Hvordan spiser man en elefant?: National Geografic Challenge
Som prosjekteder har jeg utallige ganger hørt dette spørsmålet; “Hvordan spiser man en elefant?
Svaret? “En bit av gangen”. Jeg liker tankegangen så godt at jeg bruker setningen i epostsignaturen min for å vise min holdning og filosofi som prosjektleder.
Utfordringen ligger i at dette er lettere sagt enn gjort, særlig i IT prosjekter.
Men la oss si at National geografic gir oss denne utfordringen og og illustrere det med hvordan det vil se ut i min PMP prosjektverden ifølge PMI (Project Management Institute)!
"INITIATING PHASE": Hvor alle de store ideer blir født
Forretningsbehov: National Geografic Channel ønsker å finne opp nye TV-konsepter a-la-Jackass for å vinne unge TVseere.
Prosjektmål: Lage et helt sykt TV-program i Kenya hvor de skal vise hvor lang tid tar å spise en elefant.
Foreløpig omfang: Spise en elefant. Det høres ganske enkelt ut, ikke sant? Jeg får kun levert noe som ligner på en elefant…
Prosjektsponsor: National Geografic Channel.
Leverandør: Sabana National Park. Et reservat hvor de har mange løse ville dyr.
Prosjektleder: Stakkars meg. Sannsynligvis må jeg være gal, blakk og sulten nok til å bli med på dette.
So far, so good… jeg takker ja til prosjektet og setter igang med planleggingen.
"PLANNING PHASE": Hvor man lever i en fantasiverden…
Definere prosjektteam: Malako og Koloko, to utsultne innfødte fra Mangotambo-stammen som er like gale, sultne og blakke som jeg. I tillegg ser de bra ut på TV, skjønner du: Afrika, elefanter og Mangotambo-folk. The perfect fit!
Etablere omfang: Etter mye mas og frem og tilbake, får jeg endelig levert et bilde av elefanten som skal bli spist slik at jeg kan beregne omfanget på prosjektet
Ehhh? Dette har ingenting å gjøre med det som jeg ble forespeilet tidligere i prosessen… Ok, da! Ihvertfall ser den liten ut. Da blir det enklere. Mao det kommer til å ta mindre tid å spise den, og da blir det billigere ift ressurskostnader (prosjektteam, filmcrew og hotellregning). For et piece-of-cake-prosjekt, tenker jeg… (Så naivt!)
Work Breakdown Structure og aktiviteter: Nå deler jeg (i min fantasi) babyelefanten i små og spiselige biter. Snabelen, hodet, ørene, beina osv, legger dette i et nettverksdiagram og finner den kritiske linje. Dette er prosjektlederens ABC.
Estimere tid, kost og budsjett: Dette er enkelt, tenker jeg. Hvor stor kan en babyelefant være? Jeg går på Google og finner ut hvor stor og tung en babyelefant er, og tar det derfra. Egentlig har jeg ikke fått dette fra min sponsor og jeg vet heller ikke hvor gammel elefanten er, så jeg er nødt til å gjette meg frem til et tall. Neste steg er å finne ut hvor mye en person kan spise så jeg kan regne hvor mange timer / dager dette sprø prosjektet kommer til å ta. Jeg inviterer noen venner på XXL biff middag hos meg ( vanskelig å finne elefantkjøtt på Meny…) og kalkulerer gjennomsnittig kilo biff hver person spiser. Voila! Nå har jeg det jeg trenger for å estimere!!
TID: (vekt på baby elefant) / (2 urfolk x hvor mye biff spiser en gjennomsnitt nordmann per time x 8 timer per dag)
Sette alt dette på kalenderen: Jeg legger det i Microsoft Project og sender det til min sponsor slik at de kan fikse alt det økonomiske og logistikken rundt det.
Risikostyring: Hallo!! Hvor mye risiko kan det være. Dette er bankers! Å spise en liten elefant… Jeg har tusen andre ting på min to-do liste som haster og hopper pent og fint over risikostyring (identifisere risikoer, analysere de og planlegge tiltakk). Tenker ikke mer på dette.
Dette går så fint! Sponsoren har fått alt de trenger for å ta en “GO” beslutning, alt har blitt godkjent og nå er det bare å kjøre dette i autopilot.
"EXECUTING PHASE": Hvor de skjulte bombene ligger på lur
Etter en for lang flytur, befinner jeg meg i Sabana National Park (Kenya) hvor jeg får endelig møte mine to spente og sultne prosjektdeltakere, som selvfølgelig ikke snakker engelsk og gjør at jeg må bruke en tolk (allerede fra dag 1 i Kenya har vi en ekstra kostnad). Tolken snakker elendig gebroken engelsk… for en flying start!
