Chatbot Và 5 Yếu Tố Để Xây Dựng Mối Quan Hệ Với Khách Hàng
Chatbot - công cụ chiến lược hỗ trợ doanh nghiệp trong các cuộc trò chuyện với khách hàng và xây dựng mối quan hệ với khách hàng tốt hơn.
Trò chuyện là một phần thiết yếu của gần như tất cả các doanh nghiệp và tùy thuộc vào cách bạn tận dụng những cuộc trò chuyện đó, họ có thể hạn chế sự phát triển của bạn hoặc đẩy nhanh nó.
Hôm nay chúng ta sẽ tập trung vào bản mới, nhưng trước tiên chúng ta hãy dành một chút thời gian cho bản cũ
Bản cũ làm hạn chế sự phát triển của bạn.
Nhà điều hành trò chuyện trực tiếp trung bình có thể xử lý khoảng 6 cuộc hội thoại cùng một lúc. Điều đó có nghĩa là cứ 6 người đặt câu hỏi trên trang web của bạn, bạn cần một nhà điều hành trò chuyện trực tiếp khác.
60 người đặt câu hỏi? Bạn cần 10 người trò chuyện trực tiếp.
600 người đặt câu hỏi? Bạn Cần 100 người .
6.000 người? Rất tiếc bạn không đáp ứng đủ.
Như bạn có thể thấy, những cuộc trò chuyện kiểu này có thể nhanh chóng trở thành nút thắt cho sự phát triển kinh doanh. Và điều này đặc biệt đúng nếu bạn có những nhân viên đang trả lời cùng một câu hỏi, cung cấp cùng một thông tin và giải quyết các vấn đề tương tự, ngày qua ngày.
Nhưng may mắn thay, có một giải pháp cho vấn đề này.
Chúng được gọi là chatbot . Và điều tuyệt vời là bạn có câu trả lời cho một câu hỏi, bạn có thể sử dụng một chatbot để cung cấp câu trả lời đó cho nhiều người như bạn muốn, dù đó là 60 hay 600 hay 6.000.
Và khi bạn bắt đầu sử dụng để tự động hóa các cuộc hội lặp đi lặp lại đó, bạn sẽ hiệu quả hơn nhiều. Bạn có thể bắt đầu sử dụng các cuộc hội thoại để thực sự TĂNG TRƯỞNG doanh nghiệp của mình, thay vì chỉ sử dụng chúng để duy trì hiện trạng.
Điều này được gọi là tăng trưởng đàm thoại .
Điều tuyệt vời về tăng trưởng đàm thoại là nó KHÔNG CHỈ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển. Nó giúp bạn ngày càng mạnh mẽ và uy tín hơn.
Thay vì bùng nổ quảng cáo cho nhiều người, nó sẽ trao quyền cho bạn xây dựng các mối quan hệ theo tỷ lệ 1: 1 .
Điều này thực sự mạnh mẽ vì nó cho phép bạn tạo ra một lượng lớn khách hàng cảm thấy được nghe, đặc biệt và độc đáo mà không cho phép quá trình xây dựng mối quan hệ đó trở thành nút thắt trong doanh nghiệp của bạn.
Vậy làm thế nào để bạn đưa chiến lược tăng trưởng đàm thoại vào thực tế trong công ty của bạn?
Chúng tôi đã tạo ra một khung 5 yếu tố để thực hiện chiến lược tăng trưởng đàm thoại. Chúng tôi gọi đó là : Chuẩn hóa, Bối cảnh, Tối ưu hóa, Cá nhân hóa và Đồng cảm.
Yếu tố 1: Tính nhất quán được chuẩn hóa
Bước đầu tiên trong bất kỳ chiến lược tăng trưởng phiên nào là thu thập tất cả các thông tin cần thiết để phân phối và tiêu chuẩn hóa. Bạn muốn đảm bảo rằng thông tin hầu như chính xác và nhất quán có sẵn trên tất cả các kênh.
Một cách để giải quyết vấn đề này là xem xét cách đào tạo nhân viên mới.
