How to gather?

Phaedra Gabriels l Communicatiemanagement l 9000 l °12/05/1996

[gphaedra-blog]

Om af te sluiten: hoe je zeker niet moet vergaderen. Maar dat hebben jullie waarschijnlijk al geleerd uit mijn vorige posts ;-)

[gphaedra-blog]

Ons superteam!

Vergadering 11, Ellen en ik mochten deze laatste vergadering leiden. Iets wat niet helemaal in mijn aard ligt. De vergadering was helemaal in het teken van ons team. We moesten dan ook afsluiten met een pitch voor mevrouw Van Vooren. Maar... we zijn er niet meer toe geraakt. We hadden weer teveel ideeën waaruit we maar niet konden kiezen. Ach, dat is ook wat ons team typeert zeker? 

We zijn een fantastisch team dat heel goed samenwerkt, goed overeenkomt en eens kan lachen. Ons enige werkpunt is, zoals eerder gezegd, de besluitvorming. Daar hebben we het héél moeilijk mee, en komt bijna elke fase aan bod. We beginnen met een idee uit te werken, iemand komt dan met een ander idee dat ons beter lijkt en dan beginnen we daarop verder te werken. Zo komen we in tijdsnood en worden we gefrustreerd. Die vicieuze cirkel heeft zich toch enkele keren voorgedaan de voorbije weken. Ik vind het wel goed dat we dat nu ervaren hebben, dat is dan toch al iets dat we in de toekomst kunnen vermijden. 

In ons team zijn nochtans alle rollen goed ingenomen, de ene is beter in leiden, de andere is creatiever... Wat wel opvalt is dat weinig mensen in ons team zich in de eerste fasen van het creatief proces bevinden. Dat kan misschien ook aan de oorzaak van ons ‘probleem’ liggen. De rol die ik inneem volgens de Belbin-test is die van uitvoerder. Daar kan ik me heel goed in vinden, maar ik vind dat die te weinig aan bod komt in het hele proces. Als er opdrachten zijn, zal ik ze meteen uitvoeren, en dan liefst zo goed mogelijk. Ik lever niet graag iets onafgewerkt in. En zo zijn er dan ook mensen in ons team die daar minder moeite mee hebben en vinden we een mooi evenwicht. 

Zo, het zit erop. Ik denk dat we hier allemaal veel wijzer van zijn geworden en ik hoop dat dat later nog van pas zal komen. Nu rest ons enkel nog het koekje mooi te presenteren naar de opdrachtgeefster toe. Wish us good luck! 

Lieve groetjes

Phaedra xxx

[gphaedra-blog]

Nieuw in de rekken: knappies

De laatste vergadering rond het koekje en er moet nog zoveel gebeuren? Dat is wat iedereen dacht denk ik. Maar we zijn toch tot een naam en verpakking gekomen. Knappies die in grote zakken verkocht worden, met bijpassende doosjes. Klinkt goed, toch? 

Tot een besluit komen in deze vijfde fase verliep nogal stroef. We geraakten het niet goed eens over een naam, en het werd een beetje chaos. We waren nochtans goed gestart, weer in twee groepen. Maar nu waren we van geen van beide ideeën overtuigd. Dus bleven we in grote groep nog wat verder discussiëren. Uiteindelijk zijn we dan nog tot een goed idee geraakt, maar iedereen was al wat gefrustreerd. Dat hebben we de afgelopen weken wel vaker zien gebeuren maar daarover lees je in het volgende bericht meer. 

[gphaedra-blog]

Het koekje krijgt vorm

Tijdens deze tweede vergadering van de dag was ik notulist. Oke, ik begrijp nu wat iedereen daar zo moeilijk aan vindt! Vooral als er dan een brainstorm op gang komt. 

Het doel van de vergadering was tot een visueel en werkbaar idee te komen en daarmee ook de visie, missie en waarden te creëren. 

Dus we begonnen met een associatie-oefening. Ik vind dat dat bij mezelf niet veel effect heeft. Misschien dat het wel iets helpt, maar ik merk er niet veel van bij de brainstormsessie achteraf. Een beetje frisse lucht is denk ik het enige dat mij kan helpen! 

