Audit Qualiopi : centralisez vos preuves numériques avec Learnifi
Audit Qualiopi : centralisez vos preuves numériques et préparez votre dossier avec Learnifi
Le dimanche soir avant l’audit, beaucoup d’organismes de formation ne dorment plus. Les preuves sont dispersées, les émargements sont difficiles à retrouver, les exports ne sont pas prêts, les tableaux Excel ne sont pas à jour et chaque document manquant peut devenir une source de stress.
Avec Learnifi, vous pouvez centraliser une partie essentielle de votre traçabilité numérique : connexions, évaluations, documents, suivis pédagogiques, émargements numériques et exports PDF.
La certification Qualiopi reste sous la responsabilité de votre organisme et de votre certificateur. Learnifi ne remplace pas vos procédures internes, ne garantit pas l’obtention de la certification et ne se substitue pas à votre dispositif qualité. En revanche, la plateforme vous aide à mieux organiser les données numériques utiles à la préparation de votre dossier d’audit.
Le stress de l’audit Qualiopi : quand les preuves sont partout
Lors d’un audit, l’auditeur peut demander des preuves concrètes : suivi des apprenants, évaluations, documents transmis, émargements, indicateurs pédagogiques, historiques d’activité ou justificatifs de présence.
Le problème, c’est que ces informations sont souvent dispersées dans plusieurs endroits : boîtes mail, dossiers partagés, fichiers Excel, plateformes e-learning, documents papier, outils de facturation ou exports manuels.
Cette dispersion rend la préparation longue, stressante et risquée.
Learnifi vous aide à structurer la partie numérique de votre traçabilité
Learnifi a été conçu pour aider les organismes de formation à mieux documenter leur activité numérique. La plateforme regroupe les données suivies dans un espace centralisé afin de faciliter la préparation des dossiers d’audit, des demandes financeurs ou des bilans internes.
L’objectif n’est pas de remplacer votre démarche qualité, mais de réduire les recherches inutiles, les copier-coller, les fichiers dispersés et les compilations manuelles.
Dossier unique : vos preuves numériques regroupées
Avec Learnifi, les preuves numériques suivies dans la plateforme peuvent être regroupées dans un espace plus clair.
La plateforme peut notamment vous aider à organiser :
les connexions des apprenants ;
les évaluations réalisées ;
les documents transmis ;
les émargements numériques ;
les parcours e-learning suivis ;
les scores et progressions ;
les exports PDF de synthèse.
Ces éléments peuvent constituer une base utile pour documenter la partie numérique de votre activité. Ils doivent ensuite être complétés par vos procédures, vos preuves hors plateforme et vos validations internes.
Exports PDF de synthèse : gagnez du temps avant l’audit
L’un des grands avantages de Learnifi est la possibilité de générer des exports PDF de synthèse à partir des données saisies ou suivies dans la plateforme.
Ces exports peuvent regrouper des informations utiles comme les connexions, les évaluations, les indicateurs pédagogiques, les présences numériques ou certains éléments de suivi.
Les exports ne remplacent pas l’analyse de votre auditeur ni les exigences de votre certificateur. Ils servent à mieux organiser vos éléments numériques et à limiter les recherches de dernière minute.
Vous reconnaissez-vous ?
De nombreux organismes de formation vivent les mêmes difficultés lorsqu’ils ne disposent pas d’un système de traçabilité automatique.
La traçabilité introuvable
L’auditeur arrive et demande les preuves de suivi des 12 derniers mois. Vous cherchez pendant plusieurs heures dans vos emails, vos dossiers partagés et vos fichiers Excel. La pression monte, alors que les données existent peut-être déjà quelque part.
Les émargements papier perdus
Feuilles de présence papier, signatures manquantes, documents abîmés, copies illisibles : les preuves de présence peuvent vite devenir fragiles lorsqu’elles ne sont pas centralisées ou numérisées.
Le BPF du mois de janvier
Chaque début d’année, le Bilan Pédagogique et Financier demande un important travail de compilation. Sans données consolidées, il faut reconstituer manuellement une année entière d’activité.
Le financement OPCO refusé
Un dossier financeur peut être rejeté si les justificatifs sont incomplets, mal présentés ou non conformes au cahier des charges demandé. Une traçabilité mieux organisée limite ce risque administratif.
La certification fragilisée
Lorsque les preuves sont difficiles à retrouver, la préparation de l’audit devient plus complexe. Learnifi ne garantit pas la certification, mais aide à structurer les éléments numériques utiles pour mieux préparer votre dossier.
Ce que Learnifi fait pour vous
Learnifi propose plusieurs briques concrètes pour mieux documenter votre activité numérique et gagner du temps dans la préparation de vos dossiers.
Exports PDF de synthèse
Regroupez les connexions, évaluations et indicateurs présents dans Learnifi sur une période donnée. Ces exports peuvent être complétés avec vos preuves hors plateforme pour préparer votre audit.
Émargements numériques
Les apprenants peuvent signer dans le parcours. Les présences sont horodatées et exportables. Le niveau juridique dépend ensuite de votre cadre contractuel, de vos procédures internes et des exigences applicables.
Indicateurs liés au numérique
Suivi des parcours e-learning, questionnaires, documents générés, scores et progressions : ces données peuvent être utiles pour documenter la mise en œuvre lorsque l’activité est réalisée en ligne.
Pièces pour dossiers financeurs
Learnifi vous aide à rassembler les exports et justificatifs de suivi. La conformité au cahier des charges de chaque financeur, OPCO, France Travail ou CPF, reste à valider selon les demandes spécifiques.
Aide au bilan pédagogique et financier
La plateforme peut faciliter la consolidation à partir des données formation et finance saisies dans Learnifi. Une relecture et une validation métier restent indispensable avant tout dépôt officiel.
Pilotage entre deux audits
Grâce aux tableaux de bord, vous pouvez repérer les trous de données tout au long de l’année. Cela vous évite d’attendre la veille de l’audit pour découvrir qu’il manque des éléments.
Préparez vos audits avec plus de sérénité
La veille d’un audit ne devrait pas être synonyme de stress, de recherches interminables et de dossiers incomplets.
En centralisant la traçabilité numérique, Learnifi aide les organismes de formation à mieux préparer leurs éléments de suivi et à gagner du temps dans leur organisation.
La plateforme ne remplace pas votre dispositif qualité, mais elle vous aide à mieux structurer vos données numériques, à générer des exports et à piloter votre activité plus régulièrement.
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