Werkdrukverlager @werkdrukverlager - Tumblr Blog

Posts

Met het ontvangen van zo’n 50 tot 100 e-mails per dag, ontvang je al gauw honderden e-mails per week. Als je dat even niet bijhoudt of als je op vakantie bent geweest is dat snel een onoverzichtelijke lijst. Al vanaf 15 e-mails in je inbox verlies je overzicht op berichten. Tijd dus om schoon schip

De werkdruk die jij ervaart in je werk wordt beïnvloed door meerdere aspecten. Het heeft niet alleen te maken met jouw werkzaamheden, maar ook met de omgeving waarin je werkt en met jouw eigen persoonlijkheid en situatie. De stellingen in de Werkdruk Scan gaan over je bedrijf, functie en persoon. Ze geven je een beeld van de mate van werkdruk en van de onderwerpen die jou het meeste stress geven.

Werkdrukverlager geeft je grip op je stress en werkdruk. www.werkdrukverlager.nl

Meer blog artikelen lees je op www.werkdrukverlager.nl.

Wie regelmatig zijn heg snoeit, hoeft nooit dikke takken te zagen.

Organiseer je favorieten

Je kunt tegenwoordig geen tijdschrift meer openslaat of overal word je gewezen op leuke websites. Het tijdschrift bewaren is geen oplossing aangezien je dan waarschijnlijk nooit op die website terecht komt. Hoe zorg je ervoor dat je altijd de juiste websites terug kunt vinden?

Uiteraard kun je een website adres opslaan bij de favorieten van jouw browser. Een groot nadeel daarvan is dat de favorieten dan maar op één computer staan. Bovendien moet je ze handmatig ordenen in mapjes en is het opslaan van grote hoeveelheden webadressen daardoor niet handig en overzichtelijk.

Een goed hulpmiddel hierbij is het programma Diigo. Dit gratis hulpmiddel bewaart al jouw favoriete websites, maar ook je notities, stukken tekst en afbeeldingen. Bovendien is het programma te raadplegen vanuit alle computers, bruikbaar in alle Browsers en ook op je smartphone te gebruiken. De zaken die je opslaat in Diigo label je met tags (vlaggetjes). Hierdoor kun je relevante websites gemakkelijk weer terug vinden! Inmiddels heb ik zelf een paar honderd websites opgeslagen, maar ik kan alles gemakkelijk weer terug vinden.

#diigo #favorieten

Wat doe je met notities?

Ken je dat: overal lijstjes, krabbeltjes en briefjes? En misschien ook wel digitaal overal informatie verstopt. Hoe ruim je dat nou handig op en wel op zo'n manier dat je de informatie ook weer terug kunt vinden op het moment dat je het nodig hebt. Met deze tips gaat dat je lukken.

In jouw schrijfsels kun je twee zaken onderscheiden: notities en acties (to-do dingen). Hou deze zaken goed gescheiden: met het ene moet je nog wat doen , met het andere hoef je niets te doen behalve het goed op te ruimen. Zo ga je te werk:

1) Verzamel zo veel mogelijk briefjes, lijstjes en notities bij elkaar. Maak bijvoorbeeld een bakje 'Actie' waar je vanaf nu al deze papieren in verzamelt.

2) Neem stuk voor stuk de papieren ter hand.

- Is het een kleine actie (korter dan 2 minuten) handel dat dan direct af

- Is het een langere actie noteer die dan op je (digitale) to-do lijst

- Is het een tijdgebonden actie (iets wat op een bepaald moment moet gebeuren zoals een afspraak) noteer deze dan in je agenda

- Is het informatie die je bij een actie nodig hebt, bijvoorbeeld een telefoonnummer, noteer de informatie dan bij de actie op je to-do lijst

3) Is het een notitie hanteer dan de volgende gouden regel: 'bewaar informatie daar waar je het nodig hebt of daar waar het hoort'. Hierbij is het uiteraard van belang dat je de informatie op het juiste moment weer terug kunt vinden.

