Organisaatio, tarkempi kohderyhmä ja koulutuksen tarve
Kävimme tapaamassa Lapin yliopiston opintoasian kehittämispäällikköä Tuula Saarenketoa 21.2.2017. Keskustelimme tuutoroinnista ja sen kehittämisestä yliopistossamme. Saarenkedon mukaan tämänhetkisiä tuutoroinnin ongelma- ja kehityskohteita ovat opiskelijoiden tyytymättömyys opintojen ohjaukseen, tuutorointivuoden loppuminen marraskuulle sekä ainejärjestön ja tuutoreiden kokeman yhteistyön laadun parantamisen.
Saarenketo toi esille idean tuutoripajasta, jossa vastuu toiminnasta olisi ainejärjestöillä. Tämä mahdollistaisi opiskelijoiden pidempiaikaisen ohjauksen tuutorointitoiminnan loppuessa vuosittain marraskuussa. Lisäksi Saarenkedon mukaan ainejärjestöt ovat toivoneet saavansa enemmän vastuuta tuutoritoiminnassa. Saarenkedon mukaan vuosittain opiskelijat kaipaavat enemmän opintojen ohjausta. Etenkin aloittavien opiskelijoiden keskuudessa opintojen ohjaukseen ollaan tyytymättömiä.
Kävimme tapaamassa Lapin yliopiston ylioppilaskunnan edunvalvonta-asiantuntija Antti Eteläahoa 17.3.2017. Eteläaho näkee tuutoripajatoiminnan ennemmin yhteisöllisenä kahvila-tyyppisenä toimintana, jossa opiskelija voi saada ohjausta vanhemmilta opiskelijoilta. Saarenketo näki toiminnan enemmänkin ’’klinikka’’-tyyppisenä toimintana. Eteläahon mielestä tuutoroinnin vastuu siirtyy syyslukukauden jälkeen ainejärjestöille eli kasvatustieteiden tiedekunnassa Lastu ry:lle. Tarkoituksena olisi luoda hallitustoimintaan uusi rooli, joka ottaisi vastuun tuutoroinnista. Tällainen rooli voisi olla nimeltään fuksivastaava.
Koulutuksen tavoitteena on vastata uusien opiskelijoiden ohjauksen tarpeeseen. Tarpeet voivat muuttua vuosittain ryhmästä riippuen. Tämän vuoksi uusien opiskelijoiden palaute kerätään syyslukukauden lopussa, jonka pohjalta kevään ohjaus voidaan suunnitella. Koulutuksen tavoitteena on koota virtuaalinen tietopankki, josta opiskelijat saavat apua erilaisiin opiskeluihin liittyviin asioihin. Tietopankin päivittäminen tulisi olla erittäin aktiivista, jotta opiskelijat hyötyisivät siitä. Aktiivinen päivittäminen lisäisi varmasti myös tietopankin kävijämääriä.
*Lähitapaamiskerralla saamamme palautteen myötä ehdottaisimme yhden fuksivastaavan sijasta kahden (tai useamman) fuksivastaavan nimittämistä tehtävän työläyden vuoksi. Mikäli Lastun hallitus päätyy nimittämään vain yhden fuksivastaavan, hän voi toimia tiiviissä yhteistyössä hallituksen edunvalvojien kanssa
Tuutoripajatoiminnan aikataulu
· Uudet opiskelijat saapuvat
· Opiskelijoiden tuutorointi tuutoreiden vastuulla
· Fuksivastaava tukena enemmänkin hallinnollisissa asioissa
· Opiskelijatuutorointi päättyy
· Seuraavan vuoden tuutoripajan suunnittelu
· Uuden/uusien fuksivastaavien nimittäminen
· Tuutoripajatoiminnan organisointi ja suunnittelu
· Palautteen keruu kevään tuutoripajan toiminnasta
· Virtuaalisen tietopankin ylläpito
· Konfliktitilanteet (lukupiiri 1, Pennington)
· Viestintä (lukupiiri 1, Pennington)
· Virtuaalinen viestinä (lukupiiri 3, Levi)
· Aivoriihi (Delfoi-tekniikka, lukupiiri 1, Pennington)
· Luottamus (lukupiiri 2, Levi)
· Turvallinen ilmapiiri (lukupiiri 2, Aalto)
· Ongelmanratkaisu (lukupiiri 3, Levi)
Yhteisöllinen oppiminen (Collaborative learning)
Toiminta, jossa ryhmä pyrkii selittämään ja ymmärtämään jotakin ilmiötä tai asiaa.
