Unsere Erfahrung mit der Zeiterfassung
Während wir uns bei empuxa lange Zeit gegen eine Zeiterfassung ausgesprochen haben, führten wir diese dennoch Ende 2012 ein. Zeit für ein Résumé.
Das Problem
Anfang Dezember 2012 war es wieder soweit und ich begann mit dem monatlichen Schreiben der Rechnungen. Mir fiel jedoch auf, dass der Trend, den ich den Vormonaten bereits beobachten konnte, sich weiter fortsetzte: Es wurden Stunden vergessen in unser Zeiterfassungssystem einzutragen. Für jeden Kunden ist das natürlich traumhaft, für uns bedeutet das jedoch Verlust diverser Euros. Die Angewohnheit, dass ich Rechnungen meist nach unserem wöchentlichem Teammeeting anfing zu schreiben, sodass ich noch einmal nachfragen konnte, ob denn alle Stunden nachgetragen wurden, stellte sich auch nicht als wirklich hilfreich heraus, da die Jungs sich bereits nach zwei Tagen schon nicht mehr an die tatsächlich gearbeiteten Stunden im Detail erinnern konnte. Es war quasi ebenso erfolglos wie die DIN A4-Zettel im Büro mit der Aufforderung, die Arbeitszeiten sofort einzutragen. Es musste also eine andere Lösung her.
Ich begann also mir Gedanken zu machen, wie die Jungs
nicht mehr so häufig das Eintragen ihrer Arbeitszeiten vergessen würden
an alltägliche Dinge erinnert werden könnten
und das alles nicht demotivierend aufgenommen wird.
Die Lösung
Eine Rechere über gängige Zeiterfassungsysteme brachte keinen Erfolg. Für mich war klar, dass nur ein Tablet neben der Ausgangstür überhaupt ins Blickfeld stechen würde – nur gab es einfach keine Software für diesen Anwendungsfall (oder ich habe sie einfach nicht gefunden).
Ich beschloss, auf HTML-Basis solch ein System selber zu bauen, sodass dieses auch aus dem Browser heraus bedient werden kann. So kann ich aus Berlin z.B. direkt sehen, wer denn gerade im Büro ist. Bei einer rein nativen Lösung ohne Internetanbindung wäre das ja sowieso unmöglich gewesen.
Um das Rad nicht zu zu erfinden, verwendete ich Twitter Bootstrap zur Erstellung der Oberfläche und hackte innerhalb von zwei Stunden das Backend, bzw. den JavaScript-Code zurecht. Das System ging in Betrieb und sah fast genauso aus wie heute:
Beim Betreten des Büros loggen sich die Mitarbeiter per Klick auf ihren Namen über ein iPad ein und ab diesem Zeitpunkt wird die Arbeitszeit erfasst. Im Laufe der Monate wurde das System weiter ausgebaut, sodass nun auch neben der Zeit im Büro die tatsächlich in das System eingetragene Arbeitszeit mit angezeigt wird. Beim Verlassen des Büros wird bei Klick auf seinem Namen ein Popup geöffnet, in welchem dem Mitarbeiter die Details angezeigt werden:
Stellt er fest, dass er seine Arbeitszeiten nicht eingetragen hat, ist unter Termindruck oder möchte das später machen, so wird er nun gezwungen, ein paar Details einzutragen, die ihn später an seine Tätigkeit erinnern. Ein Beispiel wäre „PM 2h”, wodurch ich wüsste, dass dieser Mitarbeiter zwei Stunden Projektmanagement getätigt hat. Das Projekt kann ich mir dann meistens aus dem Zusammenhang herleiten.
Nach dem Absenden der Information erhält er eine E-Mail, die ihn erneut daran erinnert, dass die Zeiten nachgetragen werden müssen und ich erhalte diese E-Mail ebenfalls CC, sodass ich vor der nächsten Rechnungsstellung überprüfen kann, ob diese Zeit nachgetragen wurde.
Auch für weitere Probleme des Alltags stellte dieses System Lösungen bereit. Während sonst wöchentlich vergessen wurde, wer denn die Kaffeemaschine zu reinigen hat, bzw. die Küche ordentlich halten muss, so erinnert das System den Nutzer nun automatisch und sorgt für die Einteilung des Dienstes. Des Weiteren wird die letzte Person daran erinnert, dass sie das Büro in einem angemessenen Zustand verlässt. So sollen Fenster und Türen geschlossen, Stromkosten gesenkt und das Büro per Alarm gesichert werden.
Neben all diesen Funktionen gibt es zudem noch Geburtstagserinnerungen und einige kleine interne Gimmiks, die motivationsfördernd sein sollen.
Das Fazit
Ich bin überrascht, wie schnell und wie positiv die Jungs das System trotz anfänglicher Skepsis angenommen haben. Es werden nun fast ausnahmslos die Zeiten am selben Tag in unser Projektmanagementtool eingetragen und auch der Kaffeedienst wird regelmäßig wahrgenommen. Einzig die Fenster bleiben öfters noch offen und die Monitore sind nicht immer vom Strom getrennt. Ob sich die Arbeitszeiten insgesamt verbessert haben ist mir nicht bekannt – aber das interessiert mich auch nicht.