A Influencia da Tecnologia da Informação para o seu negócio.
Como identificar as coisas que realmente importam para o sucesso de um projeto?
Tantos assuntos importantes podem competir pela sua atenção nos negócios, que muitas vezes as árvores nos impedem de ver a floresta.
Dois pontos merecem atenção e destaque na busca pelo sucesso, em qualquer que sejam as atividades e áreas de atuação: foco e planejamento (ou estratégia).
Fatores responsáveis pelo sucesso de um projeto.
Foco: tópico essencial seja para empresas ou pessoas, em qualquer área de atuação (profissional ou pessoal). Não será possível vislumbrar qualquer perspectiva de sucesso em uma atividade, se a mesma não for conduzida com o maior foco e atenção possíveis. Isso não significa ter uma visão incondicional em um único ponto, pode-se focar em múltiplas situações, mas não ao mesmo tempo. Para um gestor de projetos isso é primordial.
Planejamento (ou estratégia): nenhuma ação deve ser conduzida sem um mínimo de planejamento prévio, ou uma estratégia que terá como base os objetivos a serem alcançados (produtos ou serviços que serão originados do projeto) e que permitirá definir os rumos a serem tomados para a execução das ações. Vale a ressalva de que o planejamento prévio não é imutável, muito pelo contrário, deve ser adaptável às mudanças que irão surgir no decorrer das atividades (alterações de escopo, de prazo, de valores, etc.). Quanto mais o gerente de projeto estudar e entender o conceito de estratégia, com mais propriedade ele terá conhecimento de suas responsabilidades, seus papeis e seu limite para tomar decisão.
Uma vez que um fator seja considerado como crítico deve passar a receber atenção e investimento, a fim de que se garanta seu bom desempenho e, conseqüentemente, o sucesso das estratégias da organização. Fatores críticos devem receber atenção e investimento, tais como serem acompanhados de informações que permitam seu controle e ações corretivas e de melhoria que se façam necessárias. Por último, um fator crítico deve estar intimamente ligado ao negócio da empresa e os próprios executivos devem definir os fatores, suas formas de medição e padrão de desempenho (ALBERTIN, 1996).
Pode ser extremamente difícil fazer com que todos na equipe puxem na mesma direção e se concentrem nos verdadeiros itens essenciais. É aí que os Fatores Críticos de Sucesso (CSFs) podem ajudar.
Fatores Críticos de Sucesso
Os CSFs, são as áreas essenciais de atividade que devem ser bem executadas se você quiser alcançar a missão, objetivos para sua empresa ou projeto. Ao identificar seus Fatores de Sucesso Críticos, você pode criar um ponto de referência comum para ajudá-lo a direcionar e medir o sucesso de sua empresa ou projeto.
Como um ponto de referência comum, os CSF ajudam todos na equipe a saber exatamente o que é mais importante. E isso ajuda as pessoas a realizarem seu próprio trabalho no contexto certo e, assim, juntam-se para os mesmos objetivos gerais.
Os Fatores Críticos de Sucesso, são as áreas do seu negócio ou projeto que são absolutamente essenciais para seu sucesso. Ao identificar e comunicar esses Fatores críticos de sucesso, você pode ajudar a garantir que sua empresa ou projeto esteja bem focado e evite desperdiçar esforços e recursos em áreas menos importantes. Ao tornar os CSFs explícitos e comunicá-los com todos os envolvidos, você pode ajudar a manter o negócio e o projeto em busca de metas e objetivos comuns.
Nem sempre os fatos relevantes para o sucesso de um negocio estão às vistas, geralmente estão escondidos e quase nunca são percebidos sem um grande estudo, não abra mão de uma consultoria externa para lhe ajudar a encontrar os Fatores Críticos de Sucesso do seu negócio. São as atividades-chave do negócio, que precisam ser bem feitas para que a organização possa atingir os seus objetivos. Sem eles, os objetivos não são alcançados; eles identificam as partes críticas dos processos de trabalho da organização (como no caso dos boletos bancários de cobranças). O desempenho superior desses fatores é determinante para o sucesso empresarial. Os fatores críticos especificam as variáveis que diferenciam a organização dos seus competidores e deve ser únicos para cada tipo de negócio.
Os FCS são pontos-chave que todo empreendedor deve ter muito mais cuidado, através desse pontos-chave é que o negócio vai ser avaliado, se tornar amado ou ser ignorado pelo seu cliente. Um dos maiores problemas dos empreendedores é não conhecer os FCS do seu negócio na visão do seu cliente, não dar atenção a eles é correr o risco de ser ignorado.
