TheBusinessAssistant Blog

[nancyolyslaegers]

Specialisatie is een kunst

Steeds meer spelers op de markt bieden ondersteuning aan om onder andere artsen de vrijheid te geven om zich volledig toe te leggen op hun patiënten. Daarom heeft onze zaakvoerder, Nancy, ervoor gekozen om zich meer dan 15 jaar geleden te specialiseren in de advocatuur en de medische sector. Hoe dat allemaal in z’n werk ging, lees je hier.

Ondersteuning op afstand

“Onze rots in de branding”, zo wordt Nancy wel eens omschreven door zowel klanten als het TBA-team. Met woord en daad staat zij haar team bij om op een professionele manier het secretariaat van de klant op afstand te ondersteunen. De medewerkers werden allen onderworpen aan een reeks proeven voor zij aan de slag konden als management assistants.

Dankzij de jarenlange ervaring als management assistant is Nancy een veelgevraagd opleider om baliemedewerkers verspreid over het land onder te dompelen in de wereld van klantvriendelijkheid, probleemoplossend werken en empathisch vermogen.

Flexibiliteit & ad hoc werken

Snelle en goede service leveren is belangrijk. Zowel voor advocaten als voor de artsen en tandartsen komen onze medewerkers tot bij hen. Bij afwezigheid van hun eigen assistant of een overload aan werk, brengen zij de nodige administratieve ontzorging. Is uw baliemedewerker ziek? Bel ons op en we zorgen zo spoedig mogelijk voor vervanging. Omdat onze medewerkers reeds op de hoogte zijn van de werking van het kantoor of de praktijk hebben zij nauwelijks tijd nodig om zich aan te passen.

Jong & enthousiast

Door haar jong en enthousiast team regelmatig te laten bijscholen, geeft Nancy hen de mogelijkheid om zich verder te ontplooien in hun job. Dat in combinatie met de nodige vakliteratuur om hun voelsprieten steeds in werking te houden, is het team altijd op de hoogte van de laatste nieuwe ontwikkelingen in hun branche. En dat weet ook de klant.

Door zichzelf steeds te verdiepen en te vernieuwen, heeft Nancy haar niche gevonden.

Ben je benieuwd naar onze opleidingen? Contacteer ons gerust op 014 40 90 00 of via [email protected]

[nancyolyslaegers]

[nancyolyslaegers]

Ergernissen tijdens telefoongesprekken

Snelle media zoals Facebook, Instagram en Twitter gebruiken we dagelijks voor grotendeels informeel gebruik. Voor zakelijke communicatie echter geldt de telefoon nog altijd als een belangrijk medium. Hier krijg je immers meteen mondelinge feedback en kan je snel bijsturen wanneer je je gesprekspartner niet goed begrijpt of wanneer je over gevoelige zaken spreekt.

Omdat je tijdens een telefoongesprek geen informatie krijgt via non-verbale communicatie, kunnen er wel eens problemen of ergernissen ontstaan. We bekijken enkele belangrijke items.

Tandartstechniek

Tijdens een telefoongesprek voeren we nog steeds een gewoon gesprek met elkaar, alleen kunnen we enkel steunen op de verbale communicatie. De non-verbale communicatie valt immers weg. We zien bijvoorbeeld niet dat onze gesprekspartner knikt, fronst of een papier zoekt. Daarom is het belangrijk dat er voldoende verbale feedback volgt zodat je gesprekspartner op de hoogte blijft van wat er gaande is. Stoort er iemand anders het gesprek of moet je even papieren zoeken, laat dat even weten, anders kan dat tot ergernissen leiden.

De tandartstechniek is ook belangrijk wanneer je je gesprekspartner wil doorverbinden. Laat de beller niet zomaar hangen, maar geef aan dat je probeert om de beller door te verbinden met jouw collega.  Zo komen we ook uit bij het volgende onderdeel: van het kastje naar de muur.

Van het kastje naar de muur

Probeer ook warm door te verbinden. Daarmee bedoelen we dat je meteen voldoende informatie vergaart van je gesprekspartner zodat je gericht kan doorverbinden en meteen de andere persoon kan inlichten waarover de beller jou net contacteert. Zo zorg je ervoor dat de beller zijn boodschap niet hoeft te herhalen en dat jouw collega op de hoogte is van de boodschap. Op die manier kan het gesprek immers efficiënt verlopen.

