Schichtplanung & Arbeitsgesetz: Der Guide für die Schweiz 📋🇨🇭
Manchmal fühlt sich die Einsatzplanung an wie ein endloses Puzzle. Wer flexible Teams führt, muss nicht nur Schichten füllen, sondern auch rechtliche Leitplanken im Blick behalten.
Was du über rechtssichere Planung wissen musst:
Ruhezeiten beachten: Gemäss Art. 15a ArG sind 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Schichten Pflicht. Ein digitales Schicht-System hilft dir dabei, diese Regel ohne manuelles Nachrechnen einzuhalten.
Weg von Excel: Eine Excel-Vorlage stößt bei dynamischen Dienstplänen schnell an Grenzen. Moderne HR-TechAnsätze bieten mehr Sicherheit und Übersicht.
Digitales Schichtbuch: Dokumentiere Übergaben und Arbeitszeiten lückenlos. Das ist dein Goldstandard bei behördlichen Kontrollen.
Mitarbeiter-App: Integriere dein Team direkt in den Prozess. Eine Verfügbarkeitsabfrage per Klick steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und reduziert Rückfragen.
Egal ob Gastronomie, Event-Management oder Gesundheit – eine strukturierte Personalplanung ist das Rückgrat deines Betriebs.
🚀 Ressourcen & Deep-Dives:
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In der Gastronomie sind kurzfristige Personalengpässe keine Seltenheit. Unser Tipp der Woche bietet bewährte, aber auch unkonventionelle Strategien, um flexibel auf solche Herausforderungen zu reagieren.
#mitarbeiter #gastro #restaurant #business
Sie kennen das Szenario: Eine große Reservierung steht an, die Hochsaison nähert sich oder ein Teammitglied fällt unerwartet aus. Plötzlich stehen Sie vor einem kurzfristigen Personalengpass, der Ihren Betriebsablauf stören könnte. Solche Engpässe sind in der Gastronomie keine Seltenheit und erfordern schnelles, effektives Handeln.
Doch keine Sorge, es gibt bewährte Strategien, mit denen Sie…
Die neuesten #Nachrichten, Tipps und Tricks zum Führen Ihres Unternehmens. Der tägliche steigendem Kostendruck und wachsenden Personalengpässen ist eine immer größere Herausforderung die nach innovativen Lösungen verlangt. Dienste und Tipps für Unternehmer, um effizienter arbeiten zu können.
Brigitte Povysil – Offenlegung der Dienstpläne von Ärzten – 22.11.2018 FPÖ-Abgeordnete Prim. MR Dr. Brigitte Povysil im Zuge der Debatte über den Antrag "Offenlegung der Dienstpläne von Ärzten" am 22.11.2018.
Nach unbeschreiblich langer Zeit, lass ich mal wieder von mir hören. Im Moment steht leider wieder Schule auf dem Plan, obwohl das zwischendurch auch mal was ganz gutes ist. Trotz dem ganzen Lernstress, läuft eigentlich alles ganz gut. ☺️ Mein nächster Einsatz, der in zwei Wochen beginnt", ist die Ambulante Pflege. Meine Lust/ Motivation darauf hält sich ja sehr in Grenzen... Das einzig gute, ist der Dienstplan für das restliche Jahr. 24./25. frei und 31./1.1 auch, besser geht es nicht! Eigentlich ist es die Regel entweder, oder zu arbeiten. Glück gehabt. 🙈 Das neue Jahr, startet dann auch gleich mit nem kleinen Highlight: ich fahre am 4.1. mit ner Freundin für 4 Tage nach Köln. Ich freu mich schon so! ☺️ Sonst ist nichts erwähnenswertes passiert. Ich hoffe ich finde wieder mehr Zeit für meine Seite hier. ☺️
Systemgastronomie und Franchise-Restaurants – woran denkt man dabei?
Kommen einem als erstes Mensa und Betriebskantine in den Sinn? Unterwürzte, graue Gerichte auf ebenso grauen Plastiktabletts – die Massenverpflegung zum kleinen Preis und noch kleinerem Geschmack?
