Notulensi Focus Group Discussion TurunTangan Bandung
Restoran Gampoeng Aceh, Jl. Ir. H. Juanda, Bandung
TurunTangan Bandung : Ryanda, Isna, Prima, Mogi, Amalia, Desty, Novi, Danil, Frits, Dhea, Agni, Indra, Anwar, Imeh
TurunTangan Pusat : Herry, Awe, Marsha
Focus Group Discussion (FGD) antara TurunTangan Bandung (TT-Bdg) dan TurunTangan Pusat (TT-Pusat) ini dibuka dengan pemaparan oleh Indra selaku koordinator TT-Bdg yang menyampaikan mengenai rencana TT-Pusat dalam FGD kali ini. Indra menjelaskan bahwa TT-Pusat ingin tetap menjaga silahturahmi dengan TT regional setelah masa-masa konvensi dan pilpres selesai. Untuk itu dalam beberapa waktu kedepan, TT-Pusat akan roadshow ke beberapa kota untuk bertemu dengan para relawan disana. TT-Bdg adalah sasaran pertama, setelah sehari sebelumnya diadakan FGD juga untuk para relawan yang berada di area Jabodetabek.
Kemudian Herry sebagai moderator menjelaskan FGD akan dibagi dalam 3 sesi, yaitu :
Sesi Pertama : Pembahasan mengenai apa saja yang sudah dilakukan TT-Bdg sejak masa Pilpres selesai
Sesi Kedua : Pembahasan mengenai bagaimana sebaiknya bentuk koordinasi antara TT-Pusat dengan TT regional
Sesi Ketiga : Pembahasan mengenai media komunikasi yang selama ini digunakan oleh TT
Moderator memberikan pemaparan, “TurunTangan saat ini sedang mengalami proses transisi. Dalam proses transisi itu, ada daerah yang bisa bertansisi dengan baik, ada yang masih berusaha. Bandung termasuk TT regional yang solid dengan ritme aktivitas yang cukup tinggi. Salah satu yang menarik adalah pembentukan struktur kepengurusan sebagai hasil dari gathering relawan. Menurut teman-teman apakah perbedaan yang terasa dari pembentukan struktur ini?”.
Amalia : Perbedaannya cukup terasa. Sekarang TT-Bdg menjadi lebih tertata dalam pelaksanaannya, sementara dulu koordinasi selalu menjadi simpul masalah dalam setiap pelaksanaan aksi atau event. Sebenarnya sejak dulu pembagian tugas itu sudah ada tapi dilakukan seadanya, lebih sering saling menunjuk dan biasanya dadakan. Kalau sekarang pembagian tugasnya lebih rapih dan jelas.
Selanjutnya moderator mengajukan pertanyaan lain : “Dalam tiga bulan terakhir semenjak pilpres berakhir, apa saja yang TT-Bdg sudah lakukan?”
Desty : Semenjak pilpres, ada beberapa pertemuan besar yang diadakan, yaitu Gathering Relawan #2ndStep, Gathering Relawan #3rdStep, Kelas Relawan dan Kumpul 2 Oktober lalu. Antara Gathering Relawan #3rdStep sampai Kelas Relawan ada proses pembentukan PMO.
Indra : Proses pembentukan PMO ini berlangsung setelah saya terpilih menjadi koordinator TT-Bdg. Pertama saya kumpulkan orang-orang yang sudah lama aktif di TT-Bdg untuk membicarakan mengenai bentuk struktur kepengurusan yang paling pas untuk TT-Bdg. Setelah muncul bentuk strukturnya, saya membuat open recruitment untuk mengisi posisi-posisi koordinator divisi di struktur tersebut. Setelah seluruh posisi terisi, saya lakukan open recruitment lagi untuk orang-orang yang mau membantu masing-masing koordinator divisi di struktur tersebut. Struktur ini diberi nama Project Management Office (PMO) karena kami ingin kedepannya TT-Bdg digerakkan oleh project-project yang dilakukan oleh relawan atau dengan kata lain menjadi project-based organization.
Moderator : “Setelah gathering-gathering relawan, apakah ada kumpul-kumpul lagi?”
