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Réflexions sur l'organisation du projet à mi-parcours

Ici le post sera plus court. En effet notre groupe de projet étant constitué depuis septembre nous avions déjà expérimenté les difficultés des travaux de groupe et il n'y a rien eu à signaler sur le projet de communication jusqu'à aujourd'hui.

Justification sur notre choix de produit ou d'application maison

Ce post est en relation avec les deux images mis en ligne auparavant.

Les défauts des réseaux sociaux d'entreprises

Par ces documents nous pouvons remarquer que les réseaux sociaux d’entreprises ne sont pas viable pour notre projet car aucun ne remplis toute nos conditions : gratuit, avec une gestion des documents et un calendrier. Le seul à approcher nos attentes est Exo plateform mais il n’a que 5Go de stockage, ce qui est trop peu pour tous les documents du département informatique.

De plus la solution du tout en un réseau d’entreprise est trop lourde : en effet ces solutions nous proposent trop d’options et perdront sûrement les étudiants qui souhaiteraient l’utiliser.

Le seul point positif de ces logiciels est qu’ils pourraient nous permettre de faire évoluer notre logiciel pour pouvoir conserver la gestion des anciens étudiants (Problème que nous avions déjà identifié au par avant).

Cependant nous avons décidé pour garantir une utilisation maximale du produit que nous proposerons de mettre en place notre solution personnelle plus proche de notre besoin.

Mise en place de la solution

Nos deux besoins sont : mise en place d’un calendrier dynamique géré par les étudiants ainsi que la gestion des documents de l’iut.

La solution instinctive serait d’utiliser le calendrier Google et un dépôt de fichier type Dropbox.

Là encore nous avons un problème : Dropbox par exemple est limité par une certaine capacité, ce qui nous amènerais rapidement à une limitation de stockage non négligeable pour un projet de cette ampleur. Un deuxième problème est que ces solutions obligent chaque étudiants à avoir des comptes créés chez ces deux tiers. De plus, l’utilisation de ces deux outils différents nous ramène au premier problème de notre sujet : les informations sont présentes sur trop d’endroits différents.

Dans le but de tout centraliser nous avons donc décidé de proposer une solution d’un site web hébergé à l’iut.

La connexion au site se fera donc par les même identifiants que ceux de l’élève sur le réseau du département Informatique. Ainsi pas besoin de créer un compte ou de se souvenir d’un nouveau mot de passe.

Le site proposera donc hors connexion :

un calendrier mis à jour pour les 1ère et 2ème année, ainsi que l’emploi du temps à jour avec les différentes date de rendu intégrée.

En mode connexion :

L’étudiant peut modifier le calendrier pour y ajouter la dernière date de rendu du TP de réseau

L’étudiant peut accéder à la zone libre par le site. Ainsi la zone libre est plus facile d'accès (simple connexion sur le site au lieu de passer par WinSCP, ...).

Les délégués ont deux fonctionnalités supplémentaires :

Supprimer/ajouter un délégué

Supprimer le contenu du calendrier

Le site par mise à jour automatique :

Met à jour le calendrier en fonction du site : http://edt-iut-info.unilim.fr/edt

Détection de nouvel emploi du temps et importation de l’ics.

Notifie les utilisateur du changement d’emploi du temps (Sur brillance du cours ayant été modifié)

Une organisation de la zone libre devra être mise en place :

Création d’une zone de stockage des fichiers donnés par les enseignants d’une façon plus explicite.

Tableaux des différentes technologies à utiliser pour notre solution.

Tableau des différentes solutions de réseaux sociaux d'entreprise.

Plan du rapport intermédiaire

I. Quels sont les problèmes de communications de l’IUT ?

1) Communication entre les étudiants et les anciens étudiants

Difficile de contacter les anciens du département Recherche de stage Poursuite d’études des anciens étudiants

2) Communication entre les professeurs et les étudiants

Oubli des dates de rendu de documents, projets … Contacter les professeurs en cas de problèmes Partages des supports très variés De nombreux mails, beaucoup de doublons

3) Communication entre professeurs

Cours pas toujours en lien

4) Choix du sujet

Evènement et document publié sur un même espace Calendrier tenu par les étudiants et les professeurs Choix d’un réseau social pour le département informatique

II. Comment peut-on résoudre les problèmes ?

1) Exemples sur les différents problèmes de communication

Pas de communications avec les anciens étudiants Problèmes de communication entre les professeurs Problèmes de partage des documents Peu de communications sur les poursuites d’études Problèmes de communication des dates clés Moyens de communications trop nombreux Manque de communications entre les différents groupes

2) Pourquoi ces problèmes existent-ils ?