Oder erinnert man sich daran, wie schnell und günstig leckeres Essen in einem guten Ambiente serviert wird – zwischendurch, während der Arbeitspause oder nach dem Kinobesuch, wo man eben gerade ist.
Systemgastronomie und Franchise-Unternehmen sind meist besser als ihr Ruf. Neue, moderne Konzepte, Qualität statt Quantität und Gästezahl überzeugen auch Arbeitnehmer.
Dabei übersteigt die Personalverwaltung häufig? die Dimensionen der Geschwister aus der Gastronomie. Franchise und Systemgastro haben hier ihre sehr eigenen Konzepte – anders als bei der Bewirtung nicht immer die modernsten.
Die Orga-Wale der Gastronomie
Die Systemgastronomie bringt mehr als nur “kleine” Unternehmen hervor. Das Ziel sind mindestens drei Filialen. Dadurch werden die Mitarbeiter zahlreich und verstreut. Der Manager vor Ort kennt zwar seine Mitarbeiter, die Zentrale dagegen kann gar nicht jeden kennen.
Aber die Systeme leben von und mit der zentralen Verwaltung, mit all ihren Vor- und Nachteilen. Einheitlichkeit ist also nicht nur auf der Speisekarte geboten. Einheitliche Abrechnung, Preissysteme, Personalverwaltung vor Ort und innerhalb des Betriebes, einheitliche Kommunikation, Stammdatenbank und Abrechnung – die Systeme sind oft so uniformiert wie ihre Mitarbeiter.
Mit dem großen Vertrauen in die eigenen Konzepte, steigt auch das Vertrauen in die internen Systeme.
Im wachsenden Betrieb und System liegt aber vielleicht das Problem. Der Genuss im Akkord ist mit guter Planung verbunden. Ein reibungsloses System in der Verwaltung hält dem Gastronomen und den Standorten den Rücken frei. Das System muss dabei nicht mal zwingend betriebsintern entwickelt werden. Was die Kollegen aus der kleineren Gastronomie bereits unterstützt, hilft auch dem Großgastronomen enorm.
Intern vs. extern
Die Qualitäten der Systemgastronomie liegen in der Quantität. Einkauf, Verarbeitung und Gästebetreuung werden in diesen Ausmaßen nicht alleine bewältigt. Statt Großmarkt gibt es Zulieferer, mit der Personalabteilung arbeiten Agenturen zusammen und PR-Firmen feilen an Werbung und Konzept – man ist also durchaus nach außen offen.
Auf anderen Gebieten bleibt man dann doch bei altbewährten Interna. Das eigene Kassensystem, die immer gleichen Personalakten, Zeiterfassung und Dienstpläne. Das Vertrauen in moderne Lösungen ist hierbei oft so gering, wie das des Gastes in die entstandene Qualität – beides unberechtigt.
Je größer der Betrieb, desto größer die Anforderungen
Das Misstrauen ist verständlich, denn die Anforderungen an neue Mittel vor allem für die Personalverwaltung sind hoch.
Ein gutes System für die größere Dienstplanung hat einige Hürden zu meistern. Jede Filiale muss sie nutzen können, denn diese plant die eigentlichen Schichten und Arbeitszeiten für ihre Mitarbeiter. Dabei müssen weiterhin zentrale Vorgaben eingehalten werden. Wer, wann, wie arbeiten darf und muss, wird nicht alleine vor Ort entschieden, aber umgesetzt.
Dazu kommt die Zeiterfassung.Wie in den meisten gastronomischen Betrieben muss sie sehr detailliert organisiert werden, nicht erst seit dem Mindestlohngesetz. Sie ist absolut unverzichtbar für die Lohnberechnung und Buchhaltung, die Arbeitszeitnachweise und für Reporte und Analysen mittlerer und großer Unternehmen.
Dienstplan und Zeiterfassung werden nur selten verbunden. Arbeitszeit und Planung weichen voneinander ab.
Kooperation wäre in diesen Unternehmen eigentlich logisch, doch es scheitert oft an den technischen Mitteln. Papierpläne sind selten geworden, aber Excel bleibt stark oder es herrscht ein abgeschlossenes, selbstentwickeltes System, mit dem die Mitarbeiter zwar ihre Arbeitszeiten einsehen, aber keine Eigeninitiative einbringen können.