Glimlach tijdens je gesprek

Probeer ook te glimlachen tijdens een gesprek. Zo zorg je ervoor dat je je gesprekspartner op een warme manier begroet. Ook wanneer je voorgaande gesprek niet zo goed verlopen is, probeer dat in je volgende gesprek niet te laten merken. Dat kan immers een bron van ergernis vormen voor je beller.

Terugbellen

Kom je beloftes ook na. Heb je aangegeven aan de klant dat je later gaat terugbellen, voer dat dan ook effectief uit. Dat zorgt er ook voor dat je vertrouwen inboezemt bij de klant.

Zo heb je weer een overzicht van de handige tips die je tijdens een telefonisch gesprek kan inzetten.

Wil je meer weten over The Business Assistant, kijk gerust verder op onze website!

[nancyolyslaegers]

Transcriptie – wat houdt dat juist in?

De Van Dale leert ons de volgende omschrijving: overzetting, m.n. in een ander stelsel van letters of tekens, wat zoveel wil zeggen als de omzetting van gesproken taal in geschreven taal. Toch zijn er verschillen op te merken bij transcripties. Hieronder gaan we daar even meer op in!

Inderdaad, gesproken tekst omzetten naar geschreven tekst lijkt wel een makkie, maar niets is minder waar. Denk bijvoorbeeld al maar eens aan alle pauzes, aarzelingen en verbeteringen die genoteerd moeten worden, voeg daar bovenop nog eens de tijdscode toe en je hebt heel wat om handen. Die omschrijving telt tevens voor een letterlijke transcriptie. Een voorbeeld: “Beste, euh, dames en heren, wij verwelkomen jullie op euh, de 21e oktober voor… om feest te vieren!”

De woordelijke transcriptie geeft veeleer een goed doorleesbare tekst weer. De stopwoorden, herhalingen en aarzelingen worden hier vermeden, waardoor het transcript aangenamer is om te lezen.

Voordelen transcripties?

1)      Duidelijke weergave van vergadering, interview of eender welke opname. Een fragment herbeluisteren kost erg veel tijd, terwijl je een transcript sneller kan scannen.

2)      Tijdbesparend! Ook een transcriptie uitvoeren is tijdrovend. Besteed je die opdracht uit? Dan win je weer extra tijd om andere belangrijke taken uit te voeren!

3)      Eenvoudig: je hoeft geen extra tool of applicatie te installeren om je audiobestanden te laten transcriberen. Bezorg ons per mail je bestanden en wij zorgen voor de rest!

4)      Neutraal: indien je zelf aan de slag gaat met je audiobestand, kan het weleens zijn dat je niet altijd een even objectieve weergave neerschrijft.

5)      Ook kun je als interviewer meer aandacht besteden aan de geïnterviewde. De dictafoon neemt het gesprek op en The Business Assistant voert graag de transcriptie uit!

Geïnteresseerd in onze transcriptiedienst?

Contacteer ons op 014 40 90 00 of stuur een mailtje naar [email protected]

Tot binnenkort!

 #thebusinessassistant #transcriptie

[nancyolyslaegers]

E-mailetiquette: een beleefde mail opstellen

Een professionele brief opstellen? Dat heeft wellicht iedereen al wel eens gedaan, denk maar terug aan je sollicitatie. Maar hoe zit het met de e-mailetiquette? Hoe stel je een professionele mail op? En vooral: wanneer hoef je er geen op te stellen…

Op die laatste kunnen we al gemakkelijk zeggen: wanneer een e-mail te tijdrovend blijkt te zijn, zoals een afspraak inplannen, is het aan te raden om snel even de hoorn te nemen en die persoon te bellen.

Maar hoe zit het dan wel met de e-mail? Hieronder vind je de vijf geboden van e-mailetiquette terug!

1.       Onderwerpregel

 Hoewel soms overbodig bevonden, is de onderwerpregel wel degelijk van belang. Komen er een hele dag door verschillende e-mails in je mailbox terecht? Dan scan je snel even op basis van het onderwerp welke mail urgent is.