Voor de besluitvorming werden we opgesplitst in twee groepen, die elk een andere methode van brainstormen gebruikten. De ene logisch combineren, de andere provocatief combineren. Ik zat in het groepje dat provocatief combineerde. Eerst leek mij dat nogal stom om dingen te combineren die niets met elkaar te maken hebben. Maar je komt echt tot heel leuke ideeën! Ik vond dat heel verrassend en ik kan me hier nog goed bij vinden. Vervolgens hebben we de ideeën van beide teams naast elkaar gelegd en zijn we zo tot een besluit gekomen. 

Ik had als talent ‘beeldorganisator’, maar ik denk niet dat dat is wat ik bedoelde. Ik hou van dingen organiseren, ik zie zo voor mij wat er allemaal moet gebeuren, maar dan praktisch gezien in de 6e fase dus. Een beeldorganisator speelt zijn talenten uit in de vierde fase, die in deze vergadering aan bod kwam. Aangezien ik hier niet zoveel te zeggen had, wordt nog maar eens bevestigd dat mijn talent een andere naam heeft.

Nu op naar de laatste week! Adios xxx

[gphaedra-blog]

Brainstorming!

Een nieuwe week brak aan met twee nieuwe vergaderingen. We hebben gebrainstormd, leren divergeren en convergeren... Wat dat precies is, leg ik hier uit.

Bij een brainstorm begin je met divergeren. Zoveel mogelijk dingen bedenken rond je onderwerp. Waar denk je aan bij dat onderwerp? Vervolgens ga je convergeren of filteren. Van alle ideeën neem je er dus de beste uit. Ik moet zeggen dat ik beter ben in het tweede. Ik heb het namelijk nogal moeilijk om los te komen en de meeste gekke ideeën die in me opkomen in de groep te gooien.

Om ons te helpen losser worden, zijn er verschillende technieken. Zo kan iemand bijvoorbeeld een woord zeggen, en de volgende zegt het eerste dat bij hem opkomt bij het horen van dat woord. Ik vind dat toch nog moeilijk, het is alsof mijn brains blokkeren bij zo een spelletje. 

[gphaedra-blog]

De twee uitersten

De agendapunten in de vergadering afgelopen week waren

feedback;

besluitvorming rond het koekje.

De eerste les verliep heel rustig en gestructureerd. We hadden het over feedback. Hoe geef je goeie feedback en hoe ga je daar goed mee om? We mochten het meteen zelf uittesten. Bij feedback geven vind ik het belangrijk dat je eerst altijd enkele goede dingen eruit haalt en vervolgens overgaat naar de werkpunten. Ook de manier waarop je dat zegt is belangrijk. Bij mij moet je zeker niet aanvallend zijn met kritiek. Dus als ik feedback geef, let ik dan ook op deze punten. 

In de les moesten we elkaar feedback geven over de blogs. Deze pagina dus, waaraan ik al enkele weken schrijf. Als werkpunt aan ‘mijn kindje’ heb ik gekregen dat ik teveel spreektaal gebruik. En ja, dat is waar! Maar... ik dacht dat dat de bedoeling was van een blog...? Ik probeer er nu alleszins op te letten (merken jullie al verschil?). Als jullie nog tips hebben voor mij, laat hier dan even een berichtje achter! 

De tweede vergadering van de dag is wat anders verlopen dan verwacht. Volgens de planning zouden we al aan fase 2 zitten van ons koekje maar... we hadden nog niet genoeg informatie verzameld in de eerste fase. Daarom hebben we alle plannen omgegooid en hebben we snel een nieuw plan uitgewerkt. Het werd weer wat chaotischer en al snel werden zo alle rollen in ons team duidelijk. Sommigen wouden structuur brengen, boden oplossingen aan, anderen gaven inhoudelijke elementen aan. 

Nu zijn we volop bezig aan ons onderzoek met een online enquête. Wat het resultaat is, horen jullie snel! 

Tot de volgende! xoxo

[gphaedra-blog]

Wie heb ik aan de lijn?

