Einsatzfelder für KI im Verband
Der Großteil der aktuell im Einsatz oder in der Planung befindlichen KI-Anwendungen in Verbänden bezieht sich auf Kommunikationsprozesse. So lassen sich Kommunikationsinhalte dank KI gestützter Text- und Bildgenerierung, Übersetzungen, Zusammenfassungen etc. effizienter und schneller erarbeiten.
Ein weiterer Schwerpunkt ist die Recherche. Hier verdrängen Chatbots die klassische Suche. Dies passiert zunächst im Public Internet durch ChatGPT oder die in Google (Gemini) bzw. Microsoft Edge (Copilot) integrierten Lösungen. Nach und nach finden KI-Lösungen aber auch intern Einzug bei der Recherche in verbandsinternen, verteilten Beständen.
Dies ist als KI gestützte Wissensidentifikation (nach Probst „Wissen managen“), ein erster Schritt in Richtung eines KI gestützten Wissensmanagements. Um die Nutzungspotenziale wirksam weiterzuentwickeln, sind folgende weitere erforderlich:
Wissenserwerb, d.h. gezielte Einbeziehung, geprüfter externen Wissensquellen
Wissensentwicklung, z. B. durch Recherche, Innovation oder Lernen (vgl. das Modell der lernenden Wissensorganisation der Gesellschaft für Wissensmanagement)
Wissensverteilung und Wissensbewahrung innerhalb der Organisation, etwa von Personal, das den Verband verlässt
Wissensnutzung als „Wissens-Makler“ oder „Fact Agent“ zu den Verbandsthemen
Wissensbewahrung innerhalb des Verbandes
Viele Bereiche der Verbandsarbeit, die durch den Einsatz von KI-Lösungen verbessert werden können, finden jedoch noch kaum Beachtung
Erkennen und nutzen Sie die Potenziale von KI für Ihren Verband
In Organisationen wird viel Zeit darauf verwendet, Informationen oder Dateien in internen Dokumenten-, Daten- und Wissensbeständen zu finden und diese zu den gewünschten Ergebnissen zu verarbeiten. KI-Assistenten können mit dem RAG-Ansatz (Retrieval Augmented Generation) gezielt ausgewählte Daten-, Informations- oder Dokumentenquellen übergreifend durchsuchen und die gewünschten Ergebnisse in den gewünschten Formaten generieren (Teil der Datenstrategie). Erste Verbände haben für die interne Recherche bereits Pilot-Agenten mit dem in MS-Office integrierten Copilot umgesetzt.
Die Agenten können aber noch viel mehr: Sie können als digitale Assistenzen in Arbeitsprozessketten integriert werden und dort zum Beispiel Daten oder Dokumente von einer Quelle zu einer anderen übertragen, damit Anwendungen füttern und mit den Ergebnissen weitere Aktionen ausführen. Sie können automatisch E-Mail-Anfragen bearbeiten, Kontaktdaten in Datenbanken eintragen, Online Posts absetzen und vieles andere mehr.
Auch können KI-Agenten zur Unterstützung des Verbandsmanagements vollautomatisch Berichte und Auswertungen zu für den Verband relevanten Daten erstellen.
Verbreitet sind KI-Lösungen in der Dokumentenverarbeitung auch in der Finanzbuchhaltung, die automatisch Rechnungen analysieren und verarbeiten. So werden Rechnungen, die per E-Mail in bestimmte Postfächer einlaufen, automatisch gescannt, die Daten in die Finanzbuchhaltung übertragen und in Abrechnungsprozesse überführt - ggf. von der Buchhaltung geprüft und freigegeben.
Auf vergleichbare Art lassen sich Antragsstrecken oder die Teilnahmeverwaltung für Veranstaltungen teilautomatisieren, um Mitarbeitende von Routinetätigkeiten zu entlasten. Die wertvollen und i.d.R. knappen Personalressourcen können dann auf Tätigkeiten konzentriert werden, die mehr Fingerspitzengefühl bzw. menschliche Urteilskraft benötigen.
Um die wirkungsvollsten und wirtschaftlich sinnvollsten Anwendungsfelder zu bestimmen, ist es wichtig, zu wissen, wie der eigene Verband funktioniert, was sein Werteversprechen, seine Key Assets, Stakeholder, Kernprozesse, guten und weniger guten Arbeitsabläufe, IT-Lösungen, rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen sowie Personalressourcen und Strukturen sind.
So macht es einen Unterschied, welche IT-Infrastruktur und Lösungen ausgerollt worden sind, welche Key Assets wie Kontakt-, Kommunikations-, Veranstaltungsdaten, Dokumente usw. wo verwaltet und wie diese für welchen Output der Verbandsarbeit genutzt werden.
Ein dafür hilfreiches Modell ist die Verbands-Canvas (Klauss: „Digitalstrategie für Verbände“, Verbändereport 12|2020), die auf einer Adaption des 2010 von Osterwalder und Pigneur entwickelten Organisationsmodell der Business Modell Canvas basiert (Osterwalder, Pigneur: “Business Model Generation. A Handbook for Visionaries, Game Changers and Challengers").
Die folgende Grafik soll mit ausgewählten Beispiel-Anwendungsbausteinen die weitreichenden Einsatzpotenziale von KI-Lösungen in Verbänden andeuten. Um den direkten Bezug zur Verbandsorganisation übersichtlicher darzustellen, sind die Anwendungsbeispiele in einer vereinfachten Version der Verbands-Canvas (Ausschnitt) dargestellt:
Auszug aus einem auf Linked in und im Verbändereport Ausgabe "Innovation" 2025 veröffentlichten Artikel.