#hugsmidjan

[hugsmidjan]

Leikandi, listrænir og léttfættir Hugsmiðjuliðar

Starfsfólk Hugsmiðjunnar [email protected]

Hvernig hljómar það að kíkja á spunasýningu, útitónleika, ljósmyndasýningu og allsherjar dansmaraþon og Karnival á Klapparstíg á Menningarnótt? Einstaklega vel í okkar eyrum! Nokkrir starfsmenn Hugsmiðjunnar ætla að leggja sitt af mörkum að gera Menningarnótt enn áhugaverðari og skemmtilegari.

Arnór Bogason, vefforritari og spunameistari mun taka þátt í spunamaraþoni í Þjóðleikhúskjallaranum frá kl 14:00-22:00. Arnór verður í sýningu sem hefst kl 16:30.

Hrafn Thoroddsen, vefforritari, aðgengishönnuður, gítarleikari og söngvari mun spila á Menningarnæturtónleikum X977 og Bar 11 með Ensími.

Jón Frímannsson, vefhönnuður og ljósmyndari mun sýna verk sín á ljósmyndasýningu Félags filmuljósmyndara á Íslandi á Fiskislóð.

Margeir Steinar Ingólfsson, ráðgjafi, stjórnarformaður og dj, auk Óttars Sæmundsen, ráðgjafa og bassaleikara koma fram á dulmögnuðu Karnivali á Klapparstíg. Hugsmiðjan stendur við bakið á þessum viðburði og skorum við á alla að kíkja á Karnivalið sem og hina viðburðina.

Auk þess ætlar Kristrún, textagerðarnörd að sprikla hálft maraþon í Reykjavíkurmaraþoni Íslandsbanka.

Getur ekki klikkað.

[hugsmidjan]

Haustönn Vefakademíunnar

Óttar Sæmundsen [email protected]

Eftir farsælan fyrsta vetur í Vefakademíunni kom ekkert annað til greina en að halda áfram því skemmtilega verkefni að fræða fólk um vefmál. Námskeiðin eru fyrir vefstjóra, markaðsstjóra og aðra sem vinna við vefmál í fyrirtækjum og stofnunum, en þau eru einnig fyrir alla þá sem hafa áhuga á að starfa innan þessa geira. Eins og í fyrra eru það reynsluboltar úr vefgeiranum sem kenna námskeiðin. Okkur fannst það vel við hæfi að byrja nýja önn á námskeiðinu „Undirbúningur vefverkefna“.

Önnur námskeið í boði á haustönn:

Lærðu að nýta þér Google Analytics og Webmasters Tools

Farið verður yfir þá möguleika sem Google Analytics býður upp á og nemendum sýnt hvað þeir geta nýtt á sínu eigin vefsvæði. Lykiltölur verða fundnar og sýnt hvernig hægt er að skilgreina þær. Almennir viðmótsþættir skoðaðir með orðaútskýringum. Farið verður yfir helstu skýrslur og valkosti við uppsetningu á sérsniðnum skýrslum. Einnig verða helstu atriði Webmaster Tools verða skoðuð og hvernig hægt er að nýta tólið til að gera vefinn betri og sýnilegri í leitarvélum.

Betri og einfaldari opinberir vefir

Það má einfalda og bæta alla vefi. Einkenni margra opinberra vefja er ofhlaðið efni og mikil áhersla á fréttir. Framsetning á efni er gjarnan mjög formleg og það er staðreynd að þorri almennings, þá sérstaklega í yngri aldurshópum, skilur ekki efnið.

Samfélagsmiðlun sem virkar

Við stöndum á öldufaldi byltingar í markaðssetningu – byltingar samfélagsmiðlanna. Fyrirtæki og einyrkjar sem læra að virkja þennan nýja vettvang geta náð stórkostlegu forskoti: gífurlegri útbreiðslu með margfalt lægri kostnaði en sem fylgir markaðssetningu með hefðbundnum leiðum.

