Jalan panjang sebuah konser musik
Pandemi Covid-19 bikin semua industri terkena dampak. Salah satunya industri pertunjukan alias konser musik yang melibatkan banyak orang. Ada begitu banyak jadwal pertunjukan yang sebelumnya telah tersusun matang terpaksa dibatalkan. Menunggu dunia kembali normal yang entah sampai kapan. Para pekerjanya, mulai dari promotor, artis, vendor, hingga kru, juga dengan berat hati berpangku tangan di rumah. Demi menjaga dapur tetap ngebul, sebagian putar otak menggarap konser-konser virtual yang melibatkan sedikit sekali orang. Inisiatif ini sedikit mengobati rasa kangen dari ketiadaan panggung-panggung konser. Pun demikian, tetap saja bukan sesuatu yang ideal. Sembari berharap pandemi segera berakhir, saya teringat tulisan lama tentang bagaimana sebuah pertunjukan musik alias konser dipersiapkan. Seingat saya tulisan ini kelar saya bikin pada 2013 untuk mengisi rubrik “Lembar Fakta” di tempat saya dahulu bekerja. Dalam perjalanannya rubrik tersebut tak jadi hadir. Alhasil tulisan ini juga tidak sempat diterbitkan sampai saya sudah tidak lagi bekerja di tempat tersebut. Ketimbang hanya membeku di dalam folder laptop, saya coba tampilkan di sini.
Kesempatan bernyanyi bersama mengikuti sang idola di atas panggung nan megah, kilatan cahaya lampu warna-warni yang “menyirami” panggung, atau mendengarkan suara melodi gitar, betotan bass, dentuman drum, dentingan piano, dan lengkingan vokalis yang terdengar jernih dan jelas hingga ke sisi paling pojok area konser berkat dukungan tata suara ratusan ribu watt adalah sebuah pengalaman tak terlupakan. Itu semua bisa didapatkan dalam sebuah pertunjukan konser musik yang dikelola dengan baik. Jika ia dibuat dengan serampangan, bersiaplah mendapatkan cemoohan dan protes dari para penonton.
Menjamurnya perusahaan penyedia jasa hiburan alias event organizer (EO) menjadikan Indonesia, khususnya Jakarta, sering jadi destinasi tur dunia para solis maupun band mancanegara. Jika tahun 2012 tercatat ada 50 musisi asing yang menggelar konser di Jakarta, setahun kemudian jumlah tersebut meningkat jadi 72 pertunjukan.
JAVA Musikindo, Original Production, Ismaya Live, Big Daddy Live, Berlian Entertainment, Java Production, Sound Rhythm, Blackrock Entertainment, hingga Trilogy Live adalah segelintir perusahaan yang bergerak di bidang penyelenggara hiburan konser musik. Kehadiran mereka membuat penggemar suguhan musik langsung terbantu karena tak harus menyeberang ke negara tetangga untuk dapat menikmati aksi panggung artis idolanya.
Sebuah konser tidak sekonyong-konyong hadir dalam sekejap mata tanpa melibatkan sekumpulan pekerja keras di baliknya. Untuk dapat menghadirkan pertunjukan nan mengesankan, berliku jalan yang harus ditempuh. Berbagai proses mulai dari pencarian artis sesuai pangsa pasar yang ditargetkan; mengurus surat izin dan visa kerja artis yang akan diboyong beserta krunya; mencari vendor atau supplier untuk menyewa peralatan panggung, tata cahaya dan suara; hingga rela mengobrak-abrik toko demi mendapatkan teh herbal kesukaan sang artis harus dijalani.
Dalam sebuah kepanitian pagelaran konser, sekecil apapun peran yang diemban menjadi penting karena memberi dampak secara menyeluruh terhadap jalannya konser. Berikut kami sarikan beberapa elemen kunci di balik terselenggaranya sebuah konser.