- Bewaar adresgegevens of telefoonnummers in contactpersonen of je adressenboek. Maak desnoods een doosje met alle adresgegevens.

- Notities over een bepaalt project bewaar je in de juiste projectmap

- Bewaar ideeën of mooie spreuken in een aparte ideeën- of inspiratiemap

- Bewaar websites in je favorieten of gebruik Diigo. Meer hierover lees je verderop in deze nieuwsbrief.

4) Wen jezelf aan geen losse lijstjes of acties meer te maken, maar noteer alles is één boek

#notities #organiseren #to do

Wat is waar

Ben jij bang dat je na het opruimen niets meer terug kunt vinden? Wijs jezelf en anderen dan de weg in je nieuwe administratie door de 'Wat is waar lijst' in te vullen. Het is een kleine moeite waar jezelf en de mensen om je heen veel profijt van zullen hebben.

Zo vul je de 'Wat is waar lijst' in:

1) Print de lijst uit via de website van Stop de stapels.

2) Vermeld bovenaan de index van wie deze is en de datum.

3) Verwijs naar de plek waar je de gegevens kunt vinden. Vul dus niet alle gegevens in, maar verwijs slechts naar de documenten.

4) Berg de index op een logische (en veilige) plek op.

5) Werk de index geregeld bij.

#Stop de stapels #wat is waar #opzoeken

Het nieuwe werken begint met een leeg bureau

In steeds meer bedrijven gaat men over op Het Nieuwe Werken waarbij men gebruikt maakt van flexibele werkplekken en werktijden. Hoewel dit systeem veel voordelen kent, heeft het voor velen als groot minpunt dat de eigen werkplek moet worden ingeleverd. Dat kan lastig zijn als je bureau is bedolven onder de papieren. Hier lees je hoe je te werk gaat.

Zo maak je je bureau en ladeblok leeg:

1) Afhankelijk van jouw kantooromgeving behoud je een geringe hoeveelheid ruimte voor jouw spullen. Vaak is dit een plank in een kast en een kluisje voor persoonlijke spullen. Wellicht heb je het geluk een rolkoffer of iets dergelijks te krijgen voor je kantoorspullen. Mocht dat niet het geval zijn, stop dan een paar pennen in je tas en lever je overige kantoorartikelen in bij het secretariaat of magazijn. Je nietmachine, perforator, typex, plakband en paperclips gebruik je waarschijnlijk toch amper meer. Ook stapels kladblokken, insteekhoesjes en lege mappen kun je weer inleveren bij het magazijn.

2) Stop foto's en andere persoonlijke zaken ook in je tas en neem ze mee naar huis. Daarvoor in de plaats kun je natuurlijk wel zorgen voor enkele digitale foto's in je PC.

3) Heb jij een grote stapel postbakjes op je bureau staan die stof staat te vangen? In je postbakjes hoort zich je werkvoorraad te bevinden, dus de stukken waar je nu mee aan het werk bent/moet.

Maak de stapel helemaal leeg en maak bijvoorbeeld de volgende bakjes:

IN Voor nieuwe post. Vraag al je collega's hier nieuwe documenten en dergelijke in te stoppen.

ACTIE Alle zaken waar je iets mee moet, dus ook notities, aantekeningen, lijstjes, enzovoort.

WACHTEN Papieren waar je nu niet mee verder kunt, omdat je wacht op een reactie of aanvulling van een ander. (Dus niet omdat je zit te wachten tot je er zelf zin in krijgt.)

ARCHIVEREN Afgehandelde post die je moet opbergen. Wacht tot je een klein stapeltje hebt en berg alles in één keer op.

UIT Bijvoorbeeld voor te versturen post.

Voorzie de bakjes van duidelijke labels (deze kun je hier uitprinten) en vul ze met de bijbehorende papieren. Je stapel postbakjes kun je aan het einde van je werkdag op je boekenplank zetten.

