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Chronique Techdoctr 035 - Lucie et Martine nous parlent de leur projet de fin d'études au service de gestion documentaire du Cégep de Trois-Rivières

Nous continuons aujourd’hui notre série de témoignages d’étudiant(e)s de troisième année du programme des Techniques de la documentation qui sont en stage aux quatre coins de la province.  Ils et elles terminent leur formation cet hiver et seront sur le marché du travail dès le mois d’avril…

Le Service de la gestion documentaire du Cégep de Trois-Rivières a été créé en 1984, suite à la Loi sur les archives (1983) qui obligeait tout organisme public à se doter d’une politique de gestion de ses documents actifs et semi-actifs, d’en établir un calendrier de conservation et d’assumer la gestion de ses documents inactifs. En plus de la gestion des documents administratifs du Cégep, le service de gestion documentaire est le gardien du Fonds d’archives des écoles de papeterie des Trois-Rivières qui a été rapatrié des différents pavillons du Cégep. En 1988, un traitement sommaire du Fonds a été réalisé dans le but de créer un répertoire facilitant sa consultation. Comme tout a été conservé, sa masse documentaire est d’une ampleur de 64,17 m de documents textuels (environ 230 boîtes). Suite à la demande de la direction générale, le service de gestion documentaire a pour mandat de traiter le Fonds afin de déterminer ce qui doit être conservé ou détruit.

Dans le cadre du traitement du fonds d’archives de l’école de papeterie, les étudiants du cours d’archivistique II, par le biais d’un travail de session, ont eu à définir les méthodes ainsi que les critères d’évaluation et de tri du fonds. Ils ont identifié les périodes de conservation propres aux types de documents pour ainsi déterminer ce qui pourraient être éliminé et de quelle façon. En fait ils ont effectué une analyse en se référant au calendrier de conservation du Cégep de Trois-Rivières, au guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec et au répertoire du Fonds d'archives de l’école de papeterie des Trois-Rivières 1918-1968.

Avant de pouvoir détruire des pièces d’archives qui composent le Fonds de l’école de papeterie des Trois-Rivières, le service de la gestion documentaire devra soumettre à BANQ – Mauricie Centre-du-Québec une liste identifiant chacun des dossiers qui regroupent des pièces similaires ou chacune des pièces uniques pour tout le Fonds.

Trois étudiantes pourront ainsi réaliser leurs stages de fin d’études. Étant primordiale qu’une même méthodologie soit suivie, notre mandat pour notre projet de fin d’études fut de concevoir des outils efficaces afin de faciliter le travail. Nous avons, dans un premier temps, réuni dans un même fichier tous les tableaux d’analyse faits par les étudiants à l’automne 2013. Par la suite, nous avons conçu un gabarit pour la saisie de données ce qui permettra au service de gestion documentaire de produire la liste requise pour BAnQ. Dans un dernier temps, nous avons fait une analyse finale du tableau comparatif.

Tout au long de notre projet de fin d’études, nous avons fait un suivi auprès de notre cliente Mme Nathalie Bordeleau et de son conseillé M. Sylvain Martel qui ont su nous guider dans la bonne voie afin de mener à terme notre mandat.

Lucie et Martine

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Chronique Techdoctr 034 - Mélanie nous parle de son stage au réseau BIBLIO de la Côte-Nord

  Nous continuons aujourd’hui notre série de témoignages d’étudiant(e)s de troisième année du programme des Techniques de la documentation qui sont en stage aux quatre coins de la province.  Ils et elles terminent leur formation cet hiver et seront sur le marché du travail dès le mois d’avril…

Le Réseau BIBLIO de la Côte-Nord, situé à Sept-Îles, est un milieu énergique qui fait une réelle différence ici, sur la Côte-Nord et sur la Basse-Côte-Nord, là où le plein-air fait partie intégrante du mode de vie. Le Réseau BIBLIO permet l’accessibilité à la lecture aux citoyens des municipalités de 5000 habitants et moins. Globalement, son mandat est d’offrir à chaque bibliothèque publique participante du soutien technique et une collection équilibrée et renouvelée, dont près de la moitié sera échangée deux fois par année. Il doit également tenir compte de la particularité du territoire qui s’étend de Tadoussac à Blanc-Sablon, sur une distance d’environ 1 300 km le long du littoral ainsi que de la population francophone, anglophone et innue. Un fait à noter, quelques bibliothèques ne sont pas reliées par la route, les échanges se font alors par bateau ou par la poste. Une réalité propre à la Basse-Côte-Nord.