Desty : Setelah Gathering Relawan dan PMO terbentuk, orang-orang yang mendaftar di masing-masing divisi sering mengadakan rapat mandiri per divisi untuk membicarakan rencana atau program kerja dari masing-masing divisi. Selain itu juga sering ada rapat khusus untuk membahas program-program yang sudah jalan. Untuk kumpul besar yang mengundang semua relawan ada Kelas Relawan dan Kumpul 2 Oktober lalu. Di kedua acara ini banyak terjaring relawan-relawan baru.
Moderator : “Mengenai relawan-relawan baru, apa yang membuat para relawan ini tertarik mengikuti kegiatan-kegiatan TT-Bdg? Dan apa pesan yang ingin disampaikan oleh para relawan yang sudah lama aktif kepada yang baru bergabung?”
Isna : Awalnya saya nge-fans dengan Pak Anies Baswedan, lalu akhirnya saya daftar dan pertama kali ikut sebagai Saksi Pemilu di Bogor. Saya juga tertarik dengan jargon TT, yaitu ‘mengajak orang baik turun ke politik’, dan ketika saya mengikuti kegiatan-kegiatannya sangat terasa aura positifnya sehingga saya terus aktif di TT. Saya tahu pertama kali tentang TT dari twitter, tapi saya lebih senang ikut kegiatan-kegiatannya karena ingin bertemu dengan orang-orang baru.
Frits : Kepada relawan-relawan yang baru aktif, kami menekankan pentingnya program-program yang telah disepakati untuk dijalankan, seperti Pendidikan Politik, Kampanye Sehat, dll. Walaupun belum semua dijalankan tapi program-program ini harus diusahakan dimulai secepatnya karena memang dibutuhkan di masyarakat.
Ryanda : Contohnya Kampanye Sehat. Program ini dibuat setelah melihat bahwa ketika proses kampanye pada pilpres lalu, pendukung dari kedua belah pihak itu sering meluncurkan black campaign, money politic, dll. Kami melihat kalau ini diteruskan akan berakibat buruk untuk masyarakat. Karena itulah, kami mengusulkan program Kampanye Sehat yang bertujuan untuk mencari tahu kampanye yang positif namun tetap efektif itu yang seperti apa.
Anwar : Untuk Kelas Relawan, program ini berangkat dari kebutuhan internal relawan, yaitu bahwa kita butuh suatu forum yang bisa menambah pengetahuan dari para relawan dan juga membentuk suatu chemistry di antara sesama relawan agar TT-Bdg tetap solid.
Indra : Kami melihat, dalam suatu organisasi, anggotanya akan terus ingin berkontribusi apabila ia mendapatkan manfaat dari organisasi tersebut. Melalui program Kelas Relawan ini, kami ingin memfasilitasi para relawan yang ingin menambah ilmu dan pengetahuan mereka di bidang sosial maupun politik.
Moderator : “Kelas Relawan sudah pernah dijalankan sekali. Apakah para pesertanya merasa tujuannya tercapai?”
Danil : “Sebagai peserta, saya mendapat ilmu yang baru, terutama mengenai cara mencari solusi dalam suatu permasalahan sosial.”
Novi : “Untuk target peserta, memang tidak memenuhi kuota yang disediakan. Tapi buat saya sendiri, saya benar-benar mendapat inti materinya, yaitu bagaimana kita mengelola gerakan sosial.”
Moderator : “Berarti dari yang bisa saya simpulkan, benang merah dari program-program TT-Bdg itu adalah kebutuhan? Kalau teman-teman dalam membuat suatu program itu awalnya dari ide dahulu atau mencari orang-orangnya dahulu?”