Réticences : solutions de communications existantes : Zone libre, groupe Facebook Causes du problème : - Trop de moyens de communications - Chacun utilise son moyen de communication - Zone libre accessible difficilement - Emploi du temps change souvent

3) Caractéristique de l’élaboration de notre questionnaire

Analyse du problème

1/ Nous avons choisi de faire un questionnaire car il nous permet d’avoir plus de réponse qu’avec une interview. Surtout que notre problème concerne majoritairement des étudiants et donc nous leur avons demandé leurs avis à travers un questionnaire. On peut ainsi à travers le résultat de ce questionnaire savoir ce qui est vraiment important à faire dans notre projet et savoir ce qui ne va pas.

2/ Nous avons décidé de distribuer ce questionnaire à tous les premières années du département informatique de l’IUT de Limoges. Tout simplement car les premières années commencent tout juste à organiser leur travail et n’utilise pas forcément tous les mêmes moyens de communication et de transfert de fichiers. Certains n’ont peut être pas trouver de solution simple ce qui est fort probable car ils ne connaissent pas forcément tous les moyens de communication qu’ils ont à leur disposition. C’est pour cela que nous leurs soumettons notre idée à travers ce questionnaire en leur demandant ce qu’ils en pensent.

3/ Nous allons exploiter ces informations avec un tableau exel :

type d’information communiqué

moyen de communication

moyen de partage

implication de l’étudiant

problème à prioriser

autre problème de communication

Lien du formulaire :

https://docs.google.com/forms/d/18ZgMFUtZNDf9vRoeVUpKqzl1Ab-kWDjzKjQfRtMiFvs/viewform

Lien de la feuille de calcul :

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zH6E3PeHJFfDQ6UW5xD4bJAMwS-nrOojnNQNSMeOKOs/edit?usp=sharing

Élaboration du recueil de données

Nombre de personnes : tous les étudiants

Questionnaire : pour connaître l’implication des élèves pour ce projet.

Type de personnes : les étudiants

Ébauche du questionnaire : http://goo.gl/forms/n5PXbA10gM

Réflexion sur les causes du problème

Problème choisi : Moyen unique de transport de l’information au sein de l’iut

Réticences / Freins des autres :

Solution de la zone libre : Mais chacun à créé son moyen de distribution au sein de celle-ci, la transformant en bric à brac géant avec des dossiers à n’en plus finir.

Solution de groupe Facebook par les étudiants : le problème est simple tout le monde n’est pas inscrit sur Facebook et tout le monde sur le groupe est à la même enseigne : impossible de différencier les promos ou de savoir qui a fait quoi.

Causes de ce problème :

trop de moyens de communication

Chacun utilise son moyen de communication préféré, en délaissant les autres. (Pas de moyens de communication où tout est répertorié)

Zone libre accessible difficilement. Pas de moyen d’être renseigné en direct sans consultation. De plus doit être combiné à un mail par les professeurs ou un moyen autre pour savoir ce qui est dessus ou non.

Les emploi du temps change souvent, il est donc des fois compliqué de se rendre compte du moindre changement. De plus on oubli souvent les dates clé auxquelles rendre le moindre de nos rapport.