4) Wellicht zit jouw beeldscherm onder de post-its of is jouw werkplek bezaaid met notities. Gebruik vanaf nu één duidelijk systeem voor al jouw taken en notities. Je kunt kiezen voor een digitale to-do lijst in bijvoorbeeld Outlook of voor een papieren to-do bloc. Het kiezen voor een digitaal systeem heeft in deze tijden wel de voorkeur aangezien je je takenlijst dan altijd overal paraat hebt. Nu rest je nog het wegwerken van je papieren. Hier zijn enkele tips om snel door je stapels heen te komen: 5) Overleg met je collega's of er op de afdeling een centrale plek kan komen voor naslagwerken zoals catalogi, (hand)boeken en gebruiksaanwijzingen. Zo hoeft niet ieder voor zich deze spullen te bewaren. 6) Maak afgeronde (klanten) dossiers compleet en stuur ze naar het centrale archief. 7) Gooi stapels oude tijdschriften weg. Steeds meer vaktijdschriften zijn digitaal te raadplegen. Je hoeft de papieren versie dus niet meer te bewaren. 8) Bewaar zoveel mogelijk documenten digitaal en print (bijna) niets meer uit. Stukken die je ooit uitprintte om te kunnen lezen, kun je nu weggooien. Denk aan notulen, rapporten, artikelen, enz.

Wat overblijft zijn de dossiers en stukken waar je nu mee werkt. Waarschijnlijk zijn ook deze grotendeels digitaal beschikbaar en hoef je nog maar weinig op papier te bewaren. Zo past de rest gemakkelijk op je plank!

Heel veel meer tips over het ordenen van je papieren lees je uiteraard in mijn boek Stop de stapels - al je papier op orde thuis en op kantoor.

#Het nieuwe werken #clean desk #werkplek #bureau

Keurige Kleding

Het opruimen van je kleding kast kan een lastige klus zijn en is waarschijnlijk ook niet iets waar je veel zin in hebt. Maar met de juiste tips gaat het je vast lukken! Ben je bang dat de rommel snel terug zal keren? Dat is niet nodig want een opgeruimde kast blijft langer netjes!

Zo ruim je je kast op in 5 stappen:

1) Verzamel

Het is prettig om eerst zoveel mogelijk kleding bij elkaar te verzamelen voordat je gaat ordenen. Zo krijg je een beter overzicht en kun je betere beslissingen nemen. Je kunt bijvoorbeeld beter beslissen welke trui er weg kan als je ze allemaal bij elkaar ziet.

2) Sorteren

Even je kleding netjes opvouwen en sorteren op soort. Een stap die waarschijnlijk al veel orde zal geven! Gebruik je bed om al je stapeltjes uit te spreiden en haal meteen even een stof doek door je kast nu deze leeg is.

3) Afdanken

Afdanken betekend dat je besluit welke kledingstukken er weg kunnen. Niet de makkelijkste stap, wel de stap die je de meeste ruimte en orde gaat opleveren! Probeer streng voor jezelf te zijn en besef dat je heel veel kleding amper draagt (je draagt 20% van je kleding in 80% van je tijd!). Alles wat je niet mooi vind, dat kapot is of dat niet prettig zit, kan eigenlijk wel weg.

- Leg kleding die je wilt repareren apart en doe dat meteen vanavond even.

- Stop afgedankte kleding in een zak en breng deze zo gauw mogelijk naar een kledingcontainer - Noteer nauwkeurig welke kledingstukken je mist en schaf deze aan. Dit voorkomt miskopen!

4) Inrichten

Nu al je stapeltjes op je bed keurig zijn opgevouwen en uitgezocht, kun je ze terug in de kast stoppen op een voor jou logische plaats. Hang kleding op kleur (dat werkt echt!) zo kun je stukken beter terug vinden en combinaties maken wordt makkelijker.