Indra : “Ya, memang basisnya dari kebutuhan dan ide-ide dari para relawan dalam menjawab kebutuhan tersebut. Sebetulnya sekarang kita ini sedang kebanjiran ide. Ada banyak sekali ide-ide baru yang dilontarkan di setiap pertemuan. Ada yang bisa diselaraskan dengan 4 program yang sudah disepakati di Gathering Relawan #2ndStep, ada yang benar-benar baru. Tapi apalah arti ide-ide itu jika tidak ada relawan yang sanggup menjalankannya. Karena itulah, banyak ide-ide itu yang masih tertampung dan belum dijalankan. Ada beberapa yang sudah akan dieksekusi seperti pembuatan aplikasi KamanaWe.id, peringatan Hari Kesehatan (12 November), dan Pendidikan Politik. Sementara ide-ide lainnya masih mencari Penanggung Jawab (PJ) yang mau mengkoordinir program tersebut.
Moderator : “Berarti di TT-Bdg, orang yang melontarkan ide itu tidak otomatis menjadi penanggung jawab atau koordinator ide tersebut ya?”
Indra : “Iya, PMO sudah membuat semacam SOP (Standard Operating Procedure) dari proses ini. Pertama, orang yang memiliki ide melontarkan ide itu baik di forum terbuka (kumpul relawan atau grup WA) atau menghubungi salah satu PMO. Setelah itu PMO akan melontarkan ide itu kembali untuk mencari orang yang mau menjadi PJ dari ide tersebut. Apabila ada yang mau, PMO dan PJ itu akan berkumpul kembali untuk membahas ide tersebut secara detail seperti timeline kerja, rancangan anggaran biaya, key performance index, dll. Setelah semuanya fix, maka program tersebut langsung dijalankan. Contoh program yang sudah sesuai dengan SOP ini adalah KamanaWe.id, dimana sebetulnya inisiatornya adalah Amalia, tetapi yang menjadi PJ nya adalah Prima.
Moderator : “Menarik untuk melihat lebih lanjut mengenai program KamanaWe.id ini. Apa yang membuat Prima mau menjadi penanggung jawab program ini, padahal awalnya ini ide dari Amalia?”
Prima : Iya, memang awalnya ini ide dari Amal, tapi setelah saya pelajari ide tersebut dan ternyata ide ini sepertinya memang bermanfaat untuk masyarakat, ya sudah saya jalanin saja.
Amalia : Saya awalnya terinspirasi oleh aplikasi serupa di Singapura, dan ingin membuatnya juga untuk Kota Bandung. Tapi saya tidak punya kemampuan untuk membuat suatu aplikasi smartphone seperti ini. Akhirnya saya minta tolong Prima yang sebelumnya memang sudah beberapa ali membuat aplikasi seperti ini.
Prima : Setelah itu, kebetulan ada event lomba aplikasi yang diselenggarakan oleh Diskominfo Bandung. Kami jadikan lomba ini sebagai momentum untuk membuat dan mempubikasikan aplikasi ini.
Moderator : “Dari seluruh agenda TT-Bdg, yang mana menurut teman-teman yang paling sukses? Apa alasannya?”
Frits : Try Out Ujian Nasional. Karena antusiasme dari para relawan sangat tinggi saat menjalankan program tersebut, serta cukup terkoordinir. Selain itu pesertanya juga cukup ramai dan dampaknya cukup bagus bagi para peserta.
Mogi : Gathering Relawan #NextStep di Cisokan dan Try Out UN. Karena jumlah relawan yang terlibat cukup besar dan kita terlihat sangat fokus dalam pengerjaan acara-acara tersebut.
Ryanda : Try Out Ujian Nasional. Di acara tersebut ada pembelajaran yang bisa didapat oleh para relawan dalam penyelenggaraan acara yang bersifat regional se-Bandung. Selain itu juga efeknya pun sangat terlihat dari penambahan follower twitter yang cukup signifikan. Apalagi di acara itu kita tidak membawa nama Anies Baswedan yang membuktikan kalau kita bukanlah Anies Baswedan Fans Club.
Novi : Try Out Ujian Nasional. Acara itu merupakan acara yang paling besar dan terkoordinasi dengan baik. Semua relawan fokus untuk menyukseskan acara tersebut.
Desty : Saya baru pertama kali ikut di Gathering Relawan #3rdStep, dan saya melihat sejauh ini acara tersebut yang paling sukses karena banyak mendatangkan relawan yang baru dan makanannya enak.
