Outsourcing je nový název pro přežití
Publikujeme rozhovor o podnikání na dálku, který s ředitelem Melvila Tomášem Baránkem vedl Filip Dřímalka pro blog služby EasyTask.cz, která se zaměřuje na outsourcing služeb a využití práce na dálku. Původní znění článku najdete zde.
Nakladatelství, které funguje výhradně formou vzdálené spolupráce – to není vize budoucnosti, ale realita dneška. Tým nakladatelství Jan Melvil Publishing už takhle spolupracuje několik let. Pravidla pro podřízené jsou v podání ředitele Tomáše Baránka prostá a jasná: Ať si každý svou práci dělá, kdy chce a jak chce, hlavní je kvalitní výsledek a dodržování termínů.
Filip Dřímalka: Pane Baránku, jak funguje Vaše vydavatelství? Spolupracujete formou vzdálené spolupráce úplně, nebo někde máte kancelář, kde sídlí alespoň část redakce? Tomáš Baránek: Dnes už žádné kanceláře ani fyzické redakce nemáme. Když jsme začínali, pronajali jsme si prostory, ale časem se ukázalo, že je vlastně nevyužíváme a že plýtváme penězi, kterých se nám nedostávalo. Tak jsme je opustili a přešli do režimu „na dálku“. V tomto módu dnes už skvěle funguje nejen samotné jádro firmy, ale desítky externistů. Asi tomu napomáhá, že redakční práce je sama o sobě dosti osamělá činnost, vyžadující hodiny soustředění, během něhož je běžné kancelářské vyrušování nepřípustné. Přesto se jednou za pár týdnů naživo rádi scházíme v nějaké užší sestavě: tu a tam obědoschůzka, tu a tam brněnský tým na pivě, jednou dvakrát do roka dáme dohromady večírek i s přespolními, které mnohdy vidíme naživo poprvé. Pracujeme primárně přes systém Basecamp, jehož tvůrci jsou současně autory našeho bestselleru Restart a také novinky Práce na dálku – Zn.: Kancelář zbytečná – jejich způsob řízení firmy, popsaný v obou knihách, je pro nás velkým zdrojem inspirace.
FD: Jak a podle čeho vybíráte spolupracovníky? Nebo máte stabilní tým externistů a nové příliš často nehledáte? TB: Většinu „postů“ máme obsazených osvědčenými kolegy. Kromě kvality práce je pro nás klíčová spolehlivost a pružnost. Nic jiného nás vlastně nezajímá: ať si každý svou práci dělá, kdy chce a jak chce – podstatné je, že se můžeme spolehnout na termín a kvalitu a když něco selže, že jsme schopni se rychle domluvit na řešení. Stále však hledáme kvalitní překladatele z angličtiny – těch skutečně dobrých není mnoho, anebo jsou velice vytížení.
FD: Jan Melvil Publishing provozuje web MítVšeHotovo.cz, který se mj. věnuje time managementu. V čem podle Vás lidé dělají největší chybu při nakládání se svým pracovním časem? TB: Nejhorší chyba je myslet si, že se už nemůžu zlepšit. Mám úspěšného kamaráda, který je přesvědčený, že si svou práci organizuje zcela dokonale. Jeho sebeorganizační metody jsou ale tak ubohé, že podle mne tráví třetinu času opravami chyb, které by se nestaly, kdyby si den lépe strukturoval. Pointou pak je, že mi občas naznačí, že můj bezvýznamný drobek práce se s tím jeho obrovitým objemem úkolů nedá srovnat. Závěry činí jen na základě toho, že na schůzku s ním nezapomenu, přijdu na ni včas, a když už se po mnoha odkladech z jeho strany typu „nestíhám“ potkáme, jsem v pohodě, odpočatý a stíhám. Těmto lidem není pomoci, aspoň do chvíle, než se zhroutí a nechají si poradit.