Skráningar eru í fullum gangi á vefnum okkar. Ef einhverjar spurningar vakna, þá er hægt að hringja í okkur í síma 5 500 900 eða senda tölvupóst á [email protected]. Við getum einnig sérsniðið kennslupakka fyrir fyrirtæki ef áhugi er fyrir hendi.

[hugsmidjan]

Skapandi fólk út um allt

Starfsfólk Hugsmiðjunnar [email protected]

Okkur finnst að þið ættuð að heimsækja listaspírur Hugsmiðjunnar um helgina. Góður hópur starfsmanna ætlar að taka þátt í að gera Menningarnótt skemmtilega. Hér er það sem verður í gangi af okkar hálfu.

Jón Frímannsson - Hönnuður 

Ljósmyndasýningin hans Jónfrí verður í undirgöngunum á milli Ljósvallagötu 8 og 10 frá kl. 14:00

  Hrafn Thoroddsen - Vefari

Hrafn spilar með Helga Björnssyni og Reiðmönnum vindanna í Húsdýragarðinum 

  Guðmundur Stefán Þorvaldsson - Forritari

Gummi og bandið hans, Sunnyside Road, verður á Sjóminjasafninu Vík á laugardaginn kl. 20:30

  Guðlaug Birna Björnsdóttir - Þjónustustjóri  

Lauga verður í JCI húsinu, Hellusundi 3, Kl. 13:00 – 17:30

Þar verða í boði örnámskeið eins og t.d. um lykilatriði góðrar ræðumennsku og að leysa hamingjuna úr læðingi

  Margeir St. Ingólfsson - Ráðgjafi og stjórnarformaður

DJ Margeir verður með Karnival á gatnamótum Hverfisgötu og Klapparstígs allan laugardaginn fram að flugeldasýningu. 

Með honum verða fjölmargir skemmtilegir listamenn, jógaiðkendur og fleira. Heyrst hefur að okkar eigin Óttar Sæmundsen og Jónfrí taki líka þátt í þessum hátindi menningarnætur (að okkar mati).

Hér sé stuð.

[hugsmidjan]

Mættum við biðja um minna "context switching"?

Ragnheiður H. Magnúsdóttir [email protected]

Hugsmiðjan hefur í gegnum tíðina notað Kanban og Scrum til að skipuleggja sig og haft gaman af. Flæðið í fyrirtækinu var endurspeglað á einni stórri Kanban-töflu og nánast öll verkefni fylgdu sama flæði. Í því skipulagi var starfsmönnum skipt niður í deildir: ráðgjöf, hönnun, vefun, forritun, þjónusta, kerfisstjórn og prófanir. En nú eru breyttir tímar.

Eftir stefnumótun með öllum starfsmönnum ákváðum við að nú væri kominn tími til að byggja skipulagið okkar á þverfaglegum teymum og í síðustu viku skiptum við okkur í fjögur teymi; eitt þjónustuteymi og þrjú þróunarteymi. Auk þeirra er eitt söluteymi, bókari og gæðastjóri. Svokallað „context-switching“ er nokkuð sem við þekkjum nokkuð vel og vonir standa til að það muni minnka við nýtt fyrirkomulag. 

Markmiðið með breytingunni er að bjóða betri þjónustu, auka teymisvinnu innan Hugsmiðjunnar og bæta skilvirkni í verkefnunum okkar.

Teymin sitja nú saman og hafa hvert um sig einn viðskiptastjóra. Teymin eru sjálfstýrandi og velja sér sjálf aðferðafræði til að skipuleggja sig. Þau geta því notað aðferðir eins og Kanban eða Scrum eða eitthvað allt annað. Að auki höfum við einn "stand-up" fund (15 mín) í viku þar sem leitast verður við að ná yfirsýn yfir öll verkefni hverju sinni. 

