Use the wrong tool for the job.
Mehrere Standorte und eine Vielzahl externer Mitarbeitender sind eine Herausforderung. Dir ist klar: mit einem schnellen, effizienten Kommunikationswerkzeug für Telekonferenzen steht und fällt dieses Arrangement.
Benutze also kein Werkzeug, das nicht funktioniert; benutze eines, das fast funktioniert. Eines, das deine Mitarbeitenden zur richtigen Zeit gerade so lange im Stich lässt, dass Ziele und Zeitplan von Meetings nebensächlich werden, weil man bemüht ist, das Werkzeug zum Funktionieren zu bekommen oder den virtuellen Gegenüber zu verstehen.
Beginne damit, dass du keine junge, schlaue, schlanke technische Lösung wählst, sondern ein in die Jahre gekommenes, umständliches und schwerfälliges Telekonferenzsystem eines über alle Zweifel erhabenen großen Herstellers. Die Marke allein bringt die ersten zum Schweigen - nicht nur in den Konferenzen.
Achte auf eine oberflächliche Integration in digitale Kalender, die brauchbar erscheint, bis sie in hektischen Situationen ihre Tücken offenbart: etwa, dass Telemeetings kurz vor Beginn nicht mehr geändert werden können, keine kurzfristge Verschiebung, keine geänderten Teilnehmer. Stelle sicher, dass per Kalenderanwendung nur das Anlegen und Zusagen von Meetings einfach erscheint - damit haben die meisten Leute Kontakt und werden das System daher verteidigen - das Ändern, Verschieben oder Absagen aber nur entweder im Kalender oder Telekonferenzsystem geht, aber nicht in beiden synchron.
Prüfe, dass das System bei Verwendung von Headsets und eingebauten Laptop-Mikrofonen gelegentlich scheppert, verzögert, nachhallt und allgemein so lausig klingt, dass man sich kaum versteht. Nicht jedes Mal - nur oft genug, um einige zu überzeugen, dass Telefoneinwahl viel besser ist als Headset und PC.
Stelle sicher, dass eine Einwahl per Telefon möglich ist. Die Einwahlnummer muss so lang und kompliziert sein, dass man sie sich unmöglich ohne Hilfe merken kann. Das Einwahlsystem muss unheimlich penibel auf die Länge der Tastendruckzeiten beim Einwählen reagieren: zu lange, zu kurz, oder zu große Pause zwischen zwei Tasten, und das System legt auf, so dass nur eine Neu-Einwahl hilft. Das System muss das Einwählen erschweren, indem zur Einwahlnummer noch eine lange, jedes Mal wechselnde Meeting- und eine Teilnehmer-Kennnummer eingetippt werden müssen.
Die Telefoneinwahl darf nur unregelmäßig funktionieren. Trotz korrekter Mailbestätigung muss das System regelmäßig versagen. Es darf aber versteckte Hinweise darauf aussenden: etwa, dass statt der deutschen Einwahl eine britische in der Bestätigungsmail steht, wenn die Telefoneinwahl nicht funktionieren wird. So entsteht mit der Zeit ein Kreis von Telekonferenzexperten, die mit “es stimmt nicht, dass es nicht geht - man muss nur genau wissen wie” das System im Unternehmen unsterblich machen werden.
Schreibe das System als Standard im gesamten Unternehmen für alle interne und externe Kommunikation vor. Untersage und verfolge ausdrücklich die Verwendung von Alternativen, wo man Häresien wie “sich anmelden, auf ein Symbol klicken und einfach miteinander Sprechen” begehen kann.
