Créer sa petite entreprise

Auteur / Conseil en stratégie et création d'entreprise

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Essayez d’être un exemple de transparence et de franchise

Dans l’entreprise qui cherche l’efficacité, il y a tout intérêt à contenir rapidement le manque de franchise, s’il existe. Cette pratique ne favorise pas l’échange d’idées et complique fortement les relations entre les individus. Elle est source de grandes pertes d’énergie. Au contraire la franchise, la transparence débloquent les situations, accélèrent la prise de décision.

La mauvaise foi est à proscrire vis-à-vis de ses collaborateurs. Soyez franc, ne trichez pas avec eux. Il faut ajouter, ne mentez pas avec eux. Ce n’est pas pour autant qu’il faut tout dire à son équipe ? Le mensonge par « omission » est souvent nécessaire pour la bonne cause.

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2ème édition du livre

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Diriger, c’est montrer l’exemple

À chaque seconde le patron est épié par ses collaborateurs. S’ils sont nouveaux dans l’entreprise, il va leur permettre de se positionner, de comprendre comment fonctionne l’entreprise, l’équipe, comment lui-même fonctionne, ce qui est important pour lui, ce qui ne l’est pas. Positif ou négatif, son comportement va rapidement dicter le leur. Il doit donc être le reflet de ses propres convictions, de ses principes. Il doit aussi être cohérent avec les objectifs qu’il a fixés à l’entreprise. Donner envie de suivre son projet.

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Leader ou manager, quel modèle d’entrepreneur êtes-vous ?

Le manager privilégie la théorie, le rationnel, l’analyse, les réunions. Mais, il ne sait pas trop comment parler aux hommes, les motiver. Il préfère les manager par l’autorité, par la gestion. Le leader est au contraire un meneur d’hommes. Qualités morales, courage, honnêteté, intégrité, le caractérisent. Il a une préférence pour l’action. Son équipe attend de lui qu’il indique la direction, qu’il inspire confiance, qu’il donne de l’espoir dans les moments difficiles. C’est un optimiste qui va toujours de l’avant. Il est convaincu de son efficacité

 Dans une petite entreprise, il faut être les deux à la fois, leader primant sur le manager, avec un dosage plus ou moins fort selon les circonstances.

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Comment et quand choisir un avocat ?

Beaucoup de dirigeants de petite entreprise ont peur des avocats parce qu’ils risquent de coûter cher. L’approche simple pour la majorité d’entre eux est donc de ne pas prendre d’avocat ou de conseil juridique, de se contenter de son intuition, de l’avis d’une chambre syndicale professionnelle, de consulter des livres de droit, ou plus simplement de consulter Internet. Ce comportement va aider sur certains sujets mais pour d’autres, il est imprudent et peut coûter cher. Le responsable d’une entreprise doit avoir recours aux avocats sur certaines questions délicates et ne pas hésiter. En premier lieu et surtout, à titre d’expert, bien avant d’en arriver au procès. Plutôt qu’avoir un seul avocat généraliste, il est préférable aussi d’en sélectionner plusieurs qui soient spécialisés chacun dans un domaine précis qu’ils connaissent bien : droit social, droit de la concurrence, droit des marques… Ils seront plus percutants et vous coûteront souvent moins cher parce qu’ils connaissent leur sujet.

 Retenir un avocat ne veut pas dire qu’il faut se décharger sur lui du juridique. Pour limiter les coûts, il est indispensable de consacrer du temps vous-même à la préparation des dossiers. Cela évite aux avocats une recherche coûteuse. Et comme vous êtes normalement le mieux informé de l’entreprise, vous devriez avoir accès à toutes les informations.

Enfin, soyez convaincu qu’une négociation vaut mieux qu’un procès. Ce qui n’est pas forcément l’intérêt d’un avocat. Il faut donc le choisir en premier parce que vous avez confiance, ensuite parce qu’il est compétent ��ys��

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Comment s’assurer de suivre le droit ?

Les lois envahissent notre quotidien. Et nous sommes censés les suivre. C’est clairement impossible pour une petite entreprise, vu leur nombre et l’étendue des changements. Quelles règles vous fixer alors, pour minimiser votre risque d’être dans l’illégalité ?