 Daarom is het belangrijk om duidelijk weer te geven waarover je e-mail gaat. Probeer duidelijk – in een oogopslag – te omschrijven waarom je die persoon benadert.

 2.       Wees duidelijk

 Het leven is al ingewikkeld genoeg. Door een eenvoudig en heerlijk heldere e-mail op te stellen, vergroot je niet alleen de kans dat je sneller een antwoord krijgt, maar ook je geloofwaardigheidsgevoel bij je contactpersoon. Je bent bondig, maar duidelijk.

 3.       Wachten bij klachten

 Klachten probeert iedereen te vermijden, maar helaas zijn ze meestal onvermijdelijk. Wees op je hoede wanneer je meteen een antwoord biedt op zulke berichten.

Vaak is het beter om even te wachten en de e-mail te laten rusten. Probeer zo neutraal mogelijk te reageren en de klant verder te helpen.

4.       Lees je tekst grondig na

 Ook al is het maar een e-mail, het blijft belangrijk om foutloos te schrijven. Je vertegenwoordigt tenslotte je bedrijf en wil die uitstraling zo professioneel mogelijk houden. Kleine schoonheidsfoutjes kun je best vermijden door de tekst nog eens rustig door te nemen.  

 5.       Geef altijd een antwoord

 Ook al ga je niet in op het verzoek van de afzender, het is belangrijk om die persoon op de hoogte te brengen van jouw beslissing. Niet antwoorden op een e-mail is not done. Heb je niet meteen tijd om de mail volledig door te nemen of te antwoorden ? Stuur dan gerust een korte e-mail terug waarin je vermeldt dat je later een antwoord zal sturen. Zo weet je contactpersoon ook dat je de mail goed hebt ontvangen en dat je nog van je zal laten horen.

[nancyolyslaegers]

EHBIS: eerste hulp bij ideeën structureren

Een idee? Ik schrijf het even snel op. Maar… probleem: ik vind mijn post-it niet terug. Komt het jou bekend voor? Je bent zeker niet de enige. Papier kan je makkelijk verliezen, gebruik daarom het digitale alternatief! Om je wegwijs te maken in de digitale wereld van de notitie-apps, lijsten we hieronder even enkele handige apps op!

1. Evernote

Een uiterst handige app die voor naadloze communicatie zorgt. Schrijf tijdens meetings belangrijke topics neer op je tablet. Wil je er thuis aan verder werken? Geen probleem! Alles wordt opgeslagen in de cloud, daardoor kun je thuis meteen aan de slag.

2. Skitch Handig aan deze app is dat die op dezelfde manier werkt als Evernote! Als je kaas gegeten hebt van de werking van Evernote, heeft Skitch geen geheimen meer voor jou. Een klein verschil is de start: waar je bij Evernote start vanuit een tekstdocument, werk je bij Skitch op een foto. Fijn toch?

3. Wunderlist

De naam zegt het eigenlijk al zelf : je kan met die app een wonderbaarlijke lijst maken die je eraan herinnert om bepaalde taken uit te voeren. De app waarschuwt niet alleen jezelf, maar ook anderen. Tenminste, als je de lijst gedeeld hebt. Daarnaast kun je ook bepaalde taken van de lijst doorgeven aan anderen om uit te voeren. Op die manier kan iedereen vlot de vooruitgang volgen.

4. Dropbox

Uiteraard kunnen we deze app niet vergeten. Multifunctioneel en je hebt altijd een back-up van je documenten. Dropbox kun je raadplegen waar en wanneer je wil zolang je maar toegang tot internet hebt. Ben je in de trein begonnen aan een document en wil je thuis eraan verderwerken? Geen probleem, Dropbox houdt al je documenten bij en maakt er automatisch een back-up van.

5. Todoist

Een app nodig waar je op meerdere niveau kan werken? Dan is Todoist ‘your guy’. Geef kleuren aan taken om aan te geven in welke volgorde je die dient af te werken, zo kan je meteen zien welke priorieit krijgt. Wil je te weten komen hoe productief je zelf bent? Ook dat is mogelijk!

