e-faturaların arşivlenmesi kimin sorumluluğundadır?
Hangi yöntemi kullanırsanız kullanın ( Portal, Entegratör veya Entegrasyon ) e-faturaların arşivlenmesi mükellefin sorumlukuğundadır. Kısacası her koyun kendi bacağından asılır...
e fatura portal arşivleme
GİB Portal üzerinden e-fatura alan veya gönderen kullanıcılar gönderdikleri yada aldıkları e-faturaları güvenli bir ortamda arşivlemelidir. Burada bahsi geçen arşivleme kesinlikle GİB portal üzerinde yapılan arşivleme değildir. GİB portal kullanıcıların daha rahat işlem yapabilmesi için kendi içerisinde bir arşiv mekanizması oluşturmuştur. Ancak GİB burada tutulacak veri hakkında her hangi bir garanti vermemektedir.
GİB portal içerisine girdiğinizde " 6 aydan faturalarınız ve uygulama yanıtlarınız sistemden kaldırılacaktır " mesajı görüntülenmektedir. Herhangi bir sebeple GİB 6 aydan daha kısa bir sürede arşivdeki e-postalarınızı kaldırabilir. Bu yüzden mutlaka her gönderim ve alım işleminden sonra e-fatura belgelerinizi veya yanıtlarınızı arşivleyiniz.
e fatura portal içerisinden nasıl e-faturalarımı bilgisayarıma kayıt ederim ?
E-Fatura portal girişi yapıldıktan sonra ; Gelen Kutusu ve Gönderilenler bölümünde Zarf Bazında Listeleme yapılır ve gelen ekranlarda arşive kaldırılacak e-fatura belgeleri seçilir. Ekranın üstünde yer alan "Arşive Kaldır" seçeneği ile ilgili e-fatura belgeleri arşiv bölümüne kaldırılır.
Arşiv bölümüne giriş yapıldıktan sonra indirilecek zarfların seçimi yapılarak yukarıda yer alan İndir butonuna basılır. İndirdiğiniz faturaların geçerli olabilmesi için dosya içerisinde herhangi bir değişiklik yapmayınız.
Benzer biçimde Posta Kutusu Yanıtlarının da yedeklerinin alınması gereklidir.
e-Fatura belgelerinin çıktısını almak arşivleme için yeterli midir ?
E-fatura belgesi elektronik ortamda imzalanmış ve içeriğinin sabit olduğu imza ile anlaşılabilen bir elektronik belgedir.
E-fatura belgesi yazdırıldığında , bu belge üzerinde belgenin orjinal olup olmadığına dair herhangi bir bilgi bulunmaz. Bu yüzden yazdırılan e-fatura belgelerinin hiç bir geçerliliği yoktur.
Geçerli olan yalnızca e-fatura belgesinin imzalı XML halidir. Bu yüzden arşivleme yapılırken yalnızca GİB tarafından indirilen ZIP/XML formatındaki dosyaları saklayınız.
Benzer şekilde PDF dosyalarının veya HTML dosyalarının bir geçerliği yoktur.
