Hướng dẫn chi tiết Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
Khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử hoặc có bất kỳ sự thay đổi nào về thông tin doanh nghiệp, chữ ký số, việc lập tờ khai gửi cơ quan Thuế là thủ tục bắt buộc. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có không ít kế toán và chủ doanh nghiệp lúng túng trong việc xác định đúng trường hợp cần nộp cũng như cách thao tác trực tuyến trên hệ thống. Cùng tìm hiểu chi tiết quy trình này để thực hiện chuẩn xác, nhanh chóng và tránh được các rủi ro chậm trễ.
Biểu mẫu này dùng để làm gì và ai cần nộp?
Đây là văn bản pháp lý (Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử) dùng để các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khai báo với cơ quan Thuế.
Đối tượng áp dụng bao gồm những đơn vị bắt đầu chuyển sang dùng hóa đơn điện tử (HĐĐT) lần đầu tiên (từ hóa đơn giấy chuyển lên, hoặc doanh nghiệp mới thành lập). Bên cạnh đó, những đơn vị đang sử dụng HĐĐT bình thường nhưng phát sinh nhu cầu cập nhật, chỉnh sửa thông tin đã đăng ký trước đó cũng bắt buộc phải lập biểu mẫu này.
Những trường hợp phải nộp tờ khai thay đổi
Về nguyên tắc, doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ đăng ký mới một lần duy nhất. Tuy nhiên, trong suốt quá trình hoạt động, nếu có sự thay đổi về mặt thông tin, đơn vị phải nộp lại tờ khai này với hình thức "Thay đổi thông tin". Các tình huống phổ biến nhất bao gồm:
Thay đổi thông tin định danh: Đổi tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, hoặc mã số thuế.
Thay đổi công cụ ký số: Đơn vị tiến hành gia hạn chữ ký số (Token) hoặc chuyển đổi sang một nhà cung cấp chữ ký số khác.
Thay đổi hình thức hóa đơn: Chuyển từ loại hóa đơn có mã sang không có mã của cơ quan Thuế (hoặc ngược lại).
Thay đổi thông tin liên hệ: Cập nhật lại số điện thoại, email thường xuyên sử dụng để nhận thông báo từ cơ quan thuế.
Để tra cứu đầy đủ các trường hợp cụ thể, đối chiếu với tình huống của doanh nghiệp và tải file Word chuẩn xác nhất, bạn có thể tham khảo ngay bài viết chuyên sâu về Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT được cập nhật theo luật hiện hành.
Quy trình 6 bước nộp tờ khai trên Thuế điện tử
Hiện nay, việc chủ động nộp online qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế được ưu tiên vì tính tiện lợi. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
Truy cập hệ thống: Vào trang web chính thức của Tổng cục Thuế tại hoadondientu.gdt.gov.vn.
Tạo tờ khai: Đăng nhập bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử (hoặc chữ ký số). Vào mục Đăng ký / Quản lý thông tin và chọn lập tờ khai. Điền đầy đủ thông tin liên hệ cơ bản (Tên, MST, SĐT, Email, CCCD).
Lựa chọn hình thức: Chọn sử dụng HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan Thuế tùy theo điều kiện của doanh nghiệp.
Khai báo phương thức: Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu (thường là thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT) và tích chọn loại hóa đơn dự kiến sử dụng (GTGT, bán hàng...).
Cập nhật chứng thư số: Nhập thông tin chữ ký số (USB Token) còn hiệu lực mà doanh nghiệp sẽ dùng để xuất hóa đơn.
Ký và nộp: Kiểm tra kỹ lưỡng lại dữ liệu. Cắm USB Token, nhấn Ký và nộp tờ khai. Hệ thống sẽ lập tức trả về mã tiếp nhận hồ sơ.
Lưu ý quan trọng về các quy định mới
Khi thực hiện thủ tục, kế toán cần đặc biệt chú ý đến lộ trình cập nhật của pháp luật để tránh việc hồ sơ bị từ chối:
Từ ngày 01/06/2025 (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP): Biểu mẫu mới sẽ yêu cầu bắt buộc bổ sung thêm các trường thông tin định danh như số CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật nhằm tăng cường bảo mật.
Từ ngày 15/05/2026: Sau khi nhấn nộp tờ khai thành công trên web, người nộp thuế bắt buộc phải thực hiện thêm một bước là xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile. Nếu bỏ qua thao tác này, hồ sơ của bạn sẽ không được cơ quan Thuế tiếp nhận.
Kết luận
Việc nắm vững các quy định và thao tác chuẩn xác khi nộp tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo luồng công việc kế toán trơn tru và tuân thủ tuyệt đối quy định của Pháp luật. Hãy lưu lại ngay các bước hướng dẫn trên và chia sẻ cho đội ngũ kế toán của công ty để áp dụng nhanh chóng khi cần thiết!