Bạn sẽ nói gì với nhân viên bán hàng mới vào ngày đầu tiên? Họ có cần biết công ty và sản phẩm của bạn để hoàn thành công việc không?
Một ý tưởng tốt khác là nói chuyện với những người tương tác với khách hàng, chẳng hạn như đại diện dịch vụ khách hàng. Nhận phản hồi về các câu hỏi mà mọi người đã đưa ra nhiều lần.
Là một phần của chiến lược tăng trưởng đàm thoại của bạn, bạn cần trả lời những câu hỏi này.
Hành động ngay
Tạo Câu hỏi thường gặp cho doanh nghiệp của bạn. Thu thập các câu hỏi và câu trả lời phổ biến nhất mà bạn luôn cung cấp cho khách hàng của mình (chẳng hạn như cách đặt lại mật khẩu, theo dõi trạng thái đơn hàng hoặc giờ làm việc, v.v.) và cập nhật này dưới dạng tài nguyên mà tất cả nhân viên sử dụng cho câu trả lời nhất quán.
Yếu tố 2: Bối cảnh liên quan
Trong yếu tố 1, bạn đã thu thập và chuẩn hóa tất cả các thông tin quan trọng của mình. Bước tiếp theo là đưa thông tin đó vào bối cảnh thích hợp của một cuộc trò chuyện.
Để làm điều này. Có 8 cách khác nhau mà ai đó có thể hỏi bạn một câu hỏi:
Who
What
Where
When
Why
How
Which
Yes/No
Đó là nó. Mỗi câu hỏi có thể sẽ phù hợp với một trong 8 loại đó. Và tùy thuộc vào loại câu hỏi, công việc của bạn là cung cấp câu trả lời theo cách phù hợp với câu đang được hỏi.
Dưới đây là một vài ví dụ về các câu hỏi có thể phù hợp với từng loại, cùng với loại câu trả lời mà người đó đang tìm kiếm:
Who- câu trả lời sẽ liên quan đến một người, nhóm hoặc nhóm. Tôi nói chuyện với ai về hóa đơn của mình?
What - câu trả lời sẽ liên quan đến một mô tả hoặc định nghĩa. Sự khác biệt giữa một ly latte và cappuccino là gì?
Where - câu trả lời sẽ liên quan đến một vị trí, theo địa lý hoặc tương đối. Đâu là mục tiêu gần nhất? Vượt hoặc trên nút Nút thiết lập lại trên thiết bị của tôi ở đâu?
When - câu trả lời sẽ liên quan đến một thời gian. Khi nào thì máy giặt khô mở?
Why - câu trả lời sẽ liên quan đến một lý do hoặc giải thích. Tại sao tôi cứ nhận được thông báo lỗi này?
How - câu trả lời sẽ liên quan đến một mô tả. Làm thế nào để tôi thay đổi một lốp xe?
Which - câu trả lời sẽ liên quan đến việc chọn một mục từ một tập hợp hoặc mảng. Kế hoạch nào có ý nghĩa nhất đối với tôi?
Yes/No - câu trả lời sẽ liên quan đến phản hồi nhị phân, thường được theo sau bởi một số lý do hoặc giải thích. Tôi có thể trả lại sản phẩm nếu nó bị hỏng không?
Trong một số trường hợp, bạn sẽ không thể trả lời câu hỏi ngay lập tức. Ví dụ: giả sử câu hỏi là:
Làm thế nào để thay đổi mật khẩu của tôi?
Để trả lời câu hỏi này, bạn có thể cần phải hỏi một câu hỏi đủ điều kiện trước. Cụ thể là: Hiện tại bạn có đang đăng nhập hay không?
Bạn phải hỏi điều này trước tiên vì trong hầu hết các trường hợp, quy trình thay đổi mật khẩu là khác nhau đối với những người đăng nhập so với những người không đăng nhập. Kết quả là câu trả lời sẽ thay đổi tùy thuộc vào trạng thái đó.
Bây giờ nếu chúng ta đổi câu hỏi ban đầu thành:
Thay đổi mật khẩu của tôi Ở đâu?