Deze week moesten we ook eens bellen naar onze leerkracht, of ja naar ‘Dirk Delanghe’. We kregen de situatie in de les, en ‘s middags moesten we de persoon dan opbellen. Ik moest een afspraak maken voor een interview, dus ik had een doel. Dan vind ik telefoneren eigenlijk nog niet zo erg. Ik heb voor het gesprek nog even de cursus doornomen en gelet op de belangrijkste dingen: de aanspreking, zorgen dat je voldoende gegevens doorgeeft en dat je vriendelijk bent. 

En toen, le moment suprême: ik belde en het was bezet. Nog eens, weer bezet. Toen besloot ik even te wachten, en een beetje later werd ik gebeld door het nummer. Er was heel veel ruis op de lijn, dus ik verstond het niet zo goed. Ik ben ergens anders gaan staan en toen was het beter. Maar ik moest toch eens vragen om alles te herhalen. En hierna ging alles vanzelf. Als commentaar kreeg ik dat ik zelf ook mocht weigeren als ik niet vrij was op een bepaalde datum. De datum die men doorgaf, viel in de Berlijnreis. Ik wist wel dat ik niet vrij was, maar ik dacht ‘het is niet echt’, dus had ik er geen rekening mee gehouden. Lesje voor de volgende keer, al zal het dan waarschijnlijk wel voor echt zijn!

xoxo

[gphaedra-blog]

SOS! Verwarring alom!

Hi all! 

Maandag vond de derde vergadering plaats. Het kwam precies toch al een beetje losser, we hebben namelijk onze eerste ‘discussie’ gehad. Maaaar het lag niet aan ons hoor. ;-) We hebben het voor het eerst gehad over het koekje, een project waar we de volgende weken aan gaan werken. Maar er was één grote vraag: is het nu voor echt of niet? Ja, nee, nee, ja... Ik ben er nu eigenlijk nog niet helemaal uit. Ik schets kort even de situatie: 

In de eerste les konden we een granolakoekje proeven, heel gezond én heel lekker! Een mevrouw had dat zelf gemaakt voor haar kinderen omdat ze merkte dat het heel moeilijk is om gezonde koekjes voor kinderen te vinden. Wij moeten daar nu een volledig concept rond bedenken. Maar wat is nu de bedoeling? Moet het koekje op termijn op de markt gelanceerd worden? Ach, we ondervinden het de komende weken wel. 

In de les hebben we ook een beetje gereflecteerd over onze mate van assertiviteit. Ik weet van mezelf dat dat een werkpunt is voor mij. In grote groepen heb ik het moeilijker om mijn mening te uiten, ik pas me ook snel aan aan anderen (wat dan misschien weer positief is). Maar ik wil daar echt wel aan werken want ik weet dat dat iets heel belangrijk is, zeker in onze sector! Pas op, ik zal me wel niet altijd laten doen hoor! Als iemand iets doet wat ik niet vind kunnen, zal ik dat zeker zeggen zonder moeite. I’m a strong, independent woman! Min of meer toch haha. :-)

Mocht ik iets assertiever zijn zouden mijn ideeën misschien wel eens meer genomen worden. Maar ik mag niet klagen, er wordt wel genoeg met mijn ideeën gedaan. En als het niet zo is, wil dat ook zeggen dat het idee van iemand anders beter is, en daar leg ik mij dan ook bij neer. Ik zal niet strijden voor mijn idee als dat van een ander beter is! 

See you next time! xoxo

[gphaedra-blog]

En een paar uur later...

... volgde de tweede vergadering met een nieuwe voorzitter en nieuwe notulisten. Na een kwartiertje zoeken naar een vrij lokaal konden we van start gaan. Hierdoor hebben we niet alles kunnen doen, maar ja dat kan nu eenmaal gebeuren! Toch vond ik ook deze samenkomst heel aangenaam. Iedereen heeft zich weer heel goed ingezet, ik voel me al goed thuis in ons team! 

We startten weer in groepjes van drie. Deze keer mochten we vragen stellen aan elkaar, en inderdaad ook hier kregen we weer een bepaalde rol toegewezen. Zo mocht ik enkel open vragen stellen, nog relatief gemakkelijk als ik hoorde dat de andere enkel ja-neevragen mocht stellen. De derde persoon in ons groepje moest doorvragen. Nog leuk op zich, maar toch heel vermoeiend. Als iemand dat in het echte leven zou doen, pfoe vervelend! Ik heb het soms wel moeilijk met vragen stellen. Tja, wat moet je altijd blijven vragen? En dan begin ik daar teveel over na te denken en dan blokkeer ik helemaal. Einde gesprek. Ik heb dus wel graag een gesprekspartner die weet wat zeggen.