Ryhmämme sai tehtäväksi toteuttaa koulutussuunnitelma haluammallemme organisaatiolle. Saimmekin työstääksemme täysin uudenlaisen toimintamuodon, jota ei vielä monessakaan yliopistossa Suomessa toteuteta. Kävimme pohtivia keskuteluita siitä, mihin suuntaan toimintaa viemme ja olimme yhteydessä toiminnan järjestämistä suunnitelleisiin tahoihin, jotta saisimme raameja tulevalle toiminnalle.
Yhteistoiminnallisuus (Co-operative learning)
Kaikkien ryhmän jäsenten tietoa käytetään hyväksi
Vapaamatkustus periaatteessa mahdotonta, kun kaikkien ryhmien jäsenten panosta tarvitaan tehtävän toteuttamiseen
Pohdimmekin lukupiirissä 2 ryhmän onnistumista. Samassa artikkelissa pohdimme jäsentemme tietotaitoja ryhmämme onnistumisen näkökulmasta.
“ Ryhmän suoritukseen vaikuttaa se, miten yksilöt suoriutuvat ryhmässä ryhmän tehtävästä. Ryhmän jäsenillä tulee olla ryhmän tehtävän kannalta oleellista tietoa, taitoja ja kykyjä. Toisekseen ryhmässä tulee olla jäseniä, joilla on organisaatiossa asema, jolla ryhmän päätökset saadaan organisaatiossa käytäntöön. Kolmanneksi ryhmän jäsenillä tulee olla ryhmätyötaitoja, esimerkiksi ongelmanratkaisukykyä, jotta ryhmässä työskentely on tehokasta. “
“ Koulutussuunnitelman kannalta on hienoa, että meillä on ryhmässä jäseniä, jotka ovat toimineet Lapin Yliopistossa tuutoreina, jolloin meillä on helposti saatavilla tehtävämme kannalta oleellista tietoa. Lisäksi yksi ryhmämme jäsenistä on hallinnon opiskelijaedustaja tiedekuntaneuvostossa sekä hänellä on kokemusta myös ainejärjestön edunvalvojan toimesta, jolloin meillä on jo nyt ollut helppoa tuoda ehdotuksemme esille tarvittaville tahoille ja niiden vastaanotto on ollut myönteinen. “
Yhteisöllisyys (collaboration)
Yhteisöllisyys lisää yhteisön jäsenten sosiaalista pääomaa
Syntyy keskinäisestä luottamuksesta, avoimesta kommunikaatiosta, vuorovaikutuksesta ja osallistumisesta
Yksilön täytyy tuntea kuuluvansa yhteisöön: tarpeellinen, hyväksytty ja arvokas
Ryhmällämme on alusta asti ollut hyvä keskinäinen luottamus. Olemme voineet luottaa siihen, että jokainen kiireistä ja muista vastatekijöistä huolimatta hoitaa hänen vastuulle ottamansa tehtävät. Jokainen on omatoimisesti ottanut vastuuta, jolloin ryhmäämme ei ole muodostunut selvää hierarkiaa tai johtajaa. Olemme pystyneet luomaan avoimen kommunikaatioilmapiirin kasvokkain sekä Whatsapp-sovellukseen luomassamme ryhmäkeskustelussa. Jokainen meistä on saanut kokea kuuluvansa juuri tähän ryhmään.
Itsesäätöisyys ryhmän oppimisessa
Itsesäätöisyys oppimisessa auttaa ryhmää toimimaan niin ryhmänä kuin yksilöinäkin. Jokainen ryhmän jäsen kantaa vastuun omasta, mutta myös koko ryhmän oppimisesta.
Tehtävän ymmärtäminen tehtävän suorittamiseksi on erityisen tärkeää. Ryhmän jäsenten tulee ymmärtää tehtävänanto samalla tavalla, jottei epäselvyyksiä synny. Myös aikaisempien tietojen ja kokemusten aktivointi auttaa ymmärtämään tehtävää.