Une grande entreprise peut s’entourer de conseils juridiques pour être le plus en accord possible avec le droit. Et encore, elle rencontrera parfois des difficultés. Une petite entreprise ne peut pas y arriver, même en étant de bonne foi, parce qu’elle ne pourra pas s’offrir systématiquement les conseils judicieux ou faute de temps. Comment procéder alors ? Parce qu’il est des domaines où il est indispensable de respecter le droit. Il n’y a pas le choix, pour être en règle avec l’Administration, avec ses actionnaires, avec son personnel. C’est d’abord le droit du travail, les règles comptables, le droit commercial, des domaines où Internet vous donnera souvent la réponse. Sinon, il faudra vous faire conseiller.

 Droit de la concurrence, brevets, sont des domaines où il est quelquefois difficile de suivre le droit à 100 %. Une petite entreprise qui ne peut pas toujours se protéger, sera peut-être amenée à prendre des risques si elle veut avancer. Mais dans certains métiers il ne faut pas prendre ce risque, qui pourrait remettre en cause l’existence même de l’entreprise. Renseignez-vous donc sérieusement avant de vous lancer. Le refus de vente peut vous arriver aussi, si vous offrez des produits attractifs susceptibles d’intéresser des réseaux de distribution avec lesquels vous ne souhaitez pas travailler. Dans ce cas, mieux vaut vous appuyer sur un bon conseil juridique.

 Dernier domaine important qui touche indirectement le droit. En matière de sécurité, un principe de base est de ne jamais mettre la vie du personnel ou des clients, fournisseurs… en danger. C’est d’abord du bon sens et une éthique, avant le droit.

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L’informatique, une fonction qui ne se délègue pas aux seuls spécialistes

L’informatique envahit totalement notre quotidien. Il peut être un outil extraordinaire de gestion, comme l’outil qui fait plonger une entreprise dans les pires difficultés. N’attendez donc pas d’être totalement débordé pour mettre en place la solution informatique qui facilitera votre gestion. Par contre vous devez vous assurer que vous serez capable de maîtriser à 100 % le système que vous retiendrez, et l’organisation qui en découle. Sinon, il vaut mieux attendre et continuer à chercher la bonne solution.

 Dans une petite entreprise, oubliez les architectures informatiques complexes et chères des grandes entreprises. L’informatique est un outil, il ne doit pas devenir une obsession, un danger. Il faut simplifier, tout en plaçant la barre haute en termes de compétences. À défaut d’être vous-même un bon informaticien, il faut donc s’appuyer sur un bon informaticien externe. Par sécurité, il est préférable de le choisir indépendant des vendeurs de matériel ou de logiciels. Une personne en qui avoir totalement confiance. Lorsque les systèmes seront en place, quelques réunions régulières devraient suffire pour faire avec lui le point des nouveaux projets, de la sécurité. Le coût global sera beaucoup moins élevé que tous les retards ou erreurs probables en avançant seul.

 Calendrier, gestion commerciale, comptabilité simplifiée, seront les premiers outils que vous mettrez sans doute en place. N’oubliez surtout pas d’étudier avec votre expert votre sécurité informatique. C’est comme une assurance, il faut toujours être paré pour les accidents éventuels qui sont censés ne pas arriver. Il faut craindre les risques de blocage des systèmes par des virus. Les risques de panne technique ne sont pas non plus négligeables. Il faut des procédures précises de sauvegarde des informations, de qui a accès à quoi. Et s’y tenir. Il faut qu’un autre informaticien puisse accéder aux systèmes. C’est indispensable.

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Quelles procédures mettre en place au départ ?

Les normes ISO sont de bonnes représentations des différentes procédures de l’entreprise, comme il a été vu. Certains de vos fournisseurs, voire de vos clients les utilisent sans doute déjà. Si vous travaillez seul en entreprise individuelle, ce n’est sans doute pas nécessaire. Mais le jour où votre équipe s’étoffera, pensez-y. Il ne sera pas nécessaire d’aller chercher de bonnes idées plus loin.