Quando os fatores críticos de sucesso são bem definidos eles tendem a se tornar um ponto de referência daquela empresa para as pessoas que amam ou admiram a marca, isso pode ser extensível a um produto ou até mesmo a pessoa do empreendedor.
No entanto, a experiência tem mostrado que a grande maioria das empresas não tem Planejamento Estratégico, e nem “objetivos, estratégias ou ações táticas” bem definidas. Os fatores críticos de sucesso (em inglês Critical Success Factor (CSF)), são os pontos chave que definem o sucesso ou o fracasso de um objetivo definido por um planejamento de determinada organização. Estes fatores precisam ser encontrados pelo estudo sobre os próprios objetivos, derivados deles, e tomados como condições fundamentais a serem cumpridas para que a instituição sobreviva e tenha sucesso na sua área. Quando bem definidos, os fatores críticos de sucesso se tornam um ponto de referência para toda a organização em suas atividades voltadas para a sua missão. Fatores Críticos de Sucesso também são fatores que definem as principais orientações que a gestão deve seguir na implementação de um verdadeiro controle sobre os processos de Gestão da Informação.
Ademais, os serviços de qualidade já não podem mais ser vistos apenas como diferencial competitivo, mas como obrigação de toda e qualquer organização quando se deseja a satisfação e fidelização do cliente.
Abaixo alguns dos fatores, considerados críticos, para o sucesso de um projeto:
Apoio da alta gerência: no sentido de fornecer os recursos, diretrizes e autoridades (poder) necessários para a execução do projeto;
Plano e Cronograma do Projeto: deve conter as especificações, de forma detalhada, dos passos e ações para a execução e implantação do projeto;
Envolvimento do cliente: comunicação, de forma periódica clara e objetiva, e participação de todos os envolvidos;
Pessoal: recrutamento e capacitação da equipe envolvida no projeto;
Recursos tecnológicos: ter à disposição os recursos tecnológicos necessários, e os conhecimentos necessários para sua utilização, e que sejam necessários para a execução do projeto;
Acompanhamento (feedback): fornecer, de forma periódica, as informações referentes aos progressos alcançados e adequação do planejamento de acordo com as eventuais alterações no escopo. Importante destacar que a documentação completa é essencial para evitar futuros problemas de entendimento;
Comunicação: frequente entre todos os envolvidos, interna e externamente, na execução de cada uma das etapas;
Solução de problemas: demonstrar habilidade na solução de problemas e conflitos que podem ocorrer durante a execução do projeto.
Esses são alguns, dentre os diversos tópicos, que possuem uma característica de interdependência e estão diretamente correlacionados e de alguma forma, quando respeitados, irão proporcionar uma maior perspectiva de sucesso na conclusão do projeto.
TI como fator crítico de sucesso.
Por muitos anos, algumas organizações puderam manter e continuar seus negócios com pouco ou nenhum apoio da área de Tecnologia da Informação.
Atualmente a realidade é totalmente diferente! A Tecnologia da Informação é um fator crítico de sucesso para as organizações, e em muitos casos acaba sendo seu diferencial competitivo no mercado. Existem determinados segmentos de negócio que é quase impossível imaginá-los sem o apoio da TI, por exemplo, o segmento bancário. Seria impossível tentar controlar as contas dos clientes ou diversas funções bancárias sem o apoio de sistemas de informação e bancos de dados.
A Tecnologia da Informação, hoje, para muitas empresas, se tornou um parceiro estratégico, faz parte do negócio. Atualmente as decisões sobre os investimentos em TI são tratadas nas reuniões de planejamento estratégico pelo conselho administrativo da empresa, não é mais possível tratar a TI isoladamente. A TI deixou de ser tratada por técnicos e passou a ser incorporada na estratégia da empresa para alcançar seus objetivos.
Decisões sobre investimentos em TI para suporte a objetivos estratégicos de negócios são um dos desafios enfrentados pelas empresas. Recomendações teóricas e modelos para direcionar e avaliar o alinhamento dos investimentos em TI com os objetivos de negócios das organizações têm sido propostos desde o início da década de 80. No entanto, ainda existem dificuldades em combinar decisões sobre o uso de TI com objetivos de negócios.
Empresas que conseguem transformar o uso da tecnologia em diferencial competitivo possuem mais chances de serem bem sucedidas do que suas concorrentes. Para isso é necessário alinhar investimentos em TI com objetivos estratégicos de negócios e compatibilizá-los com a cultura da empresa (GRAEML, 2000).
