#fasilitointi

[happyfanpenguin-blog]

Fasilitointi

Fasilitointi oli minulle henkilökohtaisesti kurssin alussa täysin vieras sana ja fasilitaattorin tehtävänkuva sitäkin vieraampi. Hyvin mielestäni kaikki ryhmämme jäsenet kuitenkin omaksuivat sekä sanan, että tehtävät. Toivottavasti myös minäkin. Ymmärrystä tehtävään ainakin on enemmän kuin kurssin alussa ja nykyään tunnun törmäävän sanaan lähes joka yhteydessä!

“Fasilitoinnilla tarkoitetaan organisatorisissa ja liiketoiminnallisissa yhteyksissä onnistuneiden ryhmäprosessien suunnittelua ja toteutusta. Henkilöä, joka helpottaa muiden toimintaa, kutsutaan fasilitaattoriksi tai fasilitoijaksi.”               -Wikipedia

Fasilitaattori on siis järjestelijä, organisoija ja ennen kaikkea mahdollistaja. Fasilitaattorin tehtävänä on tarjota työkalut esimerkiksi tuotteen tai prosessin kehittämiseen, kysyä oikeita kysymyksiä ja jättäytyä ajattelutyön ulkopuolelle tukemaan keskustelua. Fasilitaattori ei ole se äänekkäin kaveri, joka keksii parhaat ja lennokkaimmat ideat, vaan fasilitaattori on se joka mahdollistaa näiden ideoiden heittelyn, hyvän fiiliksen ja proaktiivisen ideoinnin. Fasilitaattorin tehtävänä on lempeästi ohjata keskustelun suuntaa, antaa säännöt ja raamit keskustelulle sekä ohjata keskustelua tai kehitystyötä oikeiden työkalujen ja kanavien kautta. 

Fasilitaattorin työkirjassa on mukavasti avattu koko kehitysprosessin kaarta ja miten hyvä fasilitaattori tässä projektissa toimii. Fasilitaattorin on tarkoitus rohkaista keskustelua ja myös itse sitoutua sen päämääriin. Fasilitaattorin on tarkoitus kulkea koko projektin mukana ideoiden lennokkaasta heittelystä kehitysprosessin ja käytännön implementoinnin kautta, valmiin tuotteen kehitykseen ja arviointiin asti. Fasilitaattori kokoaa yhteisön äänet kuuluviin ja ohjaa projektin kulkua yhteisön äänitorvena. 

Fasilitaattori ja etenkin digitaalinen fasilitaattori on tulevaisuuden ammatti. Kuka olisi kymmenen vuotta sitten ajatellut työskentelevänsä fasilitaattorina tai yhteisömanagerina? Nyt se on todellista työtä ja yhä enenevissä määrin tuote- ja palvelukehityksen kantava voima. HS:n artikkelissa on ajan kuvan luoman pohdinnan lisäksi käytetty hauskaa termiä, kätilö. Tulevaisuuden fasilitaattoreiden tehtävänä onkin olla uusien ideoiden ja tuotteiden kätilöitä, uuden mahdollistajia, sukupuolesta riippumatta ja sitä etukäteen valitsematta. 

[satu-toivonen-blog]

Fasilitointi – Mitä se on ja miten sitä tehdään?

Fasilitointi on ryhmäprosessien suunnittelua, niiden mahdollistamista ja täytäntöön panoa. Fasilitoinnissa on olennaista erottaa toisistaan prosessi ja tuotettava sisältö. Fasilitaattori sitoutuu ryhmän yhteiseen tavoitteeseen, mutta ei itse tuota sisältöä vaan varmistaa sen, että ryhmä yhdessä tuottaa sitä. Hän ohjaa ja avustaa ryhmän toimintaa ja huolehtii siitä, että aikataulu pitää ja työ etenee.  Fasilitaattorin osaamiseen kuuluvat myös arvostava asenne sekä kuuntelu. Hänen tulee mahdollistaa kaikkien ryhmän jäsenien osallistuminen ja työpanoksen näkyminen myös lopputuloksessa.

Fasilitaattorin kolme ydintehtävää ovat:

Kysymysten esittäminen – Vie ryhmäprosessia eteenpäin, ohjaa työtä oikeaan suuntaan. Kysymykset esillä koko prosessin ajan (virtuaalisesti sovitulla alustalla).

 Osallistaminen -  Varmistaa, että kaikki tuottavat sisältöä. Työstämisen erilaiset tekniikat; itsenäisesti, pareissa tai pienryhmissä tai kaikki yhdessä.