Þegar komin er reynsla á nýja fyrirkomulagið ætlum við að fara vel yfir hvað sé að virka vel og hvað þarf að laga, þ.e. hafa svokallaðan Retro-fund og gera lagfæringar á fyrirkomulaginu ef þurfa þykir. Við höfum farið í gegnum svona breytingar áður og vitum það að það er nauðsynlegt að tvíka hlutina til reglulega þar til við erum orðin ánægð með útkomuna.

Við erum bjartsýn á framhaldið og teljum við séum á rétti braut. 

Ég er stolt af því hvað mitt fólk tekur vel í breytingarnar og eru allir komnir á gott skrið með nýtt fyrirkomulag. Okkar von er að viðskiptavinir okkar verði í skýjunum með þetta líka.

Saman gerum við internetið að betri stað.

[hugsmidjan]

1332 kílómetrar

Reynir Hubner [email protected]

Þessa dagana situr maður eins og límdur við skjáinn að smella á refresh, og ekki að ástæðu lausu, WOW-Cyclothonið er farið af stað. Í keppninni hjóla keppendur hringveginn, einir eða skiptast á í liðakeppninni. Hjá keppendum er þreytan sennilega byrjuð að láta finna fyrir sér núna (keppnin hefur staðið í 14 klst), allt snýst um að innbyrða sem mest af mat, kolvetnum, þurka fötin eftir bleytuna, og koma sér í gírinn fyrir næsta sprett, en nú hafa menn hjólað heila nótt, og eiga flestir þeirra allavega aðra nótt eftir. Íslandsmetið er rétt um 40 klst, og heyrst hefur að markmið hörðustu liðanna í keppninni í ár sé að ná því. Aðstæður hafa ekki verið góðar að þessu sinni, rok og rigning hafa sett svip sinn á keppnina.  

Í ár eru 63 teymi skráð til leiks, flest 10 manna lið, nokkur 4 manna lið og svo eru örfáir en grjótharðir kappar að hjóla hringinn í einstaklingskeppninni, en gera má ráð fyrir að hátt í 500 keppendur séu þarna heildina, sem gerir atburðinn að næststærsta hjólreiðaatburði ársins á Íslandi. Þetta er gríðarleg áskorun, hvernig sem á málið er litið.  Liðin safna áheitum sem renna til góðgerðamála, nú hafa safnast hátt í 7 milljónir.  Hjá flestum keppendum fer mikill tími í æfingar og undirbúning, og að auki þurfa keppendur að kaupa eða leigja helling af búnaði, eins og húsbíla, keppnisfatnað og þessháttar.  Við hjá Hugsmiðjunni erum ákaflega stolt af okkar eigin Atla, en hann hjólar með liði Landslaga. Við óskum honum og liðinu hans að sjálfsögðu góðs gengis í keppninni, en einnig öllum hinum kunningjunum og vinum okkar sem keppa í mótinu í dag og næstu sólahringa. 

Kíkið á vefinn um keppnina og stöðuna eins og hún er núna

[hugsmidjan]

Vinnan, streitan og taktur lífsins

Snorri Páll Haraldsson [email protected]

Flest þekkjum við streituna og áreitið sem fylgir daglegu lífi.

Við þurfum að halda utan um það sem við erum að gera í og utan vinnu. Því miður getur þetta oft reynst erfitt þar sem verkefnin í nútímaheimi eru bæði margbrotin og flókin.

Ofan á allt þetta kemur áreitið sem við kjósum að bæta við lífið. Tölvupóstar, farsímar, samfélagsmiðlar, fréttir, sjónvarpsefni o.s.frv.

Er það furða þó að streita sé orðin partur af hinu daglega lífi?

Streita

Streita er eitthvað sem við þekkjum öll. Viðbrögðin sem hjálpuðu okkur að lifa af þegar við bjuggum í hellum og þurftum að hlaupa undan ljónum af og til hjálpa okkur ekki neitt þegar við verðum sein á fund, förum í próf eða í atvinnuviðtal, erum föst í umferð og við erum yfir höfuð að flýta okkur. o.s.frv.