Đó là một câu hỏi hoàn toàn khác. Trong trường hợp này, người đó đang tìm kiếm một vị trí, một liên kết hoặc một URL sẽ đưa họ đến một trang hồ sơ nơi họ có thể thay đổi mật khẩu của họ.
Trong cả hai trường hợp, mục tiêu cuối cùng là như nhau (thay đổi mật khẩu của họ), nhưng bối cảnh thì khác. Và vì vậy, bạn phải thay đổi câu trả lời của mình dựa trên bối cảnh đó để cung cấp cho người đó những gì họ đang tìm kiếm.
Bối cảnh là một cái gì đó có lẽ dường như là lẽ thường với hầu hết chúng ta. Bởi vì khi bạn đang trong một cuộc trò chuyện một đối một, bạn sẽ hiểu được bối cảnh của hầu hết các câu hỏi bằng trực giác. Bạn thường không phải dừng lại và suy nghĩ xem liệu người đó đang tìm kiếm ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao, như thế nào, hoặc có / không trả lời.
Nhưng khi bạn xây dựng một chatbot, bạn sẽ không có mặt để tìm hiểu bối cảnh đó. Nó phải được lập trình. Đó là lý do tại sao việc hiểu các loại câu hỏi này là rất quan trọng, vì vậy bạn có thể đảm bảo rằng chatbot của bạn cung cấp loại nội dung phù hợp với câu hỏi mà mọi người đang hỏi.
Hành động ngay
Sử dụng Câu hỏi thường gặp mà bạn đặt cùng nhau trước đó để suy nghĩ về tất cả các câu hỏi mà khách hàng có thể hỏi bạn, theo từng cách trong tám cách khác nhau. Viết ra những cái phổ biến nhất mà đại diện dịch vụ khách hàng của bạn nhận được và suy nghĩ thông qua ý định của khách hàng khi họ đặt câu hỏi như thế này.
Yếu tố 3: Tối ưu hóa Chatbot
Tối ưu hóa là tất cả về việc gửi thông điệp của bạn theo đúng cách, được cung cấp cho kênh quảng cáo.
Và bạn muốn điều chỉnh cách bạn gửi tin nhắn dựa trên điểm mạnh và điểm yếu của kênh đó.
Ví dụ: nếu bạn đang trả lời một câu hỏi qua email, một nhược điểm của email là tốc độ phản hồi. So với các kênh trò chuyện khác như LiveChat, Messenger hoặc gọi điện thoại, các cuộc hội thoại email thường chậm (với thời gian phản hồi khoảng 1-24 giờ). Vì vậy, bạn muốn giảm thiểu điểm yếu đó bằng cách cố gắng cắt giảm càng nhiều càng tốt.
Một lợi thế của email là tính lâu dài và khả năng tìm kiếm. Khi bạn gửi email cho ai đó, nó sẽ ở trong tài khoản email của họ cho đến khi họ xóa nó. Vì vậy, bạn có thể tận dụng điều đó bằng cách gửi hướng dẫn chi tiết hoặc thậm chí tệp đính kèm (như thông tin đăng nhập) mà mọi người có thể tìm kiếm và tham khảo bất cứ khi nào họ cần.
Khi kênh là Messenger, tất cả đều ngược lại. Tốc độ là một thế mạnh. Bạn có thể hỏi và trả lời các câu hỏi khá nhiều trong thời gian thực. Một nhược điểm khác, là kích thước màn hình. Hầu hết mọi người sử dụng Messenger trên điện thoại của họ và chỉ có một số lượng văn bản nhất định có thể phù hợp cùng một lúc:
Đây là những điều quan trọng cần lưu ý khi gửi nội dung qua Messenger. Bạn không muốn gửi cho mọi người 500 từ nội dung cùng một lúc. Thay vào đó hãy giữ câu trả lời của bạn ngắn và khuyến khích nhiều người tham gia bằng cách đặt câu hỏi.
Ví dụ: giả sử ai đó hỏi bạn một câu hỏi làm thế nào để hỏi về vấn đề như thế nào, làm thế nào để tôi thay đổi bộ lọc dầu trên xe của mình?
