Еще играя в школьной сборной я уяснил одно из главных правил баскетбола. И звучит оно так: “Всегда виноват подающий”.
Сейчас я работаю руководителем проектов и в корпаративной сфере это правило также может быть применимо. Если вы передаете кому-либо задачу, просите о чем либо, или же просто информируете своих коллег/клиентов на ВАС должна лежать ответственность за то как последние примут от вас задачи или информацию.
В элементарных вещах мы уже научены следовать этому правилу - указываем тему письма в электронной почте, иногда даже ставим задачи по SMARTу. Но я полагаю можно пойти дальше. В корпаративной культуре нашей компании принято спрашивать у человека о возможности его отвлечь. Если задуматься это даже не столько элемент вежливости, сколько мощный инструмент управления вниманием. Бессмысленно передавать человеку информацию, который “находится” в другой задаче. Он обязательно что-нибудь забудет или перепутает.
И похожих примемов может быть много. Главная задача для вас сделать максимально удобным процесс восприятия информации и принятия решения рецепиентом.
Предлагаю вам несколько советов того как облегчить жизнь вашим коллегам и клиентам:
1) Выносите главные мысли наверх (в начало разговора). Обычно сообщение, которое вы хотите донести до коллег/клиентов можно выразить в одном предложении, ну или нескольких если сообщений также много. Если вы начнете с предистории или пояснений ваш коллега может так и не понять, что от него нужно потому что сам текст задачи (сообщения) потеряется в письме.
Если пунктов несколько значит напишите сначала все пункты, а потом по-порядку пояснения к ним. Так вы сможете сэкономить время ваших коллег на чтение/выслушивание лишней информации, которая может и не понадобиться или даже сбить с толку.
2) Если вы находитесь в разных временных зонах ориентируйтесь на временную зону коллеги или клиента. Одной из задач является обеспечение возможности принять решение из прочитанного в вашем сообщении без обращения к третьим источникам. Если вы укажите свою временную зону или время по Гринвичу, то чтобы понять какое это будет время для них они начнут все подсчитывать, забивая себе этим оперативную память.
3) Пишите короткими предложениями и избегайте двусмысленности. В баскетболе, если честно, подающий виноват не всегда. Если пас был подан идеально, но все же не пойман, этот мяч накажет принимающего - попадет ему в лицо или грудь. Если вы напишите сообщение так, что его невозможно не понять или истрактовать по-другому, ваш коллега избежит домысливания и к тому же, вы окажетесь защищенными (сможете аппелировать к тексту письма при необходимости).
4) Всегда перечитывайте свои письма перед отправкой по технике чистого листа. Представьте себя человеком с тем уровнем знаний о предмете письма как ваш реципиент. Чаще всего он стремится к нулю. Поэтому удалите специфичные (необщеизвестные) термины, устраните все противоречия в тексте и тогда отправляйте.
О дополнительных методиках облегчения жизни вам, вашим коллегам и клиентам я расскажу в остальных статьях.
