Smartplan's Blog om vagtplaner.

Denne blog handler om nyheder i Smartplan, nye funktioner samt tanker og holdninger til vagtplaner. Vil du læse om hvordan Smartplan blev til? Gør det her.

[smartplanhq-blog]

Fem gode råd til hvordan du leder dine medarbejdere

1. Kommunikér personligt. Dine medarbejdere er forskellige individer og kan derfor ikke behandles ens. Som leder må du derfor tilpasse din kommunikation til den medarbejder, du kommunikerer med – nogle medarbejdere har brug for faste instruktioner, mens andre responderer bedre på en venskabelig attitude. Respektér dine medarbejdere og de vil respektere dig og forstå dit budskab bedre.

2. Acceptér dit ansvar. Mange ledere kan have svært ved at indrømme fejl – måske fordi de tror, at det får dem til at fremstå svage overfor medarbejderne. Erfaringer viser dog, at netop det at vise, at man som leder kan begå fejl, skaber et troværdigt billede af dig som leder, og det viser, at du stoler på dine medarbejdere. Til gengæld vil de også stole på dig.

3. Tag konfrontationen. Som leder er det dig, som har ansvaret for at sikre et harmonisk og behageligt arbejdsmiljø. Derfor må du også være klar til at konfrontere eventuelle problemer, hvad enten det er i forbindelse med manglende præstation eller stridigheder internt på arbejdspladsen.

4. Ros og beløn dine medarbejdere. Intet motiverer som ros og belønning, derfor er det vigtigt at fortælle det og rose dine medarbejdere, når virksomheden f.eks. har haft et godt regnskab eller skaffet en ny, stor kunde. Det kan også være, hvis en enkelt medarbejder har udført en opgave specielt godt.

5. Vurdér hvornår du skal sige din mening. Som leder er det selvfølgelig din mening, som tæller i sidste ende – det betyder dog ikke, at du altid ved bedst! Husk at der er en grund til, at du har ansat de medarbejdere, du har. Det er på grund af deres evner og ekspertise indenfor deres felt. Derfor skal du huske at lytte til dem, selvom de måske anbefaler noget andet, end du selv ville have gjort. Som leder skal du kunne vurdere, hvornår du skal skære igennem, og hvornår du skal lade medarbejderne komme til med deres idéer og løsninger. 

Vi håber, at du kan bruge rådene. Her på Smartplan forsøger vi i hvert fald at efterleve dem.

Kilde: https://www.americanexpress.com/us/small-business/openforum/articles/top-5-skills-for-effective-employee-management/  

[smartplanhq-blog]

Smartplan er nået til Vesterbro

Da Café Venligbo kontaktede os for at høre, om muligheden for en sponsoraftale af Smartplan online vagtplanlægning i resten af caféens levetid, tøvede vi ikke længe med at sige ja til samarbejdet. Café Venligbo er en pop-up café som huserer i en ombygget container på Vesterbro, startet af en københavnsk gruppe af såkaldte Venligboere.

Venligboerne er en gruppe af mennesker, som ønsker at skabe kontakt mellem flygtninge, nydanskere og danskere gennem venlighed, nysgerrighed og respekt. Caféen på Vesterbro er et sted, hvor flygtninge og danskere frit kan mødes, hvad enten det er til en frivillig vagt i caféen, dansk/arabisk-undervisning, Yoga i det fri, lektiehjælp eller bare en kop kaffe.

Dette er alt sammen noget, som de anvender Smartplan til at organisere. Vi synes, at Café Venligbo er et friskt pust og en sag vi gerne vil støtte.

Noget af det unikke ved caféen er måden, den startede på. Venligboerne søgte hen over sommeren om tilladelse til at få lov at benytte sig af en fri plads i Enghaveparken på Vesterbro til en café. Da de fik ja, blev der på halvandet døgn indsamlet 15.000 kr. til formålet, hvorefter det kun tog et par uger at få caféen op at stå.