Dokumentointi – Tallentaa työtä tekemisen aikana (ja jälkeen päin) erilaisille alustoille (virtuaalisesti esim. Flinga, Padlet)

Kuva: independentaudit.com

Virtuaalifasilitoinnissa ohjaaminen tapahtuu virtuaalisesti erilaisia digitaalisia kanavia hyödyntäen. Oleellisessa roolissa ovat erilaiset tiedostojen jakoalustat (Google Drive, SharePoint, Padlet ym.) ja kommunikointikanavat (chatit, Skype, AdobeConnet).

Fasilitoinnin konsultaatiota tarjoavan Grape Peoplen Virtuaalifasilitoinnin perusteet – artikkelin mukaan haasteena virtuaalisessa fasilitoinnissa ovat mm. yhteisen mielenkiinnon ja keskustelun suunnan ylläpitäminen ja osallistamisen vaikeus. Mahdollisuuksiakin on. Virtuaalinen fasilitointi mahdollistaa tekniikan avulla tehokkaan yhteistyön ja suuremman ja monipuolisemman osanottajaporukan, koska fyysinen paikka ei ole este osallistumiselle. Tekniikan avulla voidaan myös helpommin jakaa ja hyväksikäyttää enemmän erilaisia työskentelymateriaaleja ja yhteistyötekniikoita kuin f2f fasilitointitilanteessa.

Tärkeintä virtuaalifasilitoinnissa on saada osallistujat aktivoitumaan ja ohjata keskustelua ja tekemistä tehokkaasti ja selkeästi kohti ryhmälle asetettua tavoitetta.

Omista kokemuksista On tärkeää, että fasilitoijalle on alusta asti selvää miten fasilitoinnin aikoo hoitaa ja miten työ tullaan dokumentoimaan ja esittämään. Itselle tämän opintojakson omissa fasilitointivuoroissa (käyttäjäsegmentit ja ideoiden pisteytys) aiheutti vaikeuksia erilaisten dokumentointipohjien määrä ja se, etten ymmärtänyt suunnitella fasilitointia huolellisesti alusta loppuun saakka jo ennen sen aloittamista.

Oman kokemuksen perusteella virtuaalifasilitoijan tärkein tehtävä on selkeyttää ja kiteyttää prosessia matkan varrella, muistuttaa yhteisestä tavoitteesta ja pitää fokus itse asiassa sekä organisoida dokumentointi. Huomionarvoista oli myös oppia, että liian monta työkalua, kommunikointivälinettä ja dokumentointitapaa sotkee prosessia, vie työaikaa olennaiselta ja vaikeuttaa lopputuloksen raportointia. Mitä enemmän mukana on liikkuvia osia, sen suurempi on riski, että jotain jää huomiotta tai jälki on sekavaa.

Työpaikoilla virtuaalifasilitointitaidoista on varmasti paljon hyötyä. Ensinnäkin monenlaisten virtuaalisten alustojen hallinta madaltaa kynnystä osallistua aktiivisesti. Voisi sanoa, että kaikki virtuaalisessa fasilitoinnissa tarvittavat taidot lisäävät myös henkilön yhteistyökykyä työpaikalla ja mahdollistavat oman ja tiimin menestymisen.

Itselle ohjeeksi ja muistutukseksi Fasilitointi vaatii etukäteissuunnittelua. Kun suunnittelu on tehty huolellisesti, sujuu ryhmäprosessikin sitä paremmin ja jouhevammin.

Varaa tarpeeksi aikaa suunnitteluun ennen työn alkua

Pidä homma mielenkiintoisena

Suoraviivaista

Huolehdi riittävästä dokumentoinnista prosessin aikana

Fasillitointi- sana tulee latinan kielen sanasta ’facil’ helppo. Kiteytettynä se on siis (yhdessä) toiminnan helpottamista.

Lähteet:

Grape People 2017. Virtuaalifasilitoinnin perusteet. Luettavissa: grapepeople.fi/valmennus/virtuaalifasilitoinnin-perusteet

© 2017 Independent Audit Limited. audit committee break meeting. Luettavissa: http://independentaudit.com/audit-committee-break-meeting/

Kurssimateriaali: Diat, luentomateriaali

Mukamas Learning Desing 2016. Fasilitointi – Mitä se tarkoittaa? Luettavissa: www.mukamas.fi/uncategorized/fasilitointi-mita-se-tarkoittaa/.

Wikipedia 2017. Fasilitointi (organisaatio). Luettavissa: fi.wikipedia.org/wiki/Fasilitointi_(organisaatio)

[annaleskinen123-blog]

Mitä fasilitointi on...

Fasilitointi on suhteellisen uusi ja monelle ehkä vieras käsite. Fasilitointi on ryhmäprosessin ohjausta, jossa yhdistetään eri henkilöiden ja eri yksiköiden taitoja ja saadaan ihmiset ajattelemaan samalla tavalla. Prosessin vetäjän ei tarvitse ohjata sisältöä, vaan hänen on käytettävä erilaisia menetelmiä, joiden avulla ryhmä löytää mahdollisen parhaan ratkaisun ongelmalle.