Agni : Sama dengan Desty, saya baru pertama kali ikut di Gathering Relawan #3rdStep dan belum berkesempatan ikut acara-acara TT-Bdg lainnya karena kesibukan kerja. Intinya saya merasa kalau program yang dijalankan itu fokus, pasti berhasil dan berdampak besar. Contohnya di TT-Tangsel ada program Backpacker Lebak yang fokusnya pada siswa-siswa sekolah di Lebak.
Prima : Saya baru bergabung di TT-Bdg pada saat acara nonton bareng acara Mengadili Anies di Cisokan. Dan semenjak itu, saya belum melihat ada agenda TT-Bdg yang sukses karena belum ada acara yang dampaknya benar-benar terasa untuk masyarakat.
Indra : Menurut saya yang paling berhasil adalah rangkaian Gathering-Gathering relawan mulai dari #NextStep, #2ndStep dan #3rdStep. Karena rangkaian tersebut membawa TT-Bdg melewati suatu proses transisi yang paripurna atau komplit. Dan dampaknya sangat terasa secara internal karena sebelumnya TT-Bdg sering melakukan agenda-agendanya dengan sporadic dan tak terkoordinir, sekarang sudah lebih jelas.
Anwar : Yang paling berhasil adalah KamanaWe.id, karena benar-benar program yang berasal dari ide sendiri dan dijalankan dengan motivasi yang muncul dari diri sendiri. Kalau sebelum-sebelumnya, motivasi itu datangnya dari Mas Anies Baswedan.
Indra : Dalam menjalankan segala macam agenda itu selama ini, TT-Bdg selalu berpatokan pada tiga sifat, yaitu inisiatif, partisipatif dan kolaboratif. Tiga hal ini yang menurut saya terus menjaga semangat para relawan di Bandung untuk tetap berkontribusi untuk masyarakat.
Moderator membuka sesi ini dengan pertanyaan : “Ke depannya, TT-Pusat berencana mengubah pola organisasi dari regional-based menjadi project-based. Dimana nanti TT akan digerakkan oleh project-project yang dilakukan oleh para relawan bisa lintas regional. Project-project tersebut akan muncul dari para relawan yang kemudian akan dikurasi dan dimonitor oleh TT-Pusat. Selanjutnya nanti TT-Pusat akan memberikan semacam pelatihan-pelatihan kepada para project leader. Apa peran yang diharapkan oleh teman-teman terhadap TT-Pusat pada kegiatan-kegiatan di TT regional?”
Amalia : Harapannya agar TT-Pusat tetap mengawasi kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh TT regional dan rutin mengadakan kegiatan FGD seperti ini minimal 3 bulan sekali. Hal itu untuk menjaga chemistry antar sesama relawan.
Indra lalu melontarkan pertanyaan yang dititipkan oleh Hanifah : “Ke depannya setelah TT berubah menjadi project-based, bagaimana nanti koordinasi yang direncanakan oleh TT-Pusat dengan pengurus-pengurus yang sudah terbentuk di TT regional masing-masing? Karena ketika sudah menjadi project-based tentu TT-Pusat cukup berkoordinasi dengan koordinator dari masing-masing project.”
Herry : Justru itu yang sekarang ingin kita tangkap masukan-masukan dari para relawan. Masing-masing daerah memiliki karakteristik yang berbeda-beda, struktur yang ada pun berbeda-beda. Karena itu kita mau mencari masukan dari daerah mengenai sebaiknya koordinasi yang dilakukan akan seperti apa.
Frits : Yang saya khawatirkan kalau sistem project-based seperti ini adalah lamanya proses pengajuan ide, karena ide berasal dari para relawan harus didiskusikan dulu di TT-Pusat, baru kemudian dilempar lagi kepada para relawan. Takutnya proses ini menghilangkan momentum yang ada.