Toutes les étapes de la chaîne documentaire seront réalisées ici par les techniciennes en documentation et le commis principal en commençant par le choix des documents, en passant par la préparation matérielle et le catalogage. Le réseau BIBLIO de la Côte-Nord se garde le choix des romans adultes et jeunes, des albums et des bandes-dessinées. Pour les documents en langue anglaise et les livres en large-vision, ils bénéficient d’envois d’office. Pour faciliter le traitement, un budget annuel est accordé aux services techniques coopératifs (STC) pour le choix des documentaires adultes et jeunes. La collection totale du Réseau BIBLIO de la Côte-Nord s’estime à près de 90 000 exemplaires dont 70 000 titres.

De plus, le prêt de livres entre bibliothèques (PEB) est facilité et très utilisé par les responsables grâce au logiciel VDX. Les usagers ont également la possibilité de faire des demandes spéciales d’acquisition. Les documents sont alors achetés, s’ils répondent à la politique de développement de la collection. Une nouveauté est désormais offerte aux usagers depuis la semaine dernière : la possibilité d’emprunter des livres électroniques.

Bref, un stagiaire en documentation au Réseau BIBLIO de la Côte-Nord aura la chance de toucher à toutes les facettes de la chaîne documentaire dans un milieu ouvert sur le partage des connaissances. Les journées seront complètement différentes et passeront à la vitesse de l’éclair. Il participera à l’acquisition des documents via Memento, il fera du traitement (catalogage) avec Symphony, il classera, élaguera, préparera les documents pour la reliure, entrera des statistiques, s’il est chanceux, comme moi, il participera au réaménagement d’une bibliothèque, il offrira un support réseau, il manipulera VDX pour le prêt entre bibliothèques (PEB) et il naviguera sur le site : pretnumerique.ca. Il aura donc la chance de consolider tous les acquis de sa formation en techniques de la documentation, offerte par le Cégep de Trois-Rivières. Le Réseau BIBLIO c’est un milieu à découvrir !

Un peu plus

 À Sept-Îles, les gens sont très aimables et ouverts...(et ils boivent leur café avec une paille !) Il est très facile de créer des liens. Un réseau d’autobus rejoint aussi les municipalités de Port-Cartier et de Gallix les jours de semaines, en matinée et en début de soirée pour faciliter les déplacements des étudiants et des travailleurs. Je vous invite donc à découvrir la région, où les levers et les couchers de soleils sur le fleuve sont à couper le souffle, en cliquant sur le lien suivant : Tourisme Côte-Nord

Réseau BIBLIO de la Côte-Nord : Cliquez ici

Catalogue disponible aux usagers : Cliquez ici

Mélanie.

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Chronique Techdoctr 032 - Laurie nous parle de son stage au CDEACF

Nous débutons aujourd'hui notre série de témoignages d'étudiant(e)s de troisième année du programme des Techniques de la documentation qui sont en stage aux quatre coins de la province.  Ils et elles terminent leur formation cet hiver et seront sur le marché du travail dès le mois d'avril...

Le Centre de documentation sur l’éducation aux adultes et la condition féminine (CDEACF, prononcé “cédaf” par son personnel et ses habitués), qui célèbre cette année son 30e anniversaire, est possiblement le seul centre de documentation communautaire de la province : en plus d’accueillir et de gérer les collections des membres déposants, il acquiert aussi la documentation produite par de nombreux organismes communautaires. Il existe pour et par ses membres, offrant formation et information à des individus et des organisations à travers le Québec, ainsi qu’à de nombreux endroits au Canada. Ses principaux champs d’action, comme le dénote son nom, sont l’éducation aux adultes (alphabétisation, formation continue, compétences essentielles) ainsi que la diffusion liée à la condition féminine.