Fasilitointi-termin alkuperä on latinankielen sanassa facil, joka tarkoittaa ”helppoa”. Fasilitointiprosessin tarkoituksena on tehdä ryhmien työskentelystä helpompaa edistämällä ryhmän luovuutta ja saamalla kaikkien asiantuntemus yhteiseen käyttöön. Tavoitteena on myös tehokas ajan käyttö ja hyviin tuloksiin saavuttaminen.

Fasilitaattori:

▶ On puolueeton sisällön suhteen

▶  Sitoutuu siihen, että ryhmä saavuttaa päämääränsä

▶  Edistää ryhmän ja yksilöiden työskentelyä ylläpitämällä rakentavaa ja positiivista ilmapiiriä

▶  Rohkaisee ja varmistaa kaikkien osallistumisen ihmisten erilaisuutta kunnioittaen

▶  Varmistaa tulosten tallentamisen ja sen, että kaikki tietävät mitä tehdään ja mitä on sovittu

▶  Vastaa aikataulussa pysymisestä ja työn etenemisestä.

▶  Suunnittelee ennen kuin tekee ja käyttää tarkoitukseen soveltuvia menetelmiä

▶  Pyrkii kehittymään jatkuvasti hankkimalla lisätietoa ryhmätoiminnasta ja eri menetelmistä

Fasilitoinnin eri vaiheisiin kuuluu ideointi, yhteisen ymmärryksen aikaansaaminen, ratkaisujen löytäminen, toimenpiteiden konkretisointi, ylläpito ja seuranta.  Nykyään yrityksissä käytetään hyvin usein fasilitointimenetelmää muutosprosessissa, laatuongelmien ratkaisemisessa, tuotekehityksessä, yhteistyön tai toiminnan kehittämisessä, ristiriitojen käsittelyssä tai esimerkiksi silloin, kun mietitään asiakkaan kanssa, miten yhteistyötä voidaan parantaa.

Digitalisoituminen ja liikkuvan työn suosio tuovat nykyelämään uusia tarpeita kuten esimerkiksi etäkokousten ja muiden etätilaisuuksien järjestäminen organisaatioissa. Organisaation menestys riippuu monesti siitä, miten nämä etätilaisuudet järjestetty. Oikein järjestetty etäkokous tai -palaveri tehostaa hajautetun tiimin toimintaa ja luo säästöjä organisaatiolle, kun taas huonosti järjestetty etätilaisuus voi päinvastoin tuoda paljon vaivaa. Digitaalisten työvälineiden hyödyntämisessä on erittäin paljon merkitystä onnistuneen etäkokouksen järjestämiseen. Sen puutteesta voi tulla virtuaalifasilitoinnin iso haaste. Sen lisäksi tarvitaan tietysti hyviä sosiaalisia taitoja kuten myös face-to-face tapaamisissa. Mutta kun tilaisuus järjestetään etänä, silloin on kuitenkin hyvä muistaa se, että esimerkiksi tietokoneongelmat tai muut ulkopuoliset ärsykkeet voivat helposti viedä osallistujien huomiota itse asiasta.

Työpaikalla virtuaalifasilitoinnin osaamista käytetään nykyään aika paljon mm. Bisness for Skype ohjelman kautta, kun pidetään kaikenlaisia palavereita ja kokouksia sekä asiakkaiden, että henkilöstön tai työkavereiden kanssa. Tai siitä olisi paljon hyötyä esimerkiksi silloin, kun opastetaan asiakkaita verkossa käyttämään uutta ohjelmaa.

Source: Kehittäminen; Innovointi ja fasilitointi; Fasilitaattorin työkirja

[xpedio]

Sinustako hyvä fasilitaattori? Fasilitoinnin alkeet esihenkilölle

Mikä erottaa hyvän fasilitaattorin erinomaisesta? Tässä artikkelissa tarkastelemme keskeisiä taitoja ja käytäntöjä, jotka tekevät fasilitaattorista vaikuttavan ohjaajan ja ryhmäprosessien mahdollistajan. Opit, miten neutraalius, selkeä rakenne, aktiivinen kuuntelu ja tunneäly tukevat osallistavaa ja tuloksellista työskentelyä. Pohdimme myös, miten voit ohjata ryhmän prosessia ottamatta sitä haltuusi, kutsua erilaisia näkökulmia esiin ja käsitellä ristiriitoja rakentavasti. Olitpa fasilitoinnin uran alussa tai haluat kehittää omaa ammattitaitoasi seuraavalle tasolle, nämä oivallukset auttavat sinua suunnittelemaan ja ohjaamaan kohtaamisia, jotka ovat yhtä aikaa vaikuttavia, osallistavia ja merkityksellisiä.