Indra : Untuk Bandung sendiri kan sudah berbentuk project-based dengan PMO yang menjadi struktur kepengurusan intinya. Sementara TT-Pusat apabila sudah menjadi project-based juga, tentu akan membentuk semacam PMO juga. Nah, perlu didiskusikan lebih lanjut nanti posisi PMO regional dan PMO pusat ini seperti apa. Apakah setara sehingga relawan bisa memasukkan ide via PMO regional atau PMO pusat? Atau PMO regional menjadi subordinat PMO pusat, sehingga relawan regional pertama memasukkan ide ke PMO regional, lalu PMO regional memasukkannya ke PMO pusat? Atau hanya ada satu PMO pusat dengan PMO daerah yang diubah menjadi semacam manajer SDM atau mengurus maintenance proyek saja?
Herry : Ketika organisasinya menjadi project-based, maka bisa dianalogikan seperti ini: Ada gula, ada semut. Ada project, ada relawan. Ketika project ini sudah berjalan, maka perlu ada sistem maintenance dari project tersebut. Mungkin fungsi maintenance inilah yang akan kami serahkan ke pengurus regional masing-masing, karena sifatnya lebih spesifik ke daerah tersebut. Selain itu, bisa juga pengurus daerah berperan sebagai inkubator dari ide-ide yang ada sebelum dilemparkan ke TT-Pusat.
Awe : Di sini kita lihat bahwa Bandung adalah contoh yang bagus, dimana project yang ada tidak lagi berbasiskan persona atau orang tapi sudah berbasiskan semangat yang sama, sehingga siapapun yang menjalankan tidak masalah. Terlihat dari program-program yang dijalankan tidak harus diketuai oleh orang yang melontarkan ide tersebut. Ini yang sebenarnya ingin kami dorong untuk diadopsi di TT regional lainnya. Dan kami mengharapkan dengan membuat TT menjadi project-based, hal ini bisa tercapai. Namun, untuk masalah bagaimana sistem koordinasi antara PMO regional dengan PMO pusat memang harus dibicarakan lebih lanjut setelah kita mendapatkan inputan dari relawan-relawan di daerah lain, karena masing-masing daerah itu berbeda karakteristiknya jadi sebisa mungkin sistem yang nanti terbentuk harus bisa mengakomodir semuanya. Mengenai masalah proses kurasi oleh TT-Pusat, hal ini tidak perlu terlalu dikhawatirkan karena yang dilakukan selama proses kurasi itu hanyalah memastikan ide yang ada sudah matang dan semua aspek dalam proyek tersebut sudah terpikirkan dengan baik.
Selanjutnya Herry sebagai moderator menanyakan “Jika fungsi pengawasan oleh TT-Pusat dihilangkan, apakah terdapat imbas yang besar terhadap TT-Bdg?”
Indra : Jujur, selama ini kami bergerak tanpa TT-Pusat sebenarnya bisa-bisa saja. Toh, selama ini juga peran dari TT-Pusat di kegiatan-kegiatan TT-Bdg terasa sangat minim. Namun, saya tetap merasa keberadaan dan peran TT-Pusat tetap diperlukan untuk memastikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh TT regional berada di satu koridor yang sama menuju tujuan yang sama. Karena, apabila tidak diawasi, masing-masing TT regional ini pasti akan berinisiatif untuk bergerak sesuai dengan kebutuhan dan keinginan masing-masing regional yang sangat spesifik. Sampai sekarang memang masih satu jalur, tapi saya khawatir kalau tidak ada yang mengawasi masing-masing regional ini akan bergerak sendiri-sendiri ke arah yang berbeda-beda.
Ryanda lalu menanyakan kepada perwakilan TT-Pusat “Untuk visi dari TT sendiri apakah sudah ada?”
Awe : Untuk visi TT sendiri sampai sekarang tetap saya, yaitu menjadikan permasalahan sebagai milik kita dan mendorong orang untuk memiliki masalah bersama-sama. Namun memang penjabaran dari visi tersebut bermacam-macam dan berbeda-beda bagi tiap-tiap orang atau daerah.
Awe kemudian bertanya “Menurut teman-teman, apa sih yang sebenarnya fungsi dari PMO yang benar-benar terasa selama ini?”
Anwar : Menurut saya yang paling penting adalah interaksi dengan para koordinator proyek. Jadi ketika ada masalah yang terkait dengan proyek tersebut, para koordinator ini merasa bahwa dia tidak sendirian dalam menghadapi masalah tersebut. Di sini para PMO ini juga membantu dalam proses problem solving tersebut.