Der var altså ikke langt fra idé til udførsel, og det er noget, vi på Smartplan kan relatere til. Vi siger derfor ”keep up the good work” til de venlige Venligboere og deres Café Venligbo.

[smartplanhq-blog]

Smartplan byder velkommen til vores nye kommunikationspraktikanter

Martina er 26 år og læser Cand.Ling.Merc. i engelsk med profilen international markedskommunikation og PR. Hun ser frem til at få brugt de teorier og den viden, som studiet har givet hende, i praksis hos Smartplan. Samtidigt glæder hun sig til at løse opgaver inden for online markedsføring og hjælpe os med at blive mere synlig både på det danske og det engelske marked.

Louise er 25 år og er i gang med en Cand.Ling.Merc.i virksomhedskommunikation på tredje semester. Hun har valgt praktik, fordi det tiltalte hende at få lov at prøve kræfter med virksomhedskommunikation ude i den virkelige verden:

”Jeg ser frem til at arbejde for Smartplan de næste fem måneder, fordi jeg på den måde kommer til at arbejde med et bredt udsnit af de teorier, som jeg har studeret i fire år, og på samme tid forhåbentlig kan skabe noget værdi for Smartplan.”

Maiken er 25 år og læser sammen med Martina. Som praktikant hos Smartplan forventer hun at få mere hands-on erfaring med kommunikation og PR end studiet hidtil har kunnet tilbyde. Maiken ser frem at arbejde med og gøre en forskel for en mindre, lokal virksomhed, hvor hun bl.a. vil fokusere på sociale medier og optimering af det engelske marked.

Fælles for vores tre praktikanter er, at de alle er rigtig søde og godt kan lide (elsker) kage, hvilket allerede har resulteret i en kageordning. Tag godt imod dem, for I kommer til at se mere til dem i løbet af efteråret.

[smartplanhq-blog]

Nyt i Smartplan: Nemmere redigering af en frigivet vagtplan

Vi er glade for at vi nu kan annoncere en ny knap i Smartplan. Og vi tror det er en knap du bliver glad for.

Vagtplaner er som levende organismer. Dagene i en vagtplan ændrer sig ofte i takt med at din arbejdsplads tilpasser sig hverdagens realiteter. Vi har indtil nu gjort det nemt at foretage disse ændringer igennem nemme vagtbytte og redigering af enkelte vagter. Men hvad nu hvis du ønsker at lave den samme ændringer i flere uger? Eller hvis du ønsker at tilføje en ekstra vagt, hver dag i resten af vagtplanen? Det har indtil i dag medført rigtig mange klik.

Derfor introducerer vi nu en ny funktion, der gør det muligt at trække en frigivet vagtplan tilbage i planlægningsstadiet. Når du åbner en frigivet vagtplan finder du nu en ny knap “Gå til planlægning”.

Se en video af funktionen:

Vær opmærksom på at funktionen kun gælder vagtplaner du har oprettet fra i dag:

Når du trykker på denne knap tages du tilbage til Smartplans kraftfulde planlægningsværktøj. Det betyder at du har adgang til alle Smartplans hjælpeværktøjer når du ønsker at rette i din vagtplan. Du kan f.eks. nemt forkorte eller udvide en vagtplan med flere uger, dage og tidsrum. Du har hele tiden adgang til timeoverblikket, så du kan holde øje med at dit timeforbrug overholder dit budget.

Når du har foretaget dine ændringer i vagtplanen, har du muligheden for enten at gemme og frigive vagtplanen, eller fortryde dine ændringer og gå tilbage til den oprindelige vagtplan.

Så snart du går tilbage i planlægningsstadiet, låses vagtplanen for dine medarbejdere. Det betyder at de fortsat kan se deres vagter som de så ud før du begyndte at redigere. De kan ikke bytte vagter, eller registrere arbejdstid i en vagtplan der redigeres. Først når du er færdig med at ændre i vagtplanen kan dine medarbejdere igen interagere med vagtplanen.

