Wie ein smartes E-Mail-System heute arbeiten sollte
Zu viele, zu unübersichtlich und unwichtig – von allen „Büro-Werkzeugen“ ist die E-Mail das wohl meistgehasste. Technologien wie Cloud, Analytics, Mobile und Social-Networks scheinen an dem 30 Jahre alten Kommunikationsmittel spurlos vorübergegangen zu sein. Dabei bieten sie Möglichkeiten, die E-Mail fit für die Zukunft zu machen.
Doch trotz des Ärgers über die E-Mail, bildet sie für die meisten immer noch den Dreh- und Angelpunkt des Arbeitsalltags. Versuche, die E-Mail abzuschaffen, waren selten von Erfolg gekrönt. Auch nachdem vor 10 Jahren die Social-Technologien auf den Plan traten, um das digitale Miteinander zu revolutionieren, blieb die E-Mail erhalten.Effizient zu arbeiten, bedeutet aber vor allem auszusortieren. Ein intelligentes und smartes E-Mails System sollte dabei helfen: Es überträgt Aufgaben in eine 4-zellige Matrix, unterteilt in die Kategorien eilig und wichtig. Grafisch sieht das dann so aus:
Nach Wichtigkeit sortiert
Die entsprechenden Hebel setzen an den täglichen E-Mail-Nöten an. Die beginnen in der Regel schon am Anfang des Arbeitstages: Die Krux der Inbox ist ihre Fixierung auf die Chronologie der Ereignisse. Das führt dazu, dass wir morgens zwei Dutzend weitergeleitete Gratulationen zu einem Geschäftserfolg wegklicken müssen, ehe wir an die dringende Nachricht des Chefs stoßen.
Wie sollte es stattdessen laufen? Hilfreich wäre es, wenn der Client den unwichtigen digitalen Lärm auf stumm schalten und die wichtige Nachricht vom Chef gleich als erstes und prominent sichtbar servieren würde – inklusive Kontaktinformationen und Deadline der damit verbundenen Aufgabe. Die Priorisierung hinge also nicht länger von der Uhrzeit ab, sondern von der Bedeutung der Personen, mit denen interagiert wird und deren Themen.
Um das zu erreichen, muss das System zunächst wissen, wer im Kontaktnetzwerk besonders wichtig ist, und welche Themen mit ihm verbunden sind. Dazu bedarf es ausgeklügelter Analytics-Komponenten, die Lösung muss fähig sein, auf Basis der Aktivitäten des Benutzers und dessen Kontexts (Personen, Daten, Prozesse) permanent zu lernen und dadurch die Interaktion individuell zu verbessern. Die technologischen Mittel dafür gibt es bereits – sie müssen nur auf die E-Mail angewendet werden.
Informationen statt Spam
Eine weitere ärgerliche E-Mail-Angewohnheit ist der Versand von Projekt-Informationen an große bzw. verschiedene Verteiler. Die Probleme dabei sind vielfältig: Für viele bedeutet die Mail nur Spam, auch fällt sie in der Chronologie relativ schnell nach unten und muss bei Bedarf mühsam herausgefischt werden. Außerdem gerät man hier schnell in den Mahlstrom unterschiedlicher Versionen, die man sich selbst erst umständlich ordnen muss, um den letzten Stand zu erhalten.
Einfach lösen lässt sich dieses Problem dadurch, dass man die themen- bzw. projektbezogenen Inhalte nicht in einer E-Mail an die Gruppe „publiziert“, sondern die Social-Disziplin des Bloggens nutzt. Alle neuen Informationen finden sich dann an einem Ort. Allerdings wird sich das Projekt-Bloggen nur etablieren, wenn der Nutzer durch maximal zwei intuitive Klicks aus seinem E-Mail-Client auf die Blog-Information kommt – eine Aufgabe, die sich durch modernes, auf das Individuum ausgerichtetes Design lösen lässt.
Finden statt suchen
Ohne die Suchfunktion würden die meisten Angestellten heute kaum noch eine Chance haben, die Informationsflut zu bändigen. Schade daher, dass die traditionelle E-Mail-Suche noch so schwach ist. Das liegt daran, dass sie noch mit steinzeitlichen Volltext-Scans arbeitet. Dabei gibt es heute bereits semantische Methoden, die ein reiches Spektrum an Suchergebnissen und -aufbereitung liefern. Werden diese gar mit kognitiven Computing-Fähigkeiten kombiniert – abgestimmt auf bestimmte Branchen – dann kann jeder Mitarbeiter bald über einen kompetenten digitalen Assistenten verfügen, der ihm buchstäblich auf natürlichen Sprachzuruf genau die Antworten liefert, die er in seinem Arbeitskontext benötigt.
Auch diese Technologien stehen bereit und dürften in Kürze auch für den Konsumenten nutzbar sein. Inzwischen hilft es, die Suchergebnisse der semantischen Recherche intuitiver und facettenreicher zu präsentieren. Wenn man bei einem Onlinehändler nach den Beatles sucht, dann bekommt man Videos, CDs, Downloads, Bücher, T-Shirts usw. separiert angezeigt. Eine solche Ansicht sollte auch bei der Inbox-Suche helfen, aufgeteilt etwa in E-Mail-Bodies, Anhänge (die aus anderen Mails sein können), Kalendereinträge usw. Das erhöht die Übersichtlichkeit, zumal auch tiefere Filter denkbar sind.
Mobil statt fixiert
Dass sämtliche Funktionen dieser Art heute auch mobil auf 4,7-Zoll Bildschirmen funktionieren sollten, muss eigentlich nicht mehr extra erwähnt werden. Vorstellbar ist ebenfalls das Einspielen von Gamification-Funktionen, zum Beispiel indem die Mitarbeiter ihre Top-Scores beim Abarbeiten von Aufgaben vergleichen können oder ähnliches.
All das ist keine Zukunftsmusik. Die Technologien stehen bereit. Bald wird mit einer E-Mail gearbeitet, die gar nicht mehr als solche zu erkennen ist. Und dieses neue Werkzeug ist rund um die Bedürfnisse des Menschen entwickelt und entspricht seinem heutigen Produktiv-Takt sehr viel besser, als die gute alte E-Mail.
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