Lokale Dienstpläne, eine seperate Zeiterfassung (mit veralteten Stechuhren), die Sammlung in der Zentrale und eine verspätete Auswertung – für kleinere Betriebe sehr schädlich, für große Unternehmen zumindest störend.
Aber warum halten Franchise und Systemgastronomie weiterhin an eigenen Systemen fest?
Ein teurer Pflegefall
Wie vieles in diesen Firmen, wurden die Systeme irgendwann teuer entwickelt – lieber pflegt man sie, statt sich von ihnen zu verabschieden.
Ist man dann mal bereit, sich von den alten Angewohnheiten zu trennen, erschwert der Einbau eines neuen Systems die Richtungsänderung. In einem laufenden Betrieb dieser Größenordnung lassen sich neue Systeme, wie ein Dienstplaner, erst mit viel Zeit und Geduld voll einfügen. Zeit, die ein schnell arbeitendes Unternehmen oft nicht hat. Nicht nur Neuangestellten, auch die alten Mitarbeiter müssen wieder an das System herangeführt werden, das auch noch mit neuen Geräten einhergeht – nicht in einer, sondern mehreren Fillialen. Kosten und Geduld des Personals treffen ungünstig zusammen.
shyftplan - für Systemgastronomen und Franchise
Die eigentliche moderne Lösung der Dienstplanung ist nicht nur bei externen Experten zu finden – sie ist vor allem für mittlere und große Gastronomie auch kostengünstiger als ein eigenes System.
Viele Gastronomen vertrauen shyftplan bereits den Großteil ihres Schichtplanes an und große Unternehmen ziehen nach.
Denn die Konzepte von zentraler Steuerung, Standardisierung und Multiplikation arbeiten auch bei shyftplan zusammen – genau wie sie die Systemgastronomie verfolgt.
Von den einzelnen Fillialen und Managern bis zur Zentrale, haben wir bei shyftplan einen Bogen gespannt. Der lokale Dienstplan kann noch immer vor Ort erstellt werden, aber von nun an unterwegs als App von den Mitarbeitern eingesehen und von der Buchhaltung zentral ausgewertet werden.
Arbeitszeitkonten und -nachweise werden durch die Zeiterfassung vor Ort ergänzt, während die gesamte Verwaltung darauf Zugriff hat. Rechte wie die Einsicht, Erstellung von Schichtplänen und Stundenkonten können genauso verteilt werden, wie sie die Verwaltungsstruktur widerspiegelt.
Das Wichtigste: shyftplan wächst mit. Eine komplett neue Filiale mit all den Mitarbeitern, Managern, Konten und Daten einzurichten, wird zur Frage von Geschmack und Wunsch des Unternehmens. Es ist aber sicher keine Frage der digitalen Infrastruktur oder Verwaltung mehr.
Es herrscht wieder Gründerzeit in der Bundesrepublik – so zumindest Medien, Wirtschaft und Forschung. Denn Start-Ups, junge und auch ältere Gründer, bestimmen erneut das Bild des Wirtschaftstandortes Deutschland.
Und immer wieder spielt man dann mit dem Begriff des Silicon Valley. Kein Artikel scheint ohne den Vergleich mit der amerikanischen Technikschmiede auszukommen. So entsteht der Eindruck, Gründer seien auch hierzulande allein TechNerds.
Dabei erfasst die Gründerzeit wirklich jede Branche und bringt so viele Ideen hervor, die sich nicht alleine auf einem Smartphone mit einer App erfassen lassen. Besonders beliebt derzeit – Gründungen in der Gastronomie.
Mehr als Burger und Curry
Die Geschmäcker sind verschieden, aber um so viele wie möglich zu einen, finden sich immer mehr gute Ideen. Nach Lebensmittelskandalen und neben Fast-Food und Franchise ist der Gast bereit, wieder Geld auf den Tresen zu legen.
Ob nun Kochpakete für die eigene Küche, Partyservice, vorbereitete Speisen, Lieferdienste oder die immer beliebteren Foodtrucks – die Branche ist vielfältig und genau hier setzen Gründer an.