Nos cours nous ont peu fait voir l’aspect des centres de documentation spécialisés par rapport aux bibliothèques: les enjeux restant les mêmes, la réalité est par contre très différente. Une infime partie de la clientèle se présente sur place: la Bibliothèque Virtuelle est la principale source de documentation, suivi du prêt à distance et entre bibliothèques. La circulation n’occupe donc qu’un court moment dans les tâches d’un(e) technicien(ne) en documentation. Une grande partie de la collection du centre est ce qu’on qualifie de “littérature grise”, soit de la documentation “dactylographié[e] ou imprimé[e], souvent à caractère provisoire, reproduit[e] et diffusé[e] à un nombre d’exemplaire inférieur au millier, en dehors des circuits commerciaux de l’édition et de la diffusion” (AFNOR), et requiert donc beaucoup de catalogage original, ce qui est la plus grande part de mes tâches.

Le CDEACF présente deux particularités de plus, défis pour une technicienne en stage : en plus d’utiliser un SIGB dont nous n’avons pas fait mention dans nos cours (Kentika, d’origine française), le catalogage inclut la création d’une cote de Classification Décimale Universelle (CDU), très peu utilisée de ce côté-ci de l’Atlantique. Très similaire à Dewey dans les classes et certains développements, la ponctuation additionnelle (parenthèses, deux points, tirets, apostrophes, barres obliques, plus, égal, et des combinaisons de tout cela) rend par contre les choses un peu plus complexe, en plus du vocabulaire décidément français. À vos synonymes!

Des formations sont aussi organisées pour certains organismes. J’ai eu la chance d’assister à la répétition de l’une d’elles, portant sur la gestion des documents administratifs et destinée à des membres de la Fédération des agricultrices du Québec, afin d’en donner une opinion de fraîchement-sortie-du-cours. Une belle révision en plus d’un changement de perspective : les personnes formées n’auront pas deux sessions de #techdoctr avant cette formation. Synthèse, épuration, concrétisation!

Quelques heures à l’accueil (circulation et référence) par semaine sont requises, bien que les cas nécessitent rarement de longues recherches. Les réponses sont souvent faites par courriel ou par téléphone. Et finalement, encore et toujours, les tâches connexes : la manipulation de documents Word et Excel (listes de nouveautés, éditeurs, etc.), le classement, le déplacement de boîtes et de documents...

À voir encore, dans les deux prochaines semaines : l’acquisition via le service Memento, incluant l’importation de notices catalographiques, après avoir visité la salle de montre de la librairie Raffin ; la création de trousses thématiques destinées au prêt ; le transfert de documents audiovisuels de cassettes VHS à format DVD (conservation!) ; un cas de référence poussée (s’il s’en présente) ; et la numérisation de documents à ajouter à la Bibliothèque Virtuelle.

Laurie.

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Chronique Techdoctr 031 - Témoignages d’anciens : Catherine Vaillancourt

Témoignage de Catherine Vaillancourt – étudiante de la cohorte 2010-2013

Technicienne en gestion documentaire à la MRC de L’Érable

Lorsque j’ai terminé mes études, je cherchais un emploi stimulant dans la région sans pour autant limiter mes choix sur un type de milieu documentaire. Ayant travaillé en gestion documentaire à la MRC de Bécancour et ayant fait mes stages tant en archives historiques, qu’en bibliothèques, j’avais de l’expérience dans tous les domaines. Peu de temps après avoir terminé, une personne de la MRC de L’Érable m’a appelée afin de connaître mes compétences et solliciter une entrevue. J’avais été recommandée au directeur général par mon ancien employeur et j’y ai été engagée.

Mon travail consiste à mettre en place un système de gestion documentaire tant au niveau papier qu’électronique. Je mets à jour différents outils de gestion documentaire tel que le plan de classification et le calendrier de conservation et en supervise la mise en application. Je crée des outils didactiques de gestion documentaire. Je gère la mise en œuvre de la nouvelle structure intégrant le papier et l’informatique et mets aussi en fonction des droits d’accès sur les fichiers électroniques.

Mon travail est très enrichissant et stimulant. Je travaille avec les gens de différents domaines et doit comprendre l’ensemble des subtilités de leurs disciplines. Je peux donc utiliser toutes les compétences apprises lors de ma technique, tant celles au niveau professionnel que personnel, devant chaque nouvelle journée remplie de défis.