Indra : Fungsi lain yang tak kalah penting juga adalah pembagian tugas antara PMO dengan para koordinator proyek. Di sini PMO bertugas untuk membantu mengerjakan tugas-tugas yang sifatnya administrative seperti pembuatan proposal, surat-surat. Selain itu juga membantu bagian humas dan publikasi, sehingga pada akhirnya koordinator proyek dapat fokus pada konten dari proyek itu sendiri sehingga kerjanya lebih optimal.
Awe : Saya dapat menyimpulkan bahwa kerja sama antara PMO dan koordinator proyek dapat berjalan dengan baik dan bisa saling mendukung. Yang menarik adalah apabila kita mengadopsi model relasi seperti ini secara nasional akan seperti apa? Apakah regional lain bisa cocok dengan sistem seperti ini? Dan apabila proyek yang ada berkembang menjadi antar regional, apakah sistem ini akan tetap cocok? Ini menjadi menarik karena kita belum punya role model atau contoh dari proyek yang sifatnya antar regional.
Setelah break sejenak untuk melaksanakan ibadah sholat, diskusi dilanjutkan ke bagian terakhir yaitu mengenai media komunikasi. Moderator bertanya “Apakah ada masukan-masukan terkait dengan media-media komunikasi TT? Seperti email blast, twitter, dan website?”
Ryanda : Terkait email blast, secara tata bahasa tidak masalah, hanya kadang ada beberapa email yang terlihat bahwa persiapan kontennya kurang matang, contohnya email tentang idul adha kemarin. Selain itu ada juga relawan yang tidak mendapat email blast tersebut. Selain itu ada juga kejadian relawan yang meminta untuk tidak dikirimkan konten TT lagi. Untuk itu, PMO berinisiatif membuat Sensus Akbar kepada seluruh relawan TT-Bdg yang jumlahnya lebih dari 2000. Dari Sensus Akbar tersebut, terdaftar sekitar 100 relawan yang menyatakan masih ingin terlibat di TT.
Prima : Apakah TT-Pusat sudah mempertimbangkan penggunaan mailing list? Menurut saya ini sistem yang cukup bagus karena bisa dipakai untuk diskusi regional. Apalagi dengan mailing list ini, diskusinya bisa dilihat runutannya dari awal sampai akhir.
Ryanda : Mengenai Twitter, sebaiknya konten mengenai Anies Baswedan dikurangi agar tidak terlihat terus mengekor ke Mas Anies terus. Saya yakin kalau TT dibangun lebih besar dari itu, sehingga seharusnya ada konten-konten lain yang bisa dikedepankan asalkan tidak lepas dari visi misi TT.
Frits : Untuk website, sebaiknya layout nya diubah sedikit agar bisa memasukkan microsite dari TT regional masing-masing. Seperti contohnya TT-Bdg memiliki tumblr. Sebaiknya ada tautan yang menghubungkan tumblr ini dengan website TT. Selain itu juga perlu ada area khusus yang menampilkan update kegiatan masing-masing daerah, seperti semacam headline.
Ryanda : Mengenai kebijakan pendaftaran relawan juga perlu dipertimbangkan, karena sempat ada kejadian relawan yang masih berusia 15 tahun tidak bisa mendaftarkan diri karena ada ketentuan pencantuman nomor KTP di form pendaftaran.
Prima : Sepertinya pembuatan web versi mobile atau malah aplikasi khusus TT juga perlu dipertimbngkan melihat perkembangan saat ini semakin banyak orang yang mengakses internet lewat smartphone. Aplikasi ini bisa dipakai untuk melihat update-update berita dari regional maupun nasional ataupun untuk mengangkat issue tertentu. Bisa juga dibuat push notification nya agar berita-berita dari para relawan terus berputar.
FGD ini diakhiri tepat sebelum adzan maghrib, dan terkait masukan untuk FGD selanjutnya, para relawan hanya menyarankan makanan yang lebih enak dan banyak. :)