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El diseño y la optimización de rutas - la gran olvidada

Llevo muchos años realizando labores de consultoría en la implantación de soluciones de planificación y optimización de rutas. Desde que empecé hace unos 20 años el reparto urbano ha cambiado significativamente. Básicamente el principal cambio es que con la llegada de internet y el ecommerce, el consumidor es cada vez más exigente y las empresas de transporte y de ecommerce tienen que hacer frente a estas mayores exigencias.

Pero he aquí que empieza mi desconcierto, principalmente por dos motivos. En primer lugar, he hablado con muchas empresas de reparto urbano que usan herramientas de GPS y buenas aplicaciones de movilidad (que implica una buena inversión) pero que al final ni optimizan las rutas y son incapaces de ofrecer una buena Estimación de Tiempo de llegada. A lo mas que te llegan a ofrecer es que el Pedido “está en ruta”. En segundo lugar, asisto a multitud de eventos de elogistics donde muchas personas todas ellas muy profesionales, hablan de como hacer frente a la demanda del ecommerce: una buena página web para fidelizar al cliente, diversas alternativas de entrega, una buena administración del almacén,……, y ….. que los vehículos estén localizados por GPS. Pero de como ayudan los programas de planificación, programación y optimización de rutas casi nadie habla.

Veamos, que yo sepa y en base a mi experiencia una de las claves de la eficiencia de una empresa de reparto y/o transporte se basa en un buen diseño, planificación y optimización de rutas. Ni el diseño, ni la planificación (exceptuando la creación de rutas en base a criterios geográficos, como el código postal), ni la optimización forman parte de la funcionalidad de los programas basados en el GPS. Es por ello que todavía me sorprendo cuando un jefe de tráfico/Operaciones me dice que con sus programas de GPS están servidor.

Una de las claves de esta confusión mía y de las pocas ganas de los jefes de operaciones por las herramientas de planificación y optimización de rutas son los conductores. En cualquier país europeo el conductor hace y conduce según las instrucciones de la empresa, ni a la derecha ni a la izquierda, siempre a seguir dichas instrucciones, y a partir de este punto, al conductor se le evalúa según su capacidad para seguir dichas instrucciones. Para ello es muy difícil encontrar en los países del norte de Europa una empresa sin un optimizador de rutas. En cambio, en España la experiencia del conductor es la clave. La ruta se diseña según la experiencia del conductor, y son pocos los jefes de tráfico que imponen su autoridad para que el conductor siga las instrucciones de la empresa. Es por ello que son muy pocas las empresas que son capaces de evaluar el desempeño del conductor y los jefes de tráfico se limitan a rezar para que al final del día no se produzcan desastres. Eso si, el Dpto. del Servicio al Cliente tiene un buen catalogo de excusas para decirte que el pedido “está en ruta”.

Veamos que aporta de forma general los programas de creación y optimización de rutas:

1. Ahorro en costes logísticos. La económica es la primera razón para optimizar las rutas. La optimización de rutas siempre reduce las distancias lo cual, entre otras cosas, reduce el coste en combustible. He realizado proyectos que han reducido los costes hasta un 24%.

2. Ahorro en tiempo de trabajo. A la hora de crear las rutas el tiempo de trabajo es muy intenso dado que hay muchos factores a controlar. Los programas de optimización ahorran mucho tiempo en el diseño y optimización de rutas porque te permite automatizar tareas. El dedo para ver por donde sopla el viento, las hojas Excel y los códigos postales son las herramientas más habituales en nuestro país a la hora de diseñar las rutas

3. Gestionar la flota de transporte. Con los programas de optimización se evitan usar mas camiones de los necesarios. Actualmente las empresas de reparto que no usan estos programas usan más camiones para “evitar problemas”, especialmente en días como el “Black Friday”

4. Mejorar el servicio al cliente. La optimización de las rutas tienen una incidencia máxima en la satisfacción de los clientes desde el momento en que se mejora la puntualidad y eso produce un cliente satisfecho. En España, las empresas de reparto son incapaces de decirte a que hora llegará tu pedido, solo que está en ruta. Aquí hay que poner una excepción, lasempresa de supermercados online si están haciendo un esfuerzo para darte certidumbre sobre la hora de entrega

5. Mejorar la densidad de las entregas. Las herramientas de optimización reducen los tiempos de conducción y eso tiene una influencia muy importante en la productividad. Aquí tengo que hacer notar que después de 20 años de experiencia ya he dejado de discutir con conductores “con experiencia” que creen que su diseño de ruta es mejor.

