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Pourquoi LVMH a préféré Microsoft Datazen à Qlik et Tableau pour son reporting RH

LVMH, groupe de 130 000 personnes gère 70 maisons prestigieuses dans le domaine des vins & spiritueux (Château d’Yquem, Moët et Chandon, Dom Pérignon), la mode (Louis Vuitton, Christian Dior, Givenchy), les parfums, les montres ou encorela joaillerie. Une petite équipe s’occupe, à la holding, de consolider l’ensemble des données RH du groupe pour assurer un suivi de l’effectif et, annuellement, produire les documents de référence et les rapports annuels avec tous les indicateurs sociaux du groupe.

Une fois ces données collectées auprès des « maisons », la RH de la holding leur envoyait des fichiers PDF pas très simples à manipuler. « Tous les mois, nous leur faisions parvenir 70 pages où elles pouvaient trouver l’ensemble des données dont elles pouvaient avoir besoin » explique Nicolas Berton, Group HR Data Manager chez LVMH. Ce processus entrainait des ressaisies de données et beaucoup de temps perdu à feuilleter ces 70 pages de rapport.

L’idée émerge en 2015 de les remplacer par une application où toutes les données serraient accessibles au travers de 5 tableaux de bord et avec laquelle les utilisateurs pourraient très simplement appliquer des filtres pour obtenir les informations dont ils ont besoin.

Datazen, une solution multi-device, capable de fonctionner en mode offline.

« Mi-2015 nous avons regardé les solutions de data visualisation qui étaient disponibles sur le marché, essentiellement Qlik, Tableau Software et PowerBI » explique Nicolas Berton. « Nous avons considéré que ces outils s’adressent plus aux équipes analytiques qu’aux CEO et top managers d’une entreprise. Un autre aspect intéressant, c’est que comme le projet est porté au niveau de la holding, nous ne savions pas exactement à combien d’utilisateurs l’application allait véritablement s’adresser ».

« Le cout à l’utilisateur de Qlik ou de Tableau Software était un vrai obstacle pour nous et nous avons jugé qu’à l’époque la solution PowerBI de Microsoft n’était pas encore assez mûre ».

C’est alors que l’acquisition du canadien Datazen par Microsoft attire l’attention du chef de projet. « C’est une solution de data visualisation totalement mobile qui offre en outre la capacité de travailler en mode offline, ce qui n’était pas le cas des offres concurrentes. En outre, le coût raisonnable permettait de faire porter le projet par le budget RH ».

La solution est disponible sur de multiples terminaux, que ce soit Android, iOS, Windows mais c’est bien la version iPhone qui intéresse le plus Nicolas Berton car les manager de LVMH disposent de smartphone Apple.

Avanade est choisi pour assurer l’intégration de Datazen chez LVMH. Le projet a été officiellement lancé en septembre 2015 pour un déploiement opéré en février 2016. « Nous avons tout d’abord déployé auprès de l’équipe corporate et tous nos RH corporate ont pu tester l’application, soit une vingtaine de personnes » retrace Nicolas Berton.

« Nous avons monté une équipe projet de sept personnes avec un correspondant dans chaque Business Unit afin de collecter leurs besoins spécifiques, leurs indicateurs clés (KPI), la façon dont ils croisent les données. C’est à l’issue de ce travail que nous avons pu mettre au point cinq tableaux de bord mensuels et six annuels. Pas moins de 40 modèles graphiques ont été testés afin de faire coller au mieux l’apparence de l’application à la culture LVMH. Lorsque nous sommes arrivés à stabiliser ces rapports, nous les avons déployés auprès des DRH du groupe. Nous avons commencé par la France afin de réaliser des démonstrations physiques de l’application. Le déploiement a eu lieu à la rentrée 2016 et l’accueil a été très bon car les PDF que nous diffusions jusqu’alors étaient très peu utilisés car trop complexe. L’application mobile a été perçue comme très intuitive, très « user friendly ». Pour preuve, nous n’avons pas eu à écrire de guide d’utilisation ».

« D’un point de vue technique, Datazen se présente sous la force de quatre services » détaille Sébastien Prost, Data & Analytics Architect chez Avanade. « Le core service, un service lié à l’acquisition des données, un autre pour le rendering et enfin un service Web. Chez LVMH nous avons fait le choix de le déployer sur 2 serveurs différents. Le stockage est réalisé sur SQL Server 2012 ».

Pour l’intégration des données RH dans Datazen, LVMH a demandé à ADP de réaliser des extractions de données sous forme de fichiers csv. « Et grâce à SSIS(SQL Server Integration Services), nous intégrons ces fichiers dans une base de données SQL Server. Nous avons mis en place un cube de données SSAS (SQL Server Analysis Services) et tous les rapports que nous avons conçus pour Datazen s’appuie sur ce cube. C’est une chaîne d’alimentation qui a été automatisée aujourd’hui ». Le cube de données compte une dizaine de dimensions pour 400 indicateurs livrés pour moitié natifs, pour moitié calculés.

La mise en place de l’application a mobilisé cinq personnes à plein temps du mois d’octobre 2015 à mi-février 2016.

Le PDF fait place à la puissance du mobile

Désormais, les utilisateurs disposent d’un raccourci vers Datazen sur leur mobile, baptisé « LVMH RH Reporting ». L’application est même proposé avec un « tuto » qui explique en grandes lignes sont fonctionnement.

Nicolas Berton précise : « nous ne poussons pas les données vers les mobiles. C’est aux utilisateurs de lancer le rafraichissement des données. C’est une approche générale chez LVMH. Nous ne poussons rien sur les portables ».

Comme on pouvait s’en douter, certains utilisateurs ont demandé à imprimer les données présentées par l’application. « Outre faire un screenshot, nous avons été capables d’intégrer des PDFs complémentaires aux dashboards qu’ils pourront exporter et imprimer ».

Aujourd’hui, l’application compte une centaine d’utilisateurs réguliers. Tous les CEO et DRH des 70 maisons du groupe disposent d’un accès, auxquels viennent s’ajouter les utilisateurs basés dans la holding, soit environ 200 utilisateurs potentiels.

Chaque DRH peut décider de rester le seul à avoir accès à l’application, ou il peut nous demander d’ouvrir l’accès aux membres de son équipe RH. C’est un choix qui lui appartient aujourd’hui. « Pour l’anecdote, le lendemain même de la mise en production de notre application, nous avons eu une demande de notre Comex. Ils avaient besoin d’informations relatives à notre effectif. J’étais avec mon responsable en déplacement et grâce à l’application nous avons pu donner immédiatement l’information et non pas rentrer au bureau pour réaliser la requête spécifique sur notre Back Office. Nous n’avons même pas eu à chercher un accès Wifi (grâce à la fonctionnalité Offline), nous avons (ainsi pu) envoyé les bons chiffres par SMS ».

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