Communicatie bij een overheidsinstelling: een ingewikkeld kluwen
De overheid... het is een term die een niet al te positieve bijklank kent bij de doorsnee Belg. Of het nu gaat om de miezerige staat van de wegen, de kerncentrales of Brussel die als jihadistad wordt gezien, het is me de laatste jaren opgevallen dat het imago van de Belgische overheid een stuk beter kan. Juist omdat de overheid het vertrekpunt is van het reilen en zeilen van de samenleving, boeit het terrein me enorm. Naar aanleiding van een schoolopdracht waarbij ik een dagje kijkstage moest volgen in een organisatie die over een communicatiedienst beschikt, twijfelde ik niet langer om me in het veld te verdiepen. Ik besloot een dag mee te volgen op de communicatiedienst van de gemeente Assenede, om onder meer mijn blik op de werking ervan te verruimen.
Een man met een hart voor communicatie
Op woensdag één augustus 2018 had ik een afspraak om 10 uur met communicatieambtenaar Kristof Vereecke. De 39-jarige communicatiefreak staat als enige ambtenaar voltijds in voor de communicatie van de gemeente Assenede. Hij krijgt gelukkig administratieve steun van Cindy die halftijds op de communicatiedienst werkt. Hij heeft jaren terug de opleiding pers en voorlichting afgerond aan de Arteveldehogeschool, waarna hij direct aan de slag is gegaan bij HLN als journalist. Tot 2007 schreef hij voornamelijk informerende artikels over stakingen, branden enzovoort. Hij houdt van de zekerheid en de omvangrijkheid die hij nu in zijn job als communicatieverantwoordelijke heeft.
Bij mijn aankomst stelde hij voor om me allereerst doorheen heel het overheidsgebouw rond te leiden, zodat ik een breder zicht kon krijgen op de diensten en de taken van de personeelsleden. Het verraste me dat niet enkel hij een sympathiek en spontaan persoon was, ook zijn talrijke collega’s waren enorm vriendelijk. Na amper 10 minuten werd ik al geconfronteerd met mijn incorrecte stereotype beeld van de saaie, ingetogen ambtenaar. Wanneer ik het gelijkvloers onder de loep nam, zag ik al snel dat het landschapskantoor voor een luchtige, goede sfeer zorgde. Ook vond ik dat het gebouw zelf de waarden uitstraalde waarnaar de Vlaamse overheid streeft: openheid, transparantie en vertrouwen. Toch is authenticiteit de belangrijkste eigenschap die ik de hele omgeving toeken. Die vind je niet alleen terug in het gebouw met zijn duidelijke huisstijl, ook in de ware karakters van de ambtenaars. Het plaatje klopt.
Na de rondleiding keerden we rond 11 uur terug naar zijn bureau. Kristof nam de tijd om me uit te leggen wat er de komende week zoal op zijn planning stond. Ik was verbaasd te horen dat hij al die zaken op zijn eentje moest realiseren. Diezelfde dag moest hij onder meer correcties aanbrengen op de brochure van de sportdienst en een interview afnemen met twee regionale acteurs over een opkomend toneelstuk. Dat interview zou hij die dag verder uitschrijven in een artikel en er een persbericht over schrijven. Toch moest hij vooral werk maken van de Belleman, het maandelijks informatieblad van de gemeente Assenede. De creatie ervan verloopt grofweg in drie stappen: content creëren, de opmaak verzorgen om tenslotte de opmaak te corrigeren. De Belleman kan je zelfs online inkijken, het is een soort databank waar je alle edities kan raadplegen terug tot in het startjaar 2013.
Aangezien ik graag mijn komende stage op de communicatiedienst van een gemeente zou volgen, vertelde Kristof me zijn takenpakket in grote lijnen. Dat valt echt niet in een simpele zin samen te vatten.
Zo staat hij dagelijks in voor de website en sociale media. Die moeten gemonitord worden, nieuwsberichten moeten erop geplaatst worden, wettelijk verplichte content moet aangevuld worden, zoals de toeristische gelegenheden in de deelgemeenten...
Daarnaast stelt hij iedere dag persberichten op die hij vervolgens naar HLN en Het Nieuwsblad verstuurt. Bovendien is het ook zijn taak om contacten met journalisten te onderhouden.
Uiteraard beperkt hij zich niet enkel tot externe communicatie, ook intern moet er regelmatig gecommuniceerd worden. De aankondiging van een personeelsuitstap of parkeertips bij het event “Jazzenede” communiceert hij dan via mail of borden.
Verder moet hij events promoten, meldingen en klachten coördineren, speeches voorbereiden voor de burgemeester, presentaties voorbereiden, instaan voor crisiscommunicatie, brochures en folders ontwikkelen, de app verzorgen en nog veel meer...
Persoonlijk zijn mijn ogen enorm opengegaan door deze kijkstage. Er komt in de praktijk veel meer bij kijken dan de talloze pagina’s theorie die je tijdens de lessen meekrijgt. Op het eerste gezicht zou het takenpakket velen afschrikken aangezien de job als communicatieambtenaar zonder twijfel stresserend moet zijn en veel energie, kennis en geduld vergt. Toch heeft het volgens mij zeker ook zijn positieve kanten: het is een afwisselend beroep waarbij er veel ruimte is voor zelfstandigheid en creativiteit. Met een passie voor communicatie en een klein perfectionistisch kantje, lijkt het me zeker en vast een mooi beroep om uit te oefenen. Toch sluit ik me aan bij de mening van Kristof als hij beweert een helpende hand te kunnen gebruiken. Wie weet assisteer ik hem volgend jaar wel? Who knows! Eén ding weet ik wel zeker: ik heb alweer een hartelijk persoon leren kennen en een verruimende ervaring opgedaan!
