Arhivarea electronică este definită prin Legea 135 din 2007, care stabilește regulile și modalitățile prin care documentele trebuie să fie stocate într-o arhivă electronică. Legea stabilește regimul juridic necesar creării, conservării și consultării arhivelor electronice ale documentelor. Potrivit actului normative, orice persoană fizică sau juridică poate depune spre păstrare documente în formă electronică, în cuprinsul unei arhive electronice.
Arhivarea electronica a apărut ca o necessitate impusă de mediul de afaceri din ziua de astăzi, extreme de competitive, în continuă schimbare și dezvoltare. Avantajele documentelor în format electronic sunt multiple, plecând de la transparența decizională, economii financiare importante și terminând cu operaționalizarea profiturilor și a deciziilor luate în timp și ritm convenabil pentru beneficiari.
Firmele specializate au creat și dezvoltă programe care vin în sprijinul beneficiarilor care doresc să-și externalizeze serviciile de indexare a documentelor. Motivul pentru care beneficiarii apelează la astfel de servicii este legat de faptul că această activitate poate ocupa timp destul de mult din programul angajaților. Fiind efectuată externalizarea, firma angajatoare poate să dea alte sarcini angajaților, de indexarea documentelor rămânând să se ocupe profesioniștii, contra cost. Serviciile externalizate de arhivare și de management ale datelor gestionează forma clasică a documentelor, dar mai ales digitizarea informațiilor, în raport cu cererea clienului. Digitizarea se face în punctual de producție și în arhivarea electronică a documentelor fizice, iar transmiterea către fluxurile de lucru se face rapid, astfel încât utilizatorii autorizați pot accesa informația în timp real, indifferent de locul în care se află.
Beneficile externalizării serviciilor de indexare sunt multiple pentru client. Această activitate este lăsată în seama firmelor specializate în acest domeniu, în vreme ce clientul poate lua informația în formatul dorit la orice moment și din orice loc. Costurile de stocare a documentelor în format fizic se reduce cu peste 50 la sută, spațiul destinat birourilor este eliminat, circa 30 sau 50 la sută din înregistrările vechi sunt eliminate, coordonarea arhivării electronice este luată de pe umerii angajaților însărcinați cu această responsabilitate, digitizarea se poate face opțional, în funcție de solicitare, doar la acele ramuri care generează costurile cele mai mari, acces rapid la orice document în format fizic sau digital, arhivat sau care este stocat pe server, documetele sunt protejate prin crearea documentului martor în format digital, costurile de copiere în procesul de documentare sunt reduse, distribuirea informațiilor se face rapid si simplu între utilizatorii autorizați în acest sens, informațiile sunt incorporate rapid în procesele de afaceri, conținutul existent în arhive poate fi refolosit, fluxurile de lucru pot fi proiectate rapid, în funcție de nivelul de lucru, datele sunt securizate, iar investițiile se fac mai eficient, pe măsura nevoilor identificate de către companii. Procesele de afaceri își sporesc eficiența prin instrumente de notificări automate și de sarcini de lucru. Vizualizarea documentelor și regăsirea lor se poate face rapid, iar suportul de decizie este solid, permite urmărirea, administrarea și controlul performanțelor pentru procesele de management. Accesul la sistemul pentru managementul arhivelor în format fizic sau electronic se face mult mai ușor, iar protecția documentelor este asigurată prin metode specifice.
