Perustietotekniikka – tietohallinnon mukavuusalue?
Monessa konsernissa toimialasta riippumattoman perustietotekniikan yhtenäistäminen on törmännyt yllättävään vastustukseen: joidenkin konsernin toimintayksiköiden tietohallinto ei ole nähnyt mahdolliseksi, että juuri heidän yksikkönsä perustietotekniikan ratkaisut suunniteltaisiin, hankittaisiin ja tuotettaisiin keskitetysti. Syyksi ilmoitetaan usein jokin aiemmin esittämätön tekniikkaan tai tietoturvaan liittyvä erityistarve. Koska tämä ilmiö toteutuu perustietotekniikkaa yhtenäistettäessä poikkeuksetta jokaisessa konsernissa, on paikallaan kysyä: voiko syynä olla se, että juuri työasemia, käyttöpalveluja ja toimisto-ohjelmistoja hankkiessaan ja ylläpitäessään toimintayksikön tietohallinto on omimmalla alueellaan, alueella, jossa työtä voi tehdä itsenäisesti liiketoimintajohdolta kysymättä ja jossa saa olla yksin ICT-toimittajien asiakkaana.
Mukavuusalueeksi sanotaan tehtävien joukkoa, jonka henkilö osaa rutiininomaisesti ja jolla toimiessaan hänen ei tarvitse oppia uutta, ponnistella tai ottaa minkäänlaisia riskejä. Kun henkilö laajentaa tehtäväkenttäänsä ns. venymisalueelle, hän siirtyy tekemään työtä uusilla tavoilla ja osaamisalueilla, joutuu ponnistelemaan ja ottamaan ainakin sosiaalisia ja psykologisia riskejä: ”Hyväksytäänkö minulle tämä uusi rooli?” ja ”Miten jaksan, jos epäonnistun?”. Venymisalueella toimiessaan – ja saadessaan tukea ja palautetta – henkilön osaaminen ja kokemus lisääntyvät. Oppiminen, onnistuminen ja oivaltaminen laajentavat mukavuusaluetta ja samalla työ muuttuu mielekkäämmäksi.
Miksi sitten tietohallinto on saatava pois mukavuusalueeltaan? Vastaus riippuu siitä, millaisessa tilanteessa organisaatio on ja mitä tietohallinnolta odotetaan organisaatiossa. Nykyisinä globaalin kilpailun ja taloudellisen turbulenssin aikoina ei ole helppo kuvitella organisaatiota, jonka ei tulisi jatkuvasti parantaa palvelu-, tuotanto- ja talousprosessejaan ja tiedolla johtamista. Yhtä vaikea on kuvitella organisaatiota, jossa tietohallinnon osaamisesta ei olisi asioita parannettaessa hyötyä. Eli vastaus on: koska organisaatio tarvitsee tietohallintoa nimenomaan prosessien ja johtamisen kehittämiseen vastattaessa organisaation keskeisimpiin haasteisiin.
Miten tietohallinto sitten saadaan keskittymään organisaation kokonaisuuden kannalta oikeisiin asioihin? Aloitetaan tietohallintojohtajasta, jonka yleistä johtamisosaamista tulee kehittää ja joka tulee kutsua organisaation johtoryhmän jäseneksi. Organisaation johdon tulee huolehtia, että tietohallintojohtajalle on asetettu tavoitteet, tuki ja palautteenanto niin, että tietohallinto toimii yhdessä eri osastojen kanssa ja tukee osaltaan organisaation kokonaisuutta ja kehittämistä. Usein tietohallintojohtajan kutsuminen johtoryhmään tarkoittaa myös ylimmän johdon ja muiden johtajien joutumista venymisalueelle, kun tietohallintojohtaja nostaa esiin organisaation strategiaan, ydinprosesseihin ja toimintamalliin liittyviä kysymyksiä. Oivalletaan, että tietohallinnon saamiseksi organisaation tueksi tarvitaan organisaation johdon uudenlaista toimintojen välistä yhteistyötä.
Tietohallintojohtajan puolestaan tulee asettaa tavoitteet ja antaa tarvittavaa tukea ja palautetta alaiselleen organisaatiolle. Tietohallinnon työn mielekkyys, vaikuttavuus ja tuloksellisuus saadaan johtamisella, joka vie henkilöstön mukavuusalueen ulkopuolelle ja laajentaa tietohallinnon kenttää perustietotekniikasta organisaation toimialan keskeisten kysymysten ratkaisijaksi.