Krónísk streita verður til yfir langan tíma og oft er erfitt að átta sig á því hvort hún sé til staðar vegna þess að við þekkjum sjaldnast einkenninn. Við höldum að allt sé í góðu lagi á meðan líkaminn er í raun yfirfullur af kortisóli (stresshórmón).

Ef þú vilt læra meira um streitu þá mæli ég með bókinni Why Zebras Don't Get Ulcers eftir Robert Sapolsky sem er prófessor við Stanford-háskóla og hefur rannsakað áhrif streitu í rúm 30 ár.

Einn fíl takk!

Ef ég rétti þér skóflu og bið þig um að grafa 20 metra langan og 20 sentímetra djúpan skurð getur þú byrjað strax. Árangurinn sést jafnóðum, verkefnið krefst lítils undirbúnings og hver skóflustunga er sýnileg.

Ef ég bið þig um að halda veislu þá krefst það mikils undirbúnings og skipulags áður en hægt er að halda veisluna.

Vegna þess hve einföld verkefnin eiga til að hljóma þá hættir okkur til að sleppa því að brjóta þau niður í viðráðanlegar stærðir og við byrjum bara að borða fílinn.

Fyrir vikið líður okkur eins og ekkert gangi að borða greyið fílinn.

Takturinn skiptir öllu máli

Það er taktur í öllu í kringum okkur. Hjarta okkar hefur takt, líkamshreyfingar okkar hafa takt, tíminn hefur takt, tónlist hefur takt og þjóðfélagið hefur takt (opið 9-5, frí um helgar, sumarfrí o.s.frv).

Við skynjum auðveldlega breytingar á takti, hvort sem hann verður hraðari, hægir á sér eða breytir um mynstur.

En við tökum best eftir því ef takturinn stoppar.

Um leið og eitthvað fer úr takti eða takturinn stoppar fer eitthvað á annan veg en við gerðum ráð fyrir.

Eldfjall gýs, haugur af strandaglópum út um allan heim, allir brjálaðir út í Ísland.

Skaftárhlaup, þjóðvegurinn rofnar, samgöngur milli Austurlands og Suðurlands taka lengri tíma.

Verkfall hjá kennurum, nemendur slaka á í heimanámi, auknar líkur á falli.

Fáum flensu, enginn til að vinna verkefnin á meðan, meiri streita og yfirvinna þegar við komum til baka.

Bílinn bilar, viðgerð kostar 500 þúsund, á ekki pening, allt í steik.

Það að finna góðan takt í lífinu er að mínu mati eitt það mikilvægasta sem við gerum svo allt gangi vel.

Smærri einingar skapa taktinn

Lykilinn að því að finna góðan takt snýst um að læra að brjóta verkefni dagsins niður í smærri verkefni svo við fáum þá tilfinningu að allt sé að ganga vel og að við séum að ná árangri.

Þumalputtareglan mín er að klára minnst 5 verkefni, mest 10, yfir daginn frá því ég vakna og þangað til ég fer að sofa.

Ef ég næ ekki að klára 5 verkefni þá hef ég ekki brotið þau nægilega smátt niður og mér líður eins og mér miði ekki áfram.

Ef ég klára 5-10 verkefni á dag þá er takturinn góður og mér líður vel með daginn.

Ef ég klára fleiri en 10 atriði á dag þá hef ég brotið þau of smátt niður sem á endanum skapar streitu og skapar þá tilfinningu að það sé of mikið að gera.

Hvað ef ég er með 30-40 smáverk yfir daginn?

Þegar ég tala um verkefni þá er ég ekki endilega að tala um einstök framkvæmanleg atriði.

Ef ég er með mörg smáverk sem ég þarf að klára yfir daginn þá reyni ég að flokka þau saman eftir samhengi.

Segjum að ég þurfi að lesa tölvupóstinn minn, senda 2 tölvupósta og hringja 1 símtal þá myndi ég setja þetta allt saman undir verkefnið „Samskipti “ því þau eiga það sameiginlegt.

