Cómo me organizo en mis dos trabajos
Desde el blog Think Wasabi nos comparten una interesante nota sobre organización de trabajo, nos habla sobre la importancia de anticipar para estar un paso adelante y no quedarnos atrás entre tanta competencia
En el último año y medio he tenido (tengo) dos trabajos. Uno el de comunicador y formador de Productividad Personal que ya conoces. El otro, crear y construir una nueva empresa de la que pronto te hablaré. Y desde el principio tuve que enfrentarme a este reto: ¿cómo repartir mi atención y mi tiempo entre ambos proyectos sin caer en la evidente tentación de echar más horas o trabajar a deshoras?
Dos trabajos. Dos metas. Y una de ellas era construir desde cero un proyecto muy exigente y retador. Desde el principio tenía clara la amenaza del trabajo a deshoras, lo que haría con mi rendimiento (hablo del de Berto en particular) y sobre todo la calidad de mis ideas:
Me quitaría vida personal, ocio y descanso. Un lugar sagrado para mí donde precisamente encuentro la energía y las ideas que luego invierto en mi trabajo.
Me impediría desconectar y alejarme mentalmente de mi trabajo. De modo que cada nueva jornada sería una mera continuación de la siguiente. No tendría la pasión e ilusión por un “nuevo día”.
Me volvería a acostumbrar a trabajar mal. Retomaría los terribles hábitos que años atrás me hicieron caer en la bancarrota productiva de la que pude salir.
Había otra razón más que tiraba de mí con fuerza: el nuevo proyecto es el más apasionanteque he hecho en toda mi vida. Quería empezarlo y enfocarlo bien, plantar las bases de un estilo de trabajo válido que perdurara, que me permitiera apretar el acelerador con pasión e intensidad, pero protegiendo mi descanso (lectura, ejercicio, cine, paseos, ratos con amigos, viajes a ver a mi familia, estancias en Ciudad del Cabo, etc).
Lo que hice, además de aplicar todas las ideas que habitualmente me lees o escuchas, fue centrar mi organización en tres grandes detalles:
Construí mi agenda al revés
En lugar de diseñar mis meses, mis semanas y mis días empezando por el trabajo y todo lo que tenía que hacer, empecé por mi descanso y mis prioridades puramente personales. Si lo hubiera hecho al revés, fijándome en todo lo que tenía que hacer, hubiera terminado trabajando 12 horas al día y mi ocio y descanso sólo se hubieran quedado con las migajas.
Hice mi agenda primero garantizando tiempos y momentos para desconectar, y luego repartiendo todas las tareas de los dos trabajos. La razón la descubrí hace muchísimos años: yo puedo tener (y de hecho he tenido) muchos nuevos proyectos en mi vida, pero vida personal y familiar sólo tendré una.
Anticipar es ir por delante
El cómo planifico mis proyectos a medio y largo plazo lo he contado en el blog en varias ocasiones. Y todo lo resumo con una sola palabra: Anticipar.
Anticiparme ha sido clave para que los plazos no me comieran y no me empujaran al temido trabajo a deshoras. Y eso lo he ido consiguiendo con tres detalles:
Trabajo con un calendario a la vista casi todo el tiempo. De modo que por un lado sé cuándo ocurre qué; y por otro sé cuándo termina tal etapa mensual o empieza una fase semanal del proyecto.
Me fijo fechas de finalización ficticias, siempre adelantadas a la real. De tal manera que siempre voy con semanas de adelanto. Esto no me hace trabajar con estrés sino que me anima a no caer en despistes o excesiva relajación.
Empiezo ya. Si un cliente me encarga un nuevo seminario para dentro de un mes no espero, empiezo a trabajar en él en el acto. Lo dejo hecho al 80% y luego lo termino una semana antes.
Esta anticipación me hace ir por delante de muchas cosas que me ocurren. Estar por encima de mis tareas en lugar de estar debajo.
Diariamente me animo a mí mismo a parar a tiempo. Cuando tienes que repartir tus ideas y tus energías, cuando además pones en marcha un nuevo proyecto, más que acelerar hay que saber mantener el ritmo. Llegado a un punto de esfuerzo, aunque sienta la tentación de seguir y “echar más horas”, me digo «por hoy ya está bien. Mañana sigo».
Todas estas cosas me han permitido no quemarme a lo largo de todo este tiempo, no perder ritmo de ideas, garantizar regularidad en los avances, y poder retomar el trabajo al día siguiente con la intensidad y entusiasmo que me exijo. Mi empeño ha dado sus frutos.
annaxmalina
titsay