Promotor
Jabatan ini merupakan pucuk tertinggi dalam sebuah event organizer. Ia merupakan team leader yang harus memastikan kinerja timnya berjalan dan berfungsi dengan baik. Di tangannya segala keputusan dieksekusi. Mulai dari pemilihan artis, tawar menawar dan pembayaran honor artis, penentuan lokasi konser, menggaet sponsor, alokasi tiket yang dijual, hingga strategi promosi agar konser tersebut laris merupakan segelintir hal yang harus lewat persetujuan sang promotor selaku pemilik modal. Dalam pengerjaan segala urusan tersebut, ia dibantu oleh beberapa divisi.
Adrie Subono, pendiri perusahaan penyelenggara kegiatan (event organizer) JAVA Musikindo sejak Oktober 1994, dalam bukunya “WOW!!: It’s Java’s Story” (PT JAVA Media-Indo Plus – 2004) mengungkapkan bahwa telah menerapkan pola desentralisasi pengambilan keputusan. Artinya tiap-tiap kepala divisi diberikan tanggung jawab untuk mengambil keputusan yang dianggap penting dan mendesak, di luar penandatanganan kontrak dengan manajemen artis.
Salah satu contohnya ketika satu supplier tidak bisa menyediakan peralatan sesuai dengan spesifikasi yang diminta oleh manajemen artis, maka kepala divisi produksi harus segera mencari supplier lain tanpa perlu meminta persetujuan terlebih dahulu kepadanya.
Dalam menjalankan kegiatannya, JAVA Musikindo yang telah memanggungkan banyak artis mulai dari Muse, Korn, Placebo, Incubus, Maroon 5, Black Eye Peas, hingga Bjork, membagi kompartemen pekerjaannya dalam lima divisi besar, yaitu artis (talent), produksi, tiket, keuangan, dan pers.
Selama masa persiapan dan menjelang konser, divisi tersebut bisa menggurita sesuai kebutuhan di lapangan. Mulai dari membentuk divisi korespondensi, perizinan, keamanan, sponsorship, desain, front of house (FOH), operasional, medis, merchandise, hingga divisi refund yang sifatnya insidentil jika tiba-tiba konser batal terselenggara.
Lantas, seperti apa cara mendatangkan seorang artis ke tanah air? Di awal-awal eksistensinya, JAVA Musikindo yang berperan aktif mencari artis yang sesuai target pasarnya untuk diboyong ke tanah air. Celebrity Access adalah rujukan karena situs tersebut merupakan database yang menyediakan lebih dari 50.000 jadwal tur, profil, agen dan manajemen artis.
Seiring perjalanan perusahaannya yang sukses menggelar serangkaian konser, reputasi Adrie Subono di mata manajemen dan artis mancanegara semakin terangkat. Faktor reputasi tersebut membuat pihak JAVA Musikindo yang ganti dihubungi agen artis asing yang akan menggelar tur di kawasan Asia atau Asia Tenggara untuk menawarkan pertunjukan di Indonesia. Agen yang dimaksud adalah middle agent yang jadi pemrakarsa kedatangan artis ke sebuah kawasan.
Middle agent akan menghubungi semua promotor di kawasan tertentu, sebut misalnya Asia Tenggara, dan menawarkan artis yang dimaksud. Tidak jarang proses penawaran ini mirip tender karena banyaknya promotor peminat untuk mendatangkan artis yang sama. Middle agent tidak pernah mau membuka berapa angka pasti dari honor artisnya. Karenanya ada proses saling menaikkan angka fee yang melibatkan beberapa promotor peminat.
Proses tender ini dinilai bagai dua mata pisau karena bisa merusak harga pasar. Tidak jarang kesepakatan yang telah tercapai dengan promotor A kandas karena tiba-tiba Promotor B berani datang dengan tawaran honor yang lebih tinggi. Honor artis yang tinggi otomatis berdampak pada tingginya banderol tiket masuk. Once Mekel, mantan vokalis Dewa, adalah salah satu yang mengeluhkan ulah promotor yang seperti itu.