Som nævnt tidligere er denne nye funktionalitet kun tilgængelig fra den næste vagtplan du laver. Det skyldes at vi har været nødt til at foretage en del ændringer i systemet for at understøtte denne nye funktionalitet.

Vi håber du kan bruge denne nye funktionalitet og at det gør det endnu nemmere for dig at håndtere dine vagtplaner i Smartplan.

Hvis du har nogle spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os på [email protected]

[smartplanhq-blog]

Nyt i Smartplan: Forbedret vagtplan på mobilen

Derudover kan du nu tilgå de tre hovedsider ved hjælp af navigationen i bunden af skærmen. Nu er hver side kun et klik væk. Du kan derfor nemt hoppe imellem de ønskede sider.

Vi håber de nye tiltag falder I din smag. Husk at du kan følge vores udvikling og nyheder inde på vores Facebook side.

[smartplanhq-blog]

Nyt i Smartplan: Registrering af ferie

Når du skal lave en ny vagtplan, bemande en ny vagt eller redigere en eksisterende vagt, kan du se hvis dine medarbejdere ikke er tilgængelige grundet ferie.

Sådan registreres en ferie

Medarbejderne kan selv lægge ferie ind på deres egen profil og administratorer kan oprette og slette ferie på alle medarbejdere.

Gå ind på medarbejderens profil side.

Scroll ned til afsnittet der hedder “Ferie indberetninger”

Tryk på “Tilføj ferieindberetning”

Udfyld start dato, slut dato og evt. en beskrivelse

Tryk på “Tilføj ferie”

Herefter vil du blive gjort opmærksom på at medarbejderen er på ferie når du prøver at planlægge en vagt i ferie perioden.

Det vil enten fremgå i den dropdown du bruger for at bemande en vagt:

Eller af medarbejderens ønsker - som farves rød - når du fremhæver en medarbejder i højre side under planlægningen.

[smartplanhq-blog]

Nyt i Smartplan: Nemmere redigering af vagter

I dag er dette blevet meget nemmere. Klik på den afholdte vagt i vagtplanen. Derefter kan du foretage de nødvendige rettelser. Det er hurtigt og nemt:

Du har mulighed for at rette i kommende vagter på samme måde. For at gøre dette klikker du blot på vagten og derefter på “rediger vagt”.

Hvis du har spørgsmål til funktionen står vi til rådighed på [email protected]

[smartplanhq-blog]

Nyt planlægningsværktøj i Smartplan

I går var en stor dag for os her på kontoret, og for vores kunder.

Før ændringen bestod en planlægning i Smartplan af 3 trin:

Opsæt dit bemandingsbehov

Opsæt regler for vagtplan (Rul, modtag ønsker osv.)

Bemand vagtplanen, lav selve planlægningen.

Disse tre trin har gjort det godt og har indtil nu været en nem måde at planlægge sin vagtplan på. Vi har over længere tid analyseret den måde vores kunder har brugt værktøjet, og sammenholdt det med de frustrationer vi selv oplevede når vi lagde en vagtplan.

Udfordringerne med de tre trin opstod i disse situationer:

Du ønsker at ændre i et tidsrum, eller en dag.

Du ønskede mere end 4 ugers rul.

Du retter meget i din vagtplan for at få timerne til at gå op.

Du har behov for hele tiden at se dit timetal og konsekvensen af dine ændringer.

Samtidig kunne det hurtigt blive frustrerende hele tiden at hoppe i mellem de tre trin. Vi spurgte os selv: Hvad nu hvis man kunne klare alt planlægningen fra én side? Og vil vi kunne gøre det uden at gøre Smartplan sværere at bruge og forstå?

I dag lancerer vi vores svar på disse spørgsmål. Fra i dag foretages planlægningen af en vagtplan i ét planlægningsværktøj, på én side.