5) Bijhouden

Probeer vanaf nu je kast op orde te houden door gedragen of gewassen kleding snel op te bergen en afgedankte kleding regelmatig weg te brengen. Een goede tip is het gebruiken van het moment: stel je hebt nieuwe sokken gekocht, ruim dan bij het in je la stoppen meteen even je sokkenla op en gooi wat oude sokken weg. Zo kun je met kleine beetjes gemakkelijk je kast op orde houden.

Werkkamer opruimtip

Ga naar een rustige plek, schrijf alles wat er in je werkkamer staat op een briefje, ga naar je werkkamer en gooi alles wat je niet hebt opgeschreven weg.

Dick Evers in Intermadiair

Vakantielijstjes

De zomervakantie is voor velen reeds begonnen. Heerlijk even een paar weken er tussen uit om te kunnen genieten van zon en rust. Heb jij voor de vakantie last van vakantiestress? Begin dan op tijd met het plannen van alle vakantieklussen. Zelf ben ik dol op het maken van lijstjes. Het beste werkt het om je lijst te splitsen in diverse onderwerpen. Gebruik wel Ã©Ã©n notitieblok of things-to-do bloc voor je lijstjes en voorkom dat je overal en nergens aantekeningen hebt rond slingeren.

Je kunt een lijstje maken voor:

- zaken die je nog moet aanschaffen voor de vakantie

- dingen die je nog moet doen of regelen voor de vakantie (verzekeringen, planten verzorgen enz.)

- dingen die je niet moet vergeten mee te nemen

Op internet is een boel hulp bij het maken van lijstjes te vinden. Zelf vind ikwww.samoon.nl/. altijd een prettige site voor het maken van paklijsten. Ben jij ook dol op lijstjes? Kijk dan ook eens op checklist.startpagina.nl.

Houd je e-mail inbox leeg in je vakantie

Wanneer je nu lekker op vakantie gaat, wil je er vast nog niet aan denken, maar er komt een moment dat je weer terug op je werk komt. Waar je dan niet op zit te wachten is een overvolle inbox. Neem nu vast maatregelen om na de vakantie een prettige start te kunnen maken.

Uiteraard doe je geen e-mail in je vakantie. Gewoon uit laten die apparaten! Vakantie is vakantie en wil je echt los komen van je werk dan moet je gewoon een paar weken niet je e-mail checken! Bovendien is de kans groot dat je op vakantie met name berichten leest en niet afhandelt. Na de vakantie kun je ze dan nogmaals lezen en alsnog afhandelen: dubbel werk en dat is zonde van je kostbare vakantietijd!

Zo houd je je inbox leeg:

1) Voorkom zo veel mogelijk onnodige e-mail. Meld je af voor reclame e-mails van bedrijven en van nieuwsbrieven die je toch nooit leest. Laat ook je sociale media zoals Facebook, Linkedin en Hyves je geen e-mail sturen. Je kunt in je instellingen aangeven dat je geen e-mails wilt ontvangen.

2) Meld tijdig bij collega's en klanten wanneer je afwezig zult zijn en probeer zo veel mogelijk werkzaamheden en vragen voor je vakantie weg te werken. Zorg ook voor een goede vervanging in de tijd dat je afwezig bent.

3) Zorg voor een goede boodschap in je afwezigheidsassistent. Bijvoorbeeld:

Ik ben afwezig tot 3 augustus. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met: [email protected].

Ik zal de door u verstuurde e-mail niet in behandeling nemen. Mocht u toch een reactie van mij wensen dan verzoek ik u opnieuw een bericht te sturen na 3 augustus.

Met vriendelijk groet.....

(Wellicht ben je op 1 augustus al terug van vakantie, maar om eerst een paar dagen rustig te kunnen werken, meld je uiteraard dat je pas 3 augustus terug bent....). 4) Maak een map met de naam: Ontvangen in vakantie en plaats hier, na je vakantie, alle ontvangen e-mail in. Je inbox is nu leeg! (mits deze leeg was toen je vertrok ten minste.) Zoals aangegeven in je afwezigheidsassistent wens je belangrijke berichten opnieuw te ontvangen. Nu maar afwachten wat er binnen komt! Wil je een permanent legere inbox en meer overzicht en rust in je werk? In een persoonlijk consult van ongeveer 2 dagdelen ordenen ik samen met jou je e-mail en leer ik je aan hoe je vanaf nu je werk prettig kunt organiseren. Informeer naar de mogelijkheden!