Hup, nu is het aan jou om uit te vissen welke app jij het handigst vindt! Benieuwd naar onze andere diensten? Kijk gerust even verder op onze website!

[nancyolyslaegers]

Notuleren kan je leren!

Om belangrijke items tijdens vergaderingen niet te vergeten, is het belangrijk dat je een duidelijke weergave hebt van de informatie die besproken werd. Met onze tips & tricks helpen we je verder op weg!

1.       Voorbereiding

Alles staat en valt met de voorbereiding. Hoewel je geen actieve deelnemer bent, is het belangrijk dat je weet wat er besproken wordt. Een degelijke voorbereiding is in dit geval goud waard. Dat betekent ook dat je de vorige notulen bekijkt om af te toetsen welke stijl er juist verwacht wordt.

2.       Zitplaats

Kies bij de vergadering een zitplaats uit waar je een duidelijk overzicht hebt over alle kandidaten. Op die manier kun je iedereen beter verstaan en dus ook noteren.

Tip: ga naast de voorzitter zitten. Indien je iets niet goed begrepen hebt, kan je het snel even navragen. Ook richten de deelnemers zich meestal naar de voorzitter waardoor je hen beter kan verstaan.

3.       Hoofdzaak – bijzaak

Alles noteren tijdens een vergadering is onmogelijk. Geef enkel de belangrijke zaken weer opdat de deelnemers later in een opzicht weer weten waarover het gaat.

Probeer ook om belangrijke zaken (bijvoorbeeld actiepunten) te onderstrepen of in het vet te zetten. Zo vind je ze later zeker terug.

Alles noteren? Neem foto’s! De foto’s zorgen ervoor dat je bijvoorbeeld items op een whiteboard of op een flipchart kan toevoegen aan het verslag.

4.       Zorg voor een opname van de vergadering

Ligt het onderwerp jou niet zo? Of verlopen de gesprekken te snel? Probeer dan een opname te maken van de vergadering opdat je niets ontgaat. Vraag zeker op voorhand even nog de toestemming aan de voorzitter. Om efficiënt te werk te kunnen gaan, noteer je best even de minuten van het te herbeluisteren onderwerp. Zo hoef je niet een hele vergadering opnieuw te beluisteren.

5.       Werk het verslag meteen uit

Ga na de vergadering meteen aan de slag met je notulen nu het nog vers in je geheugen zit. Op deze manier ontgaat er je niets. Bovendien kan het weleens zijn dat de deelnemers jouw notulen vrij snel verwachten.

6.       Nalezen

Zoals we bij elke tekst aanraden: lees na de afwerking de tekst nogmaals na.

[nancyolyslaegers]

Vandaag vieren we Internationale Vrouwendag! Wist je trouwens dat de drijvende kracht achter The Business Assistant een team van vrouwen is? #whoruntheworld #girls

[nancyolyslaegers]

Specialisatie in de kijker: medisch secretariaat

Als arts bent u volop in de weer om uw patiënten te helpen, maar wanneer zorgt u voor uw administratie of waar vindt u de tijd om uw patiënten telefonisch te woord te staan? De oplossing is eenvoudig: The Business Assistant neemt dat graag voor u uit handen. Wij zijn namelijk een virtueel secretariaat gespecialiseerd in het medische segment.

Wat de oplossing juist is? Een totaalpakket! The Business Assistant neemt uw telefonie gerust over. Onze medewerkers zijn getraind in het medische segment en nemen met een glimlach in uw naam de telefoon op en beheren uw agenda. Dat doen we zowel bij u op locatie of in ons eigen kantoor in Lille.

Wist u dat… u ook zelfs met de hulp van een medisch secretaresse nog steeds op ons kan rekenen? Stel u voor: vijf patiënten bellen tegelijkertijd, maar uw secretaresse heeft slechts tijd om één patiënt per keer te helpen. Wij vangen uw overload aan telefoons op en zorgen voor een uitmuntende service.