Video af nyt værktøj:

Her kan du se en kort video der viser hvordan:

Andre nyheder om Smartplan:

Et nyt domæne

Når du logger ind i Smartplan i fremtiden, vil du også kunne se at adressen du benytter Smartplan på har ændret sig lidt. Den vil i fremtiden hedde: “din-adresse”.smartplanapp.io. Denne ændring skyldes en ændring i vores tekniske setup der adskiller vores produktside på www.smartplan.dk fra selve systemet som nu kører på smartplanapp.io. Du kan stadig benytte din gamle adresse, du vil blot blive videresendt til denne nye side.

Smartplan i udlandet og på engelsk

Med opdateringen åbner vi også dørerne for kunder fra udlandet. Det betyder at systemet nu kan indstilles til at være på engelsk. Vi er meget stolte af at være nået hertil og glæder os til at byde virksomheder fra andre lande velkommen. Hvis det har din interesse kan du se vores nye produktside her.

Spørgsmål?

Hvis du har det mindste spørgsmål til opdateringen, eller hvis du er i tvivl om noget, må du endelig kontakte os på [email protected]

[smartplanhq-blog]

Sådan opretter du medarbejdere i Smartplan

Det er hurtigt og nemt at oprette medarbejdere i Smartplan. Herunder kan du se hvordan det virker:

Klik på menupunktet “Medarbejdere” i toppen af skærmen.

Når du kommer ind på medarbejdersiden trykker du på “Opret medarbejder”

Herefter udfylder du informationer om din medarbejder. Det eneste der er krævet for at oprette en medarbejder er at du udfylder et fornavn og mindst en jobtype. Du kan altid udfylde resten senere. Hvis du udfylder en email adresse, inviterer Smartplan din medarbejder til systemet ved at sende dem en mail hvorfra de kan logge ind i Smartplan. Du kan altid gøre dette senere.

Hvis du ikke udfylder en email adresse vil din medarbejder fremgå således:

Så snart du udfylder en email, inviteres din medarbejder til Smartplan. Når de har været logget ind første gang kan du se at den grå cirkel erstattes med et billede af brugeren selv eller af et dyr:

Du har nu oprettet din første medarbejder i Smartplan.

[smartplanhq-blog]

Nyt i Smartplan: Nemmere bemanding af din vagtplan og skabelon

I Sidebaren kan du få vist alle dine medarbejdere på én gang, du kan få vist alle medarbejdere med en bestemt jobtype, eller du kan få vist én bestemt medarbejder.

Hver gang du bemander en vagt, opdaterer Sidebaren sig, så du hele tiden kan følge med i dit timeforbrug.

Sidebaren introducerer også en ny måde at bemande din vagtplan på. Du kan nu “samle en medarbejder op” ved at trykke på et navn i Sidebaren. Så snart du trykker på navnet, hænger det fast til din mus. Du kan nu klikke på de vagter den valgte medarbejder skal have. Det er en hurtig og effektiv måde at tildele mange vagter til én medarbejder ad gangen.

Vi har lavet en kort video (40 sec.) der viser hvordan:

[smartplanhq-blog]

Vi arbejder på noget spændende til vagtplanlæggeren.

Vi har lyttet til vores brugere Vi kan derfor med glæde fortælle at vi har taget en ny frisk tilgang til Trin 3 og gjort den meget mere kraftfuld. Man kan stadig bruge Trin 3 som man har gjort tidligere, men vi har lavet forskellige tiltag for at forbedre den endnu mere. Jeg vil her forklare lidt om tiltagene.

En overskuelig time oversigt Til højre for vagtplanen ligger der nu en overskuelig liste, listen indeholder de ansattes timeantal pr. uge. Som vagtplanlægger kan man derfor sikre sig at man ikke overskrider persons timetal for en uge. Listen følger med når du scroller ned af siden, så du har altid din oversigt ved hånden.

Fokuseret planlægning Vagtplanlæggeren kan have forskellige tilgange til hvordan vagtplanen skal ligges, derfor er det nu muligt at vælge en person ud og fokuser på lige denne person. Vælg personen i menuen til højre for vagtplanen og få fuld fokus på lige præcis denne persons timer og jobtyper.