 Mais restons pour le démarrage dans des systèmes de base. Commencez par vous doter d’un calendrier performant, avec des rappels de rendez-vous, si possible avec association de tâches. Ce peut être le calendrier d’Outlook sur Windows ou iCal sur Mac. Ce peut être votre smartphone. Écrivez ensuite la procédure d’une commande jusqu’à la facturation, ce qui vous permettra de vérifier que vous avez préparé tous les documents et vous incitera peut-être à acquérir un petit logiciel de gestion commerciale, si vous devez avoir beaucoup de mouvements. Si vous produisez, réfléchissez à ce que devrait être la procédure de lancement de production, ou ordre de fabrication. Prévoyez une procédure de gestion des erreurs. C’est une bonne façon de vous imposer une discipline pour régler rapidement les problèmes. Le suivi de votre comptabilité et de vos comptes bancaires doit être planifié. Le rangement de tous vos documents aussi. Vous avez déjà six procédures. Pas besoin d’en avoir plus au départ. Vous ne mettrez pas des semaines à les mettre en place mais au moins vous ne perdrez pas du temps dès les premiers jours à rechercher des informations ou à négliger des tâches que vous aurez oubliées.

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Seule l’écriture des procédures permet d’y voir clair

Dans toutes les grandes entreprises, toutes les tâches font l’objet de processus et procédures formalisés dans des écrits que les employés sont rigoureusement tenus de suivre. La tenue des informations, sa mise à jour, les remontées d’informations vers la hiérarchie en cas d’incidents font ainsi l’objet de processus, ainsi que les corrections à apporter. Les relations hiérarchiques sont formalisées. Le traitement des commandes clients jusqu’à la livraison, en passant par la production l’est aussi. Rien n’y échappe. Et tout le personnel est programmé pour suivre les règles. C’est toute la démarche qualité dont nous avons parlé. Le problème, c’est que dans certaines entreprises les salariés doivent se conformer à tellement de procédures, qu’ils finissent par y consacrer plus de temps que leur travail effectif.

 En petite entreprise, évitez l’excès, gardez votre souplesse, votre efficacité. Toutes les tâches ne doivent pas faire l’objet de procédures écrites, mais il en faut pour toutes celles qui sont importantes. Incontestablement les procédures permettent des économies considérables, de temps, de coût, d’efficacité. Dans tous les métiers un minimum de procédures est indispensable, y compris si vous êtes seul dans votre entreprise au départ.

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Quelle organisation, processus, pratiques?

Toutes ces fonctions qui ont été étudiées, sont en interaction continue dans l’entreprise. L’ensemble des membres du personnel que vous embaucherez un jour sont aussi pour la plupart en interdépendance. Il faut donc organiser, structurer, planifier. C’est l’objet des processus qui décrivent les activités de l’entreprise selon une vision transversale par rapport à l’organisation et des procédures qui décrivent la manière d’effectuer ces activités. Processus et procédures sont indispensables dans toute organisation. Et là où la mise en place de processus serait trop lourde, surtout dans une petite entreprise, il faut établir des procédures et des pratiques pour que l’entreprise fonctionne intelligemment, pour que chacun connaisse les règles du jeu et les suive. Procédures et pratiques, c’est l’objet de cette étape ce qui n’entre pas nécessairement dans votre business plan mais fait partie des réflexions que vous devez conduire dès le départ, sans attendre que votre organisation devienne chaotique.

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Conditions générales de vente, est-ce obligatoire?

Les conditions générales de vente (CGV) encadrent les relations contractuelles entre votre entreprise et vos clients. Elles définissent vos conditions de livraison, de facturation, de paiement, et d’impayés. Elles vous protègent des risques d’actions juridiques de vos clients, mais elles engagent aussi votre entreprise juridiquement. Elles protègent votre propriété intellectuelle (brevets…).

Elles sont obligatoires si vos clients sont des professionnels, et recommandées s’ils sont des particuliers.

 De nombreux modèles vous sont proposés sur Internet. Ils varient en fonction de votre métier. Ils devraient suffire pour écrire vos propres conditions de vente. Cependant, si vous y ajoutez des clauses non habituelles, sachez que pour être valables et surtout opposables en cas de conflit, elles doivent avoir été portées à la connaissance de votre client avant la vente. Leur rappel au dos des factures ne suffira pas.

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N’attendez pas pour relancer vos clients en retard de paiement

Mettez en place ensuite une procédure pour les cas de retards ou non paiements éventuels. Ne traînez pas à relancer. Votre client peut avoir des difficultés de trésorerie et chercher à gagner du temps. Ce n’est pas un délit. Certains diront même que c’est de la bonne gestion ; hypermarchés et services publics sont des experts dans ce domaine. Pour vous il n’y a pas de règle. C’est du bon sens, lequel dépend du rapport de force que vous souhaitez établir avec votre client. Envoyez-lui donc une première lettre courtoise de relance, une semaine à dix jours après l’échéance prévue. Avec un client régulier relancez ensuite par téléphone, ou adressez un deuxième rappel. Ensuite, c’est un recommandé avec mise en demeure. Finalement une sommation de payer par huissier ; dans ce cas, vous êtes sûr de perdre le client, et c’est sans doute préférable pour vous, pour la suite.

