La Cuve à Idées

Communication dans les organisations

[lacuvedesreflexionsg4b]

Ce n’est qu’un au revoir

On reviens d’ici fin juin, c’est promis.

On va essayer de communiquer en stage !

[australiandevilfromouterspaceg4b]

La communication, c’est fini !

Quel dommage !

C’est vraiment dommage.

Un peu dommage quand même …

(via australiandevilfromouterspaceg4b)

La communication ne s’arrête jamais, c’est un mode de vie…

[lacuvedesreflexionsg4b]

Com' à la maison

Nous n’avons pas réellement trouvé de solution existante adéquate. En effet, chacune de celles que nous avons essayé ne correspondent pas à tous nos critères et ont souvent trop de fonctionnalités qui risqueraient de freiner les utilisateurs. Certaines interfaces n’étaient ni modernes ni intuitives. Nous avons donc choisi de réaliser une application dite “maison”. Cette dernière devra être une solution web, simple d’utilisation, en français.

[lacuvedesreflexionsg4b]

Bonne nuit !

On garde la suite pour demain.

Toute l'équipe de la Cuve souhaite une bonne nuit à tous les Tumbleristes !

[lacuvedesreflexionsg4b]

Résultats de recherche :  404 - Not Found

Récapitulatif

Pour commencer, avant notre recherche, nous avons récapitulé les principales fonctionnalités attendues :

Agenda ou calendrier

Partiels

Dates de début et de fin de projet

Description du travail attendu

Objectifs

Charge de travail

Dates reliées à l’agenda

Commentaires

La solution doit donc être une plateforme web afin de simplifier l’accès à l’application. Aucun client ne devra donc être installé. Les enseignants doivent s'authentifier pour ajouter un contenu. L’outil doit cependant être consultable sans authentification. Pour favoriser l’accessibilité et l’utilisation, l’interface doit être entièrement en français.

Recherches des solutions existantes

Tableau à liste à puce avec délimitation des colonnes sous-entendue

◦ Azendoo (https://www.azendoo.com) : Trop complexe à utiliser

◦ Trello (https://trello.com) : Pas de notion d’agenda, en anglais

◦ Redmine (http://www.redmine.org) : Interface pas très pratique, en anglais

◦ TeamUp (http://teamup.com) : Ne nécessite pas l’authentification par mot de passe en version gratuite, en anglais

◦ Wiggio (https://wiggio.com) : Interface vieille et non intuitive et payant.

[lacuvedesreflexionsg4b]

Faisons le point !

Lors des brainstormings et des tours de table, nous avons rapidement pu nous exprimer chacun notre tour. Nous avons pris des notes sur un tableau ou avons utilisé Google Drive. La répartition du travail s’est très bien déroulée. L’utilisation du blog (publication d’un post en fin de séance) nous a incité à travailler de manière constante uniquement pendant les séances. L’intégralité du travail a donc été faite à l’IUT (sauf la mise en page du rapport intermédiaire). Si la charge de travail reste la même, nous allons donc continuer à travailler de cette façon jusqu’à la fin du projet.

[lacuvedesreflexionsg4b]

Rapport intermédiaire

Nous pouvons enfin partir en vacances, le rapport est envoyé ! 

http://lc.cx/DNF

On a pris du temps pour le mettre sur Latex, mais vous savez ce que l'on dit :

Quand on Latex, on ne compte pas ! 

bigbrotherm4203

[lacuvedesreflexionsg4b]

Les dates ne sont pas toujours au rendez-vous

Introduction

Objectifs de ce rapport 

Comment avons-nous choisi ce problème ?

1 - Les projets sur une même période

a - Explications

Des dates rapprochées

Des dates limites données trop tardivement

b - Exemples

GSI

Agilité

PHP

Contre exemple : Anglais, tout est défini

2 - Une interview au sein de l’IUT

a - Déroulement

Pourquoi une interview

Objectif

Personnes visées

b - Analyse des résultats

Professeurs

Etudiants

3- Cahier des charges

Conclusion

Ce problème pourra-t-il être (en partie) résolu ?

Annexes :

Questions pour l’interview

Brainstorming pour le choix du sujet (photo)

Brainstorming pour le développement du sujet (photo)

[lacuvedesreflexionsg4b]

Une question sans réponse n'est rien d'autre qu'une affirmation

– Quel mode de recueil d'informations avez-vous choisi et pour quelles raisons ?

Dans l’analyse de notre problématique, nous avons choisi l’interview pour recueillir les informations dont nous avons besoin, et ce pour une raison essentielle : nous espérons avoir davantage de retours.

De plus, l’interview présente l’avantage d’être vivant. Nous pouvons ajouter, retirer, modifier des questions pour mieux nous adapter à la situation et à la personne et ainsi obtenir le maximum d’informations.

– Quelles personnes allez-vous interviewer : justification de votre choix ?

Afin d'obtenir un échantillon représentatif et le point de vue de toutes les personnes concernées, nous avons décidé de le soumettre à différents professeurs responsables de module et à quelques étudiants.