Cafés, Restaurants und Bistros werden mit neuen Konzepten, Küchen und Ambiente ausgestattet und so steht nicht mehr nur allein das Kochen im Vordergrund, es ist auch die Art und Weise des Verkaufs. Es gibt sie immer öfter, die Visionäre des guten Geschmacks und das schon lange nicht mehr nur in Berlin.
Dabei gibt es, wie für jeden Gründer, Stolperfallen, vor denen sich gerade der Gastronom in Acht nehmen muss.
Das Scheitern …
Nicht jede Gründung hat den Erfolg gepachtet. Wegen der immer gleichen Fehler, fallen leider großartige Ideen zu Fehlinvestitionen zusammen und Träume zerplatzen. Die Gastronomie, die ohnehin bereits schwere Anfängerfehler und eine steile Lernkurve birgt, bildet hier weniger die Ausnahme als ein Paradebeispiel.
Die üblichen Gründerfehler finden sich hier verstärkt, verzeihen ungern und können auch die jungen Talente der Branche schnell zu dem Ende führen, das den erfahrenen Gastronomen bereits bekannt ist.
… und die Gründe
Sieht man von einer unausgereiften Idee, fehlendem Publikum oder Schwächen bei der Finanzierung ab, bleiben eigentlich nicht mal mehr so viele Hindernisse für den Erfolg. Natürlich kann das Produkt auch der geschmackliche Totalschaden auf der Zunge sein, aber davon soll mal nicht ausgegangen werden.
Jeder Gründer ist auch Kaufmann, unabhängig ob Gastro, Technik oder eben Verkauf. Um die Betriebswirtschaft kommt man in Deutschland nicht herum. Und genau hier fehlt es oft an Erfahrung.
Nicht alle jungen Unternehmer kommen direkt aus dem BWL Seminar, nicht jede gute Idee steht auf einem wirtschaftswissenschaftlichen Grundgerüst. Mittelstand, Banken und potentielle Geldgeber bemängeln daher oft das fehlende Wissen bei Buchhaltung, Personalverwaltung und Finanzordnung.
In der Gastronomie, in der jedes Gericht durchgerechnet werden muss, gerade am Anfang auf die Kosten geachtet wird und man, vor allem durch Hilfskräfte, schon sehr früh mit Personalfragen in Berührung kommt, sind die Stolpersteine nicht zu übersehen.
Aber das ist noch lange kein Grund zum Verzweifeln.
Moderne Hilfe für moderne Unternehmer
Für junge Gastronomen ohne Vorerfahrung gibt es Lösungen – und das sind nicht nur die Kurse in der Abendschule oder andere Fortbildungen.
Start-Ups und andere Erstunternehmungen setzen auf ein durchmischtes Team, in dem sich neben den eigentlichen Ideengebern eben auch für das Kaufmännische Experten einbringen. Bei Gastronomen erst einmal undenkbar.
Ein kleines Café oder Restaurant kann sich keinen Personalchef leisten. Steuern und Lohn werden vielmehr selbst berechnet, die Dienstpläne selbst erstellt und das erste Mal Schichten und ein Urlaubsplaner für Personal aufgebaut, das man erst einmal kennenlernen muss. Statt das Ganze vollständig an jemand anderes abzugeben, kann man sich aber Hilfe von außen suchen.
So modern wie diese Gründer sind, haben sie auch eine moderne Lösung verdient – eine Lösung, die in der Anfangsphase das Projekt unterstützt, mit ihm wächst und schließlich mit zum Erfolg führt.
shyftplan ist diese Lösung.
shyftplan – für Gründer in der Gastronomie
shyftplan ist selbst ein Produkt der neuen Gründerzeit. Wie bei anderen Start-Ups ist es ein technisches Tool, aber mit einem außergewöhnlichen Ziel – die Digitalisierung und Erleichterung von Personalverwaltung, Schichtplan, Urlaubsplaner und Lohnabrechnung.
Und genau hiervon sollen Gastronomen profitieren, vor allem, wenn sie unerfahren in diesen Gebieten arbeiten.
