Kali ini mari kita meracau tentang hal yang sedikit berbau teknis, yaitu tentang pembukuan, atau lebih tepatnya tentang Buku Kas dan tipe-tipenya yang pernah saya ketahui dan sempat membuat saya galau untuk memilih yang mana. Alkisah ketika saya memecat beberapa karyawan salah satu tugas yang akhirnya harus saya lakukan sendiri adalah pembukuan. Saat itu saya tidak terlalu terbiasa melakukan pembukuan sehingga saya belum memahami ritme dalam melakukannya, maksudnya saya selalu merasa pengisian di dalam buku kas itu harus selalu dilakukan ketika terjadi transaksi karena takutnya bisa terlewat kalau ditunda atau lupa jika transaksi tersebut tidak ada bukti pembayarannya atau bukti pembayarannya berbentuk file lunak yang terkadang lebih merepotkan. Namun sebenarnya saya pun menyadari hal itu tidak efisien mengingat bisnis yang saya lakukan bukanlah sebuah bisnis retail yang arus jual-belinya tinggi. Nah, diantara kedua hal yang membuat galau ini terdapat format buku kas yang hanya cocok terhadap salah satunya serta format-format lain yang mungkin lebih cocok bagi orang-orang dengan selera tertentu.
Sebenarnya tidak harus dengan pulpen, bila anda lebih suka menggunakan pensil karena bisa dihapus silakan saja, atau bahkan kalau anda ingin menggunakan pena bulu biar terkesan klasik tidak akan ada yang melarang kecuali orang-orang yang suka ikut campur. Tipe ini adalah tipe yang super kolot yang digunakan sejak zaman Babilonia (butuh rujukan) dan yang akhirnya sekarang saya gunakan. Saya akhirnya menggunakan tipe ini karena saya terlalu alergi dengan Excel dan mungkin saya terlalu pelit untuk membayar berkala jika menggunakan aplikasi pembukuan berbasis komputasi awan. Selain itu mungkin karena kebetulan saya menemukan Buku Kas kosong (sudah dengan tabel yang tinggal diisi) yang sudah ada di kantor entah sejak kapan, jadi untuk memilih tipe ini saya tidak perlu merogoh kocek (pelit), paling-paling hanya perlu beli pena bulu dan tinta botol.
Beberapa kelebihan dari tipe ini yaitu, mudah digunakan oleh siapapun dan kapanpun bahkan ketika mati lampu sekalipun, tidak perlu repot-repot menyalakan komputer atau perangkat lain, sederhana sehingga tidak mengundang kesombongan, mudah untuk dibaca kembali seperti layaknya buku, serta tidak perlu takut terkena virus komputer yang bisa mengakibatkan lenyapnya dokumen.
Beberapa kekurangannya, angka-angka yang tertera harus dijumlahkan sendiri dengan kalkulator atau sempoa, tidak bisa menyisipkan penulisan pemasukan atau pengeluaran yang terlupakan pada garis waktu yang tepat, karena biasanyanya berukuran besar jadi kurang mudah dibawa-bawa, serta apabila anda sedang tidak membawanya tetapi ada transaksi yang harus dicatat anda harus mencatatnya di catatan lain terlebih dahulu untuk kemudian dipindahkan ke buku kas sebenarnya.
Sebenarnya beberapa kekurangan tersebut bisa diakali sehingga lebih cocok dengan pola transaksi anda, misalnya dengan memilih buku kas yang lebih kecil agar bisa selalu anda bawa, atau mengatur jadwal pengisian buku pada satu waktu tertentu saja tiap pekannya asalkan bukti transaksi selalu anda miliki.
2. Tipe Aplikasi Komputasi Awan (Cloud App)
Sebenarnya tipe Cloud App merupakan tipe yang paling kekinian dan potensial menjadi yang paling memudahkan, walaupun tetap balik lagi ke masalah selera dan tingkat pemahaman masing-masing terhadap perangkat maupun terhadap aktivitas pembukuan. Penjelasan singkat tentang Cloud App, makhluk ini adalah tipe perangkat lunak yang bisa diakses melalui browser internet serta bisa dihubungkan ke semua device anda, jadi sangat cocok bagi anda yang malas install program dan suka berganti-ganti device saat bekerja karena saking banyaknya device anda. Nah, karena hal itulah tipe buku kas ini bisa memudahkan anda dan bahkan hingga membuat anda merasa tidak membutuhkan pegawai administrasi untuk usaha kecil anda.