Actualmente en nuestro país, los directores de Operaciones tienen que hacer frente a muchos desafíos antes de planificar las entregas. Y cuando hablas con ellos parece que lo que menos les preocupa es el diseño de las rutas. Eso si, un buen sistema de GPS y de movilidad para que el servicio al cliente esté informado del estatus de la entrega y que el conductor le dé los menos problemas posibles.

Cuando voy a ferias, forums,…. acerca de los desafíos actuales que implica el ecommerce los expertos hablan de almacén, picking, métricas, tipos de entrega, logística inversa, entregas mismo día, Servicio al cliente, fidelidad del cliente, herramientas de movilidad, localización de los clientes,…… pero nada del diseño de rutas.

Con carácter general, los programas de diseño y optimización de rutas incluyen toda la funcionalidad necesaria para realizar un proceso de “entregas perfectas” y estas son las más importantes:

1. Administración de los viajes

a. A donde ir, cuando

b. Eliminar papel

c. Eliminar tiempo de pre-ruta

d. Tiempos Estimados de Llegada a los despachadores

2. Verificación de la carga

a. Reducir atajos

b. Eliminar tener que hacer re-entregas

3. Cadena de custodia: Administración de

a. Recibos

b. Captura de la firma

c. Fotos

4. Notificaciones

a. Reducir las llamadas para “Donde está mi vehículo”

b. Eliminar las llamadas de los vendedores y clientes

5. Funcionalidad para que el cliente se sirva “asi mismo”

6. Geocodificación

a. Almacenar solo las direcciones de entrega

b. Eliminar los mensajes “no encuentro el punto de entrega”

7. Navegación

a. Llevar a los conductores al lugar correcto

b. Seguir el camino marcado

c. Ayuda a mejorar el rendimiento del conductor

8. Workflow

a. Captura todas las tareas a realizar

b. Mover el conductor eficientemente a través de las tareas

c. Capturar los datos necesarios

d. Eliminar el trabajo duplicado cuando se vuelve a la oficina

9. Entrega exacta

a. Escaneo para asegurar que es el producto correcto

b. Escaneo para asegurar que es la cantidad exacta

c. Control de por encima, corto o dañado

10. Método fáciles para clasificar a los clientes, conductores y vehículos

11. KPI´s para conductores y entregas que identifiquen las entregas a tiempo, los métodos de conducción e identifique tendencias

Si habéis leído con atención los puntos anteriores cualquiera que tenga una herramienta de movilidad podría cumplir con los puntos anteriores, pero si dais un paso mas allá con una segunda lectura podréis comprobar que la funcionalidad de la “entrega perfecta” se basa en un diseño optimizado previo de las rutas

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Precious Moment. 😉 Let me introduce him... He is Mr. Yan Hendry Jauwena, founder and CEO of iruna eLogistics, the new professional company, focused on logistic, ecommerce technology, and last mile delivery. He is a well-known International Speaker for Logistics and E-Commerce. What an amazing person he is, isn't? Feeling lucky cause I can meet him and talk so much things about eLogistics which has strong relation with my field in Industrial Engineering. He has successfully opened my mind about eLogistics area. He shared his experiences when he was working at Pos Logistics as CEO too. Live with Logistics means you live and commit to serve the best goods and deliverables for those who order it. I still remember every compliments and advices that he told me, about the event (IW), yet he really appreciated the event and imppressed with the people who managed it nicely. He shared about how to be a good leader with bringing a good influence. But do not underestimate him just as a hard worker, he is also a family man. He told me about her daughters Jemima and Jillian (am I right, Sir?), about the way he spend his weekend with his fam and not accept any job on Sunday (sometimes Saturday too). Even he told me about his hobby and his past event at Jakarta Marathon 👏🤗 Thank you so much for your time, Sir, for being patient with my email, messages, whatsapp *it might be disturbed you in some ways. Hehe ✌ I will not forget this precious moment. Thanks for coming to Jogja at Industrial Workshop! Don't hesitate to call me back soon if you visit Jogja, ready for the next job and collaboratio ? I am looking forward for it, Sir. Good luck with Iruna eLogistics! 😊 #iruna #elogistics #internationalspeaker #industrialworkshop

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