Samskipti

Lesa tölvupóstinn.

Svara póstinum frá Sigga um hvort hægt sé að færa fundinn á morgun.

Hringja í Nonna og panta tíma í klippingu.

Senda póst á tryggingafélögin og fá tilboð í tryggingar.

Ef verkefni eiga ekkert sameiginlegt nema það að taka stuttan tíma þá hópa ég þau saman undir „Smáverk“ og geng svo á listann.

Hver og einn hefur sinn takt en það sem skiptir máli er að láta sér líða þannig að það sé ekki brjálað að gera, þó að það sé brjálað að gera.

Þetta er bara spurning um hvernig maður horfir á hlutina :)

Skipulag er nauðsynlegt svo takturinn gangi

Þó að takturinn skipti máli þá er ekki hægt að halda takti nema vera með gott skipulag og góða yfirsýn yfir allt sem við erum að gera í lífinu..

Daginn út og inn gengur hugurinn okkar á vanamynstrum sem hafa myndast á löngum tíma. Í fæstum tilfellum veitum við því athygli þegar vanamynstur verður til og oftar en ekki eru þau ekki frá okkur sjálfum komin heldur okkar nánasta umhverfi (foreldum, vinum o.s.frv).

Skipulag er eitthvað sem við tileinkum okkur þegar við þurfum að gera sömu eða svipaða hluti reglulega eða þegar við viljum geta gengið að hlutum á vísum stað: Við setjum hnífapör í sömu skúffu, fjarstýringuna við hliðina á sjónvarpinu, íþróttatöskuna við dyrnar o.s.frv.

Þegar við erum svo búin að gera hluti meðvitað í ákveðinn tíma þá enda þeir í vana. Við þurfum ekki að muna eftir þeim, við bara gerum þá.

Gott er að hafa í huga að skipulagsleysi er jafnmikill vani og gott skipulag.

Einföld aðferðafræði

Til að skipuleggja verkefnin mín hef ég nýtt mér aðferðafræðina Getting Things Done frá David Allen.

Ég hef prófað margt þegar kemur að skipulagi en ég enda alltaf á GTD því þetta er einfalt og virkar (fyrir mig).

Lykilatriðið er að skrifa allt sem á að gera á einn stað.

Hugurinn er góður staður til að skapa hugmyndir en ekki svo góður í að muna hluti til skamms tíma eða halda utan um marga hluti í einu. Því meira sem við leggjum á minnið af því sem þarf að gera, því meiri líkur eru á að við gleymum því. Fyrir vikið eykst stressið þar sem við erum alltaf að velta fyrir okkur hvort við séum að gleyma einhverju. Þegar streitan eykst, aukast líkur á að við gleymum.

Áttu vasaljós með tómum rafhlöðum? Hvenær minnir hugurinn þinn á að það vanti rafhlöður? Þegar rafmagnið er farið af húsinu og þú þarft að nota vasaljósið.

Ég man ekki nákvæmlega hvað ég er að fara gera þegar ég er búinn að skrifa þessa grein, en það er allt í lagi því þetta er allt skrifað niður á einn lista sem ég kemst í hvenær sem er.

Svo lengi sem rafmagnið fer ekki :)

Ferlið

Ferlið er í sjálfu sér afar einfalt og skiptist upp í fimm skref.

Safna saman því sem grípur athyglina.

Vinna úr því sem safnast saman.

Flokka í viðeigandi verkefni og samhengi.

Endurskoða verkefnin reglulega.

Framkvæma!

GTD aðferðafræðin

Allt sem kemur inn á borð til okkar fer í innhólfið okkar.

Ef við fáum eitthvað inn sem er framkvæmanlegt og tekur minna en 2 mínútur þá gerum við það strax, annars fer það í innhólfið. Að setja tveggja mínútna verkefni á listann, flokka það og ákveða hvenær við ætlum að koma því í verk tæki lengri tíma en að klára það bara.