Sidst men ikke mindst Til sidst men dog ikke mindst har vi implementeret noget som vi tror vil ændre måden I ligger jeres vagtplaner på. Man har før skulle klikke på en vagt, finde en person i en lang liste og trykke på Gem vagt. Det har skabt mange klik og frustrationer.

Derfor introducerer vi nu muligheden for at klikke på en person i listen til højre, personen bliver så tilknyttet din musemarkør (Se billedet). Dernæst kan du klikke på de vagter hvor du gerne vil have denne person på vagt. Det er så simpelt og så hurtigt. Det er nu slut med at bekræfte og finde personer i lange lister. Vælg din person og bemand.

Vi glæder os til at få et opdateret trin 3 ud i jeres hænder, men vi er desværre ikke helt klare med det endnu. Vi knokler for at få det klart hurtigst muligt. Indtil da må I væbne jer med tålmodighed. Og kom endelig med feedback hvis I mener det kan gøres endnu smartere. Vi er altid klar til at lytte.

[smartplanhq-blog]

Nyt i Smartplan: Pauser

Nu opdaterer vi Smartplan med endnu en ny funktion: Pauser. Mange har spurgt efter denne funktionalitet for at håndtere følgende behov:

Selvbetalte pauser skal ikke indgå i timeopgørelsen.

Nemmere planlægning med hensyn til pauser.

Her kan du se hvordan du tilføjer en pause:

Pauser kan tilføjes, rettes og slettes under trin 1 og trin 3 i planlægningen, samt på en vagtplan som er frigivet. Så snart vagtplanen er frigivet, håndteres pauserne på den enkelte ansatte.

Vi har arbejdet hårdt for at gøre det nemt, at oprette og håndterer pauser i Smartplan. For eksempel husker Smartplan dine pauser, når du sidder og laver vagtplanen. Det betyder at Smartplan holder øje med hvilke tidsrum du opretter, og tilføjer så automatisk en pause, hvis tidsrummet ligner et andet. Vi har også lært Smartplan, at gætte på hvor lang en pause vi tror du ønsker. Alt sammen for at gøre det så nemt som muligt at tilføje en pause hvis du ønsker det.

Hvis du har nogle spørgsmål, er du altid velkommen til at kontakte os på [email protected].

Happy planning!

[smartplanhq-blog]

Nu kan du sende SMS beskeder fra Smartplan

Vi er stolte af at kunne præsentere en ny tilføjelse til Smartplan. I dag er det blevet endnu bedre at have en vagtplan i Smartplan.

Lad Smartplan påminde medarbejderen

Lad medarbejderen få en påmindelse:

Dagen før de har en vagt.

Hvis de får en ny vagt eller får byttet en vagt.

Hvis der er en ny besked.

Når der kommer en ny vagtplan.

Og meget mere.

Du håndterer selvfølgelig selv opsætningen af påmindelser.

Har du en generel besked til de ansatte?

Har du en besked du hurtigt skal have meldt ud til dine medarbejdere? Nu kan du gøre det fra Smartplan.

Ingen komplicerede beskedsystemer og ingen uoverskuelige indbakker. Skriv din besked, vælg dine modtagere og tryk send.

Markedets billigste SMS priser

For at få adgang til SMS funktionaliteten, køber du en SMS pakke der indeholder 400 stk. SMS beskeder. Pakken koster 99,- ex. moms og gør Smartplans SMS beskeder til markedets billigste med en stykpris på lige under 25 øre. Ligesom med vores abonnementer er der ingen binding. Du køber blot SMS pakkerne efterhånden som du får brug for dem. På den måde kan du selv styre tempoet.

[smartplanhq-blog]

Undgå misforståelser. Skriv vigtige beskeder i vagtplanen.

Åben vagtplanen, klik på en dag og udfyld din besked. Skal beskeden også sendes ud på mail, vælger du blot hvilke ansatte der skal modtage beskeden pr. email.

