4 Syarat Agar Bisa Menggunakan Virtual Office
Bagi pengusaha yang sedang membangun bisnisnya, memiliki gedung atau kantor sebagai tempat operasional merupakan sebuah keharusan. Karena disadari atau tidak, lokasi sangat berpengaruh terhadap kredibilitas dan nilai profesionalitas perusahaan di mata klien.
Sayangnya, keberadaan lahan yang terbatas dan tingginya harga tanah membuat memiliki gedung sendiri menjadi hal yang sulit dilakukan. Hal inilah yang membuat banyak orang tertarik untuk menyewa kantor. Ada dua jenis kantor yang bisa disewa, yaitu konvensional dan virtual.
Kantor virtual atau virtual office merupakan sebutan untuk sebuah tempat yang disewakan tetapi tidak ditempati. Jadi secara teknis, pebisnis hanya menyewa alamat atau domisili kantor tersebut. Kantor semacam ini biasanya disewa oleh perusahaan startup atau jasa yang karyawannya bekerja secara remote.
Jika dibandingkan dengan kantor konvensional, biaya sewa dan operasional yang dikeluarkan untuk menyewa virtual office memang lebih murah. Inilah mengapa, banyak pengusaha yang memilih menyewa kantor virtual. Apakah Anda termasuk yang tertarik?
Jika iya, berikut beberapa persyaratan yang harus dimiliki agar kita bisa menggunakan kantor virtual. Mari kita simak uraiannya,
1. Konsep perusahaan
Sebelum memutuskan menyewa virtual office, pastikan dulu konsep bisnis Anda sesuai dengan prinsip kantor ini. Berbeda dengan menyewa kantor konvensional, virtual office biasanya hanya menyediakan alamat dengan satu ruangan kecil untuk korespondensi atau menyimpan dokumen-dokumen penting.
Jika perusahaan yang dijalankan bergerak di bidang pengadaan barang atau produksi berskala besar, menyewa virtual office bukanlah keputusan yang bijak. Karena dibutuhkan bangunan yang luas, layak, dan mampu menampung segala keperluan produksi.
Lain halnya jika perusahaan Anda berbentuk startup atau jasa yang tidak membutuhkan ruangan besar dengan karyawan yang secara jarak jauh. Maka menggunakan kantor virtual merupakan hal yang tepat.
2. Perusahaan memiliki alamat usaha nyata
Meskipun akan berkantor di sebuah kantor virtual, perusahaan penyewa diwajibkan memiliki “kantor” asli yang digunakan sebagai tempat operasional bisnis sehari hari. Hal itu bisa dibuktikan dengan surat keterangan domisili. Tujuannya adalah untuk mencegah virtual office dimanfaatkan oknum yang tidak bertanggung jawab.
Karena saat ini ada banyak sekali kasus tentang perusahaan fiktif yang memanfaatkan keberadaan virtual office untuk menarik minat calon korbannya. Untuk meminimalisasi risiko tersebut, saat ini hampir semua perusahaan jasa sewa kantor virtual mewajibkan perusahaan mencantumkan alamat pemilik atau “kantor” asli sebuah perusahaan.
3. Melampirkan surat rekomendasi dari bank
Untuk membuktikan bahwa perusahaan Anda bukanlah bisnis fiktif, pengelola jasa virtual office biasanya meminta lampiran surat rekomendasi dari bank lengkap dengan salinan rekening aktif. Kelengkapan ini merupakan bukti bahwa pemilik usaha sanggup bertanggung jawab terhadap legalitas bisnisnya dan memperkuat posisi mereka di mata pengelola jasa kantor virtual.
4. Pemilik usaha tinggal di kota yang sama dengan virtual office
Di beberapa kota besar seperti Jakarta, persyaratan ini sudah diberlakukan sejak lama. Alasannya cukup sederhana, jika ada perpanjangan sewa, izin, atau hal-hal penting lainnya, pengelola bisa dengan mudah menghubungi pemilik bisnis. Tidak hanya itu, pengelola kantor virtual juga akan semakin yakin bahwa badan usaha yang menggunakan jasa mereka benar-benar ada dan dapat dipercaya.
Demikianlah beberapa persyaratan yang bisa dipersiapkan agar dapat menggunakan dan memanfaatkan keberadaan virtual office. Selama perusahaan yang dimiliki nyata dan legal, persyaratan di atas tentu bisa dicapai dengan mudah. Semoga informasi di atas bermanfaat dan bisa menjadi referensi berharga sebelum anda memutuskan untuk menyewa sebuah kantor virtual.