På ettermiddag blir kjørt til bushen hvor vi skal treffe vårt “omfang”: den lille søte elefanten som skal bli spist i null komma niks tid.
What the f***??!! Hva er dette for noe?? Hva skjedde med babyelefanten??
Svaret jeg får fra leverandøren, som med et stort smil og fornøyd blikk får det til å fryse nedover ryggen min (til tross for at det er 43C i skyggen):
- Little elephant got very ill and died. We have no more small elephants, but no worry my friend. We managed to find big and nice elephant. The biggest, meanest and more impresive one in the park for you, so National Geographic can shown the world our beautiful park and our nice elephants :-)
Jeg tror ikke han helt skjønte hva vi skulle gjøre med elefanten… og nå sitter jeg fast med mammuten fra “Ice Age” som kommer til å sprekke alle estimater big-time og ikke minst budsjettet (kostnaden). Tilbake til tegnebrettet! Min sponsor kommer ikke til å være glad…
Etter mange telefoner, hodepiner, nerver, “change request orders”, møter og epost frem og tilbake, får vi endelig grønt lyst. Jeg skal ikke gå i detalj om selve deling av elefanten i små biter…. men for å si det sånn, jeg vet ikke om jeg har lyst selv til å se dette TV-programet når det er ferdig. Resultatet er at mine to ivrige spisekamerater er igang. Fingers crossed!
"MONITORING AND CONTROLLING PHASE": Hvor prosjektleder tjener sine penger og får magesår
PMP teorien er veldig enkel: Dette er når prosjektdeltakere gjør sin jobb og prosjektlederen sitter “comfy” i sin designstol, ser på spisingen, følger opp og ber til God om at alt skal gå sin (planlagt) gang slik at han ikke trenger å gjøre noe annet. Kan ikke alt skje som planlagt? Pleeeeeeeease….
Men neida, neida… Det er en grunn til at prosjektledere hater “controlling” delen. For hva skjer? Virkeligheten kommer brutalt tilbake, Murphy’s Law viser sitt sanne ansikt og prosjektlederen angrer til de grader at han ikke brukte tid på å ha en klar og definert riskostyringsplan. (Muzzak musikk i bakgrunnen “It’s too late to apologiiiiiiiize, it’s too laaaaaaaaaate”)
Malako ble plutselig syk av elefantkjøttet. Til jeg klarer å skaffe en prosjektdeltaker til, vil det ta dobbel så mye tid å spise den f****** elefanten. Jeg tar kontakt med en rekrutteringsbyrå midt i bushen og de setter igang en headhuntingsprosess: forsinkelser og ekstra kostnader…
Det viste seg at min opprinelig estimering om gjennomsnittig spisefart og spist kjøtt kilo per person var helt feil og ikke kunne brukes/ekstrapoleres.
Jeg har ikke tenkt på to variabler: kjøttets mørhet (biff fra Norge er mørere enn elefantkjøtt, som faltisk er ganske seigt…), spisehastighet og motivasjon (når man inviterer folk på GRATIS biff middag i Norge da er det bare å spise så mye som mulig iløpet av de to timenen middagen tar, men det blir en annen hastighet og motivasjon når man skal spise en enorm elefant på ubestemt tid…)
Helt tilfeldig og iløpet av prosjektet / innspillingen bestemte general Namutu seg for å kjøre en “coup d’etat” og hele prosjektet måttes stoppes og flyttes til et mer demokratisk naboland.
Og listen blir bare lengre og lengre … akkurat som prosjektlederens skjegg i postkassen.. mens han får magesår og prøver å trylle frem løsninger fra hatten sin uten å bli skutt av prosjekteieren.
Høres dette kjent ut?
"CLOSING PROCESS": Venner for livet men aldri mer igjen
Etter en smertefull berg-og-dalbane-prosess med mye mer eventyr og action enn alle Indiana Jones filmer til sammen, blir elefanten endelig spist (en bit av gangen) og TV-programmet blir filmet.
Så er det på tide å ha et stort “kick-out” party med alle involverte og diskutere “lessons learned” (det som gikk greit og ikke minst det som gikk dårlig slik at vi lærer av dette i fremtidige prosjekter).
Det første gikk som et skudd. Vi festet vilt med åpen bar….. Det andre skjedde aldri. Alle var så fyllesyke dagen etter og så slitne og drittlei av hverandre etter prosjketet at de dro i alt stillhet hver sin retning uten si en gang “ha det” til hverandre. Jeg ble alene igjen med masse regninger, kvitteringer, Change Request Ordrer, masse dokumentasjon og en National Geographic DVD med “Director’s cut” signert av Malako og Koloko.
Gleder meg til å dra hjem og ta en velfortjent ferie!!
jacobvanloon
theartofmadeline
areudirty
yousharknotpass
izzy806
titsay