Adrie Subono sendiri telah berkomitmen tidak akan mengambil artis yang honornya lebih dari USD150 ribu (lebih dari Rp2 miliar) karena kebijakan mereka adalah menjual tiket dengan harga terjangkau. Walau demikian, Adrie kepada majalah BusinessWeek Indonesia mengaku pernah sekali melanggar komitemennya itu. Ketika memboyong diva Mariah Carey untuk menggelar konser di Jakarta pada 2004, sumber majalah bisnis tersebut membocorkan bahwa JAVA harus merogoh kocek USD400 ribu.
Tidak semua tawaran dari middle agent lantas diambil karena pertimbangan beberapa hal seperti; kisaran honor, tingkat popularitas artis yang bersangkutan di tanah air, dan ketersediaan venue sesuai dengan jadwal tur di kawasan Asia Tenggara.
Jika ketiga hal tersebut telah disepakati, langkah selanjutnya yang ditempuh oleh promotor adalah mengurus perizinan konser dan kedatangan artis asing ke pihak kepolisian, Dinas Pariwisata, pemerintah daerah –dalam hal ini gubernur– dan permintaan visa kerja ke kantor imigrasi. Segala proses birokrasi beres, konser pun dapat digelar.
Koordinator Produksi
Ongkos produksi adalah salah satu penyedot terbanyak dalam sebuah konser. Ketika boyband EXO asal Korea Selatan menggelar konser bertajuk “The Lost Planet in Jakarta” (6 September 2014), promotor harus mengeluarkan total Rp6 miliar untuk ongkos pembuatan panggung.
Ketika band metal kenamaan Metallica akan menghelat konsernya di Stadion Utama Gelora Bung Karno, Jakarta (25/8/2013), lebih dari 1000 orang tukang dan teknisi dilibatkan untuk membangun panggung yang berukuran 60x20 meter. Tenaga ahli dan peralatan dari luar negeri pun didatangkan demi hasil terbaik.
Orang yang bertanggung jawab dalam mengawasi proses pengerjaan ini disebut koodinator produksi. Ia bertanggung jawab atas perencanaan, desain, anggaran biaya serta pelaksanaan produksi yang menyangkut peralatan penunjang acara seperti panggung, sistem tata suara dan cahaya, generator, hingga tenaga kerja produksi.
Juli Valda merupakan salah satu koordinator produksi yang telah diakui kapabilitasnya. Tenaganya sering dipakai dalam konser-konser yang diadakan oleh Adrie Subono maupun Peter F. Gontha, penggagas Java Jazz Festival.
Jika artis datang sambil memuat logistik panggung berupa peralatan dan perlengkapan manggungnya, tugas koodinator produksi dimulai ketika kontainer berisi segala peralatan tersebut mendarat di bandara dan membawanya ke lokasi konser tepat waktu.
Sebaliknya, jika promotor lokal diserahi tanggung jawab untuk mengurusi semua peralatan panggung, seperti permintaan Bon Jovi, maka tugasnya berlangsung minimal enam pekan sebelum konser digelar dengan mengontak sejumlah supplier atau vendor penyedia peralatan panggung sesuai permintaan sang artis yang tertera di production rider.
Sebuah konser jelas tidak akan enak ditonton jika pemanggul jabatan koordinator produksi tidak cakap dalam menjalankan tugasnya. Pasalnya, ia harus paham spesifikasi peralatan panggung, skala produksi, pengisi acara, hingga lokasi acara. Semua itu lantas disusun menjadi sebuah jadwal yang meliputi seluruh bidang produksi agar tidak terjadi keterlambatan.
Sosok ini juga harus pandai menganalisa kondisi kerja dilapangan karena tekanan pekerjaan yang dihadapi oleh kru sangat berat.
Tugas koordinator produksi semakin rumit jika yang diurusi adalah pertunjukan festival musik yang menghadirkan banyak panggung dan artis semisal Java Jazz Festival atau Hammersonic. Pun ketika bertugas dalam sebuah tur yang berpindah dari satu kota ke kota lainnya.
Di lapangan, tugas seorang koordinator produksi dibantu oleh beberapa figur kunci mulai dari stage manager, production designer, production runner, hingga orang-orang yang berada di bawah divisi Front Of House (FOH) saat hari pertunjukan dimulai. Apapun, barang yang dipasang di atas panggung tidak ada satupun yang berbeda dari production rider. Jika ada pergantian, selalu atas persetujuan sang artis yang dilampirkan oleh promotor dalam counter rider (subtitusi dari dari kebutuhan pentas artis).
