - sie müssen eingehende Nachrichten automatisch analysieren, bewerten und organisieren können. Der Benutzer soll wichtige E-Mails sofort erkennen, ohne sie zuvor lesen zu müssen.
In einem Innovations- und Forschungsprojekt (mit der Universität Klagenfurt und Fa. econob als Projektpartner) haben wir mit Hilfe von Methoden im Bereich Natural Language Processing (NLP) versucht, die Inhalte von Nachrichten semantisch zu analysieren um daraus Communication Events und Prioritäten (Antwort erforderlich, Aktion erforderlich, Erinnerungen, Todos, wichtig/unwichtig, usw.) automatisch zu erkennen und zu verarbeiten. "Noise" wie Newsletter oder Werbung soll genauso ausblendbar sein wie endlose Mail-Konversationen, in denen ich nur als "Beifahrer" in Kopie bin. Durch die Text-Analyse soll gleichzeitig eine Zusammenfassung aller wichtigen Ereignisse am Beginn der mail dargestellt werden, wodurch man wichtiges auf einen Blick sieht.. Die zweite wesentliche Überlegung im Forschungsprojekt war, dass man vom typischen Inbox- und Ordner-Denken wegkommt. Nicht nur das Suchen, schon allein das manuelle Einordnen selbst ist ein großer Zeitfresser. Nachrichten (egal ob e-mails oder Posts aus internen oder externen sozialen Netzwerken) sollen durch a) semantische Analyse, b) hashtags oder c) user-defined keywords getagged werden und führt damit zu einer automatischen Kategorisierung und Zuordnung zu Projekten, Diskussionen, Aktivitäten, usw. Stefan Pfeiffer (@DigitalNaiv) nennt das glaube ich - "alles muss im Kontext gesehen werden".
Für die Darstellung und Visualisierung wurde anstelle der klassichen Ordner ein völlig neuer Ansatz gewählt. Mit einem sogenannten "Bubble Explorer" werden Analyseergebnisse, Personen, Tags oder die Zeitachse als Bubbles in unterschiedlichen Farben und unterschiedlichen Größen (aufrund von Gewichtung/Prioritäten) dargestellt. Über die Bubbles kann ich sofort Muster und in meinen Daten erkennen, kann damit wichtiges von unwichtigen unterscheiden und komme mit ganz wenigen Klicks zu meinem gewünschten (Such)-Ergebnis. Weiters werden die Ergebnisse mittels Algorythmus und errechneten Score-Wert intelligent sortiert. Zukünftig soll über NLP (Natural Language Processing) auf bestimmte Mails automatisch geantwortet werden können. Beispielsweise soll das System erkennen, dass jemand einen Termin mit mir benötigt, selbst in meinem Kalender nachschaut und die Antwort aufgrund diverser Präferenzen und Parameter sendet. Weitere Informationen und ein Video befinden sich in diesem Blog-Beitrag "Semantic Mail. An opportunity to be more productive at Work".
[EN] New: BUBBLE EXPLORER from Intranet-Consulting
With Bubble Explorer® INTRANET Software & Consulting GmbH has developed a complete new user interface for data visualization, search and filtering.
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Bubble Explorer for IBM Notes/Domino
Bubble Explorer for IBM Connections Files (next release)
Bubble Explorer for XProject (social Project Mgmt.)
Bubble Explorer for Semantic Mail (sMail)
Bubble Explorer for File System
Bubble Explorer for Twitter (with next release)
File System Bubble Explorer (#FSBE)
When you store files as often and as regularly as almost all of us do, you’ll find that your own set of organization starts to break down. You’ve got so much stuff in there, across a variety of folders, subfolders, flags, and the like, that it starts to make less sense, perhaps, to your visual mind.
Bubble Explorer visualizes your server drive (H:Drive or other file sharing systems) as a bubble graph, making it easier to see patterns in your own data. Folders, subfolders, keywords, file types, time frames etc. are all represented on the screen as colored bubbles, with larger bubbles representing more of the specific files, file types, size, or date. The bigger a bubble, the more stuff in it. Tapping on a bubble will show you the data that are “contained” within it (drill-down) and brings up the associated Files to the left side of the screen. It’s very clean, organic, and easy to use. Bubble Explorer gives everything in my system a fresh perspective.
INTRANET Software & Consulting has been working on this for a number of years building safebook. Safebook is a Social Business Software for SMEs (small and medium enterprises) and includes social networking and collaboration, semantic Mail (sMail), social CRM, Project Management, Produpedia- and iTweet technologies. Our objective has been to build a platform that delivers all of this functionality in one deeply integrated platform, built from the ground-up to be secure and social. Our social tools are not a bolt-on to our file sharing capabilities, instead they are deeply integrated into the core of the application. The combination of these features in one platform adds up to far more than the sum of the parts and provides users with a holistic, seamless and easy to use system that helps them get their work done, reduces cost and eases the administrative burden.