Nieuw: projects on site. Gaat uw medewerker binnenkort op zwangerschapsverlof? Bij een korte of een langdurige afwezigheid zorgen wij voor een extra paar handen. Dankzij ons netwerk van medewerkers met kennis van zaken, hoeft u zich geen zorgen te maken. Zij worden tijdelijk in uw bedrijf tewerkgesteld, wanneer u wilt en zo vaak u wilt. Bovendien hoeft u zich ook geen zorgen te maken over eventuele ziektedagen! Enkel de effectief gepresteerde uren worden gefactureerd.

Opleiding: leer omgaan met moeilijke patiënten. Er wordt weleens gezegd: lastige patiënten bestaan niet, enkel moeilijk gedrag. Wanneer u op regelmatige basis in contact komt met mensen zal dat wellicht bekend voorkomen. Leer daarom het hoofd te bieden aan zulk gedrag en reageer op een gepaste manier.

Meer informatie nodig of benieuwd naar onze andere diensten? Neem gerust een kijkje op onze website! Tot snel!  

[nancyolyslaegers]

Prospectie – niet langer ‘cold calling’

Voor het weekend geven we je graag nog enkele korte tips mee om snel nieuwe klanten te werven.

1)      Maak het lekker warm

Wellicht is prospectie niet je favoriete bezigheid, maar zorg ervoor dat je je comfortabel voelt. Zoek daarom bedrijven op die je absoluut aan je klantenbestand wil toevoegen. Begin niet roekeloos te bellen, maar zorg voor een degelijke voorbereiding. Hou je gesprek persoonlijk en hartelijk. Zo kom je niet meteen over als een verkoper die snel even zijn diensten kenbaar wil maken.

2)      Kies een vast moment in de week Zaken die je niet graag uitvoert, laat je al snel liggen. Kies daarom een vast moment in de week uit om je prospectie uit te voeren en hou in je bestand ook duidelijk bij wie je wanneer opbelt en wat het resultaat was. Op die manier heb je een duidelijk overzicht en kan je gemakkelijk opnieuw contact opnemen om je lijst op te volgen.

3)      Eenrichtingsverkeer Zorg ervoor dat je het gesprek niet domineert. Luister naar je gesprekspartner en probeer te achterhalen of er zaken zijn waarmee jij kan helpen. Op die manier krijgt jouw gesprekspartner het gevoel dat hij jou nodig heeft en kan je misschien meteen een afspraak vastleggen.

 4)      Maak gebruik van social media

Social media liggen nu voor het grijpen, maar er dan ook maar gretig gebruik van. Zo ben je zichtbaar en kunnen prospecten jou gemakkelijk terugvinden in het digitale web.

Hulp nodig bij prospecteren? Neem gerust contact met ons op, wij staan voor je klaar!

[nancyolyslaegers]

In the spotlight: detachering

Er gaat geen belletje rinkelen wanneer u detachering leest? Geen probleem. We bekijken het even samen. In het Engels betekent ‘detach’ letterlijk ‘losmaken van’. In short: tijdelijke tewerkstelling van externe werkkrachten. Werknemers worden dan tewerkgesteld bij externe opdrachtgevers om hen op die manier te ondersteunen.

Even een korte schets: een van uw medewerkers is voor een bepaalde periode niet beschikbaar. De papierstapel blijft groeien. De lijst met de agendapunten zorgt alleen maar voor stress en uw prioriteiten komen niet langer op de eerste plaats. Kortom, het komt u bekend voor. The Business Assistant beschikt over een eigen netwerk van betrouwbare werknemers die u tijdelijk in uw bedrijf kan tewerkstellen, wanneer u wilt en zo vaak u wilt. Uw post, mails, administratie, … het wordt allemaal mee opgevolgd.

Enkele voordelen:

1.       Optimale flexibiliteit

2.       Geen administratieve rompslomp rond het contract

3.       U draagt geen risico

4.       Nieuwe werkkrachten zorgen voor nieuwe ideeën

5.       Goed opgeleide werkkrachten, wij voeren immers de voorselectie uit

Belangrijk om weten:

Detachering ≠ interim.

Enkel de gepresteerde uren worden doorgegeven, ook al betreft dat bijvoorbeeld slechts drie uren per week. Dat betekent dat een afwezigheid door ziekte niet in rekening gebracht zal worden.