Perizinan
Surat “sakti” ini wajib ada jika ingin membuat sebuah hajatan. Jika skalanya sebesar konser musik dengan penampil internasional, maka pos-pos yang harus dimasuki semakin banyak. Adrie Subono membagi surat perizinan menjadi dua kelompok, yakni: perizinan konser dan kedatangan artis asing.
Mengajukan izin menggelar konser tidak terlalu sulit dan mahal, asal semua kelengkapan yang dibutuhkan oleh instansi terkait sudah terpenuhi. Misalnya, melampirkan fotokopi paspor (jika menggelar konser band internasional) untuk dibuatkan visa kerja, melampirkan susunan kepanitiaan, hingga lokasi konser dan kapasitas penontonnya.
Selain itu, permohonan juga dilengkapi dengan proposal singkat yang memuat nama dan profil singkat band, waktu, dan tempat konser berlangsung. Dalam proposal itu juga dijelaskan mengenai maksud dan tujuan dari kegiatan tersebut, tentunya yang bersifat positif.
Misalnya, untuk meningkatkan citra pariwisata Indonesia, menunjukkan pada dunia internasional bahwa Indonesia aman dan kondusif, dan tentunya untuk menghibur warga Indonesia, khususnya Jakarta.
Adapun instansi yang terlibat untuk mengurus perizinan berawal dari Mabes Polri yang kemudian dilanjutkan ke Polda (Biro Operasi dan Intelkam), Polres, Polsek, Dinas Keamanan dan Ketertiban DKI, Dinas Pariwisata dan Kebudayaan, dan Dinas Kesatuan Bangsa DKI Jakarta (sekarang Badan Kesatuan Bangsa dan Politik). Bila mengundang band internasional, maka surat permohonan juga disampaikan kepada Kantor Imigrasi dan Departemen Tenaga Kerja.
Setelah Mabes Polri, biasanya melalui Kabag Intelkam akan memberikan rekomendasi bahwa konser itu bisa diselenggarakan. Promotor selanjutnya mengajukan permohonan pengamanan acara yang ditujukan kepada Biro Operasi Polda Metro Jaya. Promotor wajib memberikan informasi valid mengenai jumlah penonton yang bakal hadir. Karena dari info tersebut menjadi pertimbangan berapa jumlah aparat kepolisian yang harus diturunkan untuk mengamankan konser.
Deretan birokrasi yang harus dihadapi itu akan semakin panjang jika artis yang didatangkan dinilai memiliki rekam jejak penuh kontroversi. Misalnya saat Big Daddy Entertainment berniat memboyong Lady Gaga untuk konser di Stadion Utama Gelora Bung Karno (3/6/2012). Karena dianggap kerap membawakan lagu berlirik soal satanisme, gay dan lesbian, serta berpenampilan sensual di atas panggung yang masih dianggap kontroversial di Indonesia, panitia diminta menambah permintaan izin kepada Kementerian Dalam Negeri, Kementerian Agama, dan Kementerian Pariwasata dan Ekonomi Kreatif.
Mengurus perizinan konser dalam praktiknya tidaklah sulit. Semua bisa rampung dalam waktu dua pekan (WOW!!: It’s Java’s Story. Hal.34), baik diurus sendiri oleh promotor maupun melimpahkannya kepada impersariat, perusahaan yang khusus bergerak di bidang perizinan.
Liaison Officer
Pos satu ini berada di bawah naungan divisi artis atau talent. Tugasnya adalah sebagai pemandu dan penghubung antara promotor, media, dan artis. Siapapun yang ingin berhubungan dengan artis harus melalui liaison officer alias LO. Tugas itu diemban selama rombongan artis mendarat di negara tempat ia menggelar pertunjukan hingga menuju pintu pesawat untuk pulang atau ke negara tujuan konser berikutnya.
