Untitled

[tyoelamansome]

10 kohdan sosiaalisen median vinkkilista johtamistyöhön

1. Ole oma itsesi. Älä pakene vain työminän taakse.

2. Kerro työstäsi ja normaaleista työpäivistäsi.

3. Ole rohkea. Kirjoita rohkeasti ja omilla mielipiteilläsi.

4. Kirjoita aiheista, joista itse haluaisit lukea.

5. Älä ole liian asiapitoinen.

6. Paljasta jotain myös itsestäsi.

7. Osallistu. Jaa mielenkiintoista sisältöä ja osallistu ajankohtaisiin keskusteluihin.

8. Osallista ja innosta. Pyri saamaan muut osallistumaan.

9. Kerro ja kuvaa myös omaa henkilökohtaista elämääsi.

10. Muista tietosuoja

[tyoelamansome]

Somepomoseuranta

Tämä viimeinen kirjoitukseni päättää blogini tällä hetkellä. Mahdollisesti kirjoitukset tulevat vielä jatkumaan, joten blogia ei suljeta, vielä. Tarkoituksenamme oli seurata kahta sosiaalisessa mediassa aktiivista johtajaa tai esimiestä ja tarkastella heidän kirjoituksiaan opintojakson aikana.

Seuraan sosiaalisessa mediassa hyvin vähän ketään tiettyjä ihmisiä, seurattavat koostuvat lähinnä omasta lähipiiristäni. Vaikka olenkin melkoisen aktiivinen sosiaalisen median seuraaja, oli minulle hieman haastavaa löytää sellaiset mielenkiintoiset aktiiviset johtajat tai esihenkilöt, joiden viestinnästä olisi ollut hyötyä tässä kyseisessä tehtävässä. Mielessä oli kuitenkin seurata suomalaisia johtajia.

Loppujen lopuksi otin sitten Twitterin lähempään tarkasteluun ja poimin sieltä kaksi kiinnostavinta johtajaa, joiden viestintänsä tuli minulle eteen. Olisin mielelläni seurannut naispuolista johtajaa, mutta sellaista ei sitten ensimmäisten joukossa ollut. En ole ollut Twitterissä itse pitkään aikaan ja itse seuraan päivittäin vain LinkedIniä, Instagramia ja Facebookia. Tähän kirjoitukseen ja sen tarkoituksiin ei kuitenkaan ehkä olisi Instagram ollut sovelias. Twitterissä olen sitten seurannut Mika Ihamuotilaa ja Pauli Aalto-Setälää.

Molemmat johtajat ovat sosiaalisessa mediassa aktiivisia, ainakin Twitterin perusteella. Kummastakaan en ennakkoon tietänyt juurikaan mitään henkilökohtaista, ainoastaan heidän työstään tai firmoistaan ja mitä he ovat työelämässään tehneet.

Mika Ihamuotila twiittaa hyvin monipuolisesti, ajanjaksolla hän kirjoitti influenssarokotuksen puolesta, koronan aiheuttamista mielenterveydenongelmista työpaikoilla, koronasta yleisesti, johtamisesta, politiikasta, maahanmuutosta, omista henkilökohtaisen elämänsä kohtaamisista, omasta henkilökohtaisesta elämästään ja yritysmaailmasta. Hän on seuranta-ajanjakson aikana julkaissut myös useita kauniita kuvia Suomesta ja Helsingistä, luontokuvia. Twitterin perusteella hänestä saa kuvan, että hän seuraa ajankohtaisia asioita ja julkaisee monipuolisia, kiinnostavia mielipiteitä sekä harrastaa luonnossa liikkumista.

Johtamisesta sinänsä Ihamuotila ei oikeastaan julkaise, mutta hänen viestinsä on osallistavaa ja hän itse osallistuu ajankohtaisten asioiden pohtimiseen. Mielestäni hän on rakentanut imagoaan ympäristöstä välittävänä, monikulttuurisen Suomen kannattajana ja talouselämän vaikuttajana. Hän myös kirjoittaa useasti Marimekosta ja kiittää julkisesti työntekijöitään. Ajanjakson aikana hänestä välittyi kuva välittävänä ja yhteiskuntavastuunsa kantavana johtajana.