Les étudiants seront sélectionnés parmi les première et deuxième année, les professeurs seront répartis en deux groupes : ceux ayant donné des projets personnels à réaliser, et ceux n’en ayant pas donné. De cette manière, nous aurons un ressenti global de la situation et nous serons plus à même d’apporter une idée de résolution

[lacuvedesreflexionsg4b]

Les deux points de vue : la réalité et l'avis des profs

Aux professeurs responsables d’un module

Avez-vous demandé la réalisation d’un travail (ou d’un projet) d’une période de plus de 2 semaines ?

Si oui : Quel était le but de ce travail, les objectifs ?

Si non : Pourquoi, n’avez-vous pas donné de projets de telle envergure ?

Selon vous, un projet doit-il être réalisable durant les séances prévues à l’IUT ? Pourquoi ?

Si non : Quelle charge de travail personnel hors séances à l’IUT doit-être fournie de la part des étudiants ?

A quel moment pensez-vous qu’il est favorable de donner les dates butoir de projet ?

Avez-vous un ordre d’idée du nombre de projets réalisés par les étudiants lors du 3ème semestre ?

Pouvez-vous nous citer quelques sujets de projet ?

Demandez-vous aux autres responsables de module leurs attentes (charges de travail, quantité de travail en dehors des cours) ?

Pensez-vous que les informations sur les projets circulent bien au sein de l’IUT ? Pourquoi d’après vous ?

Seriez-vous intéressé par l’utilisation d’un outil de synchronisation des travaux au sein de l’IUT ? (dates, descriptions des projets)

Aux étudiants

Sur combien de projets avez-vous travaillé ce semestre ?

Combien d’heures de travail personnel ces projets vous ont-ils demandé ?

Cela vous semble-t-il suffisant, trop, pas assez ?

Avez-vous l’impression que les enseignants communiquent entre eux sur les projets ?

Quelles solutions simples pensez-vous pouvoir apporter ?

Seriez-vous intéressé par l’utilisation d’un outil de synchronisation des travaux au sein de l’IUT ? (dates, descriptions des projets)

[bigbrotherm4203]

Attention à l'overdose... de questionnaires !

Je vous rappelle que vous devez déterminer un échantillon représentatif de la population étudiée, pour l’administration de votre questionnaire. Hors de question (et contre-productif) d’inonder tout le département avec vos sondages ! Mettez-vous d’accord, au sein de chaque groupe de TD, pour vous “répartir” les étudiants-cibles.

[lacuvedesreflexionsg4b]

Entre la vue et la réalité, l'interview

Cette entre-vue s'adresse aux professeurs responsables d'un module ayant proposés un projet.

Avez-vous demandé la réalisation d’un travail (ou d’un projet) d’une période de plus de 2 semaines ?

Avez-vous donné en début de projet la date précise pour rendre le travail ?

Savez-vous combien de projets ont été réalisés par les étudiants lors du 3ème semestre ?

Demandez-vous aux autres responsables de module leurs attentes (charges de travail, quantité de travail en dehors des cours) ?

Seriez-vous intéressé par l’utilisation d’un outil de synchronisation des travaux au sein de l’IUT (dates, descriptions des projets) ?

[lacuvedesreflexionsg4b]

Les causes

Non partage d’informations

Chaque enseignant ne se rend pas compte de la charge de travail imposée par chaque projet

Dates et périodes de projet non transmises

Chaque professeur s’occupe seulement de son projet

-> Manque de communication

Les éventuelles solutions déjà proposées

Caractère officieux de l’action/outil, outil/action non imposé

Un outil très rapidement abandonné

Mauvaise volonté de certains

Outil non adapté

[lacuvedesreflexionsg4b]

Tour de table linéaire

Agilité : ajout de consignes au milieu du projet et un peu floues, date finale définie deux semaines avant (RB, SC)

M. Chastagner, dates mal définies : “courant décembre” (FC, MP)

GSI,  dates approximatives, deux relances pour avoir les dates précises (mais non communiquées à tout le monde), mais consignes claires (MP)

Anglais : planning défini dès le début d’année (FC)

-> Tous ces points peuvent être résolus avec de la bonne volonté de communication et d'anticipation (MP)

Problèmes connexes

A1 : Dates des devoirs, manque de concertation (SC)

[lacuvedesreflexionsg4b]

Communication entre étudiants et professeurs

Nous avons choisi le sujet se référent aux dates et aux contenus des différents travaux que nous avons à réaliser à l'IUT. 

Lors du 3ème semestre, nous nous sommes retrouvés à réaliser plusieurs travaux sur une même période. Nous souhaitons donc trouver une solution pour que les échéances des projets ne soient pas concentrées sur la même période.

Il faudrait élaborer un outil permettant aux professeurs de prendre connaissance des échéances des autres matières. Cette solution doit pouvoir rappeler les dates et les objectifs des travaux.

[lacuvedesreflexionsg4b]

Premier brainstorming déterminant le choix de notre sujet.

[lacuvedesreflexionsg4b]

Fenêtre ou ne pas être

Brainstorming