Những điều cần biết về máy kiểm kho
Máy kiểm kho là thiết bị đầu cuối cầm tay dùng quét mã vạch các sản phẩm và lưu trữ trực tiếp dữ liệu để phục vụ cho hoạt động kiểm kê hàng hóa, tài sản, kiểm kê kho hàng,
Máy kiểm kho trong thuật ngữ tiếng Anh còn được gọi là Mobile Computer, Handheld Terminal, Warehouse Management Devices,…nó còn được hiểu như là một máy tính thu nhỏ có cả phần cứng và phần mềm, hoạt động dựa trên các hệ điều hành thích ứng với từng loại máy như Window, Linux hay Android,…
Có hai loại máy kiểm kho được thiết kế khác biệt dễ dàng nhận thấy, một loại thường gặp vừa có màn hình cảm ứng vừa có bàn phím, một loại như một chiếc điện thoại thông minh có thể lắp SIM để nghe gọi. Loại thứ nhất thường được ưa chuộng hơn vì sự tiện lợi, loại thứ 2 dành cho các doanh nghiệp có nhà kho lớn, cần trao đổi thông tin bằng cách liên lạc, truyền dữ liệu, tuy nhiên loại này tính bảo mật sẽ không cao bằng các máy kiểm kho thông thường.
Thông thường, mỗi hãng sẽ có một phần mềm kiểm kho đơn giản được cài đặt sẵn trong máy, tuy nhiên vì yêu cầu phức tạp và số lượng dữ liệu lớn nên các doanh nghiệp sẽ có một phần mềm kiểm kho riêng để quản lý dữ liệu. Trong những trường hợp này, dữ liệu sẽ được liên kết từ máy kiểm kho sang máy chủ bằng Wifi hoặc cổng USB.
Máy kiểm kho thường được sử dụng cho các doanh nghiệp bán lẻ, logistics, nhà xưởng, bệnh viện, …
2. Máy kiểm kho mang lại lợi ích nào cho doanh nghiệp của bạn?
Không phải ngẫu nhiên mà máy kiểm kho lại là thiết bị thiết yếu cho các doanh nghiệp, nó còn được xem như là nhà quản lý “thần thánh” bởi:
- Bộ nhớ cao cho phép lưu trữ số lượng lớn dữ liệu hàng hóa, sản phẩm (mã vạch, số lượng,…)
- Truy xuất dữ liệu, hỗ trợ lập báo cáo chênh lệch tồn kho trong phần mềm.
- Đảm bảo quét mã vạch nhanh chóng, chính xác, tránh sai sót so với quy trình kiểm kho truyền thống.
- Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm nhân công, cắt giảm chi phí cho các doanh nghiệp.
- Có thể hoạt động trong môi trường khắc nghiệt, ngưỡng nhiệt độ có thể từ -20 độ C lên đến 50 độ C.
- Chi phí thay thế thấp nhờ độ bền của máy kiểm kho thường rất cao.
3. Cách chọn máy kiểm kho phù hợp cho từng loại doanh nghiệp?
Tùy thuộc vào quy mô, điều kiện, môi trường làm việc của từng doanh nghiệp mà chọn máy kiểm kho sao cho phù hợp.
Các doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ, các siêu thị mini, shop thời trang hay tiệm thuốc,… thường sẽ chọn các loại máy kiểm kho có bộ nhớ trung bình trong khoảng 256MB - 1GB RAM và 512MB – 4GB Flash, độ bền tiêu chuẩn IP65, IP66. Các loại máy này vừa có giá thành không quá cao lại vừa đảm bảo lưu trữ dữ liệu đầy đủ.
Trong khi đó, các doanh nghiệp lớn, chuỗi siêu thị, các cảng, các kho hàng có sức chứa lớn thường chọn các loại máy kiểm kho hiệu suất cao, quét được ở khoảng cách xa, tốc độ quét nhanh chóng, bộ nhớ lên đến 4GB RAM và 32GB Flash để đảm bảo hoạt động liên tục, nâng cao năng suất cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, độ bền phải đạt tiêu chuẩn cao như IP67, IP68 để đảm bảo trong các trường hợp rơi từ độ cao, hoặc môi trường ẩm ướt, nhiệt độ cao,… Các máy kiểm kho dành cho các doanh nghiệp này vì vậy mà giá thành sẽ cao hơn so với các loại máy thông thường.
Một lưu ý nữa khi mua máy kiểm kho là bạn phải chọn những hãng thiết bị mã vạch chất lượng, công nghệ của Mỹ và Nhật Bản sẽ bền hơn, chính sách bảo hành tốt hơn, mua tại những địa điểm phân phối uy tín, chính hãng. Đừng vì tiết kiệm một chút ít tiền mà mua phải những hàng trôi nổi, kém chất lượng, hay hàng nhái, chế độ bảo hành không đảm bảo. Nên biết đầu tư chính đáng bạn nhé.