Zusagen einhalten ist wichtig
Kaum eine Enttäuschung ist so groß, wie eine gebrochene Zusage. Im Großbetrieb Krankenhaus gibt es viele Abteilungen, Zuständigkeiten und Prozesse. Damit alles reibungslos läuft, sind wir auf gegenseitige Verlässlichkeit angewiesen. Wir müssen einander gegenseitig zuarbeiten und uns aufeinander verlassen können. Es gibt keinen schnelleren Weg, den eigenen Ruf zu zerstören, als durch nicht eingehaltene Versprechen.
Das gilt besonders für Zusagen, die Führungskräfte machen. Um reibungslos arbeiten zu können, sind Mitarbeiter oft auf Rückmeldung oder Erledigung wichtiger Führungsaufgaben angewiesen. Sie müssen sich darauf verlassen können, dass der Chef das macht, was er verspricht.
Und andersherum? Wer als Führungskraft nicht in Mikromanagement verfallen möchte, muss sich darauf verlassen können, dass Mitarbeiter delegierte Aufgabenerledigen. Ohne ständige Nachfragen und Kontrollen.
Was passiert, wenn Zusagen gebrochen werden? Hier erlebt jeder andere Gefühle. Wenn wir merken, dass Zusagen nicht eingehalten wurden, spüren wir Enttäuschung, Ratlosigkeit oder auch Traurigkeit und Wut. Wir sind hilflos und frustriert, denn oft kommen wir selbst nicht weiter mit dem, was uns wichtig ist.
Das respektvolle Nein
Wir sind schnell dabei, Dinge zu versprechen. Erst später stellen wir fest, dass wir zeitlich nicht alles schaffen können, was wir zugesagt haben. Dann entsteht Stress und Unzufriedenheit. Wir versuchen alles gleichzeitig zu machen und werden mit nichts fertig. Seien Sie vorsichtiger mit dem, was Sie zusagen. Überlegen Sie erst, was Sie sonst noch zu tun haben und reagieren sie häufiger mit einem respektvollen Nein.
Alles aufschreiben
Sie können nur Zusagen einhalten, an die Sie sich auch erinnern. Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Gehirn, Sie im richtigen Moment zu erinnern. Wenn Sie etwas zusagen, schreiben Sie es auf Ihre Aufgaben-Liste.
Abwesenheit-Notiz für Emails
Viele Anfrage erreichen Sie per E-Mail. Der Absender weiß nicht immer, dass Sie gerade länger abwesend sind und wundert sich, dass er nichts von Ihnen hört. Nutzen Sie immer die Abwesenheitsnotiz.
Früher habe ich mich amüsiert über Kollegen, die selbst wegen eines Tags Abwesenheit diese Funktion einschalten. Inzwischen habe ich verstanden, dass es die besonders zuverlässigen Mitarbeiter sind, die so denken.
Die "Sundown-Rule”
Sie lautet: „Jede Anfrage muss bis zum Sonnenuntergang beantwortet sein. Kann bis dahin keine endgültige Lösung angeboten werden, muss es zumindest eine Reaktion geben“.
Wie sollte die Rückmeldung aussehen?
Hier können die vier Schritte der „Wertschätzenden Kommunikation“ das Grundgerüst bilden:
Beobachtung mitteilen: Was genau haben Sie besprochen und was wurde vereinbart? Fassen Sie kurz zusammen, um was es ging.
Gefühle wahrnehmen: Teilen Sie z.B. Ihr Bedauern mit oder machen Sie deutlich, dass Sie sich vorstellen können, wie es Ihrem Gegenüber damit geht, dass z.B. das Problem bisher nicht gelöst werden konnte.
Bedürfnisse formulieren: Zeigen Sie, dass Sie das Bedürfnis Ihres Gegenübers erkennen, z.B. das Bedürfnis nach Klarheit.
Äußern einer Bitte: Bitten Sie um Verständnis für die Verzögerung oder um eine Rückmeldung, ob Sie auf andere Weise unterstützen können.
https://www.menschen-im-vertrieb.at/blog/2009/10/13/anforderungen-an-verkaufer/