Thời điểm xuất hóa đơn trên sàn TMĐT mới nhất
Kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử (TMĐT) như Shopee, Lazada, TikTok Shop đang là xu hướng phát triển mạnh mẽ của nhiều cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp. Đi kèm với sự bùng nổ này, cơ quan thuế ngày càng siết chặt công tác quản lý doanh thu và nghĩa vụ thuế trực tuyến. Để quá trình vận hành gian hàng diễn ra hanh thông, hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý, người bán cần nắm vững các quy định hiện hành về việc lập hóa đơn điện tử.
Bán hàng trên sàn thương mại điện tử có phải xuất hóa đơn không?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), nghĩa vụ lập hóa đơn giao cho người mua được áp dụng cho hầu hết các giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Quy định này bao gồm cả hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng, hoặc trao đổi.
Tuy nhiên, đối với các cá nhân và hộ kinh doanh trên sàn TMĐT, việc bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ dựa trên ngưỡng doanh thu hàng năm theo hướng dẫn mới nhất tại Thông báo 85/TB-CT năm 2026:
Doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm: Chưa bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (trừ trường hợp tự nguyện đăng ký hoặc có yêu cầu đặc biệt từ cơ quan thuế).
Doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên: Bắt buộc phải thực hiện lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
Quy định về mốc thời gian lập hóa đơn khi bán hàng online
Căn cứ theo các văn bản pháp luật về thuế, thời điểm xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử đối với hoạt động bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Điều này có nghĩa là nghĩa vụ lập hóa đơn phát sinh ngay khi việc chuyển giao hoàn tất, không phụ thuộc vào việc chủ gian hàng đã thực nhận được tiền thanh toán hay chưa.
Đối với môi trường TMĐT cụ thể như Shopee, TikTok Shop hay Lazada, quy trình vận hành có đặc thù là hàng hóa phải đi qua đơn vị vận chuyển và có thời gian chờ đối soát, hoàn trả. Do đó, thời điểm phổ biến và chính xác nhất để người bán lập hóa đơn là ngay khi đơn hàng được cập nhật trạng thái "Giao hàng thành công" (người mua đã nhận hàng và không phát sinh khiếu nại hoàn trả). Việc xác định đúng mốc thời gian này giúp doanh nghiệp kê khai doanh thu chính xác theo kỳ và tránh lỗi chậm trễ xuất hóa đơn.
Giá trị ghi trên hóa đơn và phương pháp xuất hóa đơn tối ưu
Một lưu ý quan trọng khác cho các nhà bán hàng là giá trị ghi nhận trên hóa đơn điện tử. Giá xuất hóa đơn bắt buộc phải là giá thực tế người mua thanh toán sau khi đã khấu trừ toàn bộ các mã giảm giá, voucher khuyến mãi của sàn hoặc của shop. Ví dụ, nếu sản phẩm có giá niêm yết 1.000.000 đồng nhưng khách hàng áp mã giảm giá và chỉ trả 900.000 đồng, thì hóa đơn phải được lập với giá trị là 900.000 đồng.
Để tối ưu quy trình vận hành và xử lý chuẩn xác khối lượng dữ liệu lớn, người bán có thể lựa chọn các phương thức xuất hóa đơn sau:
Xuất thủ công: Phù hợp với các shop nhỏ, lượng đơn ít. Người bán tự nhập liệu lên phần mềm hóa đơn điện tử.
Tích hợp API hệ thống: Dữ liệu đơn hàng từ sàn TMĐT sẽ tự động đồng bộ hoàn toàn với hệ thống hóa đơn điện tử (như phần mềm xCyber Bill). Phương pháp này giúp giảm 99% thời gian nhập liệu và hạn chế tối đa sai sót.
Khởi tạo từ máy tính tiền: Phù hợp với mô hình kinh doanh kết hợp cả cửa hàng offline và gian hàng online, giúp dữ liệu truyền trực tiếp về cơ quan thuế theo thời gian thực.
Kết luận
Vi việc chủ động cập nhật quy trình và thực hiện xuất hóa đơn đúng thời điểm không chỉ giúp các nhà bán hàng tuân thủ nghiêm túc pháp luật thuế, mà còn xây dựng uy tín thương hiệu bền vững trong kỷ nguyên kinh doanh số.