FD: Jak se svým časem můžeme lépe hospodařit? Jakou roli v tom (v případě podnikatelů) může hrát outsourcing? TB: Když mi můj oddílový vedoucí na skautském táboře někdy v osmdesátých letech poprvé vysvětlil, že coby družinový rádce budu muset mj. delegovat činnosti, byl jsem z toho paf. Měl jsem do té doby za to, že rozdělování úkolů druhým je nejzákeřnější forma lenosti. Ač jsem se později naučil delegovat, s tímto nastavením bojuji celý život – mám sklon si „všechno udělat sám“ a pak nesu následky. Outsourcing je podle mého v dnešním podnikání nezbytnost, přesněji, že v jistém bodě vývoje se stává nezbytností – ať děláte, co děláte. Vzestup dnešní civilizace stojí na směně práce, která umožnila lidem získat čas – nejcennější komoditu vůbec. Bez směny bychom si museli vše udělat sami. Napít se by znamenalo vytáhnout vodu ze studny vědrem, které bychom si museli předtím vyrobit nástroji, které bychom si předtím museli vyrobit z materiálů, které bychom museli zpracovat nástroji…a tak dál až k našim prapředkům. Vše kolem vás, na co se podíváte (pokud nestojíte uprostřed lesa), vzniklo díky dlouhému řetězci směny. Outsourcing je nový název pro přežití.
FD: Říká se, že čas jsou peníze. U freelancerů to určitě platí tím spíš. Jaká by byla vaše rada, co se týče time managementu, pro ně? TB: Všechny další rady jsou marné, nemáte-li disciplínu. Pak nezbývá, než si ji vybudovat, pomaloučku, do píky. Naráz to nejde. Doporučuji přečíst náš Konec prokrastinace. :)
FD: Chtěla jsem se pro volbu otázek k tomuto rozhovoru inspirovat články a rozhovory s Vámi, ale bohužel jsou dosti monotematické – týkají se většinou jen Vašeho díla „Jak sbalit ženu“. Nicméně z nich vždy vyplývá, že jste do oblasti mezilidské komunikace dobře zasvěcen a máte četné zkušenosti. Pojďme to tedy přetavit ono umění komunikace v oblasti podnikání: Jak velký vliv má způsob komunikace na kvalitu spolupráce? TB: Zásadní. Pokud pracujete na dálku, kdy je většina komunikace písemná, tak vám nezbývá, než být schopen se vyjadřovat rychle a výstižně – a navíc se velice soustředit na porozumění tomu, co píše druhá strana. Vyžaduje to specifické nadání, kterým není obdařen každý. Další požadavek se týká i jazykové správnosti psaného projevu – zvláště v našem oboru nemůžeme příliš tolerovat neznalost češtiny. A taky netolerujeme.
FD: Jaká je v tomto směru Vaše zkušenost – stalo se Vám třeba někdy, že komunikace mezi Vámi a dodavatelem nebyla v pořádku (ať už z jeho či Vaší strany)? A dalo Vám to do další spolupráce něco? TB: V našem případě bych asi nemluvil o „dodavatelích“, ale spíše obecněji o partnerech. Pokud něco někdy začalo skřípat, vždy jsme problém řešili telefonem anebo schůzkou; ale to se neděje příliš často. Naše vztahy jsou dlouhodobé a nadstandardní. Máme skvělý tým.
FD: Jakých zásad by se zadavatelé a dodavatelé měli v komunikaci držet, aby vše probíhalo k oboustranné spokojenosti? TB: Myslím, že držet slovo je 90 % úspěchu. Zbývajících 10 % je pak schopnost férově, zodpovědně a vstřícně řešit nenadálé problémy.
FD: Externí spolupráce nicméně do komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem staví určité bariéry, i když jsou možnosti spojení dnes široké. Může mít podle Vás na spolupráci negativní dopad, když chybí komunikace tváří v tvář? Přece jen se snižují možnosti dozoru nad výkonem práce ze strany zadavatele, stejně jako dosažitelnost/dostižitelnost zadavatele dodavatelem, když je zrovna potřeba… TB: Než se pustíme s někým úplně novým a „neznámým“ do spolupráce, většinou se pokusíme o osobní setkání. Ale někdy se z časových důvodů naopak stane, že se rozhodneme pro spolupráci na dálku jen na základě referencí a odvedené práce, a teprve o mnoho později se (na již zmíněném večírku :) poplácáme po ramenou.
Profil
Tomáš Baránek je známý český nakladatel, spisovatel a publicista. Vystudoval matematickou informatiku na Masarykově univerzitě v Brně a svou kariéru začal v roce 1994 ve vydavatelství Computer Press. Pět let byl šéfredaktorem časopisu Computer. Po roce 2004 se věnoval především literární tvorbě (např. sbírka eroticky laděných básní Bez uzdičky nebo rádce Jak sbalit ženu). V roce 2007 se vrátil k vydavatelské činnosti, a to ve vznikajícím nakladatelství Jan Melvil Publishing, které se stalo průkopníkem ve vydávání elektronických knih u nás. Soustředí se zejm. na vydávání knih s tematikou osobního růstu od předních českých i světových autorů.