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Pensez délai de paiement dés le début d’une relation fournisseur

Comme les délais de paiement fournisseurs, les délais de paiement de vos clients sont un facteur essentiel de la gestion de votre entreprise, parce qu’ils vont influencer fortement vos besoins en fonds de roulement.

 Dans le cas du particulier, la prestation est due sur présentation de facture. Pour un commerce, la règle pour un client est donc de payer en prenant son produit. Dans les services, obtenir un paiement rapide de vos clients particuliers devrait être aussi possible. Évitez donc de leur accorder un crédit.

 Avec les professionnels c’est une autre affaire, surtout avec les grandes entreprises et les établissements publics qui abusent de délais longs auprès des petites et moyennes entreprises, malgré les règles de délais de paiement qui ont été établies par le législateur.

 Sachez que, sans dispositions contraires figurant aux conditions de vente ou convenues entre les parties, le délai de règlement normal est fixé au 30e jour suivant la réception de marchandises ou l’exécution d’une prestation. Des dérogations existent pour quelques métiers, garagistes, vendeurs de produits périssables… S’il est précisé au contrat, le délai peut aller au-delà des 30 jours, sans dépasser 45 jours fin de mois de date de livraison, ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture. Inversement, le paiement comptant, c’est-à-dire le jour de la livraison ou de la prestation, peut être exigé. Tout dépendra de votre capacité de négociation avec votre client. Ce qui est sûr, c’est que c’est un sujet qui doit être abordé sans faute, dès les débuts d’une relation avec le client. Après il sera trop tard.

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Le bon de livraison

Dans la vente de produits, un bon de commande peut générer un ordre de préparation qui provoque l’édition d’un bon de livraison correspondant aux marchandises préparées. De même dans la production, un bon de commande génère un ordre de fabrication qui, en fin de parcours de production et emballage, engendrera un bon de livraison. Ce document qui doit être signé par le client à la livraison prouve qu’il a effectivement reçu la marchandise commandée.

Les mentions à faire figurer sur un bon de livraison sont sensiblement les mêmes que pour une facture : le numéro de bon, les coordonnées de la société, dont l’adresse précise du point de livraison et l’adresse de facturation, la date du document, l’appellation et la référence des produits, leur quantité… En général, les prix et TVA ne figurent pas, ces éléments n’intéressant pas le livreur.

Le bon de livraison est émis en double exemplaire, un pour le client, un pour le livreur. Après réception, contrôle et comptage, le livreur ramènera un exemplaire signé par le client, et daté avec le tampon de la société.

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Quelles obligations pour le contenu d’une facture?

La facture qui sert à vous faire payer les produits ou services que vous vendez doit être délivrée dès la réalisation de la vente ou de la prestation de service. Elle a une valeur juridique. Elle est un élément de preuve d’une opération commerciale qui pourra être utile en cas de litige.

 Pour la vente à un particulier, elle n’est pas obligatoire, sauf pour les ventes à distance et pour le e-commerce. Pour une prestation de service dont la valeur dépasse 25 € ou si le client le demande, une note est obligatoire.

 La facture est obligatoire avec les professionnels. Elle doit être faite alors en double exemplaire, dont un exemplaire original pour le client et un exemplaire pour votre comptabilité.

Notons aussi que certaines activités sont soumises à des obligations particulières de facturation : restaurants, bâtiments et équipements de la maison, garages, travaux immobiliers pour les particuliers…

Le Code de commerce précise les mentions obligatoires d’une facture :

Éléments d’identification de     l’entreprise : numéro d’immatriculation SIREN, siège social, statut     juridique et normalement pour les auto-entrepreneurs la mention     « Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés,     en application de l’article L. 123-1-1 du Code de commerce ».

Nom et adresse de l’entreprise et du     client.

Date de la vente ou de la prestation de     service.

Quantité et dénomination précise des     produits ou services vendus.

Majorations éventuelles de prix     (transport, emballage, délais de livraison).

Prix unitaire hors taxe et réductions     éventuellement consenties.