Salah satu Cloud App untuk pembukuan yang saya ketahui adalah Jurnal.id. Sebenarnya saya pribadi belum pernah menggunakannya, saya hanya pernah beberapa kali mempelajarinya dari beberapa video tutorial yang mereka sediakan, jadi sedikit ulasan saya di sini hanya berdasarkan hasil telaah saya dari video-video tersebut. Jurnal.id menawarkan banyak vitur yang memudahkan pebisnis untuk memonitor keluar-masuknya uang dan juga dalam membuat dokumen-dokumen keuangan pendukung seperti invoice, purchase order atau PO, laporan neraca, dan beberapa lainnya. Cloud App ini juga bisa digunakan oleh beberapa pengguna secara bersamaan sehingga orang-orang tertentu dalam usaha anda bisa mengedit isi dokumen akuntansi secara kolektif, ya itulah kelebihan Cloud App pada umumnya. Jurnal.id sepertinya akan sangat cocok untuk usaha yang basisnya retail atau yang berdasar pada stok barang, saya menilai ini terutama karena mereka memiliki vitur monitor langsung terhadap jumlah stok barang yang anda miliki dan yang harus anda stok ulang. Namun saya masih belum yakin Cloud App ini akan cocok denga tipe bisnis saya yang lebih berupa bisnis jasa produksi, karena penilaian pengembangan usaha saya bukan hanya pada stok barang melainkan juga pada kinerja SDM, dan bagian ini saya rasa memiliki bobot kepentingan yang lebih besar untuk dimonitor. Mungkin ini yang mendasari saya bersikap pelit dan galau untuk memakai tipe buku kas ini, karena sepertinya saya lebih membutuhkan Cloud App yang membantu saya memonitor produktivitas SDM, atau lebih tepatnya mungkin kombinasi antar keduanya. Tetapi tetap sepertinya suatu saat saya akan menggunakan Jurnal.id.
O ya, sekedar info, sebenarnya sudah ada yang mulai membuat Cloud App untuk HRD yaitu Gadjian.com, namun hingga saat ini aplikasi tersebut masih dalam tahap penggarapan dan uji coba.
Nah ini, bagian yang paling tidak menarik, jadi saya tidak akan panjang lebar. Penggunaan Excel sebagai perangkat pembukuan cocok bagi anda yang mahir menggunakan rumus-rumusnya karena bila anda paham rumusnya Excel bisa dibentuk seperti apapun sesuai kebutuhan anda, tapi bagi anda yang belum paham dan alergi saran saya lebih baik cari aplikasi yang lebih user friendly dan seharusnya di zaman seperti sekarang ini akan ada banyak pilihan. Penggunaan Excel juga cocok bagi anda yang punya akuntan, jadi tinggal suruh-suruh saja, sangat mudah. Sebelumnya bagian administrasi saya juga selalu menggunakan Excel, dia membuat berbagai format sesuai kebutuhan perusahaan kami, jadi ketika beliau dikeluarkan dengan hormat saya sangat dimudahkan dengan format-format yang sudah siap tersebut karena saya tinggal melakukan pengisian angka-angka sesuai yang saya butuhkan. Jadi kira-kira bisa juga anda lakukan seperti ini: pekerjakan akuntan, kontrak sekitar 2 bulan, minta beliau membuat segala format file yang anda butuhkan, pastikan semua yang anda butuhkan selesai sesuai kontraknya, lalu anda pun bisa melepasnya dengan hormat, begitu.
Yup, kira-kira segitu saja cerita dari saya tentang pengalaman saya dengan Buku Kas. Semoga bisa membantu anda memilih tipe buku kas yang cocok dengan anda tanpa harus bergalau ria terlebih dahulu.