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Chronique Techdoctr 030 - Témoignages d’anciens : Anne Ouellet

Technicienne en documentation

Responsable des acquisitions et aide à l’usager

 Bibliothèque du Cégep de Chicoutimi

Description des tâches :

Acquérir des monographies imprimées auprès de 3 librairies agréées et garder un contact constant avec celles-ci ;

Assurer un suivi serré sur les montants engagés et dépensés autant pour la bibliothèque que pour les différents départements et services ;

Rédiger des rapports auprès des personnes morales ou physiques concernées (bibliothécaire, responsables, Fondation, Ministère, etc.) ;

Aider les usagers à se repérer avec les nombreux outils de recherche (catalogue d’accès public, bases de données et même dans la bibliothèque elle-même) ;

Donner des formations générales ou poussées auprès d’étudiants et membres du personnel de l’établissement sur les différents services offerts.

 Lien avec la technique :

Les Techniques de la documentation du Cégep de Trois-Rivières m’ont permis d’être consciencieuse à l’évolution rapide des nouvelles technologies, ainsi que de la nécessité de rester informé des nouveautés dans le domaine du livre. En d’autres termes, la formation m’a aidée à être une véritable experte de l’information en me donnant les outils et les compétences nécessaires, afin que plus tard je puisse former des étudiants ou du personnel sur des  ressources que possède la bibliothèque.

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Chronique Techdoctr 028 - Témoignages d’anciens : Carolane Lacombe

Voici le témoignage de Carolane Lacombe, finissante de la cohorte 2010-2013.

Quand j’ai fini mes études en mai dernier, je cherchais un emploi en bibliothèque sans toutefois me limiter à une région en particulier. Je suis finalement tombée sur une offre d’emploi qui correspondait à mes critères. Je fais donc présentement un contrat de 6 mois en Gaspésie comme technicienne en documentation à la bibliothèque du Campus de Carleton-sur-Mer. C’est un petit cégep où il y a un peu plus de 320 élèves inscrits à la session d’automne 2013.

Mon travail consiste à faire à peu près toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement de la bibliothèque. J’effectue le service au comptoir de prêt. Je fais les acquisitions (une bonne partie des documents acquis sont des suggestions des enseignants), le catalogage (la plupart du temps dérivé), l’indexation et la classification. Je m’occupe du volet animation (listes de nouveautés envoyées toutes les deux semaines, présentoir thématique, etc.). Je donne les formations en recherche documentaire et j’offre le service de référence. Je règle les problèmes d’imprimante/ordinateur (ou j’appelle le soutien informatique lorsque le problème dépasse mes compétences). De plus, je monte des dossiers de presse pour les enseignants (le plus souvent sur des auteurs ou des œuvres en particulier pour le département d’art, lettres et communication). De plus, je dois superviser le personnel, c’est-à-dire les étudiants-employés qui me remplacent sur l’heure du dîner ainsi que la secrétaire qui fait la fermeture de la bibliothèque du lundi au jeudi.

Ce milieu de travail est vraiment stimulant, puisqu’il permet de toucher à de nombreux aspects du travail de technicien en documentation. De plus, toute l’équipe du Campus de Carleton-sur-Mer est dynamique et a à cœur la réussite des étudiants. Tout le monde travaille de concert pour offrir le meilleur service possible, et c’est ce qui rend ce milieu de travail intéressant.

Carolane Lacombe - Technicienne en documentation

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Chronique Techdoctr 027- Qu’est-ce qu’une base de données ?

Une base de donnée c’est :

«Les bases de données organisent et structurent l’information pour en faciliter le repérage» — UQAM

Voici un exemple de site web fait à partir d’une base de données : 

- Livres ouverts : cliquez ici.

Source photo : Cliquez ici

Alexie.

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Chronique Techdoctr 025 - Informatisation des opérations documentaires

Ce vidéo décrit le cours : Informatisation des opérations documentaires, selon Sylvain Martel, enseignant.

Voici la description officielle :

Ce cours permet à l’élève d’analyser et de tester des fonctionnalités de différents logiciels documentaires. Il effectue toutes les étapes visant à l’implantation d’un système informatisé d'une bibliothèque, et ce, pour tous les services. Au terme de ce cours, l’élève aura les compétences pour évaluer et implanter un système informatique dans une bibliothèque en fonction de besoins spécifiques exprimés par le milieu.

Disponible sur la page de la technique sous l’onglet grille et description de cours.

Merci. Bon visionnement.

Christine.