Jangan berpikir bahwa jabatan ini mudah dan menyenangkan karena selalu identik dekat dengan artis. Melanie Subono (kini 38 tahun) yang sejak awal berkiprah sebagai LO di JAVA Musikindo mengungkapkan suka duka mengemban tugas tersebut dalam dua bukunya; “OUCH!!!” (Gagas Media – 2007) dan “Liaison Officer Forever” (Kaifa – 2011).
Menjadi seorang LO tidak hanya harus pintar (terutama pintar menghapal karena ia akan berhadapan dengan setumpuk daftar permintaan artis yang disebut rider), tapi juga harus kuat secara fisik dan mental. Mengapa demikian? Karena LO, dan penghuni divisi talent lainnya seperti driver, artist security dan runner, adalah sekumpulan orang yang jatah kerjanya paling lama dibanding divisi lainnya yang ada dalam sebuah EO.
Mel –sapaan akrab Melanie– dalam “Liaison Officer Forever” (Hal.13) mengungkapkan bahwa LO bekerja 24 jam dalam sehari. Mereka menemani artis sepanjang hari terkait tugasnya sebagai pemandu. Bahkan ketika sang artis pulas dalam empuknya kasur hotel, LO tetap bekerja memenuhi segala kebutuhan yang diperlukan oleh artis demi kelancaran untuk kegiatan selanjutnya. Karenanya Mel menyebut bahwa LO tak ubahnya ibarat pembantu bagi artis.
Tidak jarang Mel senewen memenuhi permintaan seorang artis. Contohnya kala Mariah Carey menggelar konser di Balai Sidang Jakarta (15/2/2004). Diva pop pelantun Without You itu minta disediakan segerombolan orang di tempat-tempat yang akan dilewatinya. Tugas gerombolan itu adalah berdiri sambil membawa spanduk bertuliskan nama Maraiah Carey sambil mengelu-elukannya (Liaison Officer Forever. Hal.21).
Atau bagaimana pusingnya Mel kala mengurusi kedatangan Flo Rida yang dijadwalkan tampil di Jakarta Jam (2009), karena tiap pekan daftar jumlah rombongan yang dikirimkan selalu bertambah. Akibatnya, anak tertua Adrie Subono itu juga harus menambah pesanan kamar hotel, mobil, makanan, visa rombongan artis, dan otomatis membuat laporan keuangan baru.
Peran LO sangat krusial karena mereka adalah penentu suasana hati artis selama melakukan kegiatan di negara yang jadi tujuan konser. Pun menjadi representasi yang nantinya meninggalkan kesan baik atau buruk mengenai sebuah negara di mata para artis.
Ada tiga faktor yang menyebabkan hal tersebut:
1. LO adalah orang pertama yang ditemui artis saat menginjakkan kaki di sebuah daerah yang kemungkinan masih asing untuk mereka.
2. LO adalah orang yang selalu menemani artis selama berada di daerah tempat konser berlangsung. Bahkan tinggal satu lantai di hotel tempat menginap.
3. LO adalah orang terakhir yang dilihat oleh artis ketika mereka diantar kembali ke bandara dan mengucapkan selamat jalan.
Jika LO melakukan tugasnya dengan baik dan menyenangkan hati sang artis, tak jarang mereka mendapatkan tip dalam bentuk dolar atau rupiah. Hal itu dituturkan juga oleh Nandadieva Shahannaz yang sempat jadi LO di Buena Productions.
Asuransi Konser
Jika semua elemen di atas telah terpenuhi, sebuah konser tidak serta-merta bisa dengan mulus terselenggara. Selalu ada hal yang bisa dengan tiba-tiba membatalkannya. Sebuah hal krusial yang datangnya bisa karena faktor teknis maupun non-teknis. Salah satu contoh pembatalan karena faktor teknis bisa dilihat pada konser Avenged Sevenfold. Band metal asal Huntington Beach, California, AS, dijadwalkan mentas di Pantai Karnaval, Ancol (1 Mei 2012).
