Fasilitointi – Mitä se on ja miten sitä tehdään?
Fasilitointi on ryhmäprosessien suunnittelua, niiden mahdollistamista ja täytäntöön panoa. Fasilitoinnissa on olennaista erottaa toisistaan prosessi ja tuotettava sisältö. Fasilitaattori sitoutuu ryhmän yhteiseen tavoitteeseen, mutta ei itse tuota sisältöä vaan varmistaa sen, että ryhmä yhdessä tuottaa sitä. Hän ohjaa ja avustaa ryhmän toimintaa ja huolehtii siitä, että aikataulu pitää ja työ etenee. Fasilitaattorin osaamiseen kuuluvat myös arvostava asenne sekä kuuntelu. Hänen tulee mahdollistaa kaikkien ryhmän jäsenien osallistuminen ja työpanoksen näkyminen myös lopputuloksessa.
Fasilitaattorin kolme ydintehtävää ovat:
Kysymysten esittäminen – Vie ryhmäprosessia eteenpäin, ohjaa työtä oikeaan suuntaan. Kysymykset esillä koko prosessin ajan (virtuaalisesti sovitulla alustalla).
Osallistaminen - Varmistaa, että kaikki tuottavat sisältöä. Työstämisen erilaiset tekniikat; itsenäisesti, pareissa tai pienryhmissä tai kaikki yhdessä.
Dokumentointi – Tallentaa työtä tekemisen aikana (ja jälkeen päin) erilaisille alustoille (virtuaalisesti esim. Flinga, Padlet)
Kuva: independentaudit.com
Virtuaalifasilitoinnissa ohjaaminen tapahtuu virtuaalisesti erilaisia digitaalisia kanavia hyödyntäen. Oleellisessa roolissa ovat erilaiset tiedostojen jakoalustat (Google Drive, SharePoint, Padlet ym.) ja kommunikointikanavat (chatit, Skype, AdobeConnet).
Fasilitoinnin konsultaatiota tarjoavan Grape Peoplen Virtuaalifasilitoinnin perusteet – artikkelin mukaan haasteena virtuaalisessa fasilitoinnissa ovat mm. yhteisen mielenkiinnon ja keskustelun suunnan ylläpitäminen ja osallistamisen vaikeus. Mahdollisuuksiakin on. Virtuaalinen fasilitointi mahdollistaa tekniikan avulla tehokkaan yhteistyön ja suuremman ja monipuolisemman osanottajaporukan, koska fyysinen paikka ei ole este osallistumiselle. Tekniikan avulla voidaan myös helpommin jakaa ja hyväksikäyttää enemmän erilaisia työskentelymateriaaleja ja yhteistyötekniikoita kuin f2f fasilitointitilanteessa.
Tärkeintä virtuaalifasilitoinnissa on saada osallistujat aktivoitumaan ja ohjata keskustelua ja tekemistä tehokkaasti ja selkeästi kohti ryhmälle asetettua tavoitetta.
Omista kokemuksista On tärkeää, että fasilitoijalle on alusta asti selvää miten fasilitoinnin aikoo hoitaa ja miten työ tullaan dokumentoimaan ja esittämään. Itselle tämän opintojakson omissa fasilitointivuoroissa (käyttäjäsegmentit ja ideoiden pisteytys) aiheutti vaikeuksia erilaisten dokumentointipohjien määrä ja se, etten ymmärtänyt suunnitella fasilitointia huolellisesti alusta loppuun saakka jo ennen sen aloittamista.
Oman kokemuksen perusteella virtuaalifasilitoijan tärkein tehtävä on selkeyttää ja kiteyttää prosessia matkan varrella, muistuttaa yhteisestä tavoitteesta ja pitää fokus itse asiassa sekä organisoida dokumentointi. Huomionarvoista oli myös oppia, että liian monta työkalua, kommunikointivälinettä ja dokumentointitapaa sotkee prosessia, vie työaikaa olennaiselta ja vaikeuttaa lopputuloksen raportointia. Mitä enemmän mukana on liikkuvia osia, sen suurempi on riski, että jotain jää huomiotta tai jälki on sekavaa.
Työpaikoilla virtuaalifasilitointitaidoista on varmasti paljon hyötyä. Ensinnäkin monenlaisten virtuaalisten alustojen hallinta madaltaa kynnystä osallistua aktiivisesti. Voisi sanoa, että kaikki virtuaalisessa fasilitoinnissa tarvittavat taidot lisäävät myös henkilön yhteistyökykyä työpaikalla ja mahdollistavat oman ja tiimin menestymisen.
Itselle ohjeeksi ja muistutukseksi Fasilitointi vaatii etukäteissuunnittelua. Kun suunnittelu on tehty huolellisesti, sujuu ryhmäprosessikin sitä paremmin ja jouhevammin.
Varaa tarpeeksi aikaa suunnitteluun ennen työn alkua
Pidä homma mielenkiintoisena
Suoraviivaista
Huolehdi riittävästä dokumentoinnista prosessin aikana
Fasillitointi- sana tulee latinan kielen sanasta ’facil’ helppo. Kiteytettynä se on siis (yhdessä) toiminnan helpottamista.
Lähteet:
Grape People 2017. Virtuaalifasilitoinnin perusteet. Luettavissa: grapepeople.fi/valmennus/virtuaalifasilitoinnin-perusteet
© 2017 Independent Audit Limited. audit committee break meeting. Luettavissa: http://independentaudit.com/audit-committee-break-meeting/
Kurssimateriaali: Diat, luentomateriaali
Mukamas Learning Desing 2016. Fasilitointi – Mitä se tarkoittaa? Luettavissa: www.mukamas.fi/uncategorized/fasilitointi-mita-se-tarkoittaa/.
Wikipedia 2017. Fasilitointi (organisaatio). Luettavissa: fi.wikipedia.org/wiki/Fasilitointi_(organisaatio)