[varmuuttafasilitointiin]

Näin hyödynnät Me–we–us -menetelmää: Tue monipuolista ajattelua fasilitoinnin avulla

Ryhmätilanteissa keskustelua hallitsevat helposti muutamat aktiivisimmat osallistujat, jolloin hiljaisempien mutta arvokkaiden ideoiden ääni jää kuulumatta. Tämä artikkeli esittelee Me–We–Us-fasilitointimenetelmän, yksinkertaisen mutta tehokkaan lähestymistavan, joka varmistaa, että jokainen ääni tulee kuulluksi. Opit, miten Me-vaihe tarjoaa mahdollisuuden yksilölliseen pohdintaan, We-vaihe kannustaa ajatusten vaihtoon pareittain ja Us-vaihe tuo yhteiset oivallukset ryhmäkeskusteluun. Tällainen rakenne tukee erilaisia ajattelutapoja, aktivoi sekä introvertit että ekstrovertit ja johtaa syvempään, osallistavampaan keskusteluun. Olipa kyse työpajoista, tiimipalavereista tai suunnittelusessioista, Me–We–Us-menetelmä auttaa tekemään fasilitoinnista monipuolisempaa ja tasapainoisempaa – ja tuottaa rikkaampia, yhteisöllisempiä lopputuloksia.

[xpedio]

Strategiatyön avain on fasilitointi – Näin rakennat dynaamista strategiaa yhdessä

Nopeatempoisessa ja ennakoimattomassa maailmassa strategiatyön on oltava jatkuva ja sopeutuva prosessi. Tässä artikkelissa kerromme, miksi fasilitointi on avain siihen, että strategiatyo tulee osallistavaa, käytännönläheistä ja vaikuttavaa. Huolellisesti rakennetun dialogin, osallistavan työskentelyn ja jäsennellyn rytmin avulla fasilitointi varmistaa, että strategiset keskustelut ovat merkityksellisiä ja kaikille löytyy rooli. Opit, miten taitava fasilitointi tuo rakennetta, selkeyttä ja konkretiaa strategiatyöhön: selkeiden tavoitteiden määrittelystä ja moninaisten näkökulmien hyödyntämisestä aina strategian viemiseen käytäntöön suunnittelun, kokeilujen, oppimisen ja mukauttamisen syklien kautta. Lue lisää ja oivalla, miten fasilitoinnin avulla strategiasta tulee elävä jaettu ohjenuora, joka tukee päätöksentekoa ja organisaation menestystä.

[varmuuttafasilitointiin]

Näin hyödynnät digityökaluja ja tekoälyä fasilitoinnissa

Fasilitointi muuttuu, ja digitaaliset työkalut sekä tekoäly avaavat uusia mahdollisuuksia osallistamiseen, ongelmanratkaisuun ja vuorovaikutukseen. Olipa kyse työpajoista, koulutuksista tai tiimipalavereista, teknologian taitava hyödyntäminen voi mullistaa fasilitointitavan. Älykkäämmästä suunnittelusta ja reaaliaikaisesta vuorovaikutuksesta syvällisiin oivalluksiin ja sujuvampaan dokumentointiin, digiratkaisut auttavat säästämään aikaa ja tuottamaan merkityksellisempiä lopputuloksia. Tässä artikkelissa jaamme käytännön vinkkejä, esimerkkejä ja strategioita, joiden avulla teknologia voi rikastaa fasilitointia. Lue, miten löytää tasapaino inhimillisen yhteyden ja digitaalisen tehokkuuden välillä, ja kuinka työkalut voivat auttaa sinua itsevarmaksi ja vaikuttavaksi fasilitaattoriksi.

[xpedio]

Mitkä ovat fasilitaattorin 5 ydintaitoa?

Vaikuttavassa fasilitoinnissa on kyse paljon enemmän kuin keskustelun moderoinnista, se on erityisesti ryhmien ohjaamista kohti merkityksellisiä tuloksia. Tässä artikkelissa esittelemme viisi keskeisintä fasilitaattorin taitoa: selkeiden tavoitteiden ja lopputulemien määrittely, tavoitteellisten ryhmäprosessien suunnittelu, psykologisesti turvallisen ilmapiirin luominen, ajankäytön hallinta sekä neutraalin roolin säilyttäminen. Nämä taidot varmistavat osallistumisen tasa-arvoisesti, pitävät fokuksen kirkkaana ja rakentavat luottamusta ryhmässä. Olitpa sitten vetämässä työpajaa, tiimipalaveria tai strategiasessiota, näiden taitojen hallinta vahvistaa osallistumista ja parantaa tuloksia. Lue käytännön vinkit, joiden avulla voit kehittyä itsevarmaksi, puolueettomaksi ja vaikuttavaksi fasilitaattoriksi.