Có một số cách bạn có thể tiếp cận bằng cách sử dụng Messenger làm kênh đàm thoại của mình.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách hỏi một số câu hỏi trình độ đầu tiên. Có thể bạn muốn hỏi kiểu dáng, mẫu mã và năm của chiếc xe của họ để bạn có thể điều chỉnh câu trả lời cho loại xe họ lái. Bằng cách này bạn có thể chỉ cho họ chính xác vị trí bộ lọc không khí của họ và cách thay đổi nó.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách cung cấp cho họ một bản tóm tắt ngắn, sau đó hỏi xem họ có muốn mô tả chi tiết hơn không. Nếu họ trả lời Có , thì bạn có thể cung cấp cho họ một liên kết đến một bài viết hoặc bài đăng trên blog dài hơn với nhiều thông tin hơn. Hoặc, bạn có thể yêu cầu địa chỉ email của họ và gửi PDF, danh sách kiểm tra hoặc tài nguyên khác vào hộp thư đến của họ. Đây là một cách thực sự tự nhiên để hỏi thông tin liên lạc của ai đó.
Bạn có thể trả lời câu hỏi trực tiếp trong Messenger bằng đa phương tiện: Khả năng chèn hình ảnh, tệp âm thanh và video ngay trong cuộc trò chuyện trên Messenger là một thế mạnh lớn khác của kênh này.
Hành động ngay
Tối ưu hóa cách bạn cung cấp thông tin của mình để nó tận dụng điểm mạnh của kênh bạn đang sử dụng. Trên Facebook Messenger có nghĩa là gửi tin nhắn ngắn, đặt nhiều câu hỏi để giữ mức độ tương tác cao và tận dụng video và các phương tiện đa phương tiện khác
Khi bạn xây dựng một chatbot, nó có thể cùng một cuộc trò chuyện với 50.000 người trên khắp thế giới.
Nhưng bạn không muốn mọi người cảm thấy như vậy. Bạn muốn mỗi cuộc trò chuyện đó thật độc đáo và riêng tư.
[XEM THÊM: Thúc đẩy quan hệ với khách hàng bằng Chatbot Facebook Messenger]
Yếu tố 4: Ảnh hưởng của cá nhân
Đó là tất cả những gì yếu tố 4 bị giới hạn. Bạn muốn tận dụng bất kỳ thông tin nào bạn đã thu thập được từ người đó để cung cấp một cuộc trò chuyện được cá nhân hóa hơn, một cuộc trò chuyện giúp bạn củng cố mối quan hệ của bạn với họ.
Ví dụ đơn giản nhất về điều này là gọi ai đó bằng tên của họ. "Chào, Mark!" Sẽ nghe có vẻ cá nhân hơn, "Chào, bạn!"
Bạn cũng có thể tham khảo bất kỳ câu hỏi nào trước đây mà bạn đã hỏi mọi người (miễn là bạn đã lưu câu trả lời). Ví dụ: Domino's có một chatbot ghi nhớ lịch sử đặt hàng của bạn. Vì vậy, bạn có thể theo dõi đơn hàng trước đó hoặc đặt cùng đơn hàng bạn đã có lần trước.
Loại thông tin bạn sử dụng để cá nhân hóa sẽ khác nhau giữa các công ty. Ví dụ, một chatbot bất động sản có thể lưu từng phạm vi giá tiềm năng của người mua nhà và vùng lân cận ưa thích, để họ chỉ nhìn thấy danh sách nhà có liên quan đến họ.
Hành động ngay
Những tác động nhỏ như thế này cần nhiều công sức hơn để thiết lập, nhưng chúng sẽ giúp cho cuộc trò chuyện của bạn cá nhân hơn và giúp xây dựng mối quan hệ thân thiết hơn với khách hàng của bạn.
Yếu tố 5 : Đồng cảm
Những hành động nhỏ như thế này đòi hỏi nhiều công việc hơn để thiết lập, nhưng chúng còn cả một chặng đường dài để làm cho cuộc trò chuyện của bạn trở nên cá nhân hơn và giúp xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ hơn với khách hàng của bạn. Làm thế nào để bạn cá nhân hóa chatbot của bạn để cải thiện cuộc trò chuyện? Hãy suy nghĩ cẩn thận và ghi lại nó.
