Cach lap bang ke 02 TNDN chuan Thong tu 20 moi nhat
Trong hoạt động kinh doanh, việc ghi nhận chi phí hợp lý đối với các khoản mua hàng hóa và dịch vụ không có hóa đơn luôn đòi hỏi sự cẩn trọng cao từ bộ phận kế toán. Để giải quyết vấn đề này, bảng kê 02/TNDN đóng vai trò là chứng từ cốt lõi giúp doanh nghiệp minh bạch hóa sổ sách kế toán. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các quy định pháp lý mới nhất và cách thức thiết lập chứng từ này nhằm đảm bảo tính hợp lệ khi cơ quan chức năng tiến hành quyết toán thuế.
Trường hợp áp dụng chứng từ thu mua không hóa đơn
Việc sử dụng mẫu chứng từ này không được áp dụng đại trà cho mọi giao dịch mà chỉ giới hạn trong một số trường hợp cụ thể theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp được phép lập bảng kê khi tiến hành thu mua nông lâm thủy hải sản trực tiếp từ người sản xuất hoặc người đánh bắt. Bên cạnh đó, các hoạt động mua sản phẩm thủ công bằng mây tre đan, rơm rạ từ người trực tiếp làm ra cũng thuộc diện áp dụng.
Các giao dịch liên quan đến việc mua đất đá cát sỏi do hộ gia đình tự khai thác, mua phế liệu từ người thu gom, hoặc mua tài sản cũ đã qua sử dụng đều bắt buộc phải có chứng từ này. Ngoài ra, khi doanh nghiệp mua hàng hóa dịch vụ của các hộ kinh doanh cá thể có mức doanh thu nằm dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng, kế toán cũng cần thiết lập bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán thực tế để người đại diện pháp luật xác nhận tính xác thực.
Cập nhật quy định mới theo Thông tư 20/2026/TT-BTC
Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 20/2026/TT-BTC vào ngày 12 tháng 03 năm 2026 nhằm hướng dẫn chi tiết về thuế thu nhập doanh nghiệp, chính thức áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025. Theo quy định mới, mẫu 02/TNDN đã chính thức được ban hành để thay thế cho biểu mẫu 01/TNDN thuộc Thông tư 78 trước đây.
Nội dung trên mẫu mới yêu cầu bộ phận kế toán phải điền đầy đủ thông tin từ tên đơn vị, mã số thuế, địa điểm thu mua đến các dữ liệu cá nhân của người bán như họ tên, số căn cước công dân và nơi cấp. Phần chi tiết hàng hóa cần thể hiện rõ tên mặt hàng, số lượng, đơn giá và thành tiền. Chứng từ này chỉ có giá trị pháp lý khi có đầy đủ chữ ký của người lập biểu cùng sự phê duyệt đóng dấu của người đại diện theo pháp luật hoặc cá nhân được ủy quyền hợp lệ.
Hướng dẫn chi tiết cách lập chứng từ hợp lệ
Để cơ quan thuế chấp nhận đây là hồ sơ chi phí hợp lý, bộ phận kế toán cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc khi lập bảng kê 02/TNDN theo từng lần thu mua hoặc tiến hành tổng hợp theo từng tháng. Trong trường hợp doanh nghiệp sở hữu nhiều trạm thu mua lẻ, kế toán bắt buộc phải lập chứng từ chi tiết tại từng trạm trước khi tổng hợp số liệu về trụ sở chính.
Các thông tin về người bán phải được ghi chép chính xác làm cơ sở xác minh đối tượng thu mua có đúng quy định hay không. Đối với phần hàng hóa, kế toán cần mô tả chi tiết tên mặt hàng đi kèm số lượng và đơn giá thực tế ngay tại thời điểm giao dịch. Tổng số tiền trên bảng kê phải khớp hoàn toàn với số tiền thực tế chi trả trên các phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi tương ứng. Cuối cùng, hồ sơ cần lưu giữ song song chứng từ chi tiền để đối chiếu và chứng minh tính minh bạch của dòng tiền.
Điều kiện ghi nhận khoản chi vào chi phí được trừ
Việc hoàn thiện lập bảng kê không đồng nghĩa với việc khoản chi sẽ tự động được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Căn cứ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC, khoản chi mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn chỉ được công nhận là chi phí hợp lý khi đáp ứng đồng thời các điều kiện khắt khe.
Doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ lưu trữ đầy đủ bao gồm chứng từ chi trả tiền và bảng kê thu mua có chữ ký xác nhận của người đại diện pháp luật. Đặc biệt, đối với các giao dịch mua hàng hóa dịch vụ trong ngày của từng cá nhân có tổng giá trị từ năm triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua hình thức không dùng tiền mặt. Đồng thời, khoản chi này phải phát sinh thực tế, phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh và người bán phải đúng đối tượng không được phép xuất hóa đơn theo quy định.
Kết luận
Việc nắm vững các quy định và cách thức lập chứng từ thu mua hàng hóa không hóa đơn là yêu cầu chuyên môn bắt buộc đối với nhân sự kế toán. Thực hiện đúng các hướng dẫn pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các khoản chi phí được trừ mà còn đảm bảo sự toàn vẹn trong hệ thống dữ liệu tài chính. Doanh nghiệp cần chú trọng khâu kiểm duyệt hồ sơ chứng từ để quá trình quyết toán thuế diễn ra thuận lợi và an toàn.
