10 przykazań organizatora targów, czyli jak zorganizować event idealny
Często uczestniczę jako wystawca, a czasem też jako zwiedzający, w różnego rodzaju targach, kiermaszach i bazarach - modowych, żywieniowych i innych. Bywając tam siłą rzeczy nasuwają mi się za każdym razem przemyślenia pod kątem organizacji. Jest wiele sytuacji, w których podziwiam organizatorów za ciekawy pomysł, doskonałą realizację eventu czy niestandardowe podejście, które wpływa pozytywnie na odbiór imprezy i liczbę odwiedzających. Są też niestety sytuacje, które utrudniają wystawcom - sprzedaż, a klientom - zakupy. Zbierając doświadczenia moje i moich przyjaciół przedstawiam Wam subiektywnych 10 przykazań organizatora, które mogłyby wpłynąć na event idealny w moim rozumieniu. 1) Wyznacz miejsce dla sprzedawcy.
Jadąc na targi, wystawcy planują wcześniej jak będzie wyglądało ich stoisko. Wiedząc ile jest miejsca mozemy lepiej się przygotować (np. zabrać odpowiednią ilość stołów) i sprawnie się "rozstawić". Często jedziemy z daleka, tym batdziej czas oraz logistyka są dla nas kluczowe. Jeśli ustaliliśmy, że otrzymam konkretne miejsce - zapewnij je. Nie ma nic gorszego niż dotarcie na imprezę, gdzie okazuje się, że musisz się zmieścić na metrze kwadratowym pod toaletą lpod schodami czy też wrócić bo miejsca nie ma. Pamiętaj, że wystawcy również promują wydarzenie wśród swoich klientów, a klienci szukają swoich ulubionych marek. Jeśli nie znajdziesz dla wystawców miejsca - źle wypadną i oni i Twój event. 2) Zapewnij to co oferowałeś.
Jeśli oferujesz wystawcom wyposażenie stoiska lub inne udogodnienia - krzesła, stoły, prąd czy przebieralnie - zadbaj o to by były na miejscu już w czasie kiedy wystawcy rozkładają stoiska. Jeśli zamawiam u Ciebie stół to znaczy, że go ze sobą nie mam. Jeśli mi go nie zapewnisz od początku, znaczy to, że nie będę miał jak sprzedawać. Jeśli prosiłem o prąd to znaczy, że moja biżuteria lub ubrania potrzebują oświetlenia. Nie zawsze hala wystawowa jest dobrze oświetlona. Dla ubrań kluczowa jest odpowiednia liczba przebieralni. Stracę klientów jeśli nie będą mieli gdzie przymierzyć ubrań lub stać w półgodzinnej kolejce. Jeśli zapraszasz na event producentów bielizny, zadbaj o to by przebieralnia zapewniała intymność - klient musi się w niej czuć komfortowo. 3) Wystaw fakturę/rachunek.
Sprawa niby prosta, ale nie zawsze. Jeśli płacę i proszę o dokument rozliczenia, nie daj się prosić. My też mamy mniejsze lub większe firmy i tak jak Ty rozliczamy się co miesiąc. Ułatwisz życie nam i naszym księgowym. 4) Zadbaj o parking i miejsce rozładunku.
Wybierając miejsce imprezy zwróć uwagę na to czy jest tam parking mogący pomieścić planowaną liczbę osób. Większość z nas przyjeżdża autem i musimy je zostawić w pobliżu imprezy. Przenosimy też dużo, często ciężkich rzeczy, więc jeśli do parkingu trzeba kawałek przejść, pomyśl o miejscu rozładunku i sterowaniu na nim ruchem tak, aby nikt go nie blokował i żeby każdy miał szansę z niego korzystać. Jeśli wiesz, że będzie problem z parkowaniem, zapewnij możliwość wczwśniejszego rozładunku. Pamiętaj o tym, że klient, który przyjedzie na event i nie znajdzie miejsca parkingowego - odjedzie. Może przy promocji poinformuj o tym jak dojechać najlepiej transportem miejskim. 5) Zapewnij wózek transportowy.
Mała rzecz, a wielkie udogodnienie dla wystawców. Jeśli zapewnisz jeden wózek - my już zadbamy o to, żeby się nim podzielić. Nie kazdy z nas ma taki sprzęt. Często przyjeżdżamy jednoosobowo. I często jesteśmy kobietami. Wolałybyśmy poczekać 15 min. na wózek niż targać stoły na ramionach. 6) Zadbaj o promocję przed i w trakcie eventu.
Kupując od Ciebie miejsce kupujemy też ruch na targach. Nie licz na to, że sami zaprosimy ludzi. Doświadczenie pokazuje, że przypadkowy przechodzień nie jest zazwyczaj naszym klientem. Nie dopuszczaj do sytuacji aby przechodnie pytali dostawców "co się tu dzieje". Jeśli chcesz zarobić tylko na sprzedaży miejsc - prędzej czy później przestaniemy przychodzić na Twoje imprezy. Kolejnym krokiem jest rozdanie materiałów promocyjnym wystawcom. Jeśli dodamy do sprzedawanych rzeczy Twoją np. ulotkę - jest szansa, że koient zapamięta i będzie śledził kolejne Twoje wydarzenia. 7) Zorganizuj mały poczęstunek dla wystawców.
Małe ciastko i/lub kawa to mały koszt, a wiele zyskujesz w oczach wystawcy. Pomyśl o tym, że stoimy często w pojedynkę po 8, a nawet 12 godzin i taki gest świadczy o tym, że dbasz o swoich współpracowników, którymi jesteśmy. Będzie nam bardzo miło. 8) Przemyśl termin.
Organizując targi przygotuj się. Sprawdź czy i jakie inne wydarzenia odbywają się w tym czasie. Odpowiedz na pytanie czy są dla Ciebie konkurencyjne czy nie? Jeśli w tym samym czasie będzie odbywało się równolegle kilka konkurencyjnych imprez, żadne z nas na tym nie zyska. Czasem lepiej przełożyć termin, ale zyskać klientów. 9) Bądź dostępny przed imprezą i w trakcie.
Często mamy pytania przed imprezą - podaj nam kontakt, pod którym będziemy mogli zadać Ci pytania i uzyskać na nie odpowiedź. Podczas imprezy bądź na miejscu. Zdarzają się różne sytuacje i możemy potrzebować Twojej pomocy w ich rozwiązaniu. Brak kontaktu powoduje niepotrzebne nerwy i frustrację. 10) Zadbaj o bankomat w pobliżu.
Brak gotówki to częsty problem, a nie każdy z nas ma terminal. Sprawdź gdzie w pobliżu jest bankomat i powiedz nam o tym. Będziemy o tym informować swoich klientów. Wybierając miejsce sprawdź czy bankomat jest blisko. Jeśli będzie zbyt daleko, nasi klienci mogą zrezygnować z zakupu. Sprawdź kilka bankomatów w okolicy. Często podczas dwudniowych imprez kończy się gotówka w bankomacie. Chcemy wiedzieć gdzie w takiej sytuacji kierować klientów. To moje 10 punktów. Nie są posortowane według wagi bo ich waga dla każdego będzie inna. Możesz się z nimi zgodzić lub nie. Zapewne masz też swoje przemyślenia, swoje punkty lub inne ważne dla Ciebie uwagi. Jeśli tak to podziel się nimi w komentarzach.
Artykuł napisała Paulina Potyra - właściciel marki Potyra.com