Loimme kurssin alussa ryhmällemme Whatsapp-viestiketjun, jossa kurssin tehtävänannosta voitaisiin keskustella. Viestiketju auttoi ryhmäämme keskustelemaan tehtävänannosta vapaasti, mutta se mahdollisti myös omien ideoiden esilletuomisen ja epäselvyyksien selvittämisen. Varsinkin koulutussuunnitelmaa tehdessä keskityimme aluksi siihen, että jokainen ryhmän jäsen on ymmärtänyt tehtävänannon kokonaisvaltaisesti. Välillä kuitenkin kohtasimme epäselvyyksiä: haasteena oli jokseenkin hankalasti saatavilla olevat ja ymmärrettävät ohjeet. Välillä tuntui, että kurssin suoritukseen sisältyi niin paljon tehtävää, että kaikkien niiden muistaminen ja onnistunut suorittaminen hankaloituivat. Ryhmämme ilmapiiri muodostui kurssin aikana kuitenkin erityisen hyväksi, jolloin epäselvyyksien esilletuominen ja niiden selvittäminen onnistuivat hyvin. Ryhmämme työskentely toimi hyvin, sillä jokainen sai käyttää työskentelyssään omia vahvuuksiaan samalla muita motivoiden.
2. Tavoitteiden määrittäminen
Oppimis- ja suoritustavoitteiden määrittäminen helpottavat ryhmän oppimisen suunnittelua ja ne motivoivat ryhmän jäseniä oppimaan. Suoritustavoitteena voi toimia esimerkiksi opintopisteet tai arvosana, kun taas oppimistavoitteena voi olla oman osaamisen lisääminen.
Asetimme ryhmämme kesken välitavoitteita, joita pyrimme saavuttamaan. Tällaisia välitavoitteita olivat esimerkiksi kirjallisuuspiirien pitäminen, blogin aktiivinen päivittäminen, koulutussuunnitelman työstäminen ja lähitapaamisilla saatujen tehtävien suorittaminen. Halusimme työstää ryhmätyötä tavoitteita saavuttaen, jossa myös onnistuimme. Toki ryhmämme jäsenillä oli tavoitteena myös oman osaamisen lisääminen ja kehittäminen niin yksilöinä kuin ryhmänäkin. Onnistuimme ryhmänä erityisesti soveltamaan saamaamme uutta tietoa työskentelyssämme. Jokainen ryhmän jäsen oli sitoutunut tavoitteisiin, joka teki tavoitteiden saavuttamisesta helpompaa.
3. Strategioiden valinta ja käyttäminen
Sovimme heti ryhmämme kanssa kurssin suorittamisesta: mikä tapa sopii kenellekin parhaiten ja miten saamme ryhmätyön etenemään? Halusimme pitää lukupiirit niin, että kaikki ryhmän jäsenet ovat paikalla. Verkkotyöskentelyn lisääntyessä kasvotusten suoritettavat lukupiirit tuntuivat hyvältä ratkaisuilta. Hyödynsimme kuitenkin myös etätyöskentelyä, sillä kokosimme lukupiirien johtopäätökset yhteen whatsapp-viestipalvelua ja sähköpostia hyödyntäen. Koulutussuunnitelmaa työstimme yhdessä kasvotusten, jotta koulutussuunnitelman kokonaisvaltainen ymmärtäminen mahdollistuu kaikilla ryhmän jäsenillä. Näin varmistimme myös jokaisen ryhmän jäsenen aktiivisen osallistumisen ryhmätyön tekemiseen.
4. Monitorointi ja reflektointi
Ryhmätyöskentelyn- ja toiminnan, tavoitteiden saavuttaminen, tehtävän ymmärtämisen ja kurssin tavoitteiden tarkastelu oli selkeästi esillä. Välillä ryhmämme koki, että koulutussuunnitelman tekeminen oli hankalaa, sillä ohjeistusta oli välillä hankala ymmärtää. Välillä kuitenkin työskentely sujui todella sujuvasti, eikä minkäänlaisia ongelmia esiintynyt. Ryhmämme sitoutuminen, motivaatio ja kiinnostus auttoivat tavoitteiden saavuttamisessa. Välillä kuitenkin koimme, että kurssin suoritukseen kuuluu niin paljon erilaisia tehtäviä, että keskittyminen koulutussuunnitelman tekemiseen hankaloitui. Uskomme kuitenkin kurssin viimeisen lähitapaamisen auttavan koulutussuunnitelman loppuun hiomisessa.
Ryhmämme jokainen jäsen on ollut kurssin aikana sitoutunut tehtäviin ja tavoitteisiimme, joka on ollut onnistumisen kannalta hyvinkin tärkeää. Innostuminen ja motivaatio ovat tärkeitä oppimisen näkökulmasta, sillä ne ylläpitävät kiinnostusta tehtävää kohtaan. Tarvitsemme virikkeitä, eli triggereitä, jotta innostumme, kiinnostumme ja sitoudumme aiheeseen. Triggerit voivat vaikuttaa myös ryhmän tekemiin valintoihin sekä käytökseen. Tämän opintojakson tehtävät ja koulutussuunnitelman luominen ovat olleet riittävän haasteellisia, jolloin mielenkiinto niitä kohtaan on pysynyt. Meillä on myös ollut vapaat kädet koulutussuunnitelman kanssa, joten olemme päässeet pyörittelemään erilaisia vaihtoehtoja, käyttämään luovuutta, ongelmanratkaisutaitoja ja ottamaan vastuuta tuutoripajan kehittämisestä. Se, että tiedämme koulutussuunnitelmasta olevan myös meille itselle hyötyä, on innostanut ja motivoinut meitä suunnittelemaan sen tarkasti ja hyvin.
