Presentaciones efectivas
¿Alguna vez ha tenido que hacer alguna presentación dentro de la organización? Frecuente o infrecuentemente, todos lo hacemos, no hay escapatoria. Pobre de usted... a menos que sepa cómo elaborarlas de tal forma que impacten a su audiencia.
Las presentaciones son eventos comunes en todos los círculos organizacionales, y generalmente provocan uno de los siguientes sentimientos: - Emoción e inspiración profunda. - Aburrimiento y tedio indescriptible.
Para explicar por qué experimentamos uno u otro sentimiento, permítame hacerle un par de preguntas.
La primera: ¿Cuándo fue la última vez que usted fue al cine y vio una buena película? En el momento que la llamamos buena, automáticamente podemos deducir que llamó su atención y activó positivamente sus emociones.
La segunda: ¿Cuándo fue la última vez que usted asististió a una presentación donde poco faltó para quedarse dormido? Desafortunadamente esos eventos abundan, especialmente en los entornos académicos y organizacionales.
Para poder descifrar los elementos que diferencian lo aburrido de lo apasionante en las presentaciones, primero veamos los elementos que las conforman.
Una presentación consta de los siguientes elementos:
Recursos visuales: Todos los elementos audiovisuales que regularmente se usan para proyectar diapositivas, audio y video. Algunos presentadores usan pizarras, rotafolios y ayudas menos tecnológicas.
Elementos de presentación personal: Las técnicas y recursos en los que el presentador usa su cuerpo. Entre estos se encuentra la planificación del contenido, el tono de voz, la expresión corporal y la apariencia personal.
Todos estos recursos tienen un gran objetivo común: Contar buenas historias. Es lo que en idioma inglés se le denomina "Storytelling".
Tomemos como referencia la siguiente imagen:
Como vemos, en la narrativa de las historias, primero se presenta a los personajes, se define quién es el antagonista, se establece el conflicto, y por último se expone la conclusión y final de la historia. Cada uno de estos elementos debe trabajarse con meticulosidad para interesar a la audiencia y llevarlos desde el inicio hasta el final sin perder detalle.
Después de planificar adecuadamente la historia y repasarla, hay que trabajar en la preparación personal para exponerla. La presentación personal consta de tres aspectos:
La temática (lo que se dice). No se puede exponer adecuadamente si no tenemos una temática bien definida. Damos por sentado que ha habido una adecuada planificación de la temática a tratar antes de pasar al frente a exponer.
El tono (cómo se dice). Una de las grandes diferencias entre un documento escrito y una presentación personal radica en la forma como se expresa el orador frente a su público. Existen presentadores que preparan su material de forma que pueden inducir en su audiencia una diversidad de emociones en diferentes momentos. esto lo logran regularmente a través del volumen de su voz y sus gestos.
La apariencia personal (quién lo dice). El presentador debe cuidar que su apariencia física y su vestuario estén acordes a la temática que se exponga, al tipo de público que se le presenta, y al entorno donde se haga la presentación.
Si tomamos en consideración los elementos de planificación (protagonista, antagonista, emoción y desenlace), además de preparar nuestros recursos personales (qué se dice, cómo se dice y quién lo dice), tendremos más oportunidades de impactar positivamente a diferentes audiencias, ya sea en el entorno de trabajo, círculo social, o simplemente contando chistes. Sí, contando chistes. ¿Alguna vez se ha preguntado por qué algunos comediantes son graciosos y otros no? Precisamente, su habilidad radica en contar historias bien estructuradas, usando sus expresiones y voz de forma adecuada para generar esa gracia que otras personas no tienen.