Hvort sem við erum að tala um verkefni sem koma í gegnum tölvupóst, símtal, af fundum eða bara einhverjar upplýsingar sem við gætum þurft á að halda … beint í innhólfið!

Í lok dags förum yfir það sem er í innhólfinu og flokkum.

Flokkun

David Allen mælir með því að flokka allt í verkefni og samhengi.

Með þessu móti er hægt að beina athyglinni að ákveðnu verkefni eða samhengi.

Dæmi um verkefni getur verið „Skrifa Getting Things Done blogg færslu“.

Dæmi um samhengi getur verið „Verkefni í bið“.

Eftir þó nokkrar útfærslur þá endaði ég með eftirfarandi flokka og samhengi.

Verkefni

Vinnan

Allt sem snýr að 9-5 vinnunni

Utan vinnu

Persónuleg verkefni

Heimilið o.fl.

Pro bono

Sjálfboðavinna

Hjálpa vinum og vandamönnum

Framtíðin

Hlutir sem mig langar að gera en hef ekki tíma akkúrat núna

Samhengi

Vinna

Í bið

Stúss

Fylgja eftir

Hugmyndir

Til minnis

Hversu ítarlega ég flokka svo hvert verkefni út af fyrir sig veltur algerlega á því hversu stórt það er.

Skjáskot úr Omnifocus

Rútínan

Til að þetta virki nú allt saman þá þarf að koma því inn í rútínu að safna, fara yfir, flokka, endurskoða og vinna verkefnin.

Þetta getur tekið sinn tíma, yfirleitt nokkra mánuði. Það eru góðar líkur á að detta inn í  gamla farið og hætta að safna öllu saman á einn stað. Ef það gerist þá er bara að byrja aftur.

Dagurinn minn lítur svona út

Skoða plan dagsins svo ég viti hvað ég er að fara gera.

Gera breytingar eftir þörfum.

Fara yfir öll skilaboð sem bíða (tölvupóstur, samskiptamiðla o.fl.) og veiði út það bitastæða og set í innhólfið mitt.

Vinn verkefni dagsins.

Í lok dags

Flokka ég það sem fór í innhólfið yfir daginn.

Fer ég yfir það sem ég kláraði.

Undirbý daginn á morgun.

Vikulega endurskoða ég svo öll þau verkefni sem eru í gangi til að fá yfirsýn og til að hreinsa út upplýsingar sem ég þarf ekki lengur.

Svo gleymi ég öllu og slaka á :)

Pappír eða tölva?

Þegar kemur að því að finna þennan eina stað þar sem öll verkefni eiga heima virkar gamli góði pappírinn fyrir marga.

Persónulega hentar mér betur að nota hugbúnað sem leyfir mér að vera með listann minn í tölvunni og símanum mínum. Ég nota OmniFocus til að halda utan um allt mitt en það forrit er sérsniðið í kringum GTD aðferðafræðina. Því miður er það bara til fyrir Makka.

Hér er að finna lista yfir forrit sem GTD mælir (ég hef heyrt góða hluti um Evernote). Einnig er hægt að kaupa hjá þeim leiðbeiningar um hvernig er hægt að setja upp hvert og eitt forrit svo það henti GTD aðferðafræðinni.

Sveigjanleiki

Að lokum er mikilvægt að hafa sveigjanleika ef allt á að virka. Ef eitthvað breytist þá aðlögum við bara planið okkar að því.

Eina ástæðan fyrir því að þessir taktmælar enda í takt er vegna þess að flöturinn sem þeir standa ofan á er sveigjanlegur.

Orkan úr hverjum og einum taktmæli leiðir niður í flötinn sem að sama skapi skilar sér til baka upp í taktmælana.

Á endanum er allt í takti!

[hugsmidjan]

Arnór, Andri og Jói kynna prótótýpu fyrir snjallar auglýsingar. #hugsmidjan #tölvunarfræðinemaraðútskrifastúrHR

[hugsmidjan]

Google Analytics námskeið með Snorra. #hugsmidjan