Jokaisen motivaation ja innostumisen ylläpitämiseksi on ollut tärkeää, että ryhmän jäsenet ovat tukeneet toinen toisiaan, olemme saaneet ohjausta, ilmapiiri on ollut avointa sekä aihe on ollut kiintoisa. Omassa ryhmässämme olemme ottaneet huomioon kaikkien jäsenien mielipiteet ja olemme tukeneet toinen toisiamme. Jos joku ei ole osannut tai ymmärtänyt jotakin asiaa, on häntä autettu ja opetettu. Turvallinen ilmapiiri on välttämätöntä hyvin toimivan ryhmän kannalta ja olemmekin kokeneet, että ryhmässämme on ollut turvallinen ja avoin ilmapiiri ja jokainen on uskaltanut ilmaista mielipiteensä ja ajatuksensa.
Viestintä ja vuorovaikutus
Ryhmämme viestintä on ollut erittäin avointa ja luottamuksellista. Kaikki on saanut sano omia mielipiteitä ja ehdotuksia koulutussuunnitelman suunnittelussa. Viestintää edistääksemme olemme käyttäneet WhatsApp- sovellusta. Sen käyttö on edistänyt ryhmämme informaation saatavuutta. Tämä on auttanut esim. tapaamisien sopimisessa, aikataulun suunnittelussa ja tapaamisiin osallistumisen etänä. Osaamme kaikki käyttää verkossa käytävää viestintää, jonka avulla viestimme eivät väärentyneet. Verkkoyhteisömme lisäsi yksilön aktiivista toimintaa, ja näin se edesauttoi ryhmäämme pääsemään tavoitteisiimme.
Ryhmämme on aktiivisesti kokoontunut kahvilaan, jossa olemme käyttäneet konkreettista vuorovaikuttamista. Koska ryhmässämme on ollut luottamuksellinen ja hyvä ilmapiiri, olemme pystyneet keskustelemaan omista kokemuksista ja ajatuksista hyvin kattavasti. Tehtävien jakaminen ja paneutuminen on tapahtunut kasvokkain vuorovaikutustilanteissa, koska siinä tehtävä ymmärretään helpommin. Kasvokkain vuorovaikutus lisää ryhmän koheesiota ja se parantaa ryhmän sosiaalisia suhteita. Olemmekin siis hyvin onnistuneet käyttämään niin teknologian avulla viestintää ja konkreettista vuorovaikutusta, jolla on ollut positiivinen vaikutus ryhmäämme. Koemme näillä molemmilla viestinnän tavoilla olevan hyvä vaikutus ryhmätyöhön, jos niitä osataan vaan käyttää oikein.
Yksi parhaiten tunnetuimmista ryhmän kehitysteorioista on Tuckmanin ja Jensenin (1977) luoma teoria, joka on esitelty aiemmissa lukupiiripostauksissa. Tämä teoria keskittyy ryhmän sisäisten jäsenien suhteen kehittymiseen. Teoriassa on viisi osaa, joita peilaamme tuutoroinnin kehittämistiimin tiimityöskentelyyn ja toimintaan.
1) ”Orientaatiovaihe: Jäsenevät tutustuvat toisiinsa ja opettelevat toimimaan ryhmänä. Ryhmän jäsenet saattavat tuntea olonsa epämukaviksi, koska he eivät tiedä kuinka ryhmässä kuuluisi käyttäytyä. Kun yksilöiden olo alkaa normalisoitumaan, voi ryhmä siirtyä toiseen vaiheeseen.”
- Osa ryhmän jäsenistä oli toisille entuudestaan tuttuja, osa taas tuntemattomia. Alku menikin tutustumiseen ja ryhmässä toimimisen opetteluun. Ryhmätyöskentely lähti tehokkaasti käyntiin, eikä epämukavuutta koettu– ryhmän dynamiikka vain yksinkertaisesti toimi.
