Wycena projektów IT i aplikacji dedykowanych
Projekty informatyczne to jedna z najtrudniejszych rzeczy do wyceny. Bardzo często zdarza się, że oferty na realizację projektu różnią się od siebie nie o procenty, ale o krotności kwoty (np. 50 i 300 tys. zł). Z czego wynikają takie różnice, co możemy zrobić żeby otrzymać jak najbardziej porównywalne oferty?
Aby dokładnie zrozumieć cały proces musimy zrozumieć jak wygląda wycena projektu po stronie firmy informatycznej. W momencie kiedy firma otrzymuje zapytanie od klienta następuje pierwszy kluczowy moment – ocena wiarygodności klienta i szans na zdobycie tego kontraktu. Jeśli klient będzie wyglądał na niewiarygodnego to zadzieje się jedna z dwóch rzeczy:
zapytanie zostanie zignorowane,
zostanie podana kwota X, taka którą firma uzna za ‘bezpieczną’, a która raczej na pewno jest dużo większa od właściwej kwoty za taki system.
Obydwa przypadki są niekorzystne, bo albo nie otrzymamy żadnej wyceny, albo taką która będzie zdecydowanie zawyżona. Co możemy zrobić, aby w oczach firmy IT wyglądać wiarygodnie? Po pierwsze właściwie sformułowana wiadomość e-mail z wiarygodnego adresu e-mail z informacją o firmie lub osobie prywatnej zamawiającej projekt. Po drugie sensowny opis projektu z _przygotowaną_ specyfikacją. Jeśli obawiamy się sytuacji, że firma IT ukradnie nam innowacyjny pomysł to przed przekazaniem materiałów poprośmy ją o podpisanie umowy poufności (z ang. NDA).
Teraz w zależności od przygotowanej specyfikacji znowu może zadziać się kilka rzeczy.
Przypadek A – projekt zagadka
‘Interesuje nas stworzenie aplikacji mobilnej na system iOS i Android. Prosimy o szacunkową wycenę’
Takie zapytania stanowią ponad 50% otrzymywanych wiadomości, z jednej strony cieszy zainteresowanie ofertą firmy, z drugiej zwiastuje to długie rozmowy, negocjacje i sporadyczny sukces. Koszt aplikacji mobilnej może się wachać od kilku do kilkuset tysięcy złotych.. i właściwie tak na takie zapytanie należałoby odpowiedzieć – co klientowi nie powie nic. Dodatkowo tak wysłana wiadomość mówi firmie IT o kliencie następujące rzeczy:
a) nie ma przygotowanej żadnej specyfikacji systemu który chce realizować,
b) prawdopodobnie nie ma nawet do końca sprecyzowanej wiedzy na temat tego co dokładnie chciałby zrobić,
c) nie ma doświadczenia w takich projektach.
Czy taki efekt chcemy osiągnąć? Minimalizujemy szansę na zainteresowanie ze strony poważnych firm IT z doświadczenienie oraz na otrzymanie porównywalnych ofert.
Przypadek B – projekt dziurawa cegła
‘Chcielibyśmy stworzyć portal internetowy na temat XXX, z aplikacją mobilną na iphony, Androidy, dodatkowo żeby jeszcze były moduły XXX, YYY i ZZZ. Wzorowany na http://XX i http://YY’
Drugi z najczęsciej spotykanych przypadków – klient, który w miarę wie co by chciał zrobić, są jakieś punkty odniesienia w postaci już istniejących systemów, ale dalej wszystko ponad to jest zagadką. Na podstawie tak przesłanego zapytania możliwa jest już ocena rzędu wielkości projektu (czy chodzi o tysiące, czy dziesiątki albo setki tysięcy złotych). Jest to dla klienta fajna informacja jeśli przymierza się dopiero do realizacji takiego projektu (czy nie porywa się z motyką na słońce, mając budżet 10 tysięcy, a koszt realizacji systemu to na pewno ponad 50 tyś.) Jeśli natomiast interesuje nas otrzymanie finalnych ofert to dalej nie wiemy za dużo. Każda firma IT inaczej zinterpretuje funkcjonalność serwisów i wymagania co do projektu – a co w związku z tym wyceni nam co innego.
Przypadek C – rarytas
‘Chcemy stworzyć system informatyczny XXX. W załączeniu przekazujemy wszystkie wytyczne i dostępne specyfikacje w tym makiety systemu, przypadki użycia i diagramy przepływów’
Jeśli firma IT otrzymuje od klienta tak przygotowane zapytanie, tj. składające się z makiet systemu i innych materiałow obrazujących funkcjonalność systemu to pozwala to jej traktować poważnie i klienta i projekt który chce zrealizować. Na podstawie takich materiałów firma może dokonać dokładnej analizy wymagań i przygotować porównywalną wycenę projektu.
Jak przygotować specyfikację projektu?
Jeśli nie mamy doświadczenia w projektach IT to przygotowanie własnymi siłami odpowiedniej specyfikacji może okazać się niemożliwe. Nie należy w takim przypadku uciekać sie do przypadków A i B (bo łatwo sobie w cudzysłowiu strzelić w kolano), ale zlecić realizację takiej specyfikacji wyspecjalizowanej firmie. Na hasło Konsulting IT w Google na pewno uda się zlokalizować parę firm, które mogą przygotować taką specyfikację, my z naszej strony też oferujemy takie usługi przygotowania specyfikacji projektu IT. Koszt takiej usługi nie jest duży, a jeśli poważnie myślimy o realizacji projektu to jest to jedyna słuszna droga.
Jak porównać otrzymane oferty?
Dobrze przygotowana oferta w jasny sposób pokazuje jej elementy składowe. Warto zwrócić uwagę na następujące rzeczy:
a) projekty graficzne: czy wszystkie oferty przewidują przygotowanie potrzebnych materiałów graficznych
b) technologia: czy propowana technologia realizacji projektu jest właściwa (tj. zgodna z systemami z którymi system musi być zintegrowany, z dostępną infrastrukturą, nowoczesna)
c) licencja: często realizowany projekt bazuje już na jakiś gotowych rozwiązaniach, upewnijmy się, że do wszystkich z nich będziemy posiadać odpowiednie prawa i możliwości dalszego rozwoju
d) uzależnienie od firmy IT: nie jesteśmy ZUS’em i nie stać nas na uwiązanie się z jedną firmą do końca życia – zadbajmy o to, aby oferta i później umowa gwarantowała nam możliwość współpracy nad projektem z dowolną firmą w przyszłości.
Podsumowanie
Jeśli chcemy otrzymać prawidłowe i porównywalne wyceny projektu musimy najpierw sami odbrobić ‘pracę domową’ i właściwie przygotować się do jego realizacji (zakres, specyfikacja). W przypadku, gdyby mieli Państwo jakieś dodatkowe pytania lub chcieliby otrzymać wycenę naszej firmy zapraszamy do kontaktu.
