Januar 2019
Formatieren in Word: Ich erreiche von den Stages of Grief nun die Stufe “Acceptance”
Gemeinsam mit einem Freund gebe ich eine Anthologie mit Texten eines Autors heraus, von dem wir Fans sind. Die ältesten Texte, die in die Anthologie aufgenommen werden, sind Mitte der 1990er Jahre in verschiedenen Sammelbänden oder Zeitschriften erschienen, enthalten etliche Bilder, viele Fuß- oder Endnoten und sind teilweise einspaltig, in seltenen Fällen zweispaltig gedruckt. Sie liegen uns als Scans in PDFs vor.
Der Autor selbst hat keine Worddateien oder ähnliche Formate, in denen die Version, die zuerst veröffentlicht ist, und die ins Buch soll, vorhanden ist. Um nun ein Manuskript zu erstellen, müssen deshalb die Scans, die wir haben, wieder in Dateien verwandelt werden, mit denen der Verlag weiterarbeiten kann, soll heißen, mit denen er in den Satz und dann ins Korrektorat einsteigen kann.
Die Scans, die wir haben, sind teils recht gut, dennoch kann der Text auf keinen Fall direkt in ein Worddokument oder eine andere Textverarbeitung kopiert werden. Ich erhalte den Tipp, den ABBYY Finereader auszuprobieren, der aus PDFs und anderen Dateitypen bearbeitbare Dokumente machen kann.
Ich schicke also die PDFs durch den ABBYY Finereader, der sie dann in Word-Dateien konvertiert. In diesen sind zwar Fuß- und Endnoten korrekt erkannt, diese sind aber anders als in Worddokumenten, in denen man die Fuß- oder Endnoten selbst setzt, nicht mit dem jeweiligen Text darin verknüpft. Ist das PDF, das vorliegt, schlechter Qualität (geringe s/w Kontraste o.ä.), werden Buchstaben schlechter erkannt, Seiten- und Abschnittsumbrüche tauchen an unerwarteten Stellen auf, Fettdruck ist ebenfalls äußerst erratisch hier und da entstanden. Einrückungen einzelner Absätze haben wenig mit dem zu tun, was in der Vorlage zu sehen ist.
Der Verlag schickt uns ein Style Sheet zum Formatieren in Word. Es ist nicht auf vieles zu achten, es soll so wenig wie möglich formatiert sein.
Bis diese Arbeit überhaupt losgehen kann, ist es nötig, erst einmal die gröbsten Fehler zu entfernen, die Fußnoten neu zu setzen und mit dem jeweiligen Text zu verbinden (pro Text sind ca. 60 Fußnoten vorhanden) und so weiter. Mein Mitherausgeber berichtet, dass er für 9 Seiten Dokumentkorrektur (ohne Neuformatierung) ca. eineinhalb Stunden braucht. Das Buch hat ca. 350 Seiten, und ich rechne nachts schlaflos hoch, wie lange wir wohl brauchen werden.
Kathrin behauptet zunächst, dass die Probleme nicht in der Natur der Sache liegen, sondern mit dem Beharren der Verlage auf der Arbeit mit Word zu tun haben. Nachdem sie das Scan-Ergebnis betrachtet hat, fallen ihr aber auch keine Automatisierungsmöglichkeiten ein. Vielleicht wenigstens die Fußnoten, meint sie, findet aber nur einen Link zu einer Empfehlung von 2010, mit Word-Makros zu arbeiten, die bei den User*innen, die ihr gefolgt sind, laut Kommentaren nicht recht funktioniert hat. “Also wenn ich das Buch machen müsste, würde ich lieber alles neu abtippen”, sagt sie abschließend.
Ich überlege, auf welcher Stufe der “Five Stages of Grief” ich mich befinde und stelle fest, langsam “Acceptance” zu erreichen. Wir werden nun händisch mit Verlagsstylesheet in Word dieses Buch formatieren.
(Hanna Engelmeier)