Dine medarbejdere kan også selv skrive på dagene, så en besked kan uddybes eller en vigtig information overdrages til kollegerne.

Denne funktionalitet er et vigtig skridt på vejen til at befri flere vagtplaner fra Excel.

Rigtig god fornøjelse.

[smartplanhq-blog]

Timeregistrering og nemmere opslag i gamle vagtplaner

Så er der nyt i Smartplan.

Smartplan Logbog kan hjælpe dig med at få overblik over:

Hvem der var på arbejde?

Hvem blev en time længere?

Gik nogle før?

Mødte alle til tiden?

Hvor mange timer skal jeg give løn for?

Du kan klare det hele med få klik. Vælg én dag eller en periode i kalenderen, så klarer Smartplan Logbog resten.

Hvis en medarbejder har ændret i sine mødetider efter vagten, kan du godkende eller rette i ændringen.

Læs mere om Smartplan Logbog eller se funktionen i aktion.

[smartplanhq-blog]

Sådan undgår du at miste overblikket og kontrollen over timerne i din vagtplan.

Du har endelig fået din vagtplan til at gå op. Bemandingen passer, timerne passer og dine medarbejdere er glade.

Fordelen ved at have din vagtplan online, er at den hele tiden følger med disse ændringer. På den måde har du altid styr på hvem der skal på arbejde. Men hvad nu hvis en medarbejder møder senere, eller bliver længere? Måske har du behov for at vide hvem der var på arbejde dén ene dag hvor omsætningen i butikken var den højeste nogensinde.

Måske har du timesedler eller et excel ark liggende så de ansatte kan udfylde hvornår de kommer og går? Nu vil vi gøre det nemmere for dig at bevare kontrollen og overblikket.

Vi kalder det Smartplan Logbog. En hurtig og nem måde for dine ansatte at registrere deres tid, og et kraftfuldt overbliksværktøj så du ikke mister kontrollen.

Når du åbner logbogen bliver du automatisk præsenteret for informationer fra den foregående dag. Du kan få et hurtigt overblik over hvem der gik før eller senere, samt hvor stor den samlede afvigelse var fra vagtplanen.

Du præsenteres for en liste af medarbejdere der var på arbejde. Klik på en række og se detaljer for hver enkelt medarbejder. Du kan se deres rettelser i forhold til vagtplanen, samt se medarbejderens beskrivelse af deres tidsregistrering.

Læg mærke til hvordan du i toppen kan springe i én dag ad gangen. Hvis du har behov for at slå timerne op for en længere periode, vælger du blot din periode og logbogen tilpasser sig.

Vi har arbejdet igennem adskillige iterationer for at nå frem til den løsning vi nu implementerer i den kommende periode. Vi forventer at Logbogen erstatter vores nuværende timeudtræk.

[smartplanhq-blog]

3 metoder til at lave din sommer vagtplan uden excel.

Du plejer at bruge Excel til din vagtplan, fordi det var den hurtigste og nemmest måde at komme igang på. Og det var det måske også til din første vagtplan.

Der findes et alternativ til excel, og det er hurtigt at komme igang og prøve af gratis. Vi har samlet 3 metoder som et bud på hvordan du kan slippe din vagtplan fri af regnearket og få lagt din sommer vagtplan online.

Metoderne afhænger af kulturen på din arbejdsplads. De fleste laver vagtplanen på deres egen måde og dette er blot eksempler på hvordan vores kunder bruger Smartplans funktioner.

Hvis dine ansatte tager ansvar og selv tager vagter:

Lav sommervagtplanen efter først til mølle-princippet

Hvis du plejer at lytte til de ansatte, så kan du bede om ønsker:

Lav sommervagtplanen baseret på ønsker fra de ansatte

Hvis din bemanding gentager sig i rul:

Lav sommervagtplanen udfra en skabelon

Lige nu har vi sommertilbud på Smartplan, så du kan få 2 gratis måneder hvor du kan prøve om Smartplan er noget for dig.