2) ”Konfliktit: Tässä vaiheessa ryhmän sisälle syntyy ristiriitoja ryhmän roolien ja käytännön toiminnasta. Tässä vaiheessa ryhmän sisällä esiintyy usein vihamielisyyttä ja ahdistusta, kun yksilöt tajuavat ettei työ olekaan niin helppoa kuin ennalta saattoi arvella. Vaikka konfliktit ovatkin usein epämukavia kokemuksia, ne ovat tärkeitä avaamaan uusia näkökulmia ryhmässä. Konflikteista selviytyminen kasvattaa huomattavasti ryhmän koheesioita.”
- Emme kokeneet ryhmätyöskentelyssämme lainkaan konflikteja. Syynä voi olla se, että ryhmätyöskentely oli osittain strukturoitua ja jokseenkin väljää – emme olleet tekemisissä toistemme kanssa joka päivä. Kurssin tavoitteet ja vaatimukset oli jo ennalta määritelty, joten niitä ei tarvinnut ryhmässä määritellä. Konfliktit vältettiin hyvällä ryhmädynamiikalla ja hyvin määritellyillä tavoitteilla sekä vastuualueilla. Myös kurssin ja ryhmätyön lyhyellä kestolla saattoi olla vaikutusta.
3) ”Ryhmän rakenne: Ryhmä alkaa perustamaan sääntöjä ryhmän toiminnalle ja sosiaaliset suhteet ovat kehittyneet tarpeeksi ryhmän identiteetin synnyn kannalta. Ryhmän yksilöiden välille on syntynyt luottamusta ja tukea yksilöiden roolien vuorovaikutukselle. Vaikka erilaisuutta esiintyy ryhmässä, osaavat yksilöt käydä rakentavaa keskustelua.”
- Säännöt ryhmän toiminnalle muodostuivat pääasiassa itsekseen – ryhmädynamiikka oli niin hyvä, ettei sääntöjä tarvinnut erikseen luoda. Kaikki tekivät oman osuutensa ja jos jostain syystä oli estynyt, antoivat muut ryhmän jäsenet tukea ja apua. Keskustelu oli aina rakentavaa ja eteenpäin suuntaavaa.
4) ”Työn toteuttaminen: Ryhmä on kehittynyt ja ryhmän jäsenet osaavat toimia yhdessä, joten ryhmä voi aloittaa työn teon. Jos ryhmä on onnistunut luomaan hyvät säännöt ja sosiaaliset suhteet auttaa tämä hallitsemaan työstä tulevaa stressiä.”
- Koulutussuunnitelmaa aloittaessamme koimme, että ryhmämme on kehittynyt. Hyvien sosiaalisten suhteiden ja hyvän ryhmädynamiikan ansiosta saimme kaikki työvaiheet suoritettua ilman stressiä.
5) ”Hajottaminen: Ryhmä on saanut työnsä valmiiksi ja ryhmä hajoaa. Olisi tärkeää tulevaisuuden työtehtäviä varten, että ryhmä kokoontuisi yhteen työn päätyttyä ja kävisi läpi ryhmän työtä.”
- Ryhmätyöskentelyn päättyessä voisimme sopia esimerkiksi yhteiset kahvit, joissa voisimme keskustella ja läpikäydä työskentelyämme ja arvioida onnistumistamme.
Nostimme seuraavat kolme asiaa, jotka koimme keskeisiksi omassa oppimisprosessissamme:
1. Yhteisöllisyys. Ryhmämme ilmapiiri oli avoin ja turvallinen, jolloin yhteistyö oli helppoa. Jokainen ryhmän jäsen koki yhteenkuuluvuutta ja sai äänensä kuuluviin. Ryhmällämme on alusta asti ollut hyvä keskinäinen luottamus. Ryhmässämme ei ollut emotionaalisia konflikteja, kognitiivisista konflikteista selvisimme hyvien viestintätaitojen turvin.
2. Viestintä. Ryhmämme viestintä on ollut avointa ja luottamuksellista. Olemme onnistuneet viestimän TVT:n välityksellä ja kasvotusten. Neuvottelutaitomme kehittyivät työskentelyn aikana - keskustelutilanteissa kaikki saivat mahdollisuuden vaikuttaa yhteiseen päätökseen ja päätökset syntyivät yhdessä neuvotellen.
3. Innostuminen. Uusi tuutoripaja toimi erittäin hyvänä triggerinä, koska kaikilla ryhmän jäsenillä oli kosketus tuutorointiin ja halu kehittää sitä parempaan suuntaan. Innostuimme myös kehittämään tuutorointia TVT-aikakauteen sopivaksi.
