Cách sử dụng hóa đơn điện tử VNPT: Hướng dẫn cơ bản cho doanh nghiệp mới bắt đầu
Trong quá trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến việc đăng ký dịch vụ mà còn cần biết cách thao tác đúng trên hệ thống. Với VNPT Invoice, doanh nghiệp có thể khởi tạo, lập, gửi, tra cứu và quản lý hóa đơn điện tử trên một nền tảng số, giúp quy trình kế toán trở nên gọn gàng và dễ kiểm soát hơn.
Hóa đơn điện tử VNPT là gì?
Hóa đơn điện tử VNPT, hay VNPT Invoice, là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp phát hành và quản lý hóa đơn điện tử trong hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ và lưu trữ chứng từ kế toán. Thông qua hệ thống này, người dùng có thể tạo danh mục khách hàng, lập hóa đơn, gửi hóa đơn cho người mua, tra cứu hóa đơn đã phát hành và theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn.
Đây là công cụ phù hợp với doanh nghiệp đang muốn chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn, giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót khi xử lý thông tin khách hàng.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi sử dụng?
Trước khi thao tác trên hệ thống hóa đơn điện tử VNPT, người dùng cần kiểm tra tài khoản đăng nhập, mật khẩu, đường dẫn portal được cung cấp và thông tin đơn vị. Việc đăng nhập đúng hệ thống ngay từ đầu giúp hạn chế lỗi truy cập, sai khu vực tài khoản hoặc gián đoạn trong quá trình lập hóa đơn.
Sau khi đăng nhập thành công, doanh nghiệp nên làm quen với các nhóm chức năng chính như danh mục khách hàng, lập hóa đơn, xử lý hóa đơn, tra cứu, thống kê và quản trị hệ thống.
Các thao tác cơ bản khi sử dụng VNPT Invoice
Một quy trình sử dụng hóa đơn điện tử thường bắt đầu từ việc tạo thông tin khách hàng. Doanh nghiệp cần nhập các dữ liệu như tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, email và các thông tin liên quan để phục vụ quá trình xuất hóa đơn về sau.
Sau khi có dữ liệu khách hàng, người dùng có thể tiến hành tạo hóa đơn mới trên hệ thống. Ở bước này, cần kiểm tra kỹ ký hiệu hóa đơn, thông tin người mua, nội dung hàng hóa hoặc dịch vụ, hình thức thanh toán, thuế suất và tổng giá trị hóa đơn trước khi phát hành.
Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ gửi hóa đơn qua email, tra cứu hóa đơn theo mã, tải hóa đơn phục vụ đối chiếu dữ liệu và thống kê tình hình sử dụng hóa đơn theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Vì sao cần thao tác đúng ngay từ đầu?
Hóa đơn điện tử là chứng từ quan trọng trong hoạt động kế toán và giao dịch thương mại. Nếu nhập sai thông tin người mua, sai mã số thuế, sai địa chỉ hoặc sai nội dung hàng hóa, doanh nghiệp có thể mất thêm thời gian xử lý điều chỉnh, thay thế hoặc thông báo sai sót.
Vì vậy, khi sử dụng VNPT Invoice, kế toán nên kiểm tra dữ liệu khách hàng trước khi tạo hóa đơn, hạn chế nhập tay khi không cần thiết và thường xuyên cập nhật thông tin trên hệ thống.
Xem hướng dẫn chi tiết từ oneSME
Nếu doanh nghiệp mới bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử VNPT, có thể tham khảo bài hướng dẫn chi tiết tại oneSME để nắm rõ từng thao tác từ đăng nhập, tạo danh mục khách hàng, khởi tạo hóa đơn, tra cứu đến tải hóa đơn:
Hoá đơn điện tử VNPT mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quá trình khởi tạo, quản lý và tra cứu. Cùng tìm hiểu cách sử dụng ho
Kết luận
Sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách giúp doanh nghiệp quản lý chứng từ hiệu quả hơn, giảm rủi ro sai sót và tối ưu quy trình kế toán. Với VNPT Invoice, các thao tác như lập hóa đơn, gửi hóa đơn, tra cứu và lưu trữ có thể được thực hiện tập trung trên hệ thống, phù hợp với nhu cầu vận hành của doanh nghiệp trong môi trường số.