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Réflexions sur l'organisation du projet à mi-parcours

Durant la réalisation du projet nous n’avons pas réellement rencontré de problème d’organisation.

A chaque séance, les tâches étaient réparties selon l’attrait de chacun, et aucune tâche n’a été négligée. Avant toute remise nous vérifions intégralement le travail de chacun et par conséquent modifions les éléments à modifier qui ressortaient de nos discussions.

Nous allons rester bien organisés afin de finir le travail dans les temps. Nous nous répartirons le travail puis nous mettrons en commun. Ainsi, nous pourrons avoir l’avis de chacun sur le travail effectué.

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Choix d'un produit

Nous avons décidé de prendre une solution déjà existante pour répondre à notre problème au niveau du transfert de fichiers au sein de l’IUT Informatique. En effet, Pydio est une plateforme de partage de fichiers et une bonne alternative aux plateformes plus connues comme Dropbox, Hubic, etc…

Pydio dispose d’une interface web pour déposer et partager ses fichiers. Aussi, des applications mobiles sont disponibles pour pouvoir avoir accès à tous ses fichiers de n’importe où. Un client est disponible pour tous les OS (Linux, Mac OS et Windows) donc tous les étudiants de l’IUT pourront avoir accès à cette solution, même via les machines de l’IUT.

De plus, les utilisateurs peuvent être ajoutés facilement, ainsi que des groupes. Il est possible d’associer Pydio à un annuaire LDAP de l’IUT afin que les étudiants et professeurs puissent utiliser Pydio avec les mêmes identifiants que leurs comptes pour la zone libre et un serveur Samba afin qu’ils retrouvent leurs fichiers de leur zone perso via Pydio.

Pour l’accès aux dossiers, il est possible de fixer les droits en lecture seule, en écriture seule, ou en lecture écriture. Cela permettra d’éviter le problème des casiers-enseignants sur la zone libre, car il sera possible de rentrer dans les casiers enseignants pour voir si le fichier a bien été déposé.

Pydio permet aussi l’intégration d’une boîte mail, ce qui permettrait aux étudiants et professeurs de joindre leur adresse unilim, afin de regrouper tous les modes de transfert de fichiers à un seul client, et rendrait le partage plus simple.

On a donc choisi cette solution qui correspond à nos attentes. Les dossiers pourront être organisés par groupes d’utilisateurs plus facilement, et les droits d’accès seront bien définis pour qu’il n’y ait pas de partage de fichiers dans des zones qui ne nous concernent pas. Aussi, les comptes et les fichiers de la zone perso seront retrouvés. Cette solution permet un regroupement des différents moyens de transferts de fichiers, ainsi tous les étudiants et professeurs y trouveraient leur compte.

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Tableau synoptique

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Préparation du questionnaire

– Quel mode de recueil d'informations avez-vous choisi (questionnaire ou interviews) et pour quelle(s) raison(s) ?

Nous avons choisi le questionnaire parce que notre échantillon de réponse voulue, touche autant les étudiants, les enseignants vacataires ainsi que les enseignants titulaires. En l'occurrence nous voulons avoir une vision globale et rapide du problème que nous exposons, chose que les interviews ne permettent pas. Cela nous permettra de voir qui est touché par quel problème.

– Quel sera votre échantillon (questionnaire) : composition et justification de sa représentativité ? Quelles personnes allez-vous interviewer (interviews) : justification de votre choix ?

Tout d'abord comme dit précédemment, nous avons 3 types d'échantillons :

Les enseignants vacataires :

Certains enseignants vacataires ne connaissent pas le fonctionnement d'échange de données avec les étudiants. De plus ils ne possèdent pas forcément d'identifiant pour se connecter à la zone publique et déposer des fichiers. Ils ont parfois recours à l'envoi de mail pour diffuser les données mais ne possèdent pas toujours les listes de diffusion. Pour pallier ce problème, certains utilisent un gestionnaire de fichiers. (Dropbox/google Drive)

Les enseignants titulaires : 

Nous voulons savoir quelles méthodes utilisent généralement les enseignants titulaires afin que l'on puisse établir laquelle de celles-ci pourrait être instaurée comme pratique habituelle de chacun.

Les étudiants :

Parce que ce sont les premiers intéressés à obtenir ou divulguer des données et savoir quelle solution ils préfèrent.

– Quelles sont les données que vous aller exploiter (données brutes ou résultant de tris croisés) . Préparez la feuille de calcul qui vous permettra de les obtenir.

Nous exploiterons les données recueillies par notre questionnaire résultant de tris croisés car nous voulons des données triées selon la situation des différentes personnes présentes.

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Questionnaire sur le transfert de fichier entre étudiant et enseignant

Ce formulaire a été créé dans le cadre des cours de communication du 4ème semestre par Daniel Cole, Kevin Vibert, Pierre Grand, Zineddine Vergne et Fabien Berger. L'objectif de ce formulaire est de savoir si vous êtes satisfait des moyens actuels de transfert de fichier ou si vous avez rencontré d'éventuels problèmes, dans le but de son amélioration.

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Questionnaire

Échantillonnage 

  1 groupe de 1ère année   1 partie des enseignants en poste   Des enseignants vacataires

Professeur  ou étudiant Solutions utilisées actuellement pour le transfert étudiant <-> professeur Solutions préférées Problèmes rencontrés (Liste de problèmes courants) solutions utilisées actuellement étant les mieux adaptées ?

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Causes

Manque d'information concernant l'utilisation de la zone libre, pas de session pour certains intervenant voulant déposer des documents

Habitude d'utiliser un moyen de transfert plutot qu'un autre

Manque d'hierarchie dans les dossiers

Difficulté de verification du bon envoi de chaque document (Demande du temps)

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Tour de table

Le jour ou il fallait rendre le compte rendu du dernier tp de java, aucune indication n'a été donnée par le professeur concernant l'envoi du rapport (K.V)

Quand on est en tp on ne sait pas ou trouver les sources que les professeurs mettent a notre disposition(F.B)

Lorsqu'il faut envoyer un tp par mail, certains professeurs ou intervenants n’utilisent pas leur boite mail unilim, et nous avons pas facilement accès a leur adresse mail (D.C)

 Les professeurs ne notifient pas lorsque des documents sont disponibles sur la zone libre et parfois ne spécifient pas l'emplacement (Z.V)

Les documents sur la zone libre se trouvent par fois dans des dossiers incohérent, certains professeurs utilisent le dossier ENSEIGNEMENT, et d'autres utilisent Annee2 par exemple (D.C)

Parfois certains professeurs demande a premier groupe de TP de relayer les documents (F.B)

Problème connexe 

Transfert de documents entre étudiants. Les éléves actuels utilisent la zone libre, dropbox... La zone libre étant plus difficile d'accès a l'exterieur souvent ils preferènt utiliser dropbox

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Problème de transfert de documents avec les enseignants

Les documents sont disponibles sur des endroits différents. Par exemple un enseignant préférera utiliser la zone libre tandis qu'un autre par mail se qui fait que nous ne savons pas par fois, ou nous devons communiquer nos comptes rendus, ou autres documents pour chaque professeur.

Top d'informations se trouve a un meme endroit sur la zone libre, les dossiers sont souvent mal classés et les informations trouvés ne correspondent pas au dossier ou ils se trouvent.

Certains professeurs n'ont pas de casier enseignant sur la zone libre notamment des intervenants.

On n'a aucun moyen de savoir si un document a bien été reçu par un enseignant, par exemple sur la zone libre dans les casiers, le seul moyen est l'accusé de reception lorsque les documents sont envoyé par mail.