Cho đến bây giờ, chúng tôi chủ yếu nói về cách sử dụng các cuộc hội thoại để cung cấp thông tin theo đúng cách. Chúng tôi đã nói về việc đảm bảo nội dung bạn cung cấp cho mọi người là thực tế, nhất quán, đặt đúng bối cảnh, được tối ưu hóa cho Messenger và được cá nhân hóa cho mỗi người dùng .
Nhưng các cuộc hội thoại không chỉ là sự thật khô khan. Phải có những cảm xúc liên quan nữa .
Và đó là lý do tại sao trong một cuộc trò chuyện, bạn cần đưa ra câu trả lời đúng về mặt cảm xúc trước khi bạn đưa ra câu trả lời thực sự chính xác.
Khi ai đó bày tỏ cảm xúc với bạn, bạn muốn họ cảm thấy như bạn đã lắng nghe họ. Bạn muốn họ tin rằng bạn hiểu và thừa nhận họ cảm thấy thế nào.
Không có bất cứ điều gì lạ mắt liên quan ở đây. Nó chỉ là con người.
Và đó là một trong những điều mà hầu hết chúng ta sẽ làm theo bản năng trong một cuộc trò chuyện thực sự, nhưng khi bạn xây dựng một chatbot tự động, bạn cần đảm bảo dành thời gian cho sự đồng cảm.
Vì vậy, nếu ai đó tương tác với chatbot của bạn và cho biết rằng họ đang gặp vấn đề với sản phẩm, đừng bắt đầu bằng cách hỏi ngay vấn đề là gì. Người này có lẽ đang cảm thấy thất vọng, và thậm chí có thể tức giận. Vì vậy, trước tiên chỉ mất một giây để thừa nhận và đồng cảm với cách họ cảm nhận.
Hành động ngay
Việc đồng cảm với chatbot của bạn sẽ đi một chặng đường dài trong việc khiến khách hàng của bạn cảm thấy được lắng nghe, điều này sẽ giúp họ có tâm trí tốt hơn để tiêu thụ thông tin thực tế sau đó. Hãy suy nghĩ về việc của họ và loại phản ứng bạn muốn nếu bạn buồn và cố gắng tìm giải pháp cho vấn đề này.
[XEM THÊM: Chatbot Messenger: Công cụ xây dựng khách hàng thân thiết ]
Trò chuyện nhiều hơn và thân thiết hơn
Khái niệm chung về tăng trưởng đàm thoại có nghĩa là doanh nghiệp của bạn sẽ ngày càng tham gia vào cuộc trò chuyện theo thời gian.
Nhưng điều quan trọng là phải hiểu rằng có nhiều cuộc trò chuyện là không đủ. (Trên thực tế, như chúng ta đã thảo luận ở đầu bài viết này, quá nhiều cuộc hội thoại sai thậm chí có thể là 1 sự thu hẹp cho sự phát triển.)
Để thực sự tận dụng chiến lược tăng trưởng này, bạn cần có một cuộc trò chuyện tốt hơn.
Một cuộc trò chuyện tốt hơn không chỉ có thể cung cấp cho khách hàng của bạn thông tin mà họ đang tìm kiếm. Điều này làm cho họ cảm thấy tốt về công ty và sản phẩm của bạn. Nó giúp họ hiểu, yêu và tin tưởng bạn hơn bao giờ hết. Điều này làm cho họ có nhiều khả năng làm kinh doanh với bạn một lần nữa trong tương lai.
Đó là lý do tại sao tôi thực sự khuyên bạn nên thử khung này khi xây dựng chiến lược tăng trưởng phiên của riêng bạn.
Bạn muốn có thêm nhiều chiến lược như thế này để tạo khách hàng tiềm năng, người đăng ký và bán hàng từ Messenger Marketing? Hãy xem khóa học Chatbot Master mới của chúng tôi tại đây.