Pauli Aalto-Setälän julkaisut Twitterissä koostuivat seurattavalla ajanjaksolla mielenterveydestä, ilmastokriisistä, samantapaisista luontokuvista kuin Ihamuotilallakin, oman organisaation brändiuudistuksesta, koronasta ja maskisuosituksista sekä omasta työstä. Pauli ei julkaissut juurikaan mitään henkilökohtaista, kuvan koirastaan ja pihamaan kaatuneesta puusta, mutta mitään hän ei varsinaisesti paljastanut itsestään. Aalto-Setälän sosiaalisen median käyttäytyminen oli paljon enemmän asiapitoisempaa ja työhön liittyvää kuin Ihamuotilalla. Paulin rakentama imago on enemmän työasioihin keskittyvää ja työminään perustuva. Hänen omasta johtajuudestaan on vaikea päätellä mitään julkaisujen perusteella, ehkä sen, että hän on asiapitoinen ja osallistuu jonkin verran yhteiskunnalliseen keskusteluun.

Yhteistä seurattavilla oli kiinnostus luontoon ja kuvat luonnosta sekä mereltä. Todennäköisesti kummatkin veneilevät tai purjehtivat. Kummatkin asuvat pääkaupunkiseudulla ja myös työskentelevät siellä. Tämän ajanjakson perusteella jatkan mielelläni Ihamuotilan seuraamista. Hänen julkaisunsa olivat mielenkiintoisia, minua koskettavia ja hän myös paljasti niissä jotain itsestään. Ihamuotila myös puhui työyhteisöstään ja osallisti ihmisiä.

[tyoelamansome]

Yhteisön rakentaminen ja työntekijälähettilyys

Esihenkilöstöllä on suuri vaikutus siihen, miten työyhteisössä suhtaudutaan sosiaalisen median käyttöön osana työtehtäviä tai miten työstä puhutaan sosiaalisessa mediassa. Johto on tässä omalla osallaan esimerkkinä. Hyvä johtaminen ja yhteenkuuluvaisuuden tunne lisäävät työntekijöiden motivaatiota olla osana organisaatiota ja saavuttaa yhdessä tavoitteita. Sosiaalisen median ohjeistus olisi omasta mielestäni kuitenkin jokaisessa organisaatiossa paikallaan. Nykypäivänä suurin osa ihmisistä on sosiaalisessa mediassa tavalla tai toisella.

Useassa organisaatiossa suhtaudutaan edelleen skeptisesti sosiaalisen median mahdollisuuksiin. Tämä johtuu monesti tietämättömyydestä ja siitä ettei johdolla itsellään välttämättä ole sitä tietämystä ja osaamista miten sosiaalisen median saisi valjastettua oman organisaation käyttöön.

Sivusin jo edellisessä kirjoituksessani työntekijälähettilyyttä ja pidän sitä tärkeänä osana jokaisen organisaation brändin rakentamisessa. Kun työntekijä aktivoidaan sosiaalisen median käyttöön, se hyödyttää samalla sekä työntekijää että yritystä missä hän työskentelee. Työntekijälähettilyys on työntekijän tukemista ja kannustamista sosiaalisen median käyttöön työnantajansa brändin sanansaattajana, yritys voi näin kannustaa työntekijöitään aktivoimaan verkostojaan ja saada ilmaista näkyvyyttä.

Tehokasta työntekijälähettilyyttä tavoiteltaessa on hyvä muistaa, että se tulee suunnitella perinpohjaisesti, työntekijät on hyvä kouluttaa, ohjeistaa ja lähettilyyttä myös seurata. Tavoitteet ovat tärkeitä onnistumisen kannalta. Ohjeistuksen tulee olla kannustava ja positiivinen jotta ne eivät karkota mahdollisia potentiaalisia työntekijälähettiläitä. Ohjeistuksella myös vältetään mahdolliset epäedulliset ja epäsopivat sisällöt. Koko organisaation kannustava ilmapiiri on tärkeää lähettilyyden onnistumisessa. Myös työntekijän on hyvä tietää omat vahvuutensa, kohdata iloa työntekoa kohtaan sekä olla sitoutunut viemään organisaation brändilupausta omalle verkostolleen.