A TI não deve apenas ser usada como suporte a atividades operacionais, mas também pode criar novos negócios, novos modelos de negócios e alterar a estrutura e valores estratégicos das empresas (ROCKART; MORTON, 1984; HENDERSON; VENKATRAMAN, 1999; LUFTMAN, 2000).
Para vencer a concorrência, o alinhamento da TI com os objetivos estratégicos de negócios devem garantir a alocação eficiente de recursos, fornecendo subsídios para o planejamento e definição de prioridades. Desta forma pode-se obter a máxima eficiência da TI como suporte adequado à estratégias organizacionais (LUFTMAN, 2000).
Embora executivos de TI estejam conscientes da importância do alinhamento entre as estratégias de negócio e de TI para geração e manutenção de vantagens competitivas, ainda existem diversos elementos que dificultam este processo (BRODBECK, 2001).
Entre as dificuldades destacam-se problemas em transmitir com clareza as necessidades de TI, pouco conhecimento pelos profissionais de TI dos objetivos de negócios e necessidades por treinamento e aculturamento com o potencial da TI instalada (LUFTMAN, 2000; REZENDE, 2002.
Com o aumento do peso de importância dentro das organizações, a TI passou a ter vários desafios, vejamos alguns:
Alinhamento dos serviços de TI com as necessidades atuais e futuras do negócio. A TI precisa começar a entender de negócios para poder participar junto do plano estratégico da empresa. As decisões de investimentos de TI devem levar em conta os objetivos da empresa a longo prazo. Os esforços nos investimentos em tecnologia devem ser orientados a trazer resultados para os negócios da empresa.
Ambientes de TI cada vez mais complexos. O número de tecnologias e fornecedores aumentou, fazendo com que a vida do gestor de TI se complicasse mais ainda. Em muitas empresas a área de TI passou por terceirizações, se preocupando em gerir contratos, entender as demandas dos clientes e usuários e manter o relacionamento com fornecedores. As empresas também expandiram seus negócios, possuem unidades no Brasil e em diversos países, e para cada unidade a área de TI deve prover suporte.
Dependência da TI para o Negócio. A dependência tão grande sobre os serviços de TI também fez com que a empresa desse maior atenção, chegamos a um ponto que se os serviços de TI pararem todas as outras operações da empresa também param. Os serviços de TI devem buscar arranjos, fórmulas para manter sua disponibilidade máxima com o melhor custo, trazendo o menor prejuízo para o negócio em suas paradas.
Redução de custos e riscos. Devido a grande dependência da TI para o negócio e também aos altos investimentos feitos nos projetos, a administração tem buscado minimizar os custos através de uma melhor gestão por projetos, tratando também os riscos relacionados a novas mudanças. Além disto, a cada ano que passa os orçamentos estão cada vez mais apertados, é preciso buscar formas para reduzir custos.
Justificativa para Retorno sobre os investimentos em TI, os investimentos em TI devem trazer retorno para empresa através de melhorias para os processos administrativos e agregação de valor para o negócio.
Conformidade com leis e regulamentos. Instituições financeiras e empresas com ações em bolsas internacionais são obrigadas agora a cumprir regulamentos impostos pelo Governo e outras entidades. A TI está totalmente relacionada ao cumprimento destas leis, buscando adequação dos seus sistemas e processos para atender aos requisitos impostos.
Manter a segurança sobre as Informações. A necessidade por informação em qualquer lugar fez com que os sistemas e bancos dados fossem expostos a vulnerabilidade de ataques de hacker e vírus. A segurança é um ponto de grande relevância para os gestores de TI, a empresa não pode correr o risco de perder suas informações, pois isto pode trazer prejuízos financeiros e até mesmo prejudicar a reputação da empresa no mercado.
Não podemos desconsiderar o fator mais importante para o sucesso na gestão da TI, o fator “pessoas”. Sim, a gestão de pessoas continua sendo o grande fator de sucesso na gestão de qualquer área. Não é possível realizar a gestão da TI aplicando modelos de referência ou frameworks de mercado sem antes realizar a gestão de pessoas.
O capital humano tem sido cada vez mais valorizado pelas organizações, pois elas entenderam que devem oferecer o suporte necessário para que essas pessoas desenvolvam novas aptidões e aperfeiçoem características que já possuem. Se as pessoas dentro das organizações tiverem oportunidade de progressão, elas vão poder dar o melhor delas, originando resultados positivos para a empresa em questão.
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