PMGIM#9 ¿Te apetece entrenar CAPM®/PMP®?
Ya hemos establecido una rutina. Ahora vamos a intentar hacer mejores tiempos.
Para ello, comenzamos hoy una serie de entrenamientos para ir conociendo el papel que desempeñan las personas en todo proyecto. Empezamos con el director.
¡Quemaremos 300 calorías!
EL VÍDEO. EL DIRECTOR DEL PROYECTO
El director de proyectos está hecho de otra pasta y solo personas con un talante especial son capaces de gestionar proyectos estratégicos y determinantes para su sector y su empresa.
Los problemas y retos a los que se enfrenta un director de proyectos no difieren en un primer momento de los otros managers, pero sí puede decirse que en el contexto de un proyecto hay ciertos rasgos que condicionan su dirección. Así,
En un proyecto las relaciones humanas se acentúan y se aceleran
Un proyecto se convierte en un micro-cosmos y como tal replica su funcionamiento. El carácter disfuncional de algunos aspectos, las situaciones de conflicto, problemas de comunicación o desinterés son algunos de los problemas con los que habrá de convivir el director.
La estructura de la empresa condiciona el grado de autoridad de su director
A un director se le pide mucho pero puede que no cuente con el mejor equipo o los recursos más indicados para el proyecto. Además, el modelo de empresa en que ejerza su liderazgo condicionará su autoridad. Dirigir proyectos implica dirigir personas pero en muchas situaciones la línea divisoria entre un jefe y un empleado no está clara. Incluso en esas circunstancias al director le corresponderá dirigir a su equipo, a sus compañeros o incluso hasta a sus clientes.
La responsabilidad de un director a menudo excede la de su autoridad
Con ello nos referimos al hecho de que no pocas veces el director de un proyecto tendrá que liderar personas que no son responsabilidad directa suya o incluso profesionales de otras empresas o jerárquicamente superiores a él. Su habilidad directiva se cuestionará en cada pequeña decisión.
La temporalidad del proyecto introduce un matiz de urgencia en la dirección
Desde el primer momento, un director debe construir rápidamente equipos de alto rendimiento, desarrollar relaciones cooperativas y ser capaz de resolver conflictos. Es conveniente que haya buenas relaciones de equipo desde el inicio del proyecto porque ello supondrá el germen de una dirección sólida.
El modelo competencial del director de proyectos
Hoy en día, con el seguimiento estricto de estándares como la Guía del PMBOK® y la formación adecuada en procesos de gestión y dirección de proyectos, es posible, además de adquirir esos conocimientos, desarrollar y potenciar habilidades para el desempeño y mejorar la actitud personal. Tres competencias básicas, de conocimiento, desempeño y personales, para una correcta gestión de proyectos y que están en la base de un buen director.
Conocimientos del director de proyectos
El conocimiento es la base de toda buena dirección de proyectos. Parece claro que si somos directores tendremos que saber, pero...¿sobre qué exactamente?
Conocimiento de las bases de la dirección de proyectos según un estándar internacional
Para un director de proyectos la base de su conocimiento está en conocer todos y cada uno de los procesos asociados a sus proyectos. Ello le proporciona una visión de conjunto y por tanto herramientas para su gestión y control.
Conocimiento de dirección estratégica
Un director de proyectos ha de conocer cómo sus decisiones afectarán no solo al proyecto sino también a la empresa. Los conocimientos en administración y gestión empresarial le serán de gran ayuda para alinear el proyecto con los objetivos de su negocio, le permitirán también trabajar con estimaciones, sentirse a gusto con ellas y proporcionar al proyecto cierta dosis de rigor y flexibilidad sin perder de vista sus requerimientos.
Conocimiento de software y plantillas de dirección de proyectos
Cada vez es más fácil acceder a software de dirección de proyectos que puede ayudarnos en diferentes fases del mismo y que sin duda serán de absoluta necesidad cuando queramos controlarlo, saber si el proyecto está avanzando de acuerdo al cronograma y presupuesto planificados o si, por el contrario, existen variaciones entre los resultados reales y los planificados. Tanto el software como las plantillas que decidamos utilizar en un proyecto se convierten en una herramienta de gestión imprescindible para homogeneizar el contenido, las tareas y la terminología del proyecto y que éste se comparta entre sus miembros e interesados de forma estandarizada. Se trata en cierto sentido de introducir elementos de sistematización que proporcionen orden y control al proyecto.