Het tweede agendapunt was talenten. Mijn grootste talenten hebben te maken met organisatie. Ik hou ervan om dingen tot in de puntjes te regelen. En dat kan vanalles zijn: van uitstapjes met vriendinnen tot evenementen. Zien dat niets vergeten wordt, contact opnemen met verschillende personen, zorgen voor het allerbeste... Luv it! Dus ik plaats mezelf in de zesde fase van het creatief proces namelijk concreet en technisch alle uitgewerkte ideeën realiseren. Ik hoop daar dan ook iets mee te kunnen doen! 

See you next week! Dan is het weer zover, een volgende vergadering!

[gphaedra-blog]

De eerste vergadering

Maandag 15 februari vond de eerste vergadering plaats. Er waren een voorzitter, twee notulisten en 7 ‘gewone’ teamleden. En ik vond dat de vergadering wel héél goed verlopen was, ook al was het de eerste keer ‘voor echt’. Ik denk dat dat grotendeels aan de voorzitter lag, want die moest alles in goede banen leiden. Credits to him dus! Ik ben ook heel blij met ons team, we hebben allemaal respect voor elkaar en wauw, ik durf mijn mening zeggen! Ik heb het soms wel moeilijk om in groep te spreken. Maar tot mijn verbazing had ik er nu niet zo heel veel last van. 

Maar wat hebben we nu eigenlijk anderhalf uur gedaan? Eerst hebben we het gehad over onze eigen creativiteit. Ik heb gemerkt dat we creatieven in de groep hebben, maar ook mensen (ik!) bij wie het minder vanzelfsprekend is. Een idee komt bij mij niet meteen op, ik moet het namelijk een beetje laten rijpen. Meestal komt het mij dan op de meeste onverwachte moment te binnen geschoten. Of ‘s avonds, als ik in mijn bed lig, kan het ook wel zijn dat ik plots een geniaal idee heb (ook al zeg ik het zelf haha). Maar blijkt dus dat je die creativiteit nog kan bevorderen, jippie ik ben gered! 

Hierover hebben we dan in groepjes van drie gepraat. Niet zomaar gepraat, we kregen elk een rol toegewezen op welke manier we moesten luisteren. Dat was dan het volgende agendapunt. Ongelooflijk hoeveel manieren er zijn om naar iemand te luisteren, van heel aangenaam naar heel storend. Ook bij mezelf merk ik soms wel iets vervelends op. Tijdens een gesprek dwaal ik soms weg en hoor ik eigenlijk niet meer wat gezegd wordt. Ik vind dit echt niet goed van mezelf en probeer daar dan ook wel op te letten. 

Dus kan ik zeggen dat ik hier twee dingen geleerd heb: 

iedereen is creatief én je kan daar aan werken;

het is heel vervelend als iemand niet goed luistert, dus doe het dan zelf goed. 

En als afsluiter nog dit filmpje ‘29 ways to stay creative’. Koffie lust ik niet dus dat moet ik al niet proberen maar de 28 andere tips zal ik zeker wel eens uittesten als ik nóg creatiever wil worden ;-) 

[gphaedra-blog]

Let’s get started!

Hier is ie dan, mijn eerste blogpost! Voor het vak communicatieve vaardigheden zal ik hier de komende vijf weken een blog bijhouden. Wat? Communicatieve vaardigheden? Ik ben studente communicatiemanagement en zit in mijn tweede jaar. Dat zal misschien al het een en ander verklaren. Het vak houdt in dat we leren vergaderen en onszelf leren kennen binnen een team. Gedurende zes weken houden we (ons 10-ledig team) wekelijks twee bijeenkomsten. Hierover breng ik dan elke week een verslagje. Als jullie geïnteresseerd zijn, twijfel dan zeker niet om mijn blog te volgen! 

Greetz Phaedra xxx