Perihal pembayaran fee telah disepakati, publikasi telah disebar, venue telah ditetapkan, tiket telah dijual, panggung telah dipancang, bahkan para personel beserta kru band yang namanya kerap disingkat AX7 itu telah mendarat di Jakarta.
Sore hari seiring kedatangan ribuan penonton, para personel dan kru melakukan pengecekan instrumen dan tata suara (sound check) di atas panggung. Hasilnya, pihak AX7 urung tampil karena menilai konstruksi panggung tidak aman. Konser pun batal. Penonton meradang, promotor rugi puluhan miliar.
Soal pembatalan dari sisi non-teknis, penyanyi Rihanna mungkin bisa dijadikan contoh. Dua kali berencana menggelar konser di Jakarta, manajeman pelantun Umbrella itu telah dua kali pula membatalkannya. Pembatalan pertama terjadi pada 2008 karena pemerintah AS mengeluarkan travel warning ke Indonesia.
Pembatalan kembali terjadi setahun kemudian yang merupakan penjadwalan ulang dari konser yang batal setahun sebelumnya. Penyebabnya karena wajah sang penyanyi lebam-lebam akibat tindakan penganiayaan yang dilakukan oleh Chris Brown, kekasihnya kala itu.
Adrie Subono yang juga kerap gagal menyelenggarakan konser berpendapat bahwa pembatalan sebuah konser adalah sebuah fenomena bisnis yang biasa.
Sedikitnya ada dua efek besar yang timbul akibat dari pembatalan konser; uang dan kredibilitas yang luntur di mata artis, sponsor dan juga penonton. Efek kedua merupakan yang paling krusial karena tidak ternilai dengan uang. Untuk mengantisipasi hilangnya kepercayaan dari konsumen, dalam hal ini para penonton, promotor wajib memberikan informasi secara jujur, detil, cepat dan disertai penjelasan mengapa sebuah konser batal dilaksanakan.
Sementara kerugian dari segi materi bisa tertutupi dari asuransi. Laiknya mobil dan barang mewah lainnya, Adrie menyarankan sebaiknya promotor mengasuransikan pertujukan yang akan dihelatnya. Asuransi penting karena dalam sebuah pembatalan konser yang datangnya dari manajemen artis, uang yang dikembalikan hanyalah fee artis yang telah dibayarkan sebelumnya. Sementara biaya yang dikeluarkan promotor untuk ongkos sewa tempat, alat, panggung, promosi, dan lain-lain menjadi tanggungan perusahaan asuransi.
Beberapa item yang jadi tanggungan perusahaan asuransi dalam sebuah konser pertunjukan antara lain:
Event Cancellation & Non Appearance (Professional Indemnity); menjamin pelanggaran terhadap kontrak, pembatalan konser, dan pelanggaran-pelanggaran profesionalisme lainnya.
Public & Product Liability; menjamin tanggung jawab hukum terhadap cedera badan (kematian, cacat, biaya pengobatan), kerugian harta benda (property damage) dan juga biaya-biaya hukum yang mungkin timbul akibat aktivitas persiapan dan pelaksanaan konser.
Workmen Compensation & Employers Liability; menjamin kecelakaan pekerja dalam persiapan dan pelaksanaan konser. Para pekerja biasanya harus bekerja ekstra cepat untuk mengejar batas waktu. Bekerja dengan diburu waktu potensial membuat pekerja cedera.
Automobile Liability; menjamin tanggung jawab hukum akibat penggunaan atau operasional kendaraan dalam mendukung acara tersebut.
Personal Accident; memberikan santunan terhadap kecelakaan baik untuk artis maupun terhadap para penonton.
Asuransi pertunjukan tidak hanya berlaku untuk artis dan promotor. Raja Karcis, penjual tiket dalam jaringan, juga telah meluncurkan asuransi bernama ticket protector. Sesuai namanya, ticket protector akan memberikan ganti rugi kepada pembeli tiket di Raja Karcis jika mereka batal menyaksikan sebuah konser karena alasan yang tidak dapat dihindari, semisal cuaca buruk, bencana alam, ketidaknyamanan perjalanan, penyakit, cedera atau kerusakan pada kendaraaan.