2. Habilidades del director de proyectos
Dirigir un proyecto implica gestionar equipos, presupuesto e información, a veces, altamente sensible. Se pide por ello al director de proyectos que cuente con las siguientes habilidades:
Habilidades interpersonales, para motivar y crear equipo
Las habilidades interpersonales, conocidas también como "habilidades blandas", hacen referencia a la capacidad del director del proyecto para hacer que el equipo obtenga buenos resultados, limando asperezas y motivándolo, de forma que cada profesional ofrezca lo mejor de sí mismo en favor del proyecto. Dentro de las habilidades interpersonales más demandadas en un director de proyectos encontramos:
El liderazgo. Es determinante en las fases iniciales del proyecto y puede ir variando a medida que se avanza en el proyecto, pero un director siempre ha de ser un líder para su equipo.
La influencia. La capacidad de un director de proyectos para influir en los interesados resulta vital para el éxito del mismo. Influir en los interesados implica desarrollar un tipo de habilidades específicas como la persuasión, la escucha activa o la consolidación de relaciones basadas en la confianza y en la transparencia.
La toma de decisiones. A un director de proyectos se le demanda que sea capaz de mantener un rumbo y que las decisiones que vaya tomando estén alineadas con ese objetivo.
Habilidades de comunicación, negociación y resolución de conflictos
La comunicación está en la base de toda relación. Dentro de un proyecto se entiende que la comunicación tiene una dimensión interna, hacia el equipo y otra externa, hacia los interesados. En ambos casos se pide a la dirección del proyecto que muestre sus habilidades de síntesis, de claridad expositiva o incluso de discurso pedagógico.
En un contexto geopolítico como el actual, los equipos virtuales y la posibilidad de que sus miembros procedan de diferentes países o culturas hacen necesaria una sensibilidad especial que tolere la diferencia y promueva valores de grupo, buscando en el objetivo final el nexo de unión.
Habilidades para manejar la información
Si bien la información y su gestión son determinantes para que un proyecto tenga éxito, un director de proyectos deber tener una madurez especial para detectar la información que es sensible y que no debe circular abiertamente. Datos de negocio, notas sobre la competencia o sobre su propio equipo, no siempre es necesario que las conozcan todos los interesados.
Capacidad de adaptarse a los cambios
La dirección de proyecto tiene una base metodológica y procedimental que nos hace estar seguros de cada paso que vamos a dar, pero también se trata de una disciplina que asume el cambio como una constante del proyecto, del proceso.
3. Actitud del director de proyectos
Se espera que un director de proyectos disponga de una actitud especial ante los proyectos, en concreto, se le pide:
Los modelos jerárquicos de dirección de proyectos han dado paso a modelos de carácter horizontal donde el director de proyectos ha de ser capaz de mostrar autoridad y responsabilidad pero también ha de ser capaz de escuchar y modificar sus percepciones si así lo considera oportuno. La conversación con el equipo y con el resto de los actores interesados debe ser bidireccional y para ello, más allá de facilitar canales de comunicación, el director debe mantener una actitud participativa. Herramientas como la escucha activa y la empatía le serán de gran ayuda.
Un director de proyectos debe ser capaz de analizarse, de identificar cuáles son sus capacidades para asumir las responsabilidades que le requiere el proyecto, deteniéndose en aquellas que podrían hacerlo peligrar. Si es necesario debe buscar ayuda o refuerzo en esas áreas, ha de ser maduro y pensar siempre en el bien del proyecto. El director de proyectos no debería aceptar proyectos para los que no esté cualificado, ajustándose al principio de responsabilidad de su código ético.
Control en situaciones de estrés
El director de un proyecto es el referente para su equipo y para todos los interesados. Su comportamiento es un ejemplo a seguir y debe estar dentro de los límites del respeto, el apoyo y la colaboración.
El director de un proyecto practica con el ejemplo y debe mostrar en todo momento que sabe hacia dónde va su proyecto. Además, gestiona personas y debe transmitir mensajes claros e inequívocos. Debe para ello, manejar un estilo de comunicación asertivo.
Como ya nos hemos referido anteriormente en la clase "La dirección de proyectos", ser un buen director de proyectos implica seguir unos patrones éticos de responsabilidad, respeto, justicia y honestidad.
Piense en dos proyectos de los que usted ha formado parte: uno del que usted se sienta orgulloso y otro que no le gustaría repetir porque su experiencia fue negativa. Ahora que tiene dichos proyectos identificados ¿podría centrarse exclusivamente en los directores de proyecto y verbalizar qué papel desempeñaron? Haga un listado de conocimientos, habilidades y actitudes que usted considere fueron determinantes en dichos directores para el éxito o el fracaso de los proyectos.
© Claudia Alcelay, 2015 Material protegido Safecreative. Prohibida su reproducción total o parcial.