Contact: Herbert Wagger is founder and Managing Director of INTRANET Software & Consulting, an IBM business partner since 15 years. Software architect and specialist in the Banking and financial services sector. Social Business Evangelist. Winner of the DNUG Collaboration Award2012 and 2013.
[DE] E-Mail als Zeitfresser: Verschwendete Arbeitszeit
Jeden Tag vergeuden wir im Büro viel Zeit. Sogar so viel, dass wir von fünf Tagen tatsächlich nur drei arbeiten, so eine aktuelle Studie.
An manchen Tagen verlässt man am Abend das Büro und fühlt sich, als hätte man nichts erledigt, obwohl man stets beschäftigt war. Dieses Gefühl trügt nicht, so eine aktuelle Studie der AKAD-Hochschule in Leipzig. Tatsächlich führen ständige Besprechungen, E-Mails und Telefonate sowie ineffiziente Büroorganisation dazu, dass wir von fünf Tagen in der Woche nur drei mit produktivem Arbeiten verbringen. Für die Studie "Arbeitswelten im Wandel", die die Arbeitsbelastung durch Arbeitsorganisation messen sollte, wurden mehr als 1500 Arbeitnehmer befragt.
E-Mail als Zeitfresser
Eine der größten Hürden für effektives Arbeiten ist das Postfach. Dass E-Mails Zeit fressen, ist hinlänglich bekannt. Die elektronische Kommunikation kostet über eine Arbeitswoche gerechnet viel Zeit: Im Schnitt verbringt ein Mitarbeiter, so die Studie, jeden Tag etwa zwei Stunden mit der Abarbeitung von E-Mails. Das ergibt zusammen gerechnet einen ganzen Tag in der Woche.
Ohne Zweifel ist Kommunikation in einem Unternehmen sehr wichtig: Wer falsch oder zu wenig kommuniziert, gefährdet zum Beispiel Projekte. Die Kommunikation einzustellen, ist aber auch keine Lösung sein. Wer effizienter arbeiten will, kann aber versuchen, seinen Umgang mit E-Mails anders zu gestalten. Denn laut Studie haben rund 25 Prozent der Befragten das Gefühl, dass viele der E-Mails unproduktiv seien. Das heißt also: E-Mails ja - solange sie relevant sind. Lesen Sie hier den gesamten CIO Artikel: http://www.cio.de/karriere/personalfuehrung/2935458/
E-Mail “kill”:
Der Abschied von der E-Mail wird noch sehr lange dauern. Vom Fax konnten wir uns schneller trennen. E-Mail ist nach wie vor das zentrale Arbeitsmittel. Optimierung durch Einsatz von sMail (semantic Mail).
In einem Innovations- und Forschungsprojekt (mit der Universität Klagenfurt und Projektpartner) haben wir mit Hilfe von Methoden im Bereich Natural Language Processing (NLP) versucht, die Inhalte von Nachrichten semantisch zu analysieren um daraus Communication Events und Prioritäten (Antwort erforderlich, Aktion erforderlich, Erinnerungen, Todos, wichtig/unwichtig, usw.) automatisch zu erkennen und zu verarbeiten. “Noise” wie Newsletter oder Werbung soll genauso ausblendbar sein wie endlose Mail-Konversationen, in denen ich nur als “Beifahrer” in Kopie bin. Durch die Text-Analyse soll gleichzeitig eine Zusammenfassung aller wichtigen Ereignisse am Beginn der mail dargestellt werden, wodurch man wichtiges auf einen Blick sieht..
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Consumerization: How Social Apps from Enterprise AppStore push productivity
”Consumerization” drastically increase in the workplace. We see the same evolution in the business market that we have seen in consumer.
In this presentation, you will learn how Enterprises will benefit from Social Apps, redefining Social Media and App Store in the context of Business. Real use cases from Banking and SME will demonstrate Facebook-like Apps and the economic benefit through person centric paradigm shift, iTweet-, e-mail-kill and Produpedia technologies. Activity streams aggregate Apps and avoid information silos.
Arbeit 2.0 - Disruptive Innovation from Herbert Wagger
By using IBM technologies for Social Business and Collaboration, Herbert will explain how you can leverage IBM Smart Cloud together with a set of “Social Apps For Enterprises” provided through a B2B App Store.
What will your audience learn? Provide 3 key bullets: 1. How business can learn and befefit from the consumer market 2. How social apps can innovate and improve business processes 3. How to reduce information overload
Contact: Herbert Wagger is founder and Managing Director of INTRANET Software & Consulting, an IBM business partner since 15 years. Software architect and specialist in the Banking and financial services sector. Social Business Evangelist. Winner of the DNUG Collaboration Award2012 and 2013.