Ook blijven onze mensen onder onze payroll staan. Hoe zeer u ook tevreden bent van onze medewerkers, zullen zij niet aangeworven kunnen worden.

Interesse? Vraag gerust een vrijblijvende offerte.

[nancyolyslaegers]

Tips & tricks voor een fijn onthaal – The Business Assistant

Leert u uw klanten voornamelijk kennen via telefoon? Dan zijn volgende tips & tricks u helemaal op het lijf geschreven.

1.       Een glimlach doet wonderen

Geloof het of niet, een glimlach werkt. Niet alleen voor uw klanten maar ook voor uzelf, u zal merken dat u vrolijker wordt.

2.       Laat, indien mogelijk, de telefoon niet langer rinkelen dan drie keer

Klanten willen een beroep doen op uw diensten, uw onthaal maakt bijgevolg de eerste indruk. Laat daarom uw klanten niet al te lang wachten aan de telefoon.

3.       Een duidelijke, formele begroeting

Klanten zijn meestal reeds nerveus wanneer ze uw nummer intoetsen. Zorg daarom voor een aangename begroeting zodat ze meteen gerust gesteld worden. Wanneer u de telefoon aanneemt, is de volledige aandacht nog niet aanwezig bij uw klant. Weet u welke telefonische begroeting aan de orde is?

4.       Noteer

Uw geheugen wordt al erg belast door allerhande andere taken die bij uw functie komen kijken. Zodra de klant zijn naam zegt, noteer dat. Het kan zijn dat u uw plaats even moet verlaten of dat u een boodschap dient door te geven. Probeer niet uw geheugen in te schakelen, maar kies voor het zekere en noteer de naam.

5.       On hold

Probeer klanten zo weinig mogelijk ‘in de wacht te houden’. Uiteraard is dat soms onvermijdelijk, maar breng op zulke momenten uw klanten op de hoogte van uw acties. Zo weet de klant dat u hem gaat doorverbinden en met welke contactpersoon.

Bovendien is het aan te raden om een zo neutraal mogelijke wachttoon in te stellen. Vervelende of opvallende tonen maken het wachten onaangenaam. Probeer het zo aangenaam mogelijk te maken voor uw klant en kies daarom een neutrale wachttoon.

6.       Zeg wat u doet

Het vorige puntje brengt ons naadloos naar het huidige onderdeel. Om de klant zo goed mogelijk van dienst te zijn, is het prettig hem te melden waarmee u bezig bent. Indien u bepaalde informatie moet opzoeken, mag u dat steeds vermelden. Zo krijgt de klant een gevoel van erkenning.

7.       Wees transparant en consistent

Wellicht bent u niet de enige receptioniste aanwezig. Daarom is het fijn voor uw collega’s om een duidelijke transparante en consistente manier van werken op te stellen. Indien u een oproep beantwoordt van een klant die eerder door uw collega geholpen, is het een grote hulp dat u meteen weet waarover het gaat.

Stel daarom een draaiboek op met de manier van notuleren en creëer zo duidelijkheid en consistentie in uw administratie. De klant en uzelf hebben daar alleen maar profijt van.

8.       Zet uzelf eens in de positie van de klant

Wees kritisch ten opzichte van uw eigen beleid en zet uzelf eens in de positie van uw klant. Bel eens naar uw bedrijf en ervaar zelf hoe het onthaal verloopt. Zo merkt u meteen op welke positieve punten waar te nemen zijn en welke struikelblokken er eventueel te vinden zijn.

 Ook helemaal gebeten door de etiquette-microbe en wil u meer weten over het onderwerp? Kijk dan zeker verder op onze website of volg onze opleiding Telefoonetiquette die deze maand van start gaat!

[nancyolyslaegers]

The Business Assistant werft aan

The Business Assistant werft aan! Ben je op zoek naar een veelzijdige job en ben je een administratieve duizendpoot? Dan ben jij misschien wel diegene die we zoeken. Kijk zeker eens naar onderstaande vacature. 

 Wie weet tot binnenkort!

[nancyolyslaegers]

Nieuwe opleidingen

In het nieuwe jaar gaan we van start met een uitbreiding van onze opleidingspakketten! Wil je graag meer weten? Neem dan gerust een kijkje op onze website.