Numéro individuel d’identification de TVA     du vendeur ou du prestataire et taux de TVA appliqué (sauf     microentreprises dispensées de TVA qui devront reporter en bas de leur     facture la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI».

Date d’échéance du règlement et pénalités     en cas de retard.

Escompte en cas de paiement anticipé.

Depuis le 1er janvier 2013, la facture doit également mentionner (en théorie) le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.

 La facture sert par ailleurs de justificatif comptable pour la tenue de vos comptes et de support fiscal à l’exercice des droits sur la TVA. Pour se faire, toutes les factures doivent être numérotées dans un ordre chronologique. En cas d’erreur ou de remise accordée après son émission, une facture peut être annulée ou rectifiée, soit par une nouvelle facture qui fait référence à la facture annulée, soit par un avoir qui est établi avec les mêmes éléments qu’une facture.

 Enfin, sachez que les factures peuvent être émises par voie électronique avec l’accord du destinataire sur le principe et la forme. Inversement vous n’êtes pas obligé d’utiliser un ordinateur pour facturer : vous pouvez réaliser à la main vos factures sur un facturier papier pré-numéroté.

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Etablir un bon de commande ou un devis

Avant tout achat, avant une commande de service, votre client veut connaître le prix de votre produit ou service. La publication des prix est donc obligatoire. Vous les confirmerez par un bon de commande qui enregistre aussi les quantités ou les mesures, la disponibilité du produit, ses caractéristiques, le coût de la livraison. Ce bon de commande par contre, n’est pas obligatoire. Il est une sécurité pour éviter des litiges ultérieurs.

 Si le produit ou la prestation de service que vous vendez est complexe et personnalisé, le devis devient nécessaire. Il décrit les travaux à exécuter, les délais prévus et donne une estimation du prix définitif. Il vous engage fermement en tant que fournisseur. Il engage aussi votre client, à partir du moment où il aura signé le devis avec la mention « Bon pour travaux ».

 Le devis est obligatoire pour les travaux suivants dont le montant dépasse 150 € :

Les opérations d’installation, d’entretien et de réparation d’équipements électriques, électroniques et électroménagers.

Les prestations de réparation et d’entretien en maçonnerie, ramonage, isolation, menuiserie, serrurerie, plomberie, installation sanitaire, étanchéité, plâtrerie, peinture, vitrerie, miroiterie, revêtement de murs et de sols en tous matériaux, installation électrique.

 Le devis doit mentionner :

La date, le nom et l’adresse de la     société, le nom du client

La date de début et la durée estimée des     travaux.

Le détail de chaque prestation, en     quantité et en prix unitaire.

Le prix de la main-d’œuvre.

Les frais de déplacement.

La somme globale à payer HT et TTC.

 Pour les prestations dans le secteur du bâtiment et de l’électroménager, il doit indiquer :

La durée de validité de l’offre.

S’il est gratuit ou payant.

 Le devis accepté doit comporter la mention « Devis reçu avant l’exécution des travaux ». Il doit également être daté et signé de la main du client.

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Enregistrer son nom, sa marque

Le nom, la marque que vous allez choisir pour identifier votre entreprise est essentiel, comme il a été vu dans le dossier marketing. Si vous êtes auto-entrepreneur vous êtes enregistré auprès d’un CFE avec votre propre nom. Ceci ne vous empêche pas d’utiliser aussi un nom commercial. Dans tous les cas, il vous faut vérifier avant votre immatriculation que ce nom n’est pas déjà utilisé par une autre entreprise, qui l’aurait enregistrée à l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI). Vous devez donc faire une recherche d’antériorité. Le plus simple est le site de l’INPI qui est dédié aux marques. Si vous-même souhaitez ensuite protéger votre nom contre une utilisation frauduleuse par des tiers, vous devrez l’enregistrer dans les classes de métiers qui correspondent au vôtre dans le classement de l’INPI. Mais vous n’êtes pas obligé de le faire tout de suite si votre entreprise n’est pas connue. Viendra un moment où il sera prudent de le faire. Il vous en coûtera un peu plus de 200 euros jusqu’à trois classes de produits ou services.

 Si vous devez utiliser Internet comme outil de commercialisation de vos produits ou services, il est aussi très prudent de créer tout de suite un nom de domaine qui vous appartiendra avant qu’un concurrent indélicat le fasse pour vous.