Die Verwaltung von Personal, mit allem was damit verbunden ist, ist erst einmal ein großer Teil des Erstkontaktes mit der Wirtschaftswissenschaft und dem Betriebswesen. Wie man das erste Mal einen Schichtplan und Personalplan aufstellt, die freien Tage von Mitarbeitern in Urlaubsplaner einbindet, Stundenkonten mit einer funktionierenden Zeiterfassung pflegt oder jeden Monat Lohnabrechnungen erstellt – Schritte, die einem jungen Menschen mit guten Ideen oft fremd sind. Dazu kommen die Eigenarten einer Branche, die mit Arbeitszeitnachweisen arbeiten muss, Schichten bis in den späten Abend kennt und ständig auf Studenten und Halbzeitkräfte angewiesen ist.
Daher besser gleich der Schritt zu Hilfsmitteln und am besten zu uns, denn wir kennen die Probleme von Gründung, neuen Ideen und ihrer Ausführung.
Statt auf Papierplan und Excel zu vertrauen, hilft unser digitaler Dienstplan zum ersten Mal, Arbeitszeiten und Mitarbeiter zu organisieren. Die Zeiterfassung benötigt bei uns keine zusätzlichen teuren Geräte, sondern läuft beispielsweise auf dem ersten Computer oder als App über ein Tablet. Arbeitszeitnachweise sind digitalisiert und immer griffbereit, wenn sich Vater Staat das erste Mal für das Projekt interessiert.
Und dann ist da noch die Lohnabrechnung. Gastronomen vertrauen ab einer gewissen Zeit ohnehin Lohnbüros und Steuerberater. Ein Schritt weiter und ein moderner noch dazu ist, gleich das gesamte System mit der Buchhaltung zu verbinden. Ein System, das Arbeitszeiten, Lohnanspruch, Urlaubstage und Fehltage direkt zusammenrechnet und durch ein Lohnbüro ordentlich verarbeiten lässt.
Mit shyftplan umgeht die Gastronomie, vor allem die junge, einen der größten Stolpersteine der Erstgründung. Dann muss nur noch die Idee Funken sprühen.
Bist du neu in der Gastronomie und wagst deine ersten Schritte? Auf www.shyftplan.comfindest du Unterstützung und Support auf diesem wichtigen Weg.
shyftplan – Dienstplan, Zeiterfassung und Lohnabrechnung aus einer Hand.
Auch 2016 werden shyftplan und die Personalplanung wieder ein Stück besser. Ab jetzt kannst du dich auf Neuerungen im Schichtplan und unseren Apps freuen. Damit bist du deinem perfekten Dienstplan und dem idealen mobilen Tool noch ein Stück näher.
Abwesenheiten im Kalender
Wir hören von unseren Nutzern oft, dass Abwesenheiten – Urlaub, Krankentage oder Überstundenabbau deiner Mitarbeiter – auch sofort bei der Planung ersichtlich sein sollten. Genau das hält nun der Kalender für dich bereit. Auf Wunsch kannst du alle Abwesenheiten direkt in der Planungsansicht anzeigen lassen. Wenn sie dich dann doch eher stören, können sie natürlich auch wieder ausgeblendet werden.
Push Benachrichtigungen
Unsere Apps vervollständigen bereits die Dienstplanung mit Mobilität und dem Schichtplan für unterwegs. Aber eines wird doch immer wieder gewünscht – Push Benachrichtigungen.
Genau die haben wir jetzt bei shyftplan eingebaut. Du erhältst nun auf Wunsch Benachrichtigungen nicht nur als E-Mail, sondern auch als Push Benachrichtigung über die App direkt auf dein Smartphone.
Wenn du noch die alte App hast, musst du sie als iOS Nutzer nur im Appstore aktualisieren.
Adroid Nutzer deinstallieren die shyftplan App und laden sie nochmal aus dem Playstore herunter.
Du kannst in deinem Profil natürlich jederzeit einstellen, ob und welche Push Benachrichtungen du erhalten willst.
Zwei neue Features
Aber eines bleibt wie immer beim Alten – wenn du Fragen zu den Neuerungen hast oder deine Personalplanung auf shyftplan umstellen willst, kannst du uns natürlich kontaktieren.
www.shyftplan.com – Dienstplan, Zeiterfassung und Lohnabrechnung aus einer Hand
