Система электронного делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины
Система предназначена для оптимизации ведения делопроизводства в организации, обеспечения четкого контроля исполнения документов. Система позволяет выполнять следующие функции: 1. Создавать регистрационные карточки документов и вводить в них различные атрибуты регистрируемых документов; 2. Просматривать и выводить на печать карточки исполнения и образы документов; 3. Ставить документы на контроль или вносить информационные резолюции в базу данных системы (создавать карточки контроля исполнения документов); 4. Пересылать регистрационные карточки документов и карточки исполнения между структурными и функциональными подразделениями организации; 5. Оповещать исполнителей о назначении заданий по исполнению документов; 6. Оповещать ответственных исполнителей, кураторов и авторов заданий о завершении выполнения заданий по исполнению документов; 7. Снимать завершенные задания с контроля или возвращать их на доработку исполнителям; 8. Создавать различные отчеты на основании хранящейся в базах данных системы информации; 9. Просматривать и выводить на печать статистическую информацию о ходе исполнения документов. Регистрационная карточка пересылается системой в базу данных структурного подразделения - адресата. При этом секретари структурных подразделений получают уведомления о поступлении новой РКД для регистрации. Если полученная РКД содержит отсканированный текст документа, она подлежит регистрации. В случае если документ передается в подразделение - адресат с курьером, исполнителем или через канцелярию (вид доставки: канцелярия, курьер, исполнитель), РКД регистрируется после поступления документа на бумажном носителе. При регистрации поступившему документу присваивается внутренний регистрационный номер, так называемый номер в подразделении. После регистрации документа секретарем (ответственным за ведение делопроизводства) руководитель организации пишет резолюцию и секретарь создает карточку исполнения документа. После сохранения карточки исполнения система отправляет по электронной почте уведомления ответственному исполнителю и всем соисполнителям о назначении нового задания. Исполнитель (например, начальник отдела) для исполнения полученного задания может выдать новые задания своим подчиненным (в терминах системы это называется перепоручение) и создать соответствующие карточки исполнения для контроля выполнения этих заданий. Ежедневно система пересчитывает количество дней, оставшихся до контрольного срока и рассылает ответственному исполнителю и соисполнителям задания почтовые уведомления о приближении контрольного срока (обычно за 2 дня, хотя это значение можно изменить). После того как соисполнитель отчитается по выполненному заданию, ответственный исполнитель получает по электронной почте уведомление о завершении выполнения задания соисполнителем. После завершения выполнения задания ответственным исполнителем секретарь подразделения и руководитель, выдавший задание, получают по электронной почте уведомление о завершении выполнения задания. Если руководитель считает, что задание не выполнено, то делается соответствующая отметка в карточке исполнения (в поле Ход исполнения) и задание возвращается на доработку. Ответственный исполнитель и все соисполнители при этом получают почтовое уведомление о возвращении задания на доработку. Если руководитель принял решение о снятии задания с контроля, то в карточке исполнения делается соответствующая пометка и система снимает карточку исполнения с контроля. В этом случае ответственный исполнитель и соисполнители также получают почтовые уведомления о снятии задания с контроля. Если задание выдается вышестоящим структурным подразделением (например, заместителем Директора) нижестоящему структурному подразделению (например, одному из Управлений организации), то система отправляет РКД с карточкой исполнения из базы данных заместителя Директора в базу данных соответствующего Управления, где выполняются все, описанные выше, действия по регистрации переданного документа. После снятия задания с контроля в вышестоящем подразделении система снимает с контроля карточку исполнения в подразделении - исполнителе задания, и направляет почтовое уведомление ответственному исполнителю и соисполнителям о снятии задания с контроля. На всех этих этапах система обеспечивает взаимосвязь между РКД и соответствующей карточкой исполнения.









