Na konci každého měsíce to v účtárně vře. Dokážete si to vůbec představit?
Účetnictví je, bohužel, jako všechna práce, která má deadline, sezónní záležitost. Když končí fiskální rok, když je třeba podat daňová přiznání, ale i když končí jenom obyčený kalendářní měsíc, na účtárně se pracovníci nezastaví a pokud se nestíhá, pak často přijde na mysl nápad, nechat vedení účetnictví Praha externí firmě.
Nejinak tomu je na mzdové účtárně. Mzdové účetnictví je stejně cyklické, jako potřeby lidí a tak jsou povinnosti mzdové účetní, při ukončení kalendářního měsíce, nezanedbatelné. Jak vypadají v praxi? Ke stěžejním povinnostem mzdové účetní při ukončení každého kalendářního měsíce patří shromáždit evidenci docházky za jednotlivé zaměstnance. V pravidelný den výplaty pak provede mzdová účtárna výplatu mezd všech zaměstnanců spolu s předáním výplatní pásky zaměstnancům, která obsahuje údaje o jednotlivých složkách mzdy a o provedených srážkách.
V případě zasílání mezd na žádost zaměstnance na jeden jeho účet je vhodné, aby byla v den výplaty mzda připsána zaměstnanci na účet příslušného peněžního ústavu. Není-li však tato podmínka dohodnuta v kolektivní smlouvě anebo se zaměstnancem, může zaměstnavatel odepisovat peněžní prostředky určené na výplatu mezd až v pravidelný den výplaty ze svého účtu a provést výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy k rukám oprávněných osob. Mzdový účetní dále v termínu do 20. dne v kalendářním měsíci po skončení měsíce, jehož se výplata týká, provést odvod sociálního zabezpečení na účet příslušné správy sociálního zabezpečení, ve stejném termínu provést odvod zdravotního pojištění na účty jednotlivých zdravotních pojišťoven zaměstnanců a také odvod sražené zálohy daně na účet příslušného finančního úřadu. Povinností mzdové účtárny je nejpozději v den splatnosti výplat za předchozí měsíc odevzdat na jednotlivé zdravotní pojišťovny tzv. „Přehled o platbě pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatele“, kde se uvede počet zaměstnanců, souhrn vyměřovacích základů všech zaměstnanců a výše pojistného. Mimo to je zde povinost v termínu do 20. dne v kalendářním měsíci po skončení měsíce, jehož se výplata týká, předat na příslušnou správu sociálního zabezpečení tzv. „Přehled o výši vyměřovacích základů, výši pojistného a výši vyplacených náhrad za dobu prvních 14, resp. 21 kalendářních dnů pracovní neschopnosti“. Při odesílání prostřednictvím držitele poštovní licence musí zaměstnavatel počítat s časovou rezervou. Účetní také musí provést mzdovou uzávěrku pro účely účetnictví a archivace, ve lhůtě do konce kalendářního měsíce následujícího po měsíci, v jehož průběhu byla sražena srážková daň dle zvláštní sazby daně, provést odvod této srážkové daně příslušnému finančnímu úřadu.
Ani na konci kalendářního roku nejsou povinnosti zanedbatelné. Při ukončení kalendářního roku je třeba zodpovědně provést řadu úkonů, které mají významný dopad zejména v oblasti důchodové a daňové.
Patří k nim především povinost zpracovat roční mzdový list, v případě zpracování mezd v elektronické podobě na počítači. Dále pak v případě vedení mzdových listů tradiční formou ručně, doplnit údaje důležité pro zpracování ročního zúčtování, tzn. doplnit úhrn příjmů, úhrn pojistného, slevy na poplatníka atd. Stejně je nutné ve lhůtě 10 dnů od podání žádosti zaměstnance vystavit doklad „Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti, funkčních požitků a o sražených zálohách na daň“, přičemž kopii dokladu archivuje mzdová účtárna.