Omassa organisaatiossani ei ole kannustettu työntekijälähettilyyteen. En ole missään työpaikassa törmännyt suunnitelmalliseen työntekijälähettilyyteen, mutta voisin hyvin ajatella itse osallistuvani organisaation brändin rakentamiseen. Olen aiemmissa opinnoissani myös osin suunnittelut työntekijälähettilyyttä minkä voisi omassa nykyisessä organisaatiossani helposti toteuttaa ja rakentaa näin brändiä yhdessä. Tässä suunnitelmassa olisin valjastanut osan organisaatiosta jakamaan omia ajatuksia työnteosta ja toimiston ammattitaidosta sosiaalisen median alustalla.

Aiemmassa organisaatiossani johto piti aiemmin blogia toimiston kotisivuilla, mutta blogi pitäytyi lähinnä asiakysymysten äärellä, eikä sinänsä kertonut mitään työskentelystä toimistossa tai siitä mitä henkilöstö siellä teki. Blogi oli ehkä ensisijaisesti tarkoitettu substanssista kiinnostuneille ja toi esille johdon mielipiteitä uusista kansallisista tai kansainvälisistä asioista substanssiin liittyen.

Omasta kokemuksestani olen törmännyt hyvin harvoin työntekijälähettilyyteen, tai sitten en ole edes sitä huomannut. En seuraa sosiaalisessa mediassa oikeastaan ketään kenen voisin sanoa olevan työntekijälähettiläs. Olen ainoastaan kiinnittänyt huomiota yhteen entiseen opiskelutoveriini, joka on valtiolla töissä ja usein julkaisee LinkedIn palvelussa julkaisuja, joissa on hashtagina valtiollatöissä. Tästä olen päätellyt, että hän on löytänyt itselleen hyvän ja mielenkiintoisen työpaikan valmistumisensa jälkeen ja postaa työpaikkaansa liittyviä positiivia julkaisuja. En tiedä onko hänen työpaikallaan sovittua työntekijälähettilyyttä, mutta näin uskoisin.

Netissä on löydettävissä esimerkiksi Oulun kaupungin ”Sosiaalisen median ohje” joka on julkaistu 2018. Tässä ohjeessa käydään eri sosiaalisen median kanavat tarpeellisen selkeästi läpi ja ohjeistuksessa mainitaan erikseen myös, miten toimitaan työntekijänä sosiaalisessa mediassa. Ohjeet ovat lähinnä yleiset kaikkia työntekijöitä koskevat, mutta kappaleessa ”Ammattilaisena somessa” käydään läpi niitä erilaisia tapoja joilla työntekijä voi sosiaalisessa mediassa osallistua. Rooleja voi olla seuraaja, sisältöjen jakaja tai aktiivinen keskustelija. Oulun kaupungin ohjeistus voi toimia osaltaan hyvänä esimerkkinä yhteisön rakentamiseen, sosiaalisen median ohjeistuksen kautta, mutta toisaalta työntekijälähettilyydestä siinä ei puhuta.

IAB Finland on julkaissut työntekijälähettilyyden oppaan, jonka on toteuttanut työntekijälähettilyyden työryhmä. Oppaassa käydään hyvin perusteellisesti läpi työntekijälähettilyyden eri näkökulmia. Kyse ei ole minkään yksittäisen organisaation oppaasta vaan digitaalisen mainonnan ja markkinoinnin kasvua ja kehitystä edistävä järjestö. Varsinaisia työntekijälähettilyyden oppaita ei juurikaan minkään organisaation osalta löydy julkisesti verkosta.

Omaan organisaatiooni toisin ensisijaisesti sosiaalisen median ohjeistuksen. Itse olisin motivoitunut ohjeistusta tekemään ja samalla miettimään työntekijälähettilyyttä ja sen toteuttamista. Työntekijälähettiläs tai lähettiläät voisivat aloittaa siitä, että jakaisivat LinkedIn palvelussa organisaation julkaisuja ja kehottaisivat omia verkostojaan esimerkiksi hakeutumaan yrityksen avoimiin työpaikkoihin. Työntekijälähettilyyttä voisi sen jälkeen rakentaa yhä enemmän yhdessä ja miettiä niitä tapoja ja sellaisia julkaisuja joissa työpaikan ilmapiiriä ja yhteenkuuluvuuden tunnetta pääsisi tuomaan parhaiten esille. Alustana voisi alkuun olla LinkedIn, sillä se on jo organisaatiossa käytössä.

Lähteet:

IAB Finland. Työntekijälähettilyyden opas. Luettavissa: https://www.iab.fi/media/pdf-tiedostot/verkkomainonnan-abc/tyontekijalahettilyysopas.pdf. Luettu: 16.10.2020

Oulun kaupunki. Sosiaalisen median ohje Oulun kaupungin työntekijöille. Luettavissa: https://www.ouka.fi/documents/78560/9224945/Oulu_someohje_2018.pdf/47ce4482-aaee-4842-a925-6dc97c7e9c7a. Luettu 16.10.2020

[tyoelamansome]

Sosiaalisen median ohjeistukset

Omalla työpaikallani ei ole minkäänlaista ohjeistusta sosiaalisen median käyttöön, tai en ole ainakaan siitä tietoinen. Itse en puhu sosiaalisessa mediassa työstäni, en ole koskaan puhunut. En myöskään ole koskaan työelämässä saanut minkäänlaista ohjeistusta tai kannustusta sosiaalisen median käyttöön.

Muutaman kuvan olen julkaissut työpaikan ikkunasta muutamia vuosia sitten. Tämänhetkisen työnantajan palveluksessa en ole somessa maininnut missä olen töissä. Viime syksynä olimme viettämässä tyhy-päivää josta julkaisin yhden julkaisun jossa olin kuvannut käymiämme paikkoja, mutta kuvissa ei ollut tunnistettavia henkilöitä. Samoin tein joululounaamme kohdalla, julkaisin julkaisun jossa oli kuvia mutta ei tunnistettavia henkilöitä tai työpaikan nimeä. Vain LindedIn sivullani on työpaikkani julkinen.

Aiemmassa työpaikassani muistan, että mainittiin, ettei työsähköpostiosoitetta tulisi käyttää henkilökohtaisiin viesteihin. Itse olen aina käyttänyt työsähköpostia vain työasioihin, mutta hyvin usein näkee, että sitä käytetään henkilökohtaisten asioiden hoitamiseen.

Oheisen sosiaalisen median 10 ohjetta löysin Jyväskylän yliopiston julkaisemina. Ne ovat osin tietoturvaan liittyviä ja pohjautuvat Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmän (VAHTI) julkaisuun.

Verkosta löytyi useita hyviä eri organisaatioiden ohjeistuksia sosiaalisen median käyttöön. Oma suosikkini on Verohallinnon sosiaalisen median ohjeistus henkilöstölle 2018. Se oli erittäin informatiivinen, selkeä ja helppo ymmärtää. Ohessa yhden sivun ote ohjeistuksesta.

Minun mielestäni nykypäivänä tulisi jokaisella organisaatiolla olla jonkinlainen sosiaalisen median ohjeistus työntekijöille. Työntekijät ovat työnantajiensa lähettiläitä, usein jopa tietämättään ja rakentavat julkaisuillaan työnantajamielikuvaa ja brändiä kun kyseessä on julkaisut joissa työnantaja mainitaan ja puhutaan työstä. Tätä ei välttämättä edes aina organisaatioissakaan ymmärretä ja työntekijät ovatkin tärkeitä brändilähettiläitä.

Sosiaalisen median ohjeistuksen voisi liittää kirjallisena jo työsopimuksen kanssa allekirjoitettaviin lomakkeisiin. Se olisi hyvä käydä työntekijän kanssa läpi ja näin työntekijälle ei ole epäselvää missä tilanteissa yrityksestä saa ja voi puhua. Ohjeistukset olisivat paikallaan jo senkin vuoksi, että kaikki tietäisivät ne pelisäännöt joita työnantaja toivoo noudatettavan. Ohjeistuksessa olisi hyvä käydä ilmi myös se missä kanavissa työnantaja toivoo työntekijän osallistuvan rakentavaan keskusteluun. Kirjallisilla ohjeistuksilla vältetään myös ikäviä vahinkoja ja mahdollisia ylilyöntejä.