Boodschappen plannen

Boodschappen doen kan je veel tijd kosten. Zeker als je meerdere malen per week naar de supermarkt gaat kost je dat onnodig veel tijd. Tijd die je waarschijnlijk beter kunt gebruiken! Zo plan je je boodschappen:

1) Maak een lekker weekmenu. Dit is vaak een lastige stap. Zoek ter inspiratie recepten in je kookboek of op internet. Of maak een lijst met je favoriete snelklaar recepten waar je zo uit kunt kiezen. Bij dit plannen helpt het volgende lijstje:

maandag: Meatsless monday

dinsdag: Dolle pasta

woensdag: Wokken

donderdag: Doordeweekse aardappelen vrijdag: Visdag

zaterdag: P-dag (pizza, patat of pannekoeken)

zondag: Zaligheid (tijd om lekker te koken)

2) Maak een boodschappenlijst en noteer de dingen die je nodig hebt om alle maaltijden te kunnen koken. Noteer ook de benodigdheden voor ontbijt, lunch en tussendoor en denk ten slotte aan het non-food.

3) Gebruik als hulpmiddel een kant en klare boodschappenlijst die je kunt downloaden van Stop de stapels. Je hoeft hierop alleen maar aan te vinken wat je nodig hebt.

4) Hang na het boodschappen doen meteen weer een nieuwe boodschappenlijst op en noteer hierop direct dingen die (bijna) op zijn, zoals ketchup of hagelslag.

5) Kijk regelmatig in je voorraad kasten om te zien wat je allemaal nog hebt. Kook regelmatig je kast leeg.

Het loslaten van perfectionisme

Je zou het misschien niet verwachten, maar veel perfectionisten hebben last van chaos. Perfectionisten willen dingen vaak goed, of eigenlijk té goed, doen. Hierdoor ontstaat een angst om zaken niet goed te doen en wordt het steeds moeilijker om aan taken te beginnen. Daarnaast zijn taken waaraan eenmaal is begonnen nooit af, omdat het nooit goed genoeg is. Hierdoor blijven allerlei zaken liggen met de nodige chaos van dien.

Salvador Dalí zei: "Stop met het najagen van perfectie, dat bereik je toch nooit". Perfectionisme is te doorbreken met de volgende tips:

- Bedenk dat je prima bent zoals je bent. Je mag wezen zoals jij bent. Vergelijk jezelf niet met anderen. Jij bent uniek!

- Kom in beweging. Begin gewoon aan een klus. De eerste klap is een daalder waard! Blijf niet piekeren over hoe je iets moet aanpakken, maar begin gewoon.

- Goed is goed genoeg. Stop op tijd met je taak en verspil niet te veel tijd met de laatste details. - Besef dat niemand perfectie van je verwacht, dat is niet realistisch. Zoek voor jezelf uit waar je wil tot perfectie vandaan komt en probeer daar iets aan te doen.

- Leer los te laten. Blijf niet piekeren over genomen beslissingen en leer vooruit te denken.- Bedenk wat er werkelijk belangrijk voor je is. Is een perfect huis belangrijker dat extra tijd voor je kinderen? Ben je bezig met de juiste dingen?

- Plan je tijd zorgvuldig. Maak aan het begin van de dag een goede planning op papier en schrijf op wat je deze dag wilt doen. Geef jezelf voor een taak bijvoorbeeld maximaal 1 of 2 uur. Als het einde van die tijd nadert, rond je je taak af en ruim je je spullen op. Hierna kun je aan je volgende taak beginnen. Op deze manier kun je meer bereiken op een dag.

Trending Blogs

Recently Viewed Blogs

Werkdrukverlager