Les aspects du sujet choisi

Pas de communication avec les anciens étudiants pour des conseils pour les stages (JC)

Problèmes de communication entre les différents professeurs de réseaux qui du coup ne savent pas se qu’ont fait les autres. (JC)

Problèmes de communication pour la remise de documents / comptes rendus pour certaines matières (remise par mail car pas de casier enseignant, remise sur le casier enseignant, …) (JC)

Problèmes de communication aux niveau des poursuites d’études. (FN)

Problème de communication avec les dates clés (rendu des projets, certains papiers) (FN)

Moyens de communications trop nombreux (panneaux d’affichage, boite mail, oral, “faire passer le mot”, Facebook IUT …) Pas de support où toutes les informations sont regroupées. (FN)

Manque de communication au niveau au niveau des supports de cours nous n’avons pas toujours des supports de cours que nous avons demandé (MB)

Manque de communication entre les différents groupe d’étudiant. Le informations peuvent alors passer par mail / on a dis que / facebook. (Prof absent, cours reporté)(KT)

Bienvenue à l'iut, pour commencer adressez-vous à :

Oui à qui je m'adresse et comment ?

Voici un petit brainstorming de nos idées sur les différentes difficultés de communication au sein de notre cher département.

1 - Communication entre les étudiants actuels et les anciens.

Il est difficile de contacter les anciens du département.

En effet la communication n’est pas optimale (Aucun référencement ou suivi autre que les anciens dossiers de rapports de stage)

Exemple :

Recherche de stage : Il est laborieux de récupérer toutes les anciennes entreprises ayant déjà pris un stagiaire

Pas de documents permettant de connaître les poursuites d’étude déjà empruntées par les anciens étudiants de deuxième année.

2 - Communication profs / étudiants.

Même lorsque les dates de rendu de documents écrit ou numérique demandées par les enseignants est explicite, l'étudiant a tendance à oublier ces dates car elles sont toutes renseignées d'une façon différente .

Exemple : Le nombre de fois où nous avons tous dû demander à notre binôme ou à quelqu’un du groupe si le rapport de projet était à rendre telle ou telle date.

Quand on bloque sur un travail personnel il est dur de demander ou de contacter de l’aide (on ne sait pas à qui s’adresser).

Revoir le système de tuteur pour le rendre plus efficace

On ne sait pas forcément si on peut s’adresser à des professeurs pour de l’aide en dehors des cours

Chaque professeur du département rend les : cours / TD / TP / Corrections, sur un support différent : Son site / zone libre dossier année 2 / Autre dossier aléatoire sur la zone libre / Casier enseignant / Mail. De la même façon ils sont rendus parfois dans un dossier sous le nom du module ou de la matière : M4203 ou Algorithmique.

Exemple : pour un même module (Java), les comptes rendu de TP / TP eux mêmes sont à remettre à des profs différents, qui n’ont pas tous un casier enseignant et donc il faut l'envoyer sur la boite mail de l'un et dans le casier de l'autre.

De nombreux mails sont envoyés toutes les semaines qui s’entasse dans les boîtes. Envoi par message électronique de la même information mais par plusieurs personnes différentes.

Solution de thunderbird pour rediriger les messages des enseignants ou autre dans des dossiers séparés.

3 - Communication entre professeurs :

Problème de communication entre les professeurs qui parfois ne sont pas au courant de ce qui a été fait par les autres enseignants (parfois même dans le même module).

4 - Liste des idées

Idée d’une sorte de réseau social de l’IUT où seraient publiées tous les événements communs aux étudiants et sur lequel les documents pourraient être partagés sous le même espace. Un calendrier pourrait être tenu en commun par les étudiants et les professeurs pour les dates de rendu de TP / Rapport / papier administratif ?

De plus une solution de différents tutos pour aider les nouveaux étudiants à paramétrer leurs boites mail, ...

Le choix du sujet

Développement ou adaptation d'une solution de réseau social pour le département informatique.

Dessus pourront s'inscrire les étudiants, ce qui nous permettra ainsi de garder une trace de leur passage à l'IUT, de plus ceux-ci pourront partager les différents documents remis par les professeurs. Nous pouvons envisager d'y intégrer la création d'un calendrier dynamique au sein de ce réseau permettant de garder en mémoire toutes les démarches récurrentes ou non au sein de l'IUT : inscription, rapport, date de soutenance. Enfin chaque étudiant pourrait renseigner ses informations personnelles quand à son stage ou sa poursuite qui serait facilement accessible par les étudiants actuels.

Par Buczek Martin, Jouannet Clément, Nicot Fabien et Teisseire Kévin.

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