Lähteet:

Jyväskylän yliopisto. Sosiaalisen median 10 ohjetta. Luettavissa: https://www.jyu.fi/digipalvelut/fi/ohjeet/tietoturva/some Luettu: 4.10.2020

Verohallinto. Verohallinnon sosiaalisen median ohjeistus henkilöstölle 2018. Luettavissa: https://www.vero.fi/globalassets/tietoa-verohallinnosta/esitys--ja-opetusmateriaalit/372v18_someohje-henkilostolle.pdf Luettu: 4.10.2020

[tyoelamansome]

Sisäiset ja ulkoiset some-palvelut

Omassa työyhteisössäni käytetään harvakseen mitään some-palveluita. Korona-aika on vaikuttanut siihen, että sähköisiä vaihtoehtoja tulee lisää käyttöön työyhteisön keskinäiseen kommunikointiin, sillä suurinosa on etätöissä.

Olen työelämässä tutustunut lähinnä Skype for Business ohjelmaan jota käytetään viestintään ja puheluihin työyhteisöissä. Myös yhteisiä etäpalavereita voidaan toteuttaa Skypellä. Teams on minulle tuttu opinnoista ja se olisi erittäin hyvä tapa viestinnän välineeksi myös työpaikoilla. Teams mahdollistaisi paremman ja tehokkaamman viestinnän ja se antaisi entistä vuorovaikutteisemman tavan viestiä asioista.

Useilla työnantajilla on ulkoisista sosiaalisen median kanavista käytössä LinkedIn. Julkaisuja ei kuitenkaan välttämättä tehdä kovin usein ja ne ovat informatiivisia joko uusista avautuvista työpaikoista tai muista ajankohtaisista asioista.

LinkedIn kanavaa voisi käyttää huomattavasti aktiivisemmin ja samalla luoda hyvää työnantajamielikuvaa. Oman kokemukseni mukaan julkisella puolella ollaan liian varovaisia julkaisujen ja eri sosiaalisten median kanavien käyttöön. Yksityinen puoli käyttää useammin rohkeasti ja mielikuvitellusti sosiaalisen median kanavia ja osa on onnistunut viestinnässään todella hyvin.

Itse ihailen Verohallinnon LinkedIn julkaisuja. Ne ovat hyvällä tavalla humoristisia ja herättävät aina positiivisia tunteita. Valtion virastokin voi samalla olla humoristinen, virallinen ja aktiivinen somessa, hyvän maun rajoissa. Virkamiehiin liitetään usein kankea ja joustamaton asenne, mutta somessa sitä voidaan hyvin pehmentää oikeanlaisella viestinnällä.

Mielestäni se, että valtion virasto on aktiivinen somessa ja tiedottaa asioista pilke silmäkulmassa ei ole millään lailla ristiriidassa heidän tekemänsä työnsä kanssa. Jokainen asiantuntijaorganisaatio pystyy rakentamaan työnantajamielikuvaansa ja brändiään viestinnän avulla.

LinkedIn ei ole vain työnhakukanava, vaan myös yritysten kanava juuri brändin rakentamiseen, se kuuluu jokaiselle organisaatiolle. LinkedInissä voi ja kannattaa olla vaikka ei olisikaan aktiivinen työnhakija. Se varmasti osaksi mielletään vielä liikaa vain työnhakukanavaksi, mutta se on myös paljon muutakin. Loistava tapa ulkoiseen viestintään.

Myös työntekijät tulisi valjastaa enemmän rummuttamaan työnantajiaan. LinkedIn on tähänkin loistava työkalu. Se on myös helppo tapa brändin rakentamiseen, mikä on hyvä jokaiselle työnantajaorganisaatiolle, oli se sitten julkinen tai yksityinen.

[tyoelamansome]

Esimies sosiaalisessa mediassa

Blogini on osa YAMK-opintojani Haaga-Helia ammattikorkeakoulussa. Suoritan parhaillaan “Esimies sosiaalisessa mediassa” kurssia ja kirjoitan blogia esimiehen viestintävälineenä.

Olen liiketalouden tradenomi, syventävinä opintoina minulla on ollut HR ja esimiestyö. Nyt jatkan opintojani liiketalouden johtamisen ja uudistamisen master-koulutuksella. Syvennyn johtajuuteen ja henkilöstövoimavaroihin. Työurani olen tehnyt pääosin vakuutusyhtiössä, tradenomiopintojeni jälkeen siirryin valtiolle, pieneen